秘书的基本条件.docx

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秘书的基本条件

第二章秘书的基本条件

»秘书是上司的助手，而上司一般都是企业的领导人。

只有具备了一定的条件，才能成为企业领导人的助手，做好秘书工作。

一、成熟的白领

1、职业要求

A作为秘书，她（他）必须首先是一个成熟的白领,这一点是由秘书士作的性质决定的。

秘书在现代企业中的位置如下图：

秘书在现代企业中的位置图

1、自我管理

•:

・由于秘书处于一个关键而又敏感的位置，所器黯豔瞇中随时约束自己的行为'

1、学习管理

随时“充电”

2、时间管理

做好计划

3、健康管理一

—身心健康

4、感情管理

不感情用事，避免办公室恋情

5、金钱管理

—成本管理，个人“理财计划”

第二节从事秘书工作的思想准备

—、适应秘书新人工作的特点

＞秘书新人即刚刚进入秘书工作岗位的秘书从来人员

1、工作“简单”

2、工作繁重

3、待遇较“低”

4、工作“清闲”

1、注重自我提升

1、充分发挥主观能动性实用案例：

参见书本第8页发挥主观能动性；秘书并不是算盘珠子

2、提高工作的含金量

•:

♦实用案例：

参见书本第9页

•:

•秘书并不只是一个简单的“传声筒”，在传递信

息的过程中，还尽可能地给它增加“附加值”

3、充分发挥职务优势

•:

•实用案例：

参见书本第10页

•:

•秘书只是秘书，要求秘书是个“百事通”并不现实

•:

•在老板征询自己的意见时，用“不知道”来应付,

而不是以积极采取措施的态度来回答“我去查

一下”或“我去问一下”，则不可原谅

4、在“打杂”中创造机会

•:

•实用案例：

参见书本第10■门页I

•：

・不仅要有主动积极的精神，还需要勇气

•:

•案例分析：

•小萌是东北通用机械股份有限公司总裁办的秘书。

小萌是英语专业的硕士毕业生，半年前来到总裁办，平时也只是打杂，如接电话，取文件，写通知等。

但是，她并不觉得自己是大材小用从而感到委屈，她认为如果自己连“杂”都打不好，领导是不会把更重要的工作交给自己。

上个月的一天，总裁让她到四楼的研发部取份材料,他说自己刚给技术总监打过电话。

技术总监给她的是一份公司开发纳米产品的可行性报告。

由于机加工行业的利润率越来越低，所以，公司决定开发系列纳米产品，以形成新的利润增长点。

•:

•她习惯性地仔细阅读了自己经手的材料，看完可行性报告之后，她预感到公司有可能要进行这方面的投资，于是，她开始注意收集有矣“妫米”的務树。

过去龜对“纳来”也没什么了解，现在她不仅注意收集信息，而研发部轩交道时，注意跟看关头员“套磁”如经常开开玩笑说说笑话，向他们请教关纳米方面的一些问题；见总裁办秘书向自己讨教，工程师们自然诲人不倦；久而久之，小萌不仅积累了丰富的纳米知识，而且还与从事纳米产品前期研发的工程师们建立了良好的关系。

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“打杂”

四、

五、、▲八、

七、

八、

九、

第三节秘书必备的品质

认诚谦合宽自

缜密（实用案例）有上进心幽默风趣

秘书必备的品质

认真、

缜密

诚实

的品质

秘书必备

口

实用案例之：

缜密

•:

•参见书本第18页

•:

•对于秘书来说，那种认为以前没有发生过、以后也决不会发生的想法是不负责任的，秘书必须办事缜密，留有余地，事事考虑在先。

第四节秘书必备的能力

•:

•一个优秀的秘书，要圆满完成上司交代的工作，她还必须具备高度的理解能力、敏锐的洞察能力、广泛的信息收集能力、优秀的写作能力和出色的交流沟通能力。

、判断能力与执行能力

1、能分析问题

驴实用案例：

参见书本第20页

旷夕愛分析，唯一标准是怎么对上司有利就怎么做；

2、具备解决问题的常识和经验

3、能迅速采取行动

1、理解能力与洞察能力

•:

•实用案例：

参见书本第21页

•:

•作为秘书需要有这样准确的判断能力，对自己上司的工作及整个公司的情况有全面而又深刻的了解。

如果你能站在上司的角度看问题，那么，你不仅能理解上司对你各项工作的要求，而且能主动提前做好相应的准备工作。

1、信息收集能力和写作能力

•:

•对于秘书来说，你首先要知道“什么是信息”，只有这样你才能知道哪些是上司现在需要的信息。

秘书收集到信息后要把它们写成专题报告，另外还经常要起草一些公司内外的商业文书，比要代替上司起草讲话稿等,所以，写作能力对于秘书来说是不可欠缺的。

四、交流沟通能力

•:

•处于企业管理神经枢纽中的秘书，在协助上

司与各方面进行交流沟通的作用非常重要。

一般来说，上司在公司内外都有广泛的人际关系，作为秘书必须了解上司的这些人脉关系，并在这个基础上协助上司与方方面面进行交流沟通。

第五节秘书的仪表

•、打扮的基本原则

1、保持大众化

2、切忌标新立异

3、保持蓬勃朝气

1、基本的仪表

1、发型。

秘书最好留短发，短发长度要在肩以上；如果留长发，那在上班时应将长发盘起或扎起。

2、化妆。

秘书不能素面朝天去上班，但只能化淡妆；口红和指甲油的颜色不能太深。

3、饰品。

秘书最好不要戴首饰，因为象耳环、戒指、手镯这类东西如果太显眼，在接待客人时，就容易分散客人的注意力，与会见客人所需的宁静气氛不和谐。

4、手表。

因为秘书工作的时间性很强，所以秘书手表对于秘书是必备的。

5、鞋。

上班时穿的鞋最好是中跟的，穿着舒适，行走轻便，而且颜色最好是黑色、茶色等稳重的颜色。

二、上班服装

秘书穿什么样的衣服上班，必须考虑以下4个因素：

1、是否妨碍工作？

如衣袖是否太长？

裙子是否太长？

用什么料子做的？

2、是否舒适？

3、是否有口袋？

4、是否端庄，能够接待客人？

四、举止优雅

❖秘书在工作中绝对不能出现以下情况：

1、坐着时跷起二郎腿。

2、说话时盘着胳膊。

3、说话时做些摸头发等让对方觉得不专心的动作。

4、用一根手指或用下巴指示人或物。

5、有意地不回答对方，无视对方的存在。

五、健康的生活方式

1、保持有规律的生活节奏，做到睡眠充足。

2、饮食均衡。

3、坚持适当的运动。

4、定期做健康体检。

5、保持良好的工作姿势。

6、保持清洁。

7、精神愉快。

第六节、秘书的自我调节

1、心情舒畅

2、释放压力

3、情绪管理

第七节秘书的从业要求——保密

❖一、保密的重要性

•:

.在这个竞争激烈的商业社会里，一些企业和个人会不择手段地从单位收集情报。

秘书在日常工作中会经常看到、听到甚至直接参与处理这类机密，因此,他们往往是一些别有用心的人的重点“公关”对象。

在另一方面，现在的秘书大多年轻，社会经验不足,很容易被一些人利用，所以，秘书一定要有一种职业性的警惕性。

在公司的所有机密里，人事问题永远是祕中之祕O

日常保密

•秘书在日常工作中应注意以下几点：

1、对于一些机密的事情，不管自己知道不知道，当别人问起你时，你都要回答“不知道”。

2、不管是在公共场合还是在家里，都不谈论工作上的事情。

3、在谈论一些机密事情时，要根据对方的具体情况来考虑谈话内容的深浅。

4、对于那些特别重要的文件，不仅在保管时要注意，而且在销毁时更要注意。

三、电子信息保密

1、秘书的计算机应该独自使用，打印机密材料时要人不离机，不经本人或上司批准，别人不得使用。

2、凡是涉及重要机密内容的计算机，一律不得上网。

3、邮箱密码的设置要绝对保密，最好是设置不易被破译的“数字+字母”的密码。

4、对输入计算机内的机密信息采取隐藏措施，不要安装借来的程序。

5、安装防病毒反“黑客”的“防火墙”，并注意升级换牝。

6、对装有机密信息软盘的盒子或箱子采取加锁等安全措施。

7、携带笔记本电脑外出时，务必做到包不离身。

四、保密不是封闭

•作为职业秘书，必须有一种职业警惕性，但也不能草木皆兵。

比如，当客人起身告辞时，随便问了一句：

“请问你们老总住在什么地方？

”对于这个问题，你该怎样回答？

“对不起，事关机密，无可奉告。

”如果你这样回答，从保密的角度来看，的确无可非议。

但是，因为像这种级别的信息可以说是公开的秘密，对方可从许多渠能知道，所以，你这种保密，就没有什么实际意义了。

•学会如何说“不”

第八节领导人选择秘书的标准

——三心

一、看着舒心

二、感到放心

三、用着省心

1•经验丰富

2•身心健康

N0.1课程作业

•:

•案例分析：

阅读课本22页-24页的四个案例,任选两个进行分析，分析给岀的几种选择，你认为那种选择比较合适？

并说明理由，评析各种选操。