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秘书的基本条件
第二章秘书的基本条件
»秘书是上司的助手,而上司一般都是企业的领导人。
只有具备了一定的条件,才能成为企业领导人的助手,做好秘书工作。
一、成熟的白领
1、职业要求
A作为秘书,她(他)必须首先是一个成熟的白领,这一点是由秘书士作的性质决定的。
秘书在现代企业中的位置如下图:
秘书在现代企业中的位置图
1、自我管理
•:
・由于秘书处于一个关键而又敏感的位置,所器黯豔瞇中随时约束自己的行为'
1、学习管理
随时“充电”
2、时间管理
做好计划
3、健康管理一
—身心健康
4、感情管理
不感情用事,避免办公室恋情
5、金钱管理
—成本管理,个人“理财计划”
第二节从事秘书工作的思想准备
—、适应秘书新人工作的特点
>秘书新人即刚刚进入秘书工作岗位的秘书从来人员
1、工作“简单”
2、工作繁重
3、待遇较“低”
4、工作“清闲”
1、注重自我提升
1、充分发挥主观能动性实用案例:
参见书本第8页发挥主观能动性;秘书并不是算盘珠子
2、提高工作的含金量
•:
♦实用案例:
参见书本第9页
•:
•秘书并不只是一个简单的“传声筒”,在传递信
息的过程中,还尽可能地给它增加“附加值”
3、充分发挥职务优势
•:
•实用案例:
参见书本第10页
•:
•秘书只是秘书,要求秘书是个“百事通”并不现实
•:
•在老板征询自己的意见时,用“不知道”来应付,
而不是以积极采取措施的态度来回答“我去查
一下”或“我去问一下”,则不可原谅
4、在“打杂”中创造机会
•:
•实用案例:
参见书本第10■门页I
•:
・不仅要有主动积极的精神,还需要勇气
•:
•案例分析:
•小萌是东北通用机械股份有限公司总裁办的秘书。
小萌是英语专业的硕士毕业生,半年前来到总裁办,平时也只是打杂,如接电话,取文件,写通知等。
但是,她并不觉得自己是大材小用从而感到委屈,她认为如果自己连“杂”都打不好,领导是不会把更重要的工作交给自己。
上个月的一天,总裁让她到四楼的研发部取份材料,他说自己刚给技术总监打过电话。
技术总监给她的是一份公司开发纳米产品的可行性报告。
由于机加工行业的利润率越来越低,所以,公司决定开发系列纳米产品,以形成新的利润增长点。
•:
•她习惯性地仔细阅读了自己经手的材料,看完可行性报告之后,她预感到公司有可能要进行这方面的投资,于是,她开始注意收集有矣“妫米”的務树。
过去龜对“纳来”也没什么了解,现在她不仅注意收集信息,而研发部轩交道时,注意跟看关头员“套磁”如经常开开玩笑说说笑话,向他们请教关纳米方面的一些问题;见总裁办秘书向自己讨教,工程师们自然诲人不倦;久而久之,小萌不仅积累了丰富的纳米知识,而且还与从事纳米产品前期研发的工程师们建立了良好的关系。
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“打杂”
四、
五、、▲八、
七、
八、
九、
第三节秘书必备的品质
认诚谦合宽自
缜密(实用案例)有上进心幽默风趣
秘书必备的品质
认真、
缜密
诚实
的品质
秘书必备
口
实用案例之:
缜密
•:
•参见书本第18页
•:
•对于秘书来说,那种认为以前没有发生过、以后也决不会发生的想法是不负责任的,秘书必须办事缜密,留有余地,事事考虑在先。
第四节秘书必备的能力
•:
•一个优秀的秘书,要圆满完成上司交代的工作,她还必须具备高度的理解能力、敏锐的洞察能力、广泛的信息收集能力、优秀的写作能力和出色的交流沟通能力。
、判断能力与执行能力
1、能分析问题
驴实用案例:
参见书本第20页
旷夕愛分析,唯一标准是怎么对上司有利就怎么做;
2、具备解决问题的常识和经验
3、能迅速采取行动
1、理解能力与洞察能力
•:
•实用案例:
参见书本第21页
•:
•作为秘书需要有这样准确的判断能力,对自己上司的工作及整个公司的情况有全面而又深刻的了解。
如果你能站在上司的角度看问题,那么,你不仅能理解上司对你各项工作的要求,而且能主动提前做好相应的准备工作。
1、信息收集能力和写作能力
•:
•对于秘书来说,你首先要知道“什么是信息”,只有这样你才能知道哪些是上司现在需要的信息。
秘书收集到信息后要把它们写成专题报告,另外还经常要起草一些公司内外的商业文书,比要代替上司起草讲话稿等,所以,写作能力对于秘书来说是不可欠缺的。
四、交流沟通能力
•:
•处于企业管理神经枢纽中的秘书,在协助上
司与各方面进行交流沟通的作用非常重要。
一般来说,上司在公司内外都有广泛的人际关系,作为秘书必须了解上司的这些人脉关系,并在这个基础上协助上司与方方面面进行交流沟通。
第五节秘书的仪表
•、打扮的基本原则
1、保持大众化
2、切忌标新立异
3、保持蓬勃朝气
1、基本的仪表
1、发型。
秘书最好留短发,短发长度要在肩以上;如果留长发,那在上班时应将长发盘起或扎起。
2、化妆。
秘书不能素面朝天去上班,但只能化淡妆;口红和指甲油的颜色不能太深。
3、饰品。
秘书最好不要戴首饰,因为象耳环、戒指、手镯这类东西如果太显眼,在接待客人时,就容易分散客人的注意力,与会见客人所需的宁静气氛不和谐。
4、手表。
因为秘书工作的时间性很强,所以秘书手表对于秘书是必备的。
5、鞋。
上班时穿的鞋最好是中跟的,穿着舒适,行走轻便,而且颜色最好是黑色、茶色等稳重的颜色。
二、上班服装
秘书穿什么样的衣服上班,必须考虑以下4个因素:
1、是否妨碍工作?
如衣袖是否太长?
裙子是否太长?
用什么料子做的?
2、是否舒适?
3、是否有口袋?
4、是否端庄,能够接待客人?
四、举止优雅
❖秘书在工作中绝对不能出现以下情况:
1、坐着时跷起二郎腿。
2、说话时盘着胳膊。
3、说话时做些摸头发等让对方觉得不专心的动作。
4、用一根手指或用下巴指示人或物。
5、有意地不回答对方,无视对方的存在。
五、健康的生活方式
1、保持有规律的生活节奏,做到睡眠充足。
2、饮食均衡。
3、坚持适当的运动。
4、定期做健康体检。
5、保持良好的工作姿势。
6、保持清洁。
7、精神愉快。
第六节、秘书的自我调节
1、心情舒畅
2、释放压力
3、情绪管理
第七节秘书的从业要求——保密
❖一、保密的重要性
•:
.在这个竞争激烈的商业社会里,一些企业和个人会不择手段地从单位收集情报。
秘书在日常工作中会经常看到、听到甚至直接参与处理这类机密,因此,他们往往是一些别有用心的人的重点“公关”对象。
在另一方面,现在的秘书大多年轻,社会经验不足,很容易被一些人利用,所以,秘书一定要有一种职业性的警惕性。
在公司的所有机密里,人事问题永远是祕中之祕O
日常保密
•秘书在日常工作中应注意以下几点:
1、对于一些机密的事情,不管自己知道不知道,当别人问起你时,你都要回答“不知道”。
2、不管是在公共场合还是在家里,都不谈论工作上的事情。
3、在谈论一些机密事情时,要根据对方的具体情况来考虑谈话内容的深浅。
4、对于那些特别重要的文件,不仅在保管时要注意,而且在销毁时更要注意。
三、电子信息保密
1、秘书的计算机应该独自使用,打印机密材料时要人不离机,不经本人或上司批准,别人不得使用。
2、凡是涉及重要机密内容的计算机,一律不得上网。
3、邮箱密码的设置要绝对保密,最好是设置不易被破译的“数字+字母”的密码。
4、对输入计算机内的机密信息采取隐藏措施,不要安装借来的程序。
5、安装防病毒反“黑客”的“防火墙”,并注意升级换牝。
6、对装有机密信息软盘的盒子或箱子采取加锁等安全措施。
7、携带笔记本电脑外出时,务必做到包不离身。
四、保密不是封闭
•作为职业秘书,必须有一种职业警惕性,但也不能草木皆兵。
比如,当客人起身告辞时,随便问了一句:
“请问你们老总住在什么地方?
”对于这个问题,你该怎样回答?
“对不起,事关机密,无可奉告。
”如果你这样回答,从保密的角度来看,的确无可非议。
但是,因为像这种级别的信息可以说是公开的秘密,对方可从许多渠能知道,所以,你这种保密,就没有什么实际意义了。
•学会如何说“不”
第八节领导人选择秘书的标准
——三心
一、看着舒心
二、感到放心
三、用着省心
1•经验丰富
2•身心健康
N0.1课程作业
•:
•案例分析:
阅读课本22页-24页的四个案例,任选两个进行分析,分析给岀的几种选择,你认为那种选择比较合适?
并说明理由,评析各种选操。