行政事务管理手册.docx

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行政事务管理手册

行政事务管理手册

行

政

事

务

管

理

制

度

1．工作证管理制度2

2、办公用品管理制度3

3、电话使用管理制度4

4、空调使用管理制度5

5、印章管理制度6

6、卫生管理制度7

7、会议管理制度8

一、工作证管理制度

1、适用范围

除总经理、顾问外，所有员工上班一律需佩戴工作证。

2、实施细则：

2.1员工工作证只限本人使用，不得转借他人，因转借他人给公

司造成不良后果的视情节轻重进行处罚。

2.2工作证由人力资源部统一管理、发放、回收，设计部制作。

2.3佩戴：

胸卡一律佩戴于胸前明显的地方，正面朝前可供识别，

2.4工作证遗失或损毁，应及时向人力资源部补办（以旧证换新

证），人为损坏需交工本费10元。

2.5员工离职工作证需及时收回。

3、工作证的办理只限在职的内部员工。

4、本制度经总经理核准后公布实施,修改时亦同。

二、办公用品管理制度

1、目的

为规范办公用品的管理，特制订本制度。

2、办公用品种类

2.1消耗品：

铅笔、刀片、胶水、胶带、大头针、图钉、曲别针、

橡皮筋、笔记本、复写纸、卷宗、标签、便条纸、信纸、橡皮

擦、夹子、打印油、原子笔、书钉、签字笔、白板笔、荧光笔、

涂改液等。

2.2管理消耗品：

电池、打印机碳粉、硒鼓、墨盒、墨水、打印纸

等。

2.3管理品：

剪刀、美工刀、钉书机、打孔机、大型削笔器、打码

机、姓名章、日期戳、计算机、计算器、印泥。

2.4设计部专用办公用具：

摄/照像机、投影仪、圈尺、钢尺、米尺

等。

3、办公用品的管理办法

3.1办公用品分为个人领用与部门领用两种。

“个人领用”系个人使

用保管用品，如圆珠笔、橡皮等消耗品；“部门领用”系本部门

共同使用用品如打孔机、大型钉书机、打码机及设计部专用办公

用品。

3.2领用管理基准，消耗品文具必须以旧换新。

3.3各单位、各部门要合理、节约使用办公用品。

打印文件，除外报

资料（不得用废纸打印）规定单面打印外，通常情况实行双面打印，

内部文件打印要加强废纸循环利用，避免浪费。

3.4投影仪、摄像机由设计员负责保管、日常维护，确保电子设备处

于常态使用，避免故障或电池不足等状况影响正常使用。

3.5管理性办公用品列入移交，如有故障或损坏，应及时报修，因正常

损耗需重新购置由部门填写办公用品需求计划表，遗失应由个人或

部门按原价赔偿。

3.5严禁将办公用品外带回家私用。

3.6办公室根据实际情况，对消耗品、管理消耗品备适当库存，管

理品采购需填报《物品需求申购单》。

3.7办公用品的采购统一由综合部购置。

三、电话使用管理制度

为合理有效的利用公司通讯资源，促进公司业务的正常开展，提高办公效率，节约办公费用，特制定本管理规定。

一、固定电话

1、公司的电话是作为方便与外界沟通、方便开展业务之用。

严禁打私人

电话，聊与工作无关的事情。

2、员工因工作需要拨打电话，用语应尽量简洁、明确，以减少通话时间，

一般控制在3分钟以内。

3、接听电话应使用标准用语，电话铃响3声之内必须接听电话。

4、接听外线“您好！

南岳云雾茶业xxxxxx”,对方讲述时留心听并记下要点，未听清时，及时告诉对方。

随后根据对方的初次问话，迅速判断出他有何需求？

作出标准回话。

A.联系业务：

与本公司关联的业务则转接相关部门相关人员；无关联业

务，则直接回答：

先生（小姐），公司暂无这方面需求，谢谢您的来电！

B.找人：

确定是否有联系或预约，再确定转接。

转拔分机时“请稍等，正

在为您转接”

C.不指明的电话，判断自己不能处理时，可坦白告诉对方，并马上把电话转给能处理的人，在转交前，应先把对方所谈内容简明扼要地告诉接话人；

D.转接电话至分机时，如分机占线或无人接听，在对方许可的情况下，应问清对方姓名、电话、简单事由，以方便转告公司同事尽快回电。

　通话简明扼要，不应长时间占线。

结束时应说“谢谢！

”，礼貌道别，待对方切断电话，再放下听筒。

5、如本部门同事不在座位时有来电，其他员工应主动帮助接听，在可能

的情况下，应记录对方姓名、电话、简要事由，以方便转告。

2、移动电话

管理人员应24小时保持手机畅通，确保手机不欠费停机，如因需要更换手机号要及时告知综合部。

四、空调使用管理制度

本着正确使用、安全管理、节约能耗的原则，根据季节气温的变化，对空调的启用、管理作如下规定：

一、空调的启用

　1、空调的启动要严格按照操作规程开启，严禁在冬天开启制冷或在夏

天开启制热，避免使用不当对压缩机造成严重损坏，影响其正常使

用寿命。

2、空调开放规定：

夏季室内温度超过33摄氏度，冬季温度低于8摄氏

度时方可开放空调。

3、空调开启后，设置的温度要适中：

制冷设置在26-28摄氏度；制热

设置在20—24摄氏度之间。

二、空调的使用与责任管理

　1、空调开启时应及时将门窗关上，各部门指定专人为空调使用管理责

任人。

2、室内无人时，最后离开者负责关闭空调。

空调遥控器要妥善保管，

造成丢失或损坏的，照价赔偿。

3、由于空调的使用开启不当，造成空调损坏或不能正常运行，应追

究其使用者责任。

注意用电安全，发现电路或空调故障要及时停

止使用并报修，不得强行使用。

4、长时间不用空调，应将插头拔下，将遥控器内电池取出，同时做

好室内和室外机的保洁工作。

5、仓库负责人负责冷库、成品仓库空调的管理，发现异常及时汇报。

6、本办法即日起实施。

五、印章管理制度

1、本制度就公司印章的改正与废止、管理及使用方法作出规定。

2、本规定中所指印章是指在公司发行名称或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章。

3、公司印章的制定、改记与废止的方案由综合部提出，除财务专用章、

公司公章外，其他印章由办公室统一负责管理。

4、公司印章散失、损毁、被盗时，各管理者应迅速向公司递交书面报告

，综合部根据情况办理相关手续。

5、综合部负责公司所有印章台账录入工作，此台账需永久保存。

6、公司印章的使用依照以下手续：

6.1公司印章原则上不得带出公司，如确因工作需要，经总经理或顾问批

准，并由申请用印人写出借据并标明借用时间，使用完后第一时间交

回印章管理人。

6.2因工作需要借盖印章时，需经部门第一负责人批准，印章管理人审核

后办理登记手续再予以盖印。

6.3印章的使用原则上由印章管理人保管，印章管理人必须严格控制用印

范围。

7、如有利用职务之便借用印章做与工作无关的情形，给公司带来不良后

果或造成损失依法追究相关责任。

8、本规定从发布之日起实行。

六、卫生管理制度

1、为营造良好的工作环境，维护员工健康，特制订本制度。

2．公司卫生事宜，除补充规定外，皆依本制度实行。

3、所有员工必须养成清洁卫生的好习惯。

各工作场所内随时保持环境整

洁，不得堆放垃圾、污垢或碎屑，严禁随地吐痰。

4、管理公司公共卫生区域按《烟霞投资管理公司月份卫生值班表》执行，

各部门个人办公区域卫生每天要进行日常清洁、清扫。

5、各经营部门、生产部门卫生工作由部门进行安排，确保环境卫生干净

整洁。

垃圾、废弃物、放置于指定范围内。

6、管理公司不定期对各单位、各部门卫生情况进行检查，检查不合格立

即予以整改到位。

7、本准则经总经理核准后施行，修改时亦同。

七、会议管理制度

1、目的：

为规范公司内部会议管理，提高会议质量，特制定本制度。

2、适用范围：

本制度适用于公司各单位、各部门。

3、管理权责：

1）综合部负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督。

2）会议提拟人或主办部门负责会议的组织工作。

4、会议分类：

序号

会议名称

主题

类别

主持

参加人员

召开时间

1

经营例会

上月经营情况分析、汇报、总结

经营会议

总经理

顾问、各经营部门负责人、资产部

次月第二个周一下午

2

行政例会

行政事务的执行、落实情况，工作布置

行政会议

总经理/顾问

资产部、综合部

临时通知

3

季度总结会

各单位、部门上季度工作总结，下季度工作计划

行政会议

总经理

顾问、各经营部门负责人、资产部、综合部

临时通知

4

部门例会

部门工作安排、落实

部门会议

部门负责人/主管

部门成员

自己安排

5、管理内容：

1）会议通知形式一般为电话通知。

会议安排的原则为：

小会服从大

会，局部服从整体。

2）经营例会、季度总结会各单位应于会议召开前一天将会议汇报资料交至综合部。

3）会议纪律：

所有参会人员需于会前5分种到场，做好会议准备工作。

与会期间应将手机调到振动，迟到或早退按正常考勤记录。

4）各会议由专人负责会议记录，会议中形成的“决议”或需落实事项，由相关人员进行跟进。

5）除部门会议外，会议记录留综合部存档。

本制度由总经理批准后生效，自颁布之日起执行。

湖南省南岳云雾茶业有限公司

2014年5月30日