整理中石化全套内部控制系统制度费用管理体系文件.docx
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整理中石化全套内部控制系统制度费用管理体系文件
3.1修理费用管理业务流程
一、业务目标
1经营目标
1.1合理使用修理费用，保证实物资产的安全稳定运行。
2财务目标
2.1正确核算修理费用，确保其真实、完整、准确。
3合规目标
3.1符合国家有关法律、法规以及股份公司内部规章制度。
二、业务风险
1经营风险
1.1修理不当或过剩导致修理费浪费。
1.2失修导致设备隐患。
1.3设备更新费用不落实，造成修理费增加。
1.4未经审核，变更标准合同文本中涉及权利、义务的条款所导致的风险。
2财务风险
2.1修理费用提前或推迟入账，未按股份公司内部会计制度及有关成本费用核算管理办法等规定进行核算，影响费用的真实性。
2.2没有正确划分资本性支出和收益性支出，影响费用核算的准确性。
3合规风险
3.1违反国家有关法律、法规以及股份公司内部规章制度，受到处罚。
三、业务流程步骤与控制点
1编制修理计划和材料需求计划
1.1固定资产使用单位及管理部门建立分级共享的资产运行情况、管理档案，作为制定修理计划的依据。
固定资产使用单位及管理部门负责人审阅资产运行情况、管理档案。
【非ERP】固定资产使用单位据此编制修理计划及材料需求计划。
【ERP】固定资产使用单位在ERP系统中创建通知单，记录设备的故障信息，同时在生成工单中编制修理计划及材料需求计划，固定资产管理单位审核维修工单并批准下达。
1.2各级固定资产使用单位实时检查资产的使用情况，做出资产使用情况检查报告，经其部门负责人审批后确定是否对修理计划进行修订。
【ERP】启用设备管理模块的企业的修理费要全部纳入工单管理。
2审核下发修理计划和费用预算
2.1分（子）公司固定资产实物管理部门按照权限审核固定资产使用单位上报的修理计划、材料需求计划。
年度固定资产大修理计划和月度修理计划报分管副经理审批。
2.2分（子）公司固定资产实物管理部门根据修理计划编制修理费预算，并经同级财务部门审核。
月度修理费预算报总会计师（或分管副经理）审批；年度修理费预算经分（子）公司经理审批后报主管事业部按规定权限审批。
【ERP】财务部门根据批准的修理费用预算在ERP系统中进行承诺项目维护并下达，固定资产实物管理部门根据批准的维修计划在ERP系统中维护工单。
3组织实施修理计划
3.1分（子）公司修理项目应进行分类，明确采取招投标方式的项目。
各级固定资产实物管理部门应对施工单位建立管理档案，并审核其资质和资信。
【ERP】维修计划人员在ERP工单工序中维护服务供应商和服务计划价格。
3.2分（子）公司按照经法律事务部审核的修理合同标准文本和规定权限签订合同。
对于需要招投标的项目，各级固定资产使用单位及实物管理部门会同财务、审计、法律事务等部门审阅招、投标书。
【ERP】维修计划人员在ERP系统中维护创建服务采购订单。
3.3修理项目需要确定施工方案的，各级固定资产实物管理部门组织审查确认后由施工单位实施。
4确认修理质量及工程量
4.1修理工作完工后，由施工单位出具交工验收报告，并经同级固定资产使用单位和固定资产实物管理部门责任人审批；固定资产使用单位及固定资产实物管理部门对结算书的工程量进行审核和复核。
分（子）公司有关管理部门审核工程结算书、核销计划，审计部门对工程项目的合规性进行抽查或专项审计。
【ERP】维修计划人员根据审核后的决算单据在ERP系统中收货过账并对工单进行技术完结。
财务部门月末对工单进行结转。
4.2财务部门按合同约定扣取一定的质量保证金。
4.3固定资产使用单位及实物管理部门及时将交工验收报告等资料归入资产管理档案。
5修理费用确认与核算
5.1各级固定资产实物管理部门在审批修理费用时要根据项目性质划分费用归属。
按照股份公司修理费用列支范围暂行规定划分资本性支出和收益性支出、日常消耗材料和修理费消耗。
5.2【非ERP】各级财务部门根据审定后的工程结算书或其他报销原始单据，结合修理费用预算，审核后进行账务处理。
会计凭证须经不相容岗位人员稽核。
【ERP】各级财务部门对审定后的工程结算书、维修服务合同和发票复核无误后，在ERP系统中进行发票校验。
会计凭证须经不相容岗位人员稽核。
5.3年末对已发生但未收到发票的修理费用，各级固定资产使用单位及管理部门应根据实际发生的工作进度，结合修理计划、费用预算、工程预算书等向财务部门提供入账依据，
【非ERP】经财务部门负责人审核后暂估入账。
【ERP】经财务部门负责人审核后在系统中对工单进行收货确认暂估入账。
6分析及考核
6.1分（子）公司至少每半年组织固定资产实物管理部门、固定资产使用单位、供应、财务、审计等部门召开分析会，对实际支出与计划和历史数据进行分析，出具分析报告，有关部门提出考核意见和奖惩办法，报分管经理审批。
四、相关制度目录（制度后标号为《内控手册配套规章制度汇编》目录索引号）
1关于印发《中国石油化工股份有限公司内部会计制度（2006）》的通知（石化股份财[2006]508号）
----1.6.11
2关于印发《中国石油化工股份有限公司合同管理实施细则（试行）》和《中国石油化工股份有限公司授权委托管理办法（试行）》的通知（石化股份法〔2003〕419号）----1.12.1
3关于印发《中国石油化工股份有限公司修理费用列支范围暂行规定》的通知（石化股份财[2005]450号）
----1.6.14
4关于印发《成本费用核算与管理办法》的通知（石化股份财[2006]497号）----1.6.10
5ERP系统运行及应用规范（试行）----2.10.1
3.1修理费用管理业务内部控制矩阵
业务
目标
业务风险
控制点
适用单位
不相容
岗位
控制点
分值
控制点相关资料
相关制度索引
会计报表认定
会计报表项目
1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露；6准确性
1
2
3
4
5
6
1.编制修理计划和材料需求计划
1.1
经营风险：
修理计划与实际脱节，导致修理费上升或设备隐患。
1.1固定资产使用单位及管理部门建立分级共享的资产运行情况、管理档案，作为制定修理计划的依据。
固定资产使用单位及管理部门负责人审阅资产运行情况、管理档案。
【非ERP】固定资产使用单位据此编制修理计划及材料需求计划。
【ERP】固定资产使用单位在ERP系统中创建通知单，记录设备的故障信息，同时在生成工单中编制修理计划及材料需求计划，固定资产管理单位审核维修工单并批准下达。
分（子）公司
8
资产运行情况、管理档案
修理计划
材料需求计划
1.6.10
1.6.11
2.10.1
1.1
经营风险：
修理计划与实际脱节，导致修理费上升或设备隐患。
1.2各级固定资产使用单位实时检查资产的使用情况，做出资产使用情况检查报告，经其部门负责人审批后确定是否对修理计划进行修订。
【ERP】启用设备管理模块的企业的修理费要全部纳入工单管理。
分（子）公司
6
资产使用情况检查报告
2.10.1
2.审核下发修理计划和费用预算
1.1
经营风险：
修理计划未按规定审批，导致修理项目不合理。
2.1分（子）公司固定资产实物管理部门按照权限审核固定资产使用单位上报的修理计划、材料需求计划。
年度固定资产大修理计划和月度修理计划报分管副经理审批。
分（子）公司
8
修理计划
材料需求计划
1.1
经营风险：
未按规定编制修理费预算，修理不落实,或未按规定维护承诺项目，不能实现系统控制。
2.2分（子）公司固定资产实物管理部门根据修理计划编制修理费预算，并经同级财务部门审核。
月度修理费预算报总会计师（或分管副经理）审批；年度修理费预算经分（子）公司经理审批后报主管事业部按规定权限审批。
【ERP】财务部门根据批准的修理费用预算在ERP系统中进行承诺项目维护并下达，固定资产实物管理部门根据批准的维修计划在ERP系统中维护工单。
主管事业部
分（子）公司
财务部门
固定资产实物管理部门
审批
8
月度修理费预算
年度修理费预算
2.10.1
3.组织实施修理计划
1.1
3.1
经营风险：
未审核资质和资信，影响修理质量。
合规风险：
招投标违反法律法规。
3.1分（子）公司修理项目应进行分类，明确采取招投标方式的项目。
各级固定资产实物管理部门应对施工单位建立管理档案，并审核其资质和资信。
【ERP】维修计划人员在ERP工单工序中维护服务供应商和服务计划价格。
分（子）公司
8
修理项目分类表
施工单位资质及资信
施工单位管理档案
2.10.1
1.1
2.1
3.1
经营风险、合规风险：
未按规定程序和权限签署合同，造成损失，违反法律法规，造成损失。
财务风险：
交易不真实，影响财务报告。
3.2分（子）公司按照经法律事务部审核的修理合同标准文本和规定权限签订合同。
对于需要招投标的项目，各级固定资产使用单位及实物管理部门会同财务、审计、法律事务等部门审阅招、投标书。
【ERP】维修计划人员在ERP系统中创建服务采购订单。
分（子）公司
8
修理合同
招投标书
1.12.1
2.10.1
√
管理费用
销售费用
1.1
经营风险：
施工方案未经审查，影响修理进度或质量。
3.3修理项目需要确定施工方案的，各级固定资产实物管理部门组织审查确认后由施工单位实施。
分（子）公司
8
施工方案
4.确认修理质量及工程量
1.1
2.1
经营风险、财务风险：
未按规定验收影响质量或未按规定审核导致修理费上升，影响财务报告。
4.1修理工作完工后，由施工单位出具交工验收报告，并经同级固定资产使用单位和固定资产实物管理部门责任人审批；固定资产使用单位及固定资产实物管理部门对结算书的工程量进行审核和复核。
分（子）公司有关管理部门审核工程结算书、核销计划，审计部门对工程项目的合规性进行抽查或专项审计。
【ERP】维修计划人员根据审核后的决算单据在ERP系统中收货过账并对工单进行技术完结，财务部门月末对工单进行结转。
分（子）公司
固定资产使用单位
固定资产实物管理部门
审计部门
6
修理项目验收报告
修理项目结算书
修理项目抽查或者专项审计报告
2.10.1
√
管理费用
销售费用
应付账款
1.1
2.1
经营风险：
未按约定扣取质量保证金，造成损失。
财务风险：
实际与合同约定不符，影响财务报告。
4.2财务部门按合同约定扣取一定的质量保证金。
分（子）公司
6
修理合同
√
应付账款
1.1
经营风险：
未按规定保管资料，导致管理信息失真。
4.3固定资产使用单位及实物管理部门及时将交工验收报告等资料归入资产管理档案。
分（子）公司
6
资产管理档案
交工验收报告
5.修理费用确认与核算
2.1
财务风险：
未正确划分费用归属，影响财务报告。
5.1各级固定资产实物管理部门在审批修理费用时要根据项目性质划分费用归属。
按照股份公司修理费用列支范围暂行规定划分资本性支出和收益性支出、日常消耗材料和修理费消耗。
分（子）公司
固定资产实物管理部门
物资供应部门
财务部门
6
修理费用审批表
1.6.14
√
管理费用
销售费用
固定资产
2.1
4.环境影响评价工作等级的调整财务风险：
核算错误，影响财务报告。
5.2【非ERP】各级财务部门根据审定后的工程结算书或其他报销原始单据，结合修理费用预算，审核后进行账务处理。
会计凭证须经不相容岗位人员稽核。
二、环境影响评价的要求和内容【ERP】各级财务部门对审定后的工程结算书、维修服务合同和发票复核无误后，在ERP系统中进行发票校验。
会计凭证须经不相容岗位人员稽核。
分（子）公司
2.环境价值的度量——最大支付意愿记账
稽核
一、环境影响评价的发展与管理体系、相关法律法规体系和技术导则的应用
5.建设项目环境影响评价文件的重新报批和重新审核6
（二）建设项目环境影响评价的工作等级工程结算书
（2）疾病成本法与人力资本法维修服务合同
1.依法评价原则；发票
1.环境影响评价依据的环境标准体系
B.环境影响登记表1.6.10
1.6.11
2.10.1
√
√
√
管理费用
销售费用
固定资产
2.1
财务风险：
未按实际情况暂估入账，影响财务报告。
5.3年末对已发生但未收到发票的修理费用，各级固定资产使用单位及管理部门应根据实际发生的工作进度，结合修理计划、费用预算、工程预算书等向财务部门提供入账依据，
【非ERP】经财务部门负责人审核后暂估入账。
【ERP】经财务部门负责人审核后在ERP系统中对工单进行收货确认暂估入账。
分（子）公司
固定资产使用单位
固定资产实物管理部门
财务部门
6
修理费暂估依据
1.6.10
1.6.11
2.10.1
√
√
管理费用
销售费用
6.分析及考核
1.1
经营风险：
1.未按规定分析和考核，降低修理费用控制效果。
6.1分（子）公司至少每半年组织固定资产实物管理部门、固定资产使用单位、供应、财务、审计等部门召开分析会，对实际支出与计划和历史数据进行分析，出具分析报告，有关部门提出考核意见和奖惩办法，报分管经理审批。
分（子）公司
10
经济活动分析会报告
考核结果
3.2人工成本管理业务内部控制矩阵
业务目标
业务风险
控制点
适用单位
不相容岗位
控制点分值
控制点相关资料
相关制度索引
会计报表认定
会计报表项目
1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露；6准确性
1
2
3
4
5
6
1.用工计划
1.1
1.2
经营风险：
未按规定制定总体规划或计划，用工总量失控。
1.1人事部根据法律、法规和公司发展战略，制定股份公司人力资源总体规划及分（子）公司年度用工计划，经股份公司总裁办公会审定后组织实施。
人事部
7
人力资源总体规划
分（子）公司年度用工计划
1.1
1.2
经营风险：
未按规定制定管理办法和分解方案，用工总量失控。
1.2根据人力资源总体规划和年度用工计划，分（子）公司人事部门制定内部用工管理办法及用工指标具体分解方案，经分（子）公司分管经理审核同意后，分解下达，并组织落实。
分（子）公司
7
内部用工管理办法
用工指标具体分解方案
分管经理审核或分解下达的文件
2.工资总额及劳务费总额计划
1.1
经营风险：
未按规定制定考核兑现办法和年度计划，工资总额失控，降低分配和激励效率。
2.1人事部制订内部经营目标考核及工资总额兑现办法、拟定年度工资总额使用计划，报股份公司总裁办公会批准实施。
人事部
7
内部经营目标考核及工资总额兑现办法
年度工资总额使用计划
2.3.1
1.1
经营风险：
未按规定审批下达年度计划，工资及劳务费总额失控。
2.2人事部根据经营目标考核结果，提出工资总额和劳务费总额的具体意见，按规定权限审批后，核定下达各分（子）公司年度工资总额以及劳务费总额计划。
年度工资总额及劳务费总额计划的提出和确定应与股份公司年度预算工作同步进行。
人事部
6
工资总额和劳务费总额下达文件
2.3.1
1.1
经营风险：
未按规定制订考核兑现办法和意见，工资及劳务费总额失控，降低分配和激励效率。
2.3分（子）公司人事部门或绩效考核部门根据股份公司内部经营目标考核及工资总额兑现办法制订内部经济责任制考核兑现办法，按照人事部下达的年度工资总额计划和劳务费总额计划，拟定本公司的工资总额和劳务费总额考核兑现意见，报分公司经理办公会审批或子公司董事会审议后执行。
分（子）公司
6
内部经济责任制考核兑现办法
工资总额和劳务费总额考核兑现意见
分公司经理办公会审批或下达文件
子公司董事会审议决议
2.3.1
3.制定工资、福利、保险及其他人工成本政策
1.1
3.1
经营风险：
未按规定制定内部分配制度，影响员工积极性和公司稳定。
合规风险：
内部分配制度违反国家和地方政府相关政策规定。
3.1分（子）公司人事部门根据所在地地方政府及股份公司政策规定，结合市场调查，制订本公司内部分配制度，根据授权,改革分配方案先报人事部审批，再经职代会审议或分（子）公司经理办公会同意后实施。
实施方案报人事部备案。
日常配套或完善的有关制度、规定，经分（子）公司经理办公会同意后实施。
分（子）公司
7
内部分配制度
改革分配方案、实施方案、日常配套或完善的有关制度、规定
1.3.1
1.1
3.1
经营风险：
未按规定制订指导意见，人工成本失控或降低分配和激励效率。
合规风险：
指导意见违反国家和地方政府相关政策规定。
3.2人事部会同财务部制订补充养老保险、补充医疗保险指导意见（总体规划），按规定权限审批后组织实施。
财务部
人事部
人事部
财务部
审批
4
补充养老保险、补充医疗保险指导意见（总体规划）
2.3.1
1.1
3.1
经营风险：
未按规定制订具体方案，人工成本失控或降低分配和激励效率。
合规风险：
具体方案违反国家和地方政府相关政策规定。
3.3分（子）公司根据股份公司补充养老保险和补充医疗保险指导意见（总体规划），制定本公司具体方案，经人事部、财务部同意后，报分（子）公司经理办公会审批、职代会审议后实施。
分（子）公司
人事部门
财务部门
审批
4
补充养老保险和补充医疗保险具体方案
总部批复文件
2.3.2
1.1
3.1
经营风险：
未按规定制订福利制度，人工成本失控或降低分配和激励效率。
合规风险：
福利制度违反国家和地方政府相关政策规定。
3.4分（子）公司人事部门及财务部门根据股份公司和地方政府有关文件规定，拟定或调整住房公积金等重大福利制度，上报人事部和财务部审批后，经分（子）公司经理办公会同意、职代会审议。
社会基本保险按属地原则管理。
分（子）公司
人事部门
财务部门
4
住房公积金等重大福利制度
总部批复文件
4.实施人工成本控制
1.1
1.2
经营风险：
未按计划指标控制用工总量，导致人工成本增加。
4.1分（子）公司按照股份公司下达的用工计划、减员指标，严格控制用工总量和新增人员，执行股份公司有关减员分流政策。
分（子）公司
6
人事劳资统计报表
劳务工总量和劳务费审批材料
2.3.3
2.1
3.2
财务风险：
合同不真实，影响财务报告。
合规风险：
未按规定签订劳动合同，或违反合同约定，导致劳动争议及法律诉讼。
4.2子公司应与职工签订劳动合同，分公司在授权范围内与职工签订劳动合同。
劳动合同标准文本由法律事务部会同人事部共同审定或采用地方劳动部门审定的劳动合同标准文本。
分（子）公司
3
劳动合同
1.12.1
√
应付职工薪酬
1.1
2.1
经营风险、财务风险：
未按规定考勤，导致管理信息、财务信息失真。
4.3分（子）公司人事部门设立考勤制度，考勤记录或报表由各单位及人事部门负责审核。
分（子）公司
3
考勤制度
考勤记录或报表
√
应付职工薪酬
1.1
2.1
经营风险、财务风险：
有关人工费用发放错误，造成损失，影响财务报告。
4.4分（子）公司人事部门负责工资、奖金、劳务费及有关保险的计算、监督和审核，财务部门审核人事部门提供的计算表，发放工资、奖金，交纳各种保险费，支付劳务费用。
分（子）公司
财务部门
人事部门
5
工资、奖金、劳务费及有关保险的计算表
工资、奖金、劳务费及有关保险的发放表
√
应付职工薪酬
1.1
经营风险：
报表编制有误，导致管理信息。
4.5分（子）公司财务部门按月编制人工成本报表，经财务部门、人事部门负责人审核后上报财务部。
分（子）公司
财务部门
人事部门
3
人工成本统计表
2.3.4
5.人工成本核算
2.1
财务风险：
会计核算有误导致财务报告失真。
5.1分（子）公司财务部门依据人事部门审批的工资发放汇总表、劳务费核算表以及其他社会保险计算表，按照股份公司内部会计制度进行账务处理。
分（子）公司
财务部门
人事部门
6
1.6.11
2.3.4
√
√
√
应付职工薪酬
2.1
财务风险：
未按规定计提人工成本，导致财务报告失真。
5.2分（子）公司按照股份公司核准的年度预算和时间进度计提工资、奖金及其他人工成本。
超过规定计提的，必须经分（子）公司总会计师和分管经理同意，并上报人事部和财务部审批。
分（子）公司
7
人工成本统计表
工资总额计划
劳务工总量和劳务费审批材料
1.6.11
√
√
营业成本
管理费用
销售费用
应付职工薪酬
6.人工成本考核、分析
1.1
经营风险：
未按规定进行考核评价，降低分配和激励效率。
6.1股份公司有关部门每年对分（子）公司相关经营目标执行情况进行考核，人事部汇总各部门的考核结果。
人事部
有关部门
人事部
有关部门
6
年度考核资料
2.3.1
1.1
经营风险：
未按规定考核兑现，影响员工积极性。
6.2分（子）公司人事部门组织相关部门至少每半年对员工的工作表现进行考核、评价，提出考核兑现意见，报经理批准后执行。
分（子）公司
5
考核兑现意见
1.1
经营风险：
人工成本分析不准确，导致管理信息失真。
6.3分（子
升级会员 