负责汇总资料.docx

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负责汇总资料

负责汇总宾馆年度综合性资料，草拟宾馆年度总结、工作计划和其它综合性文稿，总经理发言稿和其他以宾馆名义发言文稿审核工作；

4、收集和了解各部门的工作动态，协助总经理与部门之间有关的业务工作，掌握宾馆主要活动情况，编写宾馆年度大事记；

5、根据宾馆领导意见，负责召集宾馆办公会议和其他有关会议，做好会议记录，按撰写会议纪要，并检查督促会议决议的贯彻实施；

6、负责宾馆各类文件的处理，做好收发的登记、传递、催办、归档、立卷和发言的登记、打印、存档，以及行政公文档案的管理工作。

负责对各部门文书资料收集归档管理工作，进行业务指导；

7、负责宾馆的印鉴、文印的管理和信件的收发以及报刊订阅、分发工作；

8、协助参与宾馆经营发展规划的拟定年度经营计划的编制和宾馆重大决策事项的讨论；

9、负责组织宾馆通用管理标准规章制度的拟定、修改和编写工作，协助参与专用管理标准及管理制度的拟定、讨论、修改工作；

10、负责组织宾馆员工大会工作。

开展年度总结评比和表彰活动；

11、负责宾馆对外联络工作及宾馆各项证照的办理、年审及有关法律咨询和联系工作；

12、负责宾馆西郊民巷宿舍的人员管理及宿舍内消防、安全、水电气使用管理；

13、负责宾馆车辆使用、调派、维修、保养和年检工作；

14、负责宾馆党政工团妇工作及宾馆食品检验、杀虫灭蟑工作；

15、负责宾馆宣传栏的布置、更新，员工体检及一线员工健康证的管理和员工生日、节日福利的发放及慰问工作；

16、完成宾馆领导交办的其他工作任务。

八、重要会议接待流程

九、重要宾客接待流程

十、总经理办公会流程

馆务会制度

第一条馆务会

A、时间：

每周一上午9：

00。

B、参会人员：

总经理、副总经理、总经理助理、各部门经理及外包方经理。

C、会议主持人：

总经理或副总经理。

D、会议记录：

综合部行政文秘。

E、会议议程：

各部门分别汇报上一周工作情况，提出需要解决的问题，反馈上一周布置工作落实情况以及本周部门工作的重点内容；主管部门副总、总经理做工作指示及安排。

第二条专题会议

A、时间：

不定期召开。

B、参会人员：

与专题会议相关的部门负责人。

C、会议主持人：

总经理、副总经理或牵头部门负责人。

D、会议内容：

解决有关专业或技术性问题，解决部门之间工作的协调配合问题。

如：

财务分析会、服务协调会、采购协调会等。

第三条宾馆办公会制度

1、宾馆常务副总经理、财务总监、总经理助理为宾馆办公会主要参加人，并设办公室记录人员1名。

2、宾馆办公会的召开以领导班子成员提议及实际工作需要而订，由综合部负责组织、通知。

3、宾馆办公会根据会议内容需要可临时增加参会人员。

4、宾馆对外采购物品价值超过1万元（含）以上，需经宾馆办公会研究决定，形成宾馆办公会纪要，领导班子成员需签字确认。

5、宾馆涉及接待重大活动或重要会议前，需召开宾馆办公会，进行信息通报，明确接待负责人，统一部署、统一协调，保证重大活动或重要会议的顺利进行。

6、凡涉及宾馆员工福利发放、主管级（含待遇）以上人员人事变动调整、宾馆内部组织开展重大活动等情况，需召开宾馆办公会研究决定，形成宾馆办公会纪要，参会人员需签字确认。

7、宾馆办公会主要成员对会议研究内容产生不同意见，则已举手形式进行表决，达到2/3（含）比例视为通过，形成宾馆办公会纪要，宾馆领导班子成员需签字确认。

第四条其它会议

A、包括：

党、工、团、妇及其它临时性安排会议。

B、此类会议临时通知，各相关人员按时参加。

第四条会议要求：

1、参会人员应准时到会，关闭手机或调整至振动，接听电话尽量避开会场。

2、会议发言语言精练、注重说话态度，避免过激言语和争吵。

3、参会人员在会上可发表不同意见或观点，一旦形成决议，会下不得发表反对意见。

4、会议结束需要传达贯彻的，参会人员必须根据会议传达的范围，做到及时、全面的贯彻落实会议内容。

5、综合部对需要记录的会议，应在48小时内写出会议纪要，并下发各部门。

6、对需保密的会议内容，参会人员必须严格遵守，不得随意泄露宾馆商业机密。

四、总经理办公室各类管理制度

日常文件（单据）送签制度

第一条目的

规范传递，提升效率

第二条范围

适用于宾馆各部门

第三条细则

1、办公室行政秘书负责处理宾馆领导签阅的各类文件、签报、销售凭证、人事表单等资料。

2、办公室每日向宾馆领导送签文件（单据）2次，即上下午各一次。

3、办公室为每位领导建立专用文件传阅夹，相关领导收到文件后，应在一个工作日内对相关部门提出办理意见或签字。

若相关领导外出，按总经理签发的意见先予办理，相关领导回来后补签。

4、对于需各部门办理的相关文件（单据），办公室应在第一时间内将文件（单据）传至相关部门处理，并应注明时间和经办人。

若部门负责人外出，可视情况由部门副经理或主管人员在征得部门经理意见后办理，但应及时向主管领导汇报。

5、遇急办事项文件，办公室行政秘书应保证文件送递及时；如遇领导外出则及时与领导取得联系，以口头形式汇报、请示领导意见，先予办理后补签。

6、办公室行政秘书，应及时对各部门送签的文件（单据）进行整理、登记。

对于领导每日处理完毕的文件（单据），办公室应在每日下班前归还相关部门，做到“日清日结”不得积压文件（单据）。

日常文件送签程序：

宾馆文件（单据）审批处理制度

第一条目的

明确权限，规范审批

第二条范围

适用于宾馆各部门

第三条细则

（一）内部签报：

1、各部门向上级领导请示各类事宜均应采取内部签报形式进行请示，口头请示视为无效。

2、各部门内部签报需严格按照签报表格的格式、字号、字体等要求进行起草。

3、各部门负责人需对起草签报进行审核、把关后，签字呈报办公室。

4、接到各部门签报，行政秘书需提交行政总监对签报内容进行审核后，按照顺序进行内部签报统一编号，并在《签报登记本》登记后，根据签报内容逐级呈报签批。

5、遇有固定资产增减、工程设备改造、主管以上人员任免及超过副总经理权限、金额相关事宜的内部签报，需另起草总行签报，报总务部总经理审批。

6、签批后的内部签报，由行政秘书及时复印备份，凡涉及财务金额的内部签报原件由计财部备案保存，复印件由办公室及起草签报部室分别归档。

7、签报返回相关部门时，签报领取人应在《签报登记本》上签字。

内部签报程序：

（二）内部通函

1、各部门需通知、告之各部门相关事宜时，应采取内部通函形式进行知会。

2、各部门拟定内部通函时，需严格按照内部通函格式、字号、字体等要求进行起草。

3、各部门负责人需对起草的内部签报进行审核、把关、签字后，呈交办公室。

4、办公室行政秘书将内部通函呈报行政总监审核后，按照顺序进行内部通函统一编号，并在《内部通函登记本》登记后，呈报副总经理签批后复印下发各部门。

5、各部门领取人应在《内部通函登记本》上签字。

6、内部通函原件由行政秘书归档保存。

内部通函程序：

（三）红头文件：

凡重要或超出授权范围的文件，报请总务部领导批准，并要求宾馆各部门在运行中需要严格执行的事宜，方可以红头文件形式体现。

1、红头文件起草由总经理办公室起草。

2、由行政总监进行审核，报请宾馆总经理签字批准。

3、红头文件下发范围根据文件内容而确定。

4、红头文件原件由办公室行政秘书归档保存。

（四）报销单据签批顺序

报销单据（采购单）送签顺序为：

①部门负责人审批签字

②计财部经理审批签字

③财务总监审批签字

④主管总经理审批签字

⑤宾馆副总经理审批签字

⑥对超出授权额度单据，需报总务部主管领导审批签字。

（五）人事表单签批顺序为：

①部门负责人审批签字

②行政总监审批签字

③主管总经理审批签字

④宾馆副总经理审批签字

⑤对于主管以上人员的聘用、晋升、考核，需报总务部总经理审核批准。

（六）内部店招单签批顺序为：

①营业站点服务人员开具《店请消费单》并签字

②办公室文员根据店请消费单内容，填写《店招单》并签字

③行政总监审批签字

④享有招待权限的当事人审批签字

⑤总务部主管领导店招，由行政总监签字，宾馆副总经理圈阅即可

⑥超出授权额度单据，需报总务部主管领导审批签字

⑦销售部招待由销售总监及主管副总经理审批签字即可

⑧店招费用计财部按成本核算统计，每月末汇总，呈报各级领导签字确认

公文处理管理制度

第一条目的

统一标准，规范行文

第二条范围

适用于宾馆各部门

第三条细则

（一）公文处理：

指公文的办理、管理、整理、归档、销毁等一系列相互关联、衔接有序的工作。

公文处理应坚持实事求是、精简高效的原则，做到及时、准确、规范、安全。

（二）发文处理：

发文处理是指以宾馆或部门名义制发公文的过程，一般包括拟稿、会签、审核、签发、编号、校对、登记、分发等程序。

1、外部发文：

总行/分行签报、与外部各职能单位的往来函件等。

（1）总行/分行签报;即向总行/分行上报的请示、报告。

A.原则上由办公室负责起草，遇有专业、技术问题，先由承办部门认真领会领导要求，按照行文规范起草，经部门经理审阅，交办公室核稿，主管部门工作副总审核后，报宾馆副总经理签发。

B.总行签报应统一用纸、统一样式、统一字体（即：

标题：

小二号黑体正文：

小三仿宋）

C．签报起草、打印好后，由办公室专人呈送总务部综合处。

D、签报批复领回后，办公室应根据综合处文件流转编号进行登记、转发及存档。

（2）外部公函：

即与外部各职能部门往来的公函。

A．原则上由办公室负责起草，遇有专业、技术或对口职能部门的问题，先由承办部门认真领会领导要求，按照行文规范起草，经部门经理审阅，交办公室核稿，报宾馆副总经理审批。

未经宾馆办公室审核、主管副总经理审批的外部公函一律不得发出。

B.外部公函统一使用宾馆稿头纸、统一样式、统一字体（即：

标题：

小二号黑体正文：

小三仿宋）

C.起草、打印好的外部公函，经办公室负责登记，盖好宾馆公章后送出或寄出。

（3）内部发文：

内部签报、内部通函、红头文件等。

①内部签报：

A.由各部门起草，经部门负责人核稿，报办公室审核，主管部门副总、宾馆副总经理审批。

如需会签相关部门意见，应在上报前转相关部门经理会签。

B.内部签报应统一用纸、统一样式、统一字体（即：

标题：

小二号黑体正文：

小三仿宋）

②内部通函：

A.由各部门负责起草，经部门负责人核稿，办公室编号审核，报宾馆副总经理签发。

B.内部通函要标明发文部门、致达者、发文时间、发文编号、事由等项目。

C.内部通函应统一用纸、统一样式、统一字体（即：

标题：

小二号黑体正文：

小三仿宋）

③红头文件：

A．由办公室负责起草，宾馆副总经理审核，报总务部主管领导审批。

B.宾馆红头文件统一使用红头纸、统一样式、统一字体（即：

标题：

小二号黑体正文：

小三仿宋）

C.起草、打印好的红头文件，经办公室负责登记，盖好宾馆公章下发。

（三）收文处理：

收文办理是指对收到公文的办理过程，一般包括拆封主、登记、分办、拟办、传阅、催办、归档等程序。

1、宾馆收文的种类:

总行/分行来文、旅游行业部门来文（包括网上通知）、其他职能部门来文。

2、收文处理程序：

（1）办公室在收到外来文件后，应及时分类并做好登记工作，各部门以任何渠道收到的行业管理部门文件后，要及时转到办公室分类、登记。

（2）对于旅游局网上下发的相关文件，办公室要按规定每日上午查收相关信息、通知，并在电脑中建立独立的“文件夹”。

（3）对于分类好的外来文件，办公室应分别在《总行来文登记本》、《外来文件登记本》上登记，交行政总监审核后，及时上报主管部门副总、宾馆副总经理审批。

（4）对于宾馆领导审批后，需相关部门承办的外来文件，要及复印抄送有关部门，并在文件上方注明“经办人、时间”。

对于已抄送承办的文件，办公室要及时做好跟催，按规定期限办理。

（5）经宾馆副总经理批示传阅的文件，办公室应及时填写《传阅单》，并交首阅人后按顺序依次传阅。

传阅结束后，办公室经办人签字后归档。

（6）外来文件原件统一由办公负责归档保存，作为财务付款凭证的文件原件由计财部保存，办公室留存相应复印件。

各部门借阅、复印或使用已办结有外来文件，须经行政总监批准。

文字材料书写制度

第一条目的

意图明确，文字简练

第二条范围

适用于总经理办公室

第三条细则

（一）文字材料起草总体包括：

领导讲话稿、汇报材料、专题调研等。

（1）领导讲话稿：

是为了在会议、各种场合和仪式上讲话而事先经过认真思考、精心撰写成的用以指导工作的文字材料。

包括：

工作报告、会议总结讲话及其他讲话。

①办公室负责宾馆领导讲话稿的起草，经行政总监审核后，报相关领导阅示、成文。

②在文字材料起草时要注意语言运用规范：

即用词要准确、用语要简要、朴实、庄重，符合讲话领导的身份。

③讲话稿统一使用A4纸打印，统一字体（即：

标题：

小二号黑体正文：

小三仿宋）

（2）专项或业务工作汇报：

①各相关部门根据要求起草部门汇报材料，办公室负责汇总、整理宾馆汇报材料，经宾馆副总经理审批后，交至总行/分行相关处室。

②汇报材料应使用A4纸打印，统一字体（即：

标题：

小二号黑体正文：

小三仿宋）。

（二）文字材料的起草、审核程序：

1、明确要起草材料的目的、意义；

2、研究有关材料，起草材料提纲，确定要起草材料的目的、内容、要求等；

3、报办公室相关负责人审定；

4、与相关部门沟通、了解有关事项、内容等；

5、对有关材料进行汇总、整理、撰写相关材料;

6、经办公室相关负责人审核后，报有关领导审核；

7、经领导审核通过后，正式打印、上报。

8、归档。

即将制成的文件、材料连同文稿一起，按正文在上、草稿在下的顺序收集起来，整理归档。

资料档案管理制度

第一条目的

加强资料管理，提升工作效率

第二条范围

适用于宾馆各部门

第三条细则

（一）资料档案管理是指办公室日常文件、资料的归档、管理、借阅及销毁。

1、文件归档

（1）各部门文件管理员在每年底负责对部门相关文件进行归档保管工作。

（2）办公室文员负责宾馆文件、资料的归档工作。

（3）每月底各部门文件管理员对本月收到各项文件按文件类型进行分类归档，同时做好相关记录。

（4）每年度末对当年文件进行整理、装订，并制作好相应的文件目录清单，防止文件破损、丢失，同时对“宾馆文件索引目录”进行修改，以便文件的检索。

（5）各部门文件管理员调整、调离时，应将其保管的文件、

资料办理交接手续。

2、文件借阅

（1）各部门因工作需要借阅文件，应到办公室办理借阅登记手续填写《文件、资料借用登记表》，经办公室负责人批准后方可外借。

（2）重要文件、资料的借阅需经宾馆副总经理副总审批同意后，方可办理借阅手续，并在指定时间内归还。

（3）宾馆外部人员借阅文件、资料，需宾馆副总经理批准后方能借阅。

（4）借阅文件人员要爱护文件，保证文件安全与完整，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、复印、摄影、转借或损坏。

（5）借阅的文件、资料交还时，必须当面交接清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告办公室负责人。

3、文件保密

（1）重要（或保密）文件须经宾馆副总经理批准后方可传阅或办理，并由专人专送，严禁通过传真、电话告知或交由他人捎带传阅密级文件。

（2）对于重要（或保密）文件的传阅，办公室应填写《文件传阅单》，记录文件份数、文号、送阅时间及送阅对象，以便文件回收后核对。

（3）阅读者不得横传，不得擅自留存及扩大知悉范围，否则追究当事人责任；重要（或保密）文件必须当天收回，如未阅毕，次日再送阅。

（4）未经宾馆批准，任何人不得将宾馆文件、资料及企业秘密向外传播，否则企业将追究法律责任。

（5）办公室人员在打印、复印重要（或保密）文件时，应注意保密，废旧纸张要及时粉碎处理。

4、文件销毁

1、各部门文件管理员要严格按照，宾馆“文件资料保存期限”对部门文件进行管理、销毁。

对于没有存查价值的文件、资料，经部门经理审批后可登记销毁；综合部对超过保管期限的文件，经宾馆副总经理批准后可登记销毁。

内部会议管理制度

第一条目的

规范会议的召开，提高办公效率

第二条范围

宾馆各部门

第三条细则

（一）每周例会

1、每周一上午召开宾馆例会，由总经理主持会议，副总经理（总经理助理、总监）及各部门经理参加。

2、主要内容。

各部门分别汇报上一周工作情况，提出需要解决的问题，反馈上一周布置工作落实情况以及本周部门工作的重点内容；主管部门副总、总经理做工作指示及安排。

3、办公室行政秘书做会议记录，并于每周二下班前整理、下发会议纪要。

（二）总经理办公会

1、总经理办公会是为布置近期工作安排、贯彻落实决议、决定而召开的总经理领导班子会议。

由总经理主持，领导班子成员参加，办公室负责人做会议记录。

2、根据会议内容可扩大到相关部门经理参加会议。

3、参与会人员要严守会议纪律，保守会议秘密，在会议决议未正式公布之前，不得私自泄露会议内容。

（三）其他专题会议

1、此类会议多由牵头部门负责人主持会议，根据工作需要邀请主管副总经理或总经理参加会议。

2、会议内容：

多为解决有关专业或技术性问题，解决部门之间工作的协调配合问题。

如：

财务分析会、服务协调会、采购协调会等。

3、由会议发起部门人员做会议记录，并整理下发会议纪要，跟踪落实相关会议内容。

（四）会议要求

1、参会人员应准时到会，关闭手机或调整至振动，接听电话尽量避开会场。

2、会议发言语言精练、注重说话态度，避免过激言语和争吵。

3、参会人员在会上可发表不同意见或观点，一旦形成决议，会下不得发表反对意见。

4、会议结束需要传达贯彻的，参会人员必须根据会议传达的范围，做到及时、全面地贯彻落实会议内容。