档案管理制度.docx

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档案管理制度

档案管理制度

1.目的

为规范工程项目文件和资料控制，做好文件和资料的整理归档工作，特制定本规定。

2.范围

本规定适用于XXXX热电二期900MW级燃机原水预处理工程项目文件和资料的管理工作。

3.定义

本程序采用“GB/T19000-2015《质量管理体系基础和术语》、GB/T24001-2015《环境管理体系规范及使用指南》和GB/T28001-2011《职业健康安全管理体系规范》的定义。

4.职责

4.1文件签署

以公司名义对业主、分包方等外单位传送的文件和资料（包括合同等），由公司分管副总经理或总经理负责签署。

以项目经理部的名义对业主、分包方等外单位传送的文件和资料，由项目经理负责签署。

公司内设计、采购、施工、调试各专业之间传送的文件和资料由项目经理负责签署。

因特殊原因（出差、休假等）项目经理必须书面授权给项目经理部人员（原则上为项目经理部二级经理）负责签署项目经理部文件，被授权人必须在处理文件后第一时间内向授权人汇报（电话或传真）；书面授权必须明确规定被授权人姓名，被授权人权限，授权有效期等。

4.2文件收集整理

项目秘书/现场资料员分别负责项目经理部在公司/现场的全部文件和资料的登记、收、发、整理、编号、复印、复制等工作，保证文件和资料的完整、准确及有效地运用；项目结束时，组织对项目文件和资料的清点、整理、归档等工作。

在项目经理部处于现场管理期间，现场的项目文件的收集整理工作由现场资料员完成，并在每周第一天将上周的现场文件资料目录传送至项目秘书；在工程项目完工后，项目秘书负责所有项目经理部文件资料的归档，以及项目所有文件的立卷工作。

项目特殊阶段（投标、设备招标）以及成立项目经理部前的文件资料的收集整理由相关部门相关责任人负责，项目完工后文件交公司资料室归档、目录交项目秘书统一立卷。

5.程序

5.1文件和资料控制

5.1.1项目文件和资料的接收和处置

Ø一切文件都由项目秘书/现场资料员负责接收和保管；