信函商务措辞.docx

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信函商务措辞

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信函商务措辞

　　篇一：

商务信函写作

　　常用商务信函写作实例与训练

　　1.建立贸易关系（establishingTradeRelations）

　　一个公司，一家企业，要想进入市场，寻找货源，求生存，求发展，最首要的工作是与别的商家建立贸易关系。

达此目的的途径很多，如阅读广告、参加交易会、参观访问、引荐介绍等。

此外，还可以直接通过书信的形式建立贸易关系。

　　建立贸易关系信函的写作可以按照以下步骤进行：

　　1）告诉对方从何种途径获得对方的信息（如：

通过?

?

得知?

?

）。

　　2）写明去函的目的：

了解对方经营产品的情况；提供本公司产品的情况。

　　3）希望保持联系。

　　另外，信函措辞应礼貌诚恳、热情、表达清楚透彻。

　　实例

　　常用套语

　　1.AsyournameandaddressappearonYangtseeveningpost,wearewritingtoyouwithadesiretoopenanaccountwithyou/toestablishbusinessrelationwithyou.

　　我们在《扬子晚报》上看到贵公司的名称和地址，非常希望与贵方建立商务关系。

　　2.wewritetointroduceourselvesasoneoftheleadingexportersofawiderangeof...我们作为主要的出口商之一，经营?

?

　　3.weareenjoyinganexcellentreputationandweshouldliketoofferyouourservice.本公司具有良好的信誉，并愿意向贵方提供服务。

　　4.wearewillingtoenterintobusinessrelationswithyouonthebasisofequalityandmutualbenefitandexchangingneededgoods.

　　我方乐于在平等互利、互通有无的基础上与贵方建立贸易关系。

　　5.Yourdesiretoestablishdirectbusinessrelationswithuscoincideswithours.

　　贵方与我建立直接的贸易关系的愿望与我方打算相吻合。

　　6.wearealsoenclosingacatalogueshowingthedetailsofourline.

　　附上一本我公司经营产品的详细目录。

　　7....thatyoullbequitesatisfiedwithourgoodsandservice.

　　?

?

贵方将对我们的货物及服务满意。

　　2.销售信函（salesLetter）

　　推销产品是商务活动中一重要环节，其目的是要吸引对方的注意，激发购买欲望，最后售出货物。

销售信函内容应包括：

　　1）介绍所推销产品的情况，如性能、价格等较同类产品的优越。

　　2）附带一些优惠条件或帮助。

　　此类信函需措辞得当、简洁精练、语气肯定、具有说服力。

忌离题、冗长、华而不实。

　　实例

　　常用套语

　　2.1.wetakepleasureinenclosingthelatestcatalogueof.../pricelistof...

　　我方十分乐意为您（贵方）寄上我们最新的?

?

商品目录/价格表。

　　2.2.Thisitem,superiorinqualityandmoderateinprice,issuretobesalableinyourmarket.

　　本产品质量上乘，价格适中，在你方市场一定有销路。

　　2.3.weexpectyoutotryourproductsandaresurethatyouwouldbepleasedwith...希望贵方使用我方的产品，相信贵方对?

?

定会感到满意。

　　2.4.weinformyouthatsincepriceissubjecttochange,pleaseputanorderbefore8oct.ifpossible.

　　敬告贵方，由于价格可能变动，如果可能请在10月8日前订货。

　　2.5.weregretthatwehavehadnoopportunitytodobusinesswithyou.

　　很遗憾我方与贵公司仍未有生意往来。

　　2.6.Thehighqualityofourproductiswellknownanduniversallyacknowledged.

　　我方产品的高质量已是众所周知，并得到广泛认可。

　　2.7.westandreadytoserveyou.

　　我们随时乐意为您提供服务。

　　3.定购函（Letteroforder）

　　定购函是商贸活动中一种必不可少的例行手续。

它通常是贸易双方经过电话、电报、面读等方式洽谈或协商，将交易谈成后，买方以书面形式对定购事宜进行确认的信函形式。

订货函的内容及撰写原则是：

　　1）感谢买方提供货物报价。

　　2）准确陈述所定购商品的名称、货号、质量、规格、单价以及自己能接受的报价。

　　4）说明运货条件：

时间，地点，方式，运费支付，包装，保险等。

　　5）确认付款方式。

　　目前，许多大型公司除使用订货函外，还一并附订货单。

卖方收到买方的定购函和订货单后应该尽快确认。

　　实例

　　Acceptinganorder

　　常用套语

　　3.1.Thankyouforyourorderof...（date）.

　　感谢贵方?

?

（日期）的定购。

　　3.2.weacceptthetradingtermsyouvequotedandencloseourofficialorderno...我方接受贵方所报的交易条件，并附上我方正式定单，第?

?

号。

　　3.3.Theorderedgoodsareinurgentneedandyourpromptdeliverywillbeappreciated.所定货物急切需要，如蒙迅速交货，不胜感谢。

　　3.4.weshouldbegladifyouwouldletusknowwhether...

　　如贵方告知是否?

?

我方将很高兴。

　　3.5.Thisisatrialorder.Ifthegoodssellwell,wellplace/givefurtherorders.这是试定购。

如果销售情况良好，我方将继续定购。

　　3.6.pleaseseetoitthatyourgoodsmeetourrequirement.

　　请务必保证贵方货物符合我方要求。

　　4.询盘与报盘（Inquiryandoffer）

　　在贸易中，要达成一笔交易需经过反复的磋商，即买卖双方通过函电或其他方式相互洽谈、沟通、交换意见，从而达成一致。

交易磋商中的主要环节就是询盘与报盘。

　　询盘——在买卖双方进行交易时，买方向卖方致函询问，了解货色、价格、付款方式、交货期限等销售条件。

也称询价函。

　　报盘——卖方答复买方询问商品的情况。

也称报价函。

　　撰写时应包括以下内容：

　　1）询价函首先说明获得对方商品信息的来源以及写此函的目的，然后询问对方商品的详尽情况。

　　2）报价函首先感谢对方的询问，并表示乐意为之提供服务，并按对方询问的内容一一做解答。

无论是询价函还是报价函，语言表达均要准确、具体、切题，切忌模棱两可。

　　实例

　　LetterofInquiry

　　Letterofoffer

　　常用套语

　　4.1.welearnfrom...thatyouareoneofthemanufacturersof...willyoupleasedsendusyourpricesof...

　　.我方从?

?

获悉贵方是?

?

的制造商，请报贵方?

?

的价格。

　　4.2.weshallbepleasedifyousendusthelowestquotationsforthefollowing.

　　如果贵方能就下列?

?

向我方报上最低价，我方将不胜感谢。

　　4.3.Ifyousupplygoodsofthetypeandqualityrequired,wemayplaceregularordersforlargequantities.

　　如贵方提供货型、质量与要求相符的货物，我方将考虑进行批量、定期订货。

　　4.4.pleaseinformuswhatspecialofferyoucanmakeusfor...

　　请告知贵公司对于?

?

能给与多少特价优惠。

　　4.5.Inreplytoyourletterof...weencloseourlatestpricelistfor...

　　就贵方的来信，我方随信寄上?

?

的最新价目表。

　　4.6.wehavereceivedaninquiryfor...

　　我们已经收到?

?

的询盘。

　　4.7.Inreplytoyourletter/inquiryof...,wewishtoinformyouthat...

　　兹复贵方?

?

的来函/询盘，我们愿意告诉贵方?

?

。

　　4.8.weunderstandthatthereisagooddemandfor...inyourmarket,andtakethisopportunityofenclosingourQuotationno...foryourconsideration.

　　我们了解到贵方市场对?

?

要求强劲，借此良机，附上我方第?

?

号报价单。

　　4.9.wethankyouforyourletteraskingforaquotationfor...wearepleasedtomakethefollowingoffer.

　　感谢贵方?

?

的来函，及要求对?

?

进行报价。

我方十分乐意进行如下报价。

　　4.10.wehopethesetermsaresatisfactoryandlookforwardtoyourorder.

　　希望上述条件会令贵方满意，并期望订货。

　　4.11.Aswehaveno...instock,weregretbeingunabletooffer.butwellkeepinmindyourrequirementandshallcontactyouonceitisavailable.

　　关于?

?

，目前无货，歉难报盘。

但我方会留心贵方的要求，一旦有货，将立即同您联系。

　　5.催款（urgingpayment）

　　撰写催款信函是一件迫不得已而为之的事，但有时也是商务活动必不可少的一部分。

催款活动必要时可以按照以下四个步骤操作：

第一步，去函提醒（remind）；第二步，去函询问（inquire）；第三步，去函请求（appeal）；第四步，去函要求（demand）。

每封催款信不宜过长，初次联系，应在开头简要介绍自己的情况。

语言表述应清楚、得体、诚恳。

　　实例

　　Remind

　　Inquiry

　　Appeal

　　Demand

　　篇二：

商务信函赏析

　　敬启者:

　　我第55号销售确认书项下货物交货日近,然迄今仍未收到有关信用证.请从速办理开征事宜,以便我方顺利装运.为避免日后修正,务请保证信用证条款与确认书条款一致.盼赐早复.

　　谨上

　　Dearsir,

　　withreferencetothegoodsunderoursalesconfirmationno.55,wewishtodrawyourattentiontothefactthatthedateofdeliveryisapproaching,butwehavenotyetreceivedthecoveringL/ctodate.pleasedoyourutmosttoexpeditesame,sothatmayexecutetheordersmoothly.Inordertoavoidsubsequentamendment,pleaseseetoitthattheL/cstipulationsareinexactaccordancewiththetermsintheconfirmation.

　　weawaityourfavorablereplywithkeeninterest.

　　Yoursfaithfully

　　商务信函的特殊性主要是由商务活动交际需要的客观性和规范性所决定的,商务活动的特征要求商务信函在选词用字、句式章法等方面必须符合本行业的规范和专业特点。

因此我想从三个方面赏析这篇商务信函的翻译，并在这三个大的方面下分一些小点：

　　A，从词语选择上进行赏析

　　在商务信函中，由于涉及到专业知识以及专业领域，会出现许多的专业术语和行话，这些专业术语和行话技术性强，准确度高，一般不出现任何文采修饰。

也会出现一些词语的固定表达，这都需要注意。

因此在对这些词进行那个翻译时，必须首先正确理解其行业含义，之后再不加任何修饰将其准确地翻译。

在这片商务信函中，原文很好在把握了这项原则：

如确认书—confirmation;信用证—L/c;转运—executetheorder;条款—stipulation;修正—amendment;一致—inaccordancewith等。

这些翻译中有些已经成为术语，有些是倾向性的固定表达，原文很好地把握了这些特点！

　　b，从句法结构上进行赏析

　　商务信函的规范性决定了商务信函不仅在措辞上讲究，在句法结构上更是如此。

商务信函中的句式表达都有严格却不是简明活泼，特点是长短句交错，单复句并用，从而形成了一套较为固定的套话格式。

在在汉语原文的第一句中，翻译文本将其分为三句交错进行了翻译：

“第

　　55号销售确认书项下货物”翻译为“withreferencetothego　　

odsunderoursalesconfirmationno.55”，然后用正式的句式“wewishtodrawyourattentiontothefactthat”引出实际表达内容“交货日近”--“thedateofdeliveryisapproaching”，之后转折“迄今仍未收到”的表达方式为“butwehavenotyetreceivedxxxtodate”；第二句中，“请从速…以方便…”的翻译句式为“pleasedoyourutmosttoexpedite…sothat…”.第三句中，“为避免…务请…”翻译的固定表达为“inordertoavoid…pleaseseetoit…”,在这句里面还有一个需要注意的句式，即“与…一致”为“inaccordancewith”。

最后一句，“盼赐早复”，在翻译时的固定表达有多种，原文翻译也做到了各方面的要求“weawaityourfavorablereplywithkeeninterest”.在所有这三句的翻译中，我们看到翻译文本很好地做到了句式格式的统一，翻译文本在翻译之后也保留了原文简明的特点，非常正式。

　　c，从篇章结构上进行赏析

　　商务信函在篇章结构上有其统一的整篇行文格式，自成体系，且往往具有较高的程式化，信函的起、承、转、合之处均会因事布词或行文够句，符合行业规范。

如信头（Letterhead）,日期（Date）,封内地址（InsideAddress）,称呼（salutationorgreeting）,信的正文（bodyoftheLetter）,结束礼词（complimentaryclose）,签名（signature），附件（enclosure\enc.）,再启（postscript\p.s.）,经办人姓名（AttentionLine）,事由（subjectorheading）,查号或参考编号（Referenceno.）,抄送（carboncopynotation\c.c.）。

虽然不是每封商务信函都具有所有这些内容，但基本的都在。

在本篇信函中，它的格式是只有“信头，信的正文，结束礼词”，译文在翻译时也遵行了这一格式由“letterhead,bodyoftheletter,complimentary,signature”。

商务信函出其固有的整套模式外，在整体的语言上还具有：

简洁性、明晰性、准确性、完整性和礼貌性。

该信函译文直接客观，通篇无一处废话，原文三句，译文很好地运用了英语句式上的特点，主从句的使用，很好地表达了原文的层次构造及意义的表达，符合了简洁性的特点。

整篇译文除最后一行外，几乎看不到一句客套话，完全属于公事公办的商务信函。

而原文也是如此，译文并没有掺杂太多情感的个人的主观信息，而是客观的还原了原文特点。

按照上述五个方面的特征进行分析，首先可见其语言的简洁性，这已经提到过了，其实这种简洁性也使内容一目了然，明晰性极强。

准确性主要体现在用词措句上，译文运用专业的术语和句式，准确地传达了原文的意义；最后，整封信在格式、结构及语句上完美无缺，体现了商务信函的完整性。

原文是怎样的一个整体结构，译文也很好地保留了下来。

最后在措词上有礼有节，两个please的运用很容易赢得对方的好感。

在交代事实时并译文并没有直言，而是很含蓄地运用了wewishtodrawyourattention来引出内容，使对方不会有突兀的感觉。

　　总而言之，译文在整体上很好地再现了原文的五个特征。

　　商务信函由于属于书信文体，有其固有的表达方式及结构特征，因此在对商务信函进行赏析时不像文学类作品那样可以有很多的发散，赏析商务信函时，我们只能就商务信函的一些固定方面进行评判与赏析。

其实，对于商务信函，只要很好地掌握了它的特点，我们就很容易能看出一篇译文的到位与否。

商务信函翻译主要就是完成一种接轨行为，以目的语喜闻乐见的语言及体式来实现信息交流的目的。

商务信函是为了达成两方的交流，满足双方的要求，主要为了双方都能够继续合作或者交谈下去。

因此，在进行商务信函的翻译时，注意商务信函的主要目的对于翻译商务信函也是非常重要的！

这篇译文从翻译目的方面看也很好地做到了交流、传达、合作的要求。

总体上说，这篇翻译是很成功的！

　　曾晶40804256

　　篇三：

商业书信--绝对经典!

　　中文书信格式及要求

　　中文书信内容的结构，主要由称呼、启词、正文、酬应过渡、祝颂词、签署、日期等七部分组成。

　　1、称呼称呼是写信人对受信人的尊称，主要依据相互间的隶属关系、亲疏关系、尊卑关系、长幼关系等而定，一般都用“敬语＋称谓”的形式组成。

如：

“尊敬的王总经理”、“亲爱的刘主任”、“尊敬的董事长先生阁下”等。

对某些特殊的内容或与境外华文地区的人员往来还可加上“提称”如：

“尊敬的王博士总经理海成先生台鉴”、“亲爱秘书明玉小姐雅鉴”等等。

　　2、启词启词是信文的起首语，可有多种表示法。

如问候式的“您好”、“别来无恙”；思怀式的“久不通信，甚为怀想”、“去国半载，谅诸事顺遂”等；赞颂式的“新春大吉”、“开张大吉”等；承前式的“上周曾发一传真件，今仍具函，为××事”，“贵公司×月×日赐函已悉”等等。

不分对象，不论内容，一律以“您好”为书信之启词，实在极不恰当。

此外，公务书信的启词还可用“兹为、兹因、兹悉、兹经、兹介绍、兹定于”；“顷闻、顷悉、顷获”；“欣闻、欣悉、欣逢、值此”，以及“据了解、据报、据查实”等一系列公文用语，以提领全文。

　　3、正文正文是书信的主体，是书信能否达到写信人理想效果的关键。

一封信可以专说一件事，也可以兼说数件事，但公务书信应该一文一事。

正文要清楚、明了、简洁，并注意情感分寸，不应有昵亵轻狂之嫌，也不可显侮蔑轻慢之意。

　　4、酬应过渡正文结束时，可写几句酬应性的话作为全文的过渡。

如“我方相信，经过此次合作，双方的友谊将有进一步发展”。

又如“再次表示衷心的感谢”或“代向公司其他同志问候”等等。

也有用公务书信的常用结语过渡，如“特此函达、特此说明、特此重申、特此函询、特此致歉”，或“肃此专呈、肃此奉达”，也有“特此鸣谢、敬请谅解、尚祈垂察、务请函复、至希鉴谅”，以及“承蒙惠允、承蒙协办、承蒙惠示、不胜荣幸、不胜感激”等等。

　　5、祝颂词书信的最后，写祝颂词是惯例。

由于写信人与受信人的关系各有不同，书信内容各有不同，祝颂词的写法便呈多种多样。

一般说来，有“即颂时绥、敬颂台安、此致敬礼、谨祝万事如意、诚祝生意兴隆”等等，有时，因过渡词含有明显的祝颂义，也可省去祝颂词。

　　6、签署书信的签署以写信人全名为要，不能只签个姓氏或习惯称呼，如“老王、小

　　王、小李、张主任、赵经理”等，而要完整地写成“××部主任张金水”、“××公司经理王富成”或者“××公司办公室秘书李倩”、“××部业务员刘震”等。

今天，许多书信都以计算机制成，但即使已打印了姓名，仍应再以手书签署一遍，这既表信用，亦示诚意。

对某些特殊对象，署名后应有具名语，如“谨上、谨呈、敬述”等，以表示对受件者的尊重。

　　7、日期日期明确本是应用文写作的基本要素，书信自然不可缺了这一项。

日期必须准确，表现出写信人的负责态度，而万一记错日期，也许会因此而误事。

　　中文书信行款规范

　　1、字迹端正清晰，易于认辨。

不写错别字，不写错句。

单字不成行，单行不成页。

　　2、一页纸上至少有三分之一是话语长度跨两行以上的，不宜满页尽是长度不跨行的短句。

　　3、礼仪性的贺信、唁函、邀请书等不宜太长，但不能少于100字，书写时亦应注意在整页纸上的布局合理，不能一页大纸上就两行小字，这既不美观于样式，又乏诚意于情分。

　　4、不可用红墨水、红圆珠笔或铅笔写。

　　5、对境外华语地区通信，要兼顾当地汉语书信的表达习惯。

　　6、信笺折叠应是文字面朝外，受件人称呼朝外。

信笺折叠宜简单地横竖对折，不宜折成燕子状、花瓣状，这种折叠法不宜用于工作信件，会影响工作信件的严肃性。

　　7、信封使用要按国家邮政总局的有关规定，不可随意印制或改制。

信封书写也应按我国邮局规定的规范行事。

收件人姓名后可用“钧启、公启、安启、亲启”等，但倘为明信片、则应用“收”字，明信片的寄件人后也不能写“缄”而应写“寄”。

　　8、邮资要付足，不要寄欠资信，以免因退回补足邮资而造成时间上的延误，邮票贴法要规范，但勿与地址太近，以免盖邮戳时将门牌号码遮住，造成投递麻烦。

邮资总付的信件，要与邮局相关部门妥善交接。

航空信的标签要明显。

　　商业信函的写作要求

　　商业信函不同于文学创作。

文学作品忌显不忌隐，忌直不忌曲，而商业信函应清楚明确，

　　不隐不曲。

商业信函的写作要求是：

　　1）主题突出，观点明确

　　商业信函是为开展某项商业业务而写的，具有明显的目标。

信文内容应紧紧围绕这一目标展开，不要涉及无关紧要的事情，以免冲淡主题；也不必象私人一般信函那样，写入问候、寒喧一类词语。

向对方提出的问题要明确，回答对方的询问也要有针对性，不能答非所问，或故意绕弯子，回避要害。

鉴于商业信函往来涉及经济责任，所谈事项必须观点明确，交待清楚。

例如答复对方订货要求时，必须将供应商品的规格、性能、供货日期、价格与折扣条件、交货方式、经济责任等，一一交待清楚，切忌含混不清，以免日后纠纷。

　　2）面向对方

　　为促进双方经销往来，信函应给对方一个好的印象。

因此，在写信之前，要设身处地想一想：

对方的需要：

对方的处境、利益与困难；如何在互惠互利的前提下尽可能考虑对方的需求，还要考虑对方的地位、身份、专业知识、文化程度，接受能力等，使对方正确理解信中所谈内容。

　　态度诚恳是指信文内容应实事求是，不要夸夸其谈，弄虚作假。

同时即使对方提出的要求不能接受，也应用委婉地语气加以解释，以求保持良好关系，不致损害以后的买卖来往。

　　3）实事求是，谦恭有礼

　　经商往来要求实事求是，遵守职业道德，维护企业与个人的信誉，不得蓄意欺骗对方或设下圈套诱使对方上钩，以谋求不正当利益。

谦恭有礼不是仅说几句客套话，而是要尊重对方，讲究文明礼貌。

例如，收到