会计档案的及归档方法总结计划.docx
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会计档案的及归档方法总结计划
会计档案的整理与归档方法
一、会计档案含义料归档范围
会计档案是机关、集体、公司事业单位在经济管理和会计核算一系列活动中产生、经过整理归档保留起来的会计凭据、会算帐簿、会计报表、薪资表和综合管理等资料。
二、会计档案资料归档范围
依据财政部、国家档案局1998年制发的《会计档案管理方法》中的相关规定，会计档案归档范围包含估算会计、建设银行会计、公司会计和建设单位会计所形成的会计凭据、帐簿、会计报表、薪资表和综合管理等会计核算专业资料。
而对于上司相关财务的普发性（非指本单位）不办的文件；未奏效的合同、协议、票据；不决稿和重份文件；无查考利用价值的一般性、暂时性文件都不该归档。
详细包含：
（一）会计凭据类
包含现金凭据、银行转账凭据、销售凭据、成本核算、薪资凭据等；
会计凭据分原始凭据和记帐凭据两种：
（公司会计中还有汇总凭据）
１、原始凭据是经济业务发生时，所填写的书面证明，是会计核算的原始依照；原始凭据分自制和外来凭据两种。
自制凭据是由本单位填写的（如查收单、领料单、借钱单），外来凭据是在外单位、部门和个人取回来的。
如由供货单位开给的发票和结算凭据，由收款单位开给的现金收条等。
２、记帐凭据是会计人员依据原始凭据加以归类整理编制的，分为收款凭据，付款凭据、转帐凭据三种。
公司还有汇总凭据。
综上所述：
会计凭据归档范围包含：
原始凭据和记帐凭据、汇总凭据以及其余的会计凭据。
（二）会算帐簿类
会算帐簿是全面地、连续地记录和反应各项经济业务的簿籍。
会计凭据只好反应某项经济业务，而帐簿能全面、系统地反应经济状况、形成一种经济信息系统。
帐簿主要有下边几种：
１、序时帐簿（又称日志帐）、出纳帐、银行帐；
２、分类帐簿：
分类帐簿分总帐和明细帐两种
（１）总帐（总分类帐），即按总分类帐户分类登记的帐簿；
（２）明细帐（明细分类帐），即按明细帐户分类登记的帐簿；
３、协助帐（备查帐簿），还有固定财产明细帐（卡片）各样登记簿等都要归档，即在明细帐里不可以记录的事项而进行增补登记的帐簿。
（三）会计报表类
会计报表是用一致的钱币计量单位，综合地反应机关集体、企事业单位在一准期间内的经济活动，财务进出计划状况的报告文件。
是依据帐簿的记录，加以概括、整理和汇总编制出来的。
会计报表种类，主要有：
１、从内容分：
资本均衡表、产品成本计算表、年关奖金结算表等；
２、从时间分：
旬报、月报、季报、年报等；
３、从单位分：
基层报表、汇总表等。
（按各机关在编制会计报表时，所作的文字说明和剖析资料是报表的重要构成部分要与报表一同归档。
）
（四）薪资表：
薪资表是依照“各展其长，按劳分派”原则分派给劳动者供个人花费的部分公民收入。
种类主要有：
薪资发放名册、卡片、薪资转移、证明、通知存根和各样奖金等。
（五）综合管理类
综合管理是会计部门在工作过程中拟订的相关规定、计划、总结、请示、批复和需要说明、剖析的文字资料及清册。
这部分资料应独自立卷，但编模卷号时，可与报表一同编号，属永远卷排在决算报表的后边，属短期卷的排在月报表的前方。
三、会计档案立卷整理
（一）会计档案资料保留限时
公司和其余组织会计档案保留限时表
公司会计档案的保留限时区分依照财政部、国家档案局1998年颁发的《会计档案管理方法》中的《公司和其余组织会计档案保留限时表》的规定履行。
序号
档案名称
保留限时
备注
一
会计凭据类
15年
1
原始凭据
15年
2
记账凭据
15年
3
汇总凭据
二
会记账薄
4
总账
15年
包含日志总账
5
明细表
15年
6
日志帐
15年
现金和银行存款日志帐保留25年
7
固定财产卡
固定财产报废清理后保留5年
8
协助帐薄
15年
三
财务报告类
包含各级主管部门汇总财务报告
9
月、季度财务报告
3年
包含文字剖析
10
年度财务报告（决算）
永远
包含文字剖析
四
综合管理类
11
会计档案移交清册
15年
12
会计档案保留清册
永远
13
会计档案销毁清册
永远
14
银行余额调理表
5年
15
银行对账单
5年
此中，对于薪资表的保留限时（暂定）
薪资发放名册、卡片30年；
各样奖金发放名册30年；
薪资转移、证明、通知存根30年。
（二）会计档案整理：
1、 会计档案二级及二级以下目录设置
（三）
（四）
（五）
（六）
（七）会计档案组卷
会计档案的立卷应依照经济活动和财务进出过程的规律，由财务部门办理终结后，依照现金、银行存款、销售来往等会计科目装订成册，构成基本保留单位。
在立卷的时候，应当把一本凭据作为一个保留单位。
会计报表的整理是将年报、季报和月报分开立卷，同时也联合考虑报表的多少构成保留单位。
立卷时会计报表逐张编页号；会算帐薄原末编页号的，要编页号；对会计凭据、记账凭据未编流水号的，应按其形成时间先后在右上角编号。
四、会计档案移交保留利用
（一）档案移交
每个单位的会计档案由会计部门保留三年，期满后连同一套档案目录一同移交给本单位综合档案室保留。
（二）档案保留
会计档案整理、归档后，原则上保持原卷的封装，不要随意打乱，不可以拆卷，如特别状况，一定会同原会计人员和经办人员共同研究决定达成。
任何人禁止乱拆、乱订，但原封面不切合要求的，一定按规范要求从头加上封面，并填盖好相关项目。
会计档案要有专箱寄存、保留，方便查找。
财务部门移交档案时，交接两方一定当面查收归档资料能否完好、
系统、正确，卷内资料摆列、编号能否切合要求，凡不切合要求的模卷，档案室有权拒绝接收，并限时更正后才办理交接手续。
档案室对违犯财会管理制度的有权进行检查纠正。
（三）利用
会计档案利用，主要有三方面：
（１）会计剖析利用档案；
（２）会计检查使用档案；
（３）平时查考利用档案。
利用、借阅会计档案，一定登记，阅后实时送还，利用者对档案不得污损、破坏，违者要追查责任，情节严重的要依法追查法律责任，严肃办理。
五、判定、销毁
（一）判定
会计档案判定分三步：
１、初步判定。
由档案部门对到期档案按会计档案保留限时表作初步审察，提出销毁建议；
２、复查判定。
在初步判定基础上，由档案部门和会计部门进行第二次判定。
对初判定不适合的赐予纠正；
３、销毁判定。
这是最后一次判定。
此次由档案、财政、审计主管部门、对销毁档案严格审察，确立无保留价值的档案作出销毁结论。
（二）销毁
销毁档案，要列销毁清册，并写书面报告报本单位领导审批后销毁。
销毁档案清册要有档案、财政、审计主管部门相关人员署名。
公司单位会计档案销毁，要由本单位领导审察后，再报上一级主管部门同意。
对未了却的债权、债务的原始凭据，要独自抽出，另行整理立卷、编目，由本单位的档案室保留到债务结清为止。
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