企业ERP系统管理制度.docx
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企业ERP系统管理制度
企业ERP系统管理制度
1、总则
第一条为了加强XX公司信息系统的管理，确保信息数据的安全性和准确性，促进XX公司管理信息系统工作持续健康的发展，满足领导决策信息和信息披露的需要，根据公司相关管理制度，结合管理信息系统工作的特点，特制定本办法。
第二条管理信息系统是指在XX公司管理工作中，运用通信技术、网络技术、计算机技术和现代信息技术而建设和运行的能对有关数据进行收集、传送、加工、处理、存储和管理的各种系统的总和。
第三条XX公司管理信息系统工作的目标是：
以会计核算为基础，逐步建立全行业统一的、科学的、经济合理的，并具有辅助核算、支持决策和办公自动化功能的信息网络系统。
第四条XX公司XX部负责管理全行业的管理信息系统工作。
基本任务是：
（一）研究制定管理信息系统发展规划，并组织实施；
（二）根据集团公司新的需求组织相关部门、人员对管理信息系统进行改进和完善；
（三）制定管理信息系统的管理办法和规章制度；
（四）组织制定管理信息系统行业标准、规范，并组织实施；
（五）组织和管理管理信息有关人员的培训工作；
（六）总结、交流推广管理信息系统的经验，指导各单位开展管理信息系统工作；
（七）建立集团公司“技术支持热线”和“项目管理网络系统”，负责协调各种同信息系统相关的技术服务和相关技术问题的解答。
第五条各下属单位部门，应根据集团公司的各项规定、标准和规范来开展本单位的管理信息系统工作。
第六条管理信息系统是集团公司管理工作的发展方向和重点，各单位应当充分重视这一工作，把它做为建立现代企业制度、提高信息质量，满足报告流程，加强企业内部管理的一项重要工作来抓，为决策者和管理者提供高质量的信息服务。
要把管理信息系统工作同其他工作有机地结合起来，逐步过渡到以管理信息系统为基础和手段的工作方式上来。
要重点做好普及工作，使绝大部分企业办公人员了解和掌握管理信息系统。
本信息化规范目前适用于XX集团公司总部，下属各级单位。
本规范既是保证系统正常运行的规范，也是XX集团部考核各单位部门工作情况的重要依据。
2、岗位及岗位责任
随着XX集团管理信息系统应用层次的不断深化，计算机应用在核算和管理方面无论在范围上还是在层次上都有了很大的发展，为了使我公司信息化工作沿着健康严谨的轨道继续巩固提高，确保此项工作的合法性、科学性、准确性、安全性，特制定如下管理信息系统的岗位及岗位责任，各单位要根据实际情况进行设置并进行相应的考核。
系统管理岗位
为更好地发挥信息系统为管理服务的原则，在公司的领导下，根据的生产管理特点和生产管理岗位设置的要求，以实现信息系统替代手工管理的顺利过渡，设置专职系统管理岗位。
2.1.1系统管理员岗位
2.1.1.1岗位要求
系统管理员是系统的维护和管理人员，是一个技术性较强的岗位。
经过培训，此岗要求具备计算机软硬件及数据库知识，有维护系统环境的经验。
2.1.1.2岗位职责
a）负责系统应用软件、硬件的日常维护工作，例如软件补丁更新、网络环境配置等，并登记相应的维护记录；
b）参加相关的系统业务联络员培训，解决软件操作过程中出现的技术问题，并在必要时向相关部门或软件公司反映；
c）按照相关制度督促、检查系统操作人员的工作，根据实际工作需要经生产主管批准后合理分配系统操作员的使用权限；
d）负责系统数据库的备份，系统及系统数据、档案安全保密工作；
e）负责公司下发的数据采集系统的维护、使用，并按照公司的要求按时连通网络上报数据，如果遇到问题应及时与公司联系；
f）严格遵守公司其他关于安全性.保密性的规章制度，对于违反规章制度，进行泄密的行为，有举报的义务。
2.1.1.3岗位权限
a）负责整个系统的用户、数据信息的安全，根据公司的有关制度，保证数据的准确；
b）有对整个系统软件进行系统升级的权限，负责系统环境的搭建问题；
c）有对数据管理员、各单位系统业务联络员进行督促的权利，并指导他们完成本职工作；
f）遵循公司其它关于系统管理的规章、制度。
2.1.2系统业务数据管理员
2.1.1.岗位要求
数据维护员是系统中基础数据的主要操作人员，主要负责物料主文件，部门，往来单位，人员，仓库，物料与采购员的关系等数据的维护；负责本单位系统操作人员的培训及业务联系。
经过培训，此岗要求具备计算机操作的基本知识，熟练使用OFFICE办公软件。
2.1.1.岗位职责
a）对即将进入系统的物料主文件，必须严格按照软件要求，进行核实后，在核对好物料主文件的基本信息、物流属性、生产属性后录入系统，并做好记录；
b）核实需要进入系统的人员、部门、往来单位、仓库等基础信息并及时录入系统，保证系统的正常运行；
c）对保密性和安全性要求较高的货源清单、物料与采购员关系等数据按照规定格式进行录入、维护；
d）各数据管理员必须对自己所维护的数据负责，在系统中查询、修改自己负责维护的基础数据，对维护的数据做好文字记录；
e）遵守公司及有关保密性和安全性的规章制度；
f）遵循系统其它管理文档针对权限分配的制度。
g）协助系统业务主管部门，负责落实工作安排，发放相关文件、会议通知、资料等，及时配合完成系统相关工作；
h）熟悉和掌握本单位使用系统的基本情况,把握操作人员动态,及时向系统的主管业务部门反映系统使用中出现的各类问题；
i）熟悉软件的安装调试及计算机、网络等硬件设施的维护工作，并按系统数据管理小组要求及时更新软件；
j）督促本单位操作人员遵守操作规范和及时、准确地录入生产数据。
及时向系统数据管理小组提供单位业务流程、人员、数据等信息变更资料；
k）加强行业队伍建设，做好本单位操作人员的培训工作。
l）协助系统数据管理小组开展业务调研。
2.1.1.岗位权限
a）数据管理员拥有自己的独立帐号和密码，只允许进入系统中相关维护数据的模块和功能；数据管理员必须对自己的帐号和密码进行安全设置，做到各负其责；
b）数据管理员在系统只能看到本人负责的相关业务部门，相关模块，相关数据维护的界面，只能看到本人拥有操作权限的模块和功能；
c）数据管理员在系统中拥有管理和负责收集基础数据的权限，并对所维护的数据进行查询和修改；
d）数据管理员在系统中所维护的数据可以在系统中打印，也可以导出为电子格式，但需要填写操作记录；
e）遵循系统其它管理文档针对权限分配的制度。
f）有查询系统本单位的数据权限，并根据公司的有关制度，检查数据的准确性；
g）负责系统环境的搭建，有对本部门系统软件进行系统升级的权限；
h）有对本单位操作人员违反公司信息管理规章制度和系统规章管理制度的行为，进行监督的权利；
i）遵循公司其它关于系统管理的规章、制度。
物流系统岗位职责
2.2.1销售员岗位
2.1.2.岗位要求
销售员是系统中生产计划管理模块的主要操作人员,主要负责制定销售预测模型及收集各销售工作站的销售预测、销售订单及零星需求并进行汇总后及时进行录入，录入时必须做到数据准确、及时。
经过培训，此岗要求具备计算机操作的基本知识，熟悉系统生产计划的业务流程，熟练掌握系统的操作方法。
2.1.2.岗位职责
a）负责制作销售计划。
b）及时办理物料的销售订单业务，及时开制销售提单。
c）调整产品的销售价格。
2.1.2.岗位权限
a）销售员拥有自己的独立帐号和密码，只允许进入系统的销售管理模块及库存管理模块；销售员必须对自己的帐号和密码进行安全设置，做到各负其责；
b）销售员在系统只能看到本人负责的相关业务部门和物料，只能看到本人拥有操作权限的模块和功能；
c）销售员在系统有制作销售计划、销售订单、销售提单、内部零星需求及对应的单据审批权限，及相应单据的查询权限。
d）销售员在系统库存管理模块中具有查询所负责的产品的库存查询权限。
e）销售员在系统中制作的单据和帐表，可以在系统中进行打印，也可以导出为电子文档；
f）遵循系统其它管理文档针对权限分配的制度。
2.2.6库房管理员岗位
2.1.2.岗位要求
库房管理员是系统中库存管理模块的主要操作人员和负责人员，主要负责物料收发业务，库房管理在企业实际管理中业务复杂，因此系统中库房管理人员需要了解企业实际业务流程，并按照流程在系统中体现，及时进行系统数据的录入，做到数据的准确性和及时性。
经过培训，此岗要求具备计算机操作的基本知识，熟悉系统库存管理的业务流程，熟练掌握系统的操作方法。
2.1.2.岗位职责
a）及时办理物料的入库业务，库房管理员在收到物料时，必须及时审查，及时在系统中办理物料的入库业务。
为了保证系统的稳定运行，各个部门库房管理员需了解不同的入库业务在系统中的操作方法，制作单据。
不允许随意更改单据类型和制作单据。
发现制作单据错误，需及时更改；
b）库房管理人员针对自己负责的库房，需要对办理物料入库单进行系统库存管理模块的入库单记帐功能，原则为每天的单据在下班前必须记帐；
c）及时办理物料的出库业务，库房管理员在进行发料业务后，在系统中办理物料的出库业务。
为了保证系统的稳定运行，各个部门库房管理员需了解不同的出库业务在系统中的操作方法，制作单据类型，业务类别。
不允许随意更改单据类型和制作单据。
发现制作单据错误，需及时更改；
d）库房管理人员针对自己负责的库房，需要对办理物料出库单进行系统库存管理模块的出库单记帐功能，原则为每天的单据在下班前必须记帐；
e）针对料废，工废处理，严格按照操作岗位手册办理料废，工废的系统业务录入，并及时进行系统登帐业务；
f）库房管理人员需对系统中自己制作的单据进行检查，发现错误后，按照流程进行修改；
g）库房管理人员按照系统提供的查询帐表和单据的功能，为领导或相关人员提供查询的数据，打印或电子文档进行呈报；
h）遵循公司其它针对系统管理的制度。
2.1.2.岗位权限
a）库房管理员拥有自己的独立帐号和密码，只允许进入系统的库存管理和采购管理2个模块；库房管理人员必须对自己的帐号和密码进行安全设置，做到各负其责；
b）库房管理人员在系统只能看到自己负责的仓库和相关业务部门，只会看到自己拥有操作的模块和功能；
c）库房管理员在系统拥有制作入库单的权限，具体包括采购入库单，生产入库单、其他入库单，调拨移库单，盘赢入库单；
d）库房管理员在系统拥有制作出库单的权限，具体包括销售出库单，生产领料单、其他出库单，调拨移库单，盘亏出库单；
e）库房管理员在系统中拥有查询库存管理中帐表的权限，具体包括库存余额的月报、日报、出入库单据的查询、批次管理的查询及收发存汇总表查询等；
f）库房管理员在系统中制作的单据和帐表，可以在系统中进行打印，也可以进行导出为电子文档；
g）遵循系统其它管理文档针对权限分配的制度。
2.2.7采购计划岗位
2.2.7.1岗位要求
采购计划员是系统中采购管理模块的主要操作人员和负责人员，主要负责物料采购计划业务，采购计划业务在企业实际管理中极其重要，因此系统中采购计划员需要了解企业实际业务流程，并按照流程在系统中体现，及时进行系统数据的录入，做到数据的准确性和及时性。
经过培训，此岗要求具备计算机操作的基本知识，熟悉系统采购管理模块的业务流程，熟练掌握系统的操作方法。
2.2.7.2岗位职责
a）及时处理各部门的采购请购需求并在系统中制作采购计划
b）采购计划员需跟踪系统中采购计划的执行情况，如采购计划的状态变更：
执行，终止，变更等，并根据实际情况在系统中进行体现；
c）对于系统中没有的物料，需要及时按操作规范录入到系统中。
d）采购计划员需跟踪采购计划在系统中的执行情况，如物料的入库或物料的在途；
e）采购计划员按照系统提供的查询帐表和单据的功能，为领导或相关人员提供查询的数据，打印或电子文档进行呈报；
f）遵循公司其它针对系统管理的制度。
2.2.7.3岗位权限
针对采购部门，供应体系和配套体系的保密性，系统对采购计划员的权限设置，具体内容有：
a）采购计划员拥有自己的独立帐号和密码，只允许进入系统的采购管理和库存管理；采购员必须对自己的帐号和密码进行安全设置，做到各负其责；
b）采购计划员在系统只能看到自己负责采购计划，只能看到自己拥有操作的模块和功能，只能看到自己负责的物料、仓库等信息。
c）采购计划员在系统拥有制作采购采购计划和修改采购采购计划的权限，在库存管理中具有录入物料目录，录入货位物料分布的权限。
d）采购计划员在系统中拥有查询采购管理和库存管理中帐表和单据的权限，具体包采购计划，采购订单，采购入库单等；
e）采购计划员在系统中制作的单据和帐表，可以在系统中进行打印，也可以进行导出为电子文档；
f）遵循系统其它管理文档针对权限分配的制度。
2.2.8采购员岗位
2.2.8.1岗位要求
采购员是系统中采购管理模块的主要操作人员和负责人员，主要负责物料采购业务，采购业务在企业实际管理中极其重要，因此系统中采购员需要了解企业实际业务流程，并按照流程在系统中体现，及时进行系统数据的录入，做到数据的准确性和及时性。
经过培训，此岗要求具备计算机操作的基本知识，熟悉系统采购管理模块的业务流程，熟练掌握系统的操作方法。
2.2.8.2岗位职责
a）及时处理采购计划员在系统中制作的采购计划，并把采购计划按照企业实际情况转化为采购订单，满足企业生产需要；
b）采购员需及时把系统中的采购订单反馈到供应商那里，并跟踪采购情况，如发生订单变更时要及时更改订单；
c）采购员需跟踪采购订单在系统中的执行情况，如物料的入库或物料的在途；
d）采购员按照系统提供的查询帐表和单据的功能，为领导或相关人员提供查询的数据，打印或电子文档进行呈报；
e）遵循公司其它针对系统管理的制度。
2.2.8.3岗位权限
针对采购部门，供应体系和配套体系的保密性，系统对采购员的权限设置，具体内容有：
a）采购员拥有自己的独立帐号和密码，只允许进入系统的采购管理和库存管理2个模块；采购员必须对自己的帐号和密码进行安全设置，做到各负其责；
b）采购员在系统只能看到自己负责采购计划（订单）和采购入库单，只能看到自己拥有操作的模块和功能；
c）采购员在系统拥有制作采购订单和修改采购订单的权限；
d）采购员在系统中拥有查询采购管理和库存管理中帐表和单据的权限，具体包采购计划，采购订单，采购入库单，采购发票、采购付款单等；
e）采购员在系统中制作的单据和帐表，可以在系统中进行打印，也可以进行导出为电子文档；
f）遵循系统其它管理文档针对权限分配的制度。
2.2.9财务存货会计岗位
2.2.9.1岗位要求
财务存货会计是系统中存货核算模块的主要操作人员和负责人员，是销售管理及采购管理中发票与付款单、回款单的主要操作人员，主要从资金管理的角度出发，加强对物料的管理。
指在降低存货的资金占用，完成物料收发存的成本核算，能够正确及时的核算出材料成本，进行材料的结算业务。
此岗要求具备计算机操作的基本知识，熟悉系统存货核算和相应收付款业务流程，熟练掌握系统的操作方法。
2.2.9.2岗位职责
a）负责企业原材料的结算业务和暂估业务；在系统制作采购发票，进行发票和入库单的核销，制作销售发票与销售回款单等；
b）在系统中利用库存管理和存货核算从实物和价值两个角度分别对仓库物料的收发存进行管理；
c）财务存货会计针对在实际业务或系统发现的库房管理人员或采购员的数据或信息错误，有职责进行监督，并要求其进行及时的更改；
e）财务存货会计在物料计划价格价格变更的时候，必须在系统进行及时调整，对于新物料，必须在及时对新物料的计划价格进行调整。
d）财务存货会计按照系统提供的查询帐表和单据的功能，为领导或相关人员提供查询的数据，打印或电子文档进行呈报；
g）遵循公司其它针对系统管理的制度。
2.2.9.3岗位权限
系统对财务存货会计的权限设置，具体内容有：
a）财务存货会计拥有自己的独立帐号和密码，只允许进入系统的存货管理、采购管理和销售管理3个模块；财务存货会计必须对自己的帐号和密码进行安全设置，做到各负其责；
b）财务存货会计在系统只能看到自己负责的仓库和相关业务部门，只能看到自己拥有操作的模块和功能；
c）财务存货会计在系统拥有制作采购发票的权限，并对采购发票和入库单进行，对采购入库单进行暂估业务和冲消业务，具有制作销售发票、销售回款单并进行核销的权限。
d）财务存货会计在系统中拥有查询采购发票和付款单、销售发票与回款单的权限；
e）财务存货会计在系统中具有调整计划价格的权限。
f）财务存货会计在系统中拥有查询存货核算中帐表的权限，具体包括库存存货余额的月报、日报；出入库单据的查询，批次管理的查询，收发存汇总表查询等。
g）财务存货会计在系统中制作和查询的单据和帐表，可以在系统中进行打印，也可以进行导出为电子文档。
h）遵循系统其它管理文档针对权限分配的制度。
3、操作管理制度
为了加强软件的操作使用管理，确保会计核算软件的正常运行及会计信息的全面、准确与安全特制定本制度。
一、使用人员的操作权限：
（一）严格授权制度：
要严格系统管理员的授权权限，必要时所有软件操作员的操作权限清单要经过总监（总会计师）或会计主管审核，尤其是对于报表封存、账务月结、记账与取消记帐等重要的功能权限一定要详细设置，应由专门人员或由会计主管亲自负责。
（二）严格标准编码制度：
所有单位必须严格遵守单位集团公司已经下发的标准编码，并且按规定好的标准单位编码、标准报表编码、标准科目编码上报数据，严禁私自改变标准编码。
系统管理员必须根据集团公司的整体要求和本单位的实际特点进行初始化设置。
（三）数据录入员进行数据录入操作时应严格按照凭证内容输入数据。
不得擅自修改凭证数据，如发现凭证数据错误立即通知凭证编制人员或系统管理人员，并根据修正后的凭证修改录入的数据。
数据录入人员除可以进行数据录入操作外，还可以进行数据查询工作，但不得进行数据复核操作，复核人员亦不能进行数据录入操作，复核时发现凭证录入错误，必须通知数据录入人员进行修改，复核人员不得进行已录入数据的修改操作，待数据录入人员修正录入数据后再进行复核签字操作。
（四）系统维护人员除实施数据维护时，一般情况下不允许随意打开系统数据库进行操作。
实施维护时不准修改数据库结构。
其他操作人员一律不允许实施数据库操作。
（五）用于信息化的硬件和会计软件只有操作人员才能上机操作使用。
其他人员一律不允许上机。
操作人员必须经过培训并经系统管理员认可合格后方可上机。
（六）操作使用人员上机操作前后必须填写“上机操作登记簿”，如实填写操作人员姓名、上机时间、操作内容、下机时间、操作期间系统运行情况等。
操作人员的保密字必须牢记，并注意要安全保密，否则出现问题，操作人员和系统管理人员有不可推卸有责任。
（七）出纳员、维护人员、程序人员均不准实施数据录入操作。
（八）备份数据软盘和存档数据软盘、帐页、凭证、报表及其他资料由数据管理人员按规定统一复制、核对、存放、保管。
二、帐务处理制度：
（一）部应在每年或上年末建立新的会计年度的完整的帐务文件。
根据现行制度和集团公司要求，运用软件的规则正确地设置全部级次的会计科目，会计年度中间可以任意追加新的会计科目，但已经制单或记帐的会计科目不得任意修改或删除（帐务的修改工作由系统管理员执行）。
（二）转换会计年度时，应在新的会计年度开始后的２０天内，完成结转各帐户的年初手续，并保证数据检验平衡正确，年初余额在当年记帐以前可以修改，当年记帐以后如有调整，只能通过填制记帐凭证进行。
（三）任何登记入帐的经济业务都必须填制记帐凭证，摘要区规范填入，在机上填制的记帐凭证编号应当连续。
（四）记帐凭证必须经过复核人员签字后，才能根据其登记帐薄，复核人员必须在屏幕上直接对机器存储的记帐凭证进行复核签字，同时要对打印输出的记帐凭证或代用凭单进行签字盖章。
同一张记帐凭证，制单和复核不能是同一人。
记帐凭证在记帐以前必须打印输出（记帐凭证清单），没有打印输出的记帐凭证不得登记入帐。
（五）总帐及现金帐和银行帐均可采用计算机打印输出的活页帐装订，出纳人员根据审核人员审查并准许报销的凭证，收入或付出款项，出纳人员可以不登记订本式日记帐，如现金处理收支较多可根据需要自设辅助帐。
单位每天必须将当日发生的现金收支数据输入计算机并据以计算出库存日报表，并在表上签字盖章。
（六）日清月结制度：
每日处理的凭证要及时记账，要根据集团公司的要求设置统一的月结日期。
月结功能应由专人负责，并且月结以后不允许再处理该月业务。
单位应保证至少每月核对一次总帐，每季度核对一次明细帐。
（七）报表审核与封存制度：
每月的报表在上报以前必须由总监（总会计师）审核，并由相应授权的操作员在软件上进行报表的封存（确认报表封存标志），封存以后报表将不允许再进行修改。
（八）必须将储存在机器内的帐簿数据打印输出为书面帐簿，会计帐簿打印间隔时间不得超过半年，平时可以只打印已满页的帐簿数据，但每年年末必须将全部帐簿数据打印输出。
三、会计凭证的审核与管理：
会计凭证是计算机处理会计核算业务的依据。
必须保证入帐前录入计算机的会计凭证准确、可靠，因此应从以下几方面严格把关：
（一）记帐凭证编制方法：
编制记帐可以采取机制凭证和手工编制凭证两种方法，但要确保机制凭证与手工凭证的一致性。
对于电算化水平较高的单位，应当采取机制凭证方法。
（二）原始凭证的稽核：
部门收到业务人员编制的业务凭证后首先由稽核人员审核业务发生的真实性和准确性，确认无误后再审查业务有无业务负责人、业务主管的签章，如确认无误则上机制单，依此编制记帐凭证。
（三）机制凭证的复核：
数据录入人员录入凭证数据后，由数据复核人员对录入的凭证进行复查，确保与手工作主的一致性和复核人员复核无误后签字。
（四）复核后的凭证必须打印输出、并经有关人员（稽核员、制单人员、出纳、数据录入员、数据复核人员、会计主管等）确认签字后方可进行记帐操作。
4、系统维护制度
（一）系统管理员负责系统维护的工作，包括：
硬件、软件和数据维护。
（二）建立维护监督机制。
系统维护工作严禁单人操作，在确定系统管理员的同时，必须指定维护监督人，以保证系统的安全。
（三）实行维护记录制度。
为积累经验和明确责任，维护人员应对每次维护进行详细记录，内容包括：
维护目的、维护措施、时间、维护人和监督人签字等。
（四）重大项目的维护（如设备更新、扩充、修复和会计软件修改、升级及二次开发等），由系统管理员提出书面报告和实施方案，会计主管研究批准后方予实施。
实施前，实施者要制定保证数据安全的措施，做好相关文件和数据的备份。
实施后，系统管理员会同会计主管制定调试维护方案进行系统调试，以保证项目维护效果和系统正常运行。
（五）实行联网的单位要采取各种措施来保障上网数据的安全性。
要严密控制好数据库及其服务器的口令，控制好各用户的口令，并定期对有关的用户口令进行修改。
（六）具有管理信息系统版权的单位其软件的有关源程序及设计文档由系统管理员负责保管。
（七）参加软件开发的单位或专职从事系统维护工作的人员不得泄露软件的技术资料、源程序和加密措施。
具体管理细则如下：
⑴、硬件维护管理
1．部门计算机网络应配备不间断电源。
工作场地应配备必要的火警设施、消防器材，严禁烟火。
2．用于会计电算化的计算机实行专机专用。
禁止无关人员使用；禁止做游戏，播放CD、VCD、禁止进入本系统以外的其他网络；禁止用于与本职岗位无关的其它用途。
3．操作人员应每天保持设备及环境的清洁整齐。
在系统管理员的指导下，每周进行设备保
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