会计档案分类标准.docx
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会计档案分类标准
会计档案分类标准
1.苏宁电器股份有限公司会计档案（资料）分类实施细则
第一章总则
第一条本实施细则规定了苏宁电器股份有限公司会计档案（资料）分类原则、分类方法、案卷格式、标签格式及档案资料编目的基本范围。
第二条本实施细则适用于苏宁电器会计档案（资料）的归档、分类管理、类目标识和组织案卷等管理。
第三条本实施细则依据国家档案相关规定结合本企业档案（资料）内容及形成特点，保持档案（资料）之间的有机联系，便于档案的管理与利用。
第二章会计档案具体分类
第四条根据处理业务内容，将会计档案设置为九类：
即：
01凭证类
02工商税务资料类
03供应商对账/结算类
04客户对账/结算类
05主数据类
06会计报表账册类
07银行类
08辅助台帐类
09历史预决算管理类
第五条会计档案分类对应的业务类型、分类号：
会计档案分类规则采用字母与数字相结合的方式，首个字母k为会计类档案第一个的拼音小写字母；第二个字母为每个档案库分类的库号，最后一个字母是阿拉伯数字的的排序，三者组合构成分类号的唯一性。
档案库分类
业务类型
分类号
01凭证类（a）
凭证-10
ka1
凭证-11
ka2
凭证-12
ka3
凭证-13
ka4
凭证-51
ka5
内部往来凭证
ka6
凭证-14（附件）
ka7
销售单据
ka8
内部领用提货单
ka9
02工商税务资料类（b）
工商资料
kb1
抵扣联
kb2
退货折让
kb3
税务资料办理
kb4
存根联
kb5
开换增值税专用发票资料
kb6
03供应商对账/结算类（c）
供应商对账单
kc1
结算清单
kc2
退货确认书
kc3
拖机单
kc4
确认函
kc5
授权委托书
kc6
04客户对账/结算类（d）
收货单
kd1
验收单
kd2
客户对账单
kd3
05主数据类（e）
供应商选择
ke1
价格文件
ke2
会员资料
ke3
06会计报表账册类（f）
会计报表账册
kf1
07银行类（g）
银行对账单
kg1
银行开户/销户
kg2
08辅助台账类（h）
各类台帐
kh1
总部与分公司对账表
kh2
总部与分公司转账通知单
kh3
总部与分公司三方转账协议
kh4
固定资产盘点
kh5
其他现金盘点表
kh6
物流运费单
kh7
总账代结费用确认函
kh8
各类报告
kh9
各类签收件及交接清单
kh10
09历史预决算管理类（i）
预决算报表
ki1
第六条案卷编号与标识：
会计档案采用年度、月份、公司代码、分类号、保管期限和流水号（六位流水）来整理编目资料。
第七条会计档案档号生成规则：
公司代码+年度+月份+分类号+保管期限+流水号的模式生成档案号；
（1）分类号：
由会计档案首个字母和业务类型代码组合而成，如会计档案凭证类，分类号为：
ka1；
（2）保管期限：
分为3年、5年、10年、15年和永久。
在档案管理系统内分别对应字母为：
C、E、J、O和Z。
（3）年度：
采用四位阿拉伯数字标识；
（4）月份：
统一用01-12两位数标识；
（5）流水号：
采用六位流水号标识。
•盒号生成规则：
以库为流水编号，由年度+月份+分类号+保管期限+流水号生成。
因档号生成规则和盒号生成规则相同，所以为区分开来，在盒号的前面增加大写字母H来区分。
•如：
1001公司2月凭证-10
•档号为：
1001-2009-02-ka1-D-000001
•盒号为：
H-1001-2009-02-ka1-D-000001
第八条会计档案层级结构
会计档案--------------------一级
档案库-----------------------二级
盒号--------------------------三级
册号--------------------------四级
档号--------------------------五级
2.苏宁电器股份有限公司会计档案归档范围与保管期限
2.1.会计档案归档范围
一、说明
会计档案：
会计档案是会计凭证、会计帐簿、会计报表等会计资料以及财务管理过程中相关资料的总称，它是记录和反映经济业务的重要资料和证据。
具体会计档案归档范围参见下列附表：
凭证类档案的业务类型按凭证号码段来区分。
二、新增档案类型
对新增业务类型，需入档案系统归档的，主管部门为会计管理部，并由会计管理部提供相应的管理规定与规范，具体内容下发后，由档案管理部执行。
2.2.会计档案保管期限及密级分类
会计档案分为永久、定期两类。
定期保管期限分别为：
为1年、2年、3年、5年、10年、15年、25年五类。
各种会计档案保管期限从年度终了后的第一天算起。
针对上述每个保管期限，设定特定的标识，分别为：
大写字母A、B、C、E、J、O、Y，永久档案标识为：
大写字母Z。
附件会计档案分类表、保管期限及密级如下：
一级类目
二级类目
业务类型
保管期限
标识
名称
标识
名称
标识
名称
标识
名称
k
会计档案
01
凭证类（a）
ka1
凭证-10
O
15年
ka2
凭证-11
O
15年
ka3
凭证-12
O
15年
ka4
凭证-13
O
15年
ka5
凭证-51
O
15年
ka6
内部往来凭证
O
15年
ka7
凭证-14（附件）
O
15年
ka8
销售单据
E
5年
ka9
内部领用提货单
O
15年
02
工商税务资料类（b）
kb1
工商资料
Z
永久
kb2
抵扣联
J
10年
kb3
退货折让
J
10年
kc4
税务资料办理
J
10年
kb5
存根联
E
5年
kb6
开换增值税专用发票资料
E
5年
03
供应商对账/结算类（c）
kc1
供应商对账单
J
10年
kc2
结算清单
E
5年
Kc3
退货确认书
E
5年
Kc4
拖机单
E
5年
Kc5
确认函
E
5年
Kc6
授权委托书
E
5年
04
客户对账/结算类（d）
kd1
收货单
E
5年
kd2
验收单
E
5年
kd3
客户对账单
E
5年
05
主数据类（e）
ke1
供应商选择
C
3年
ke2
价格文件
C
3年
ke3
会员资料
J
10年
06
会计报表账册类（f）
kf1
会计报表账册
Z
永久
07
银行类（g）
kg1
银行对账单
J
10年
kg2
银行开户/销户
J
10年
08
辅助台账类（h）
kh1
各类台帐
J
10年
kh2
总部与分公司对账表
E
5年
kh3
总部与分公司转账通知单
E
5年
kh4
总部与分公司三方转账协议
E
5年
kh5
固定资产盘点
E
5年
kh6
其他现金盘点表
E
5年
kh7
物流运费单
E
5年
kh8
总账代结费用确认函
E
5年
kh9
各类报告
E
5年
kh10
各类签收件及交接清单
E
5年
09
历史预决算管理类（i）
ki1
预决算报表
E
5年
2.3.会计档案密级
会计档案密级分为公开、秘密、机密、绝密四类。
一、公开指在一定时期内所有财务资料。
二、秘密指涉及的内容在一定时期内不能为众多人所知，如果泄露将给企业的生产经营造成一定影响和损失的财务资料。
三、机密指涉及的内容在一定的时期内只能为相关的少数人所知，如果泄露将给公司造成严重影响和损失的财务资料。
四、绝密指涉及的内容在一定的时期内不对外披露的，只能为相关的极少数人所知，如果泄露将给公司造成重大影响和损失的财务资料。
档案管理系统内密级用对应的标识标明：
公开、秘密、机密和绝密，对应的标识为：
00、01、02和03以此标识来区分密级。
根据会计档案的业务类型，具体密级：
档案库
业务类型
密级
标识
01凭证类（a）
凭证-10
公开
00
凭证-11
公开
00
凭证-12
公开
00
凭证-13
公开
00
凭证-51
公开
00
内部往来凭证
公开
00
凭证-14（附件）
公开
00
销售单据
公开
00
内部领用提货单
公开
00
02工商税务资料类（b）
工商资料
秘密
01
抵扣联
公开
00
退货折让
公开
00
税务资料办理
秘密
01
存根联
公开
00
开换增值税专用发票
公开
00
03供应商对账/结算类（c）
供应商对账单
机密
02
结算清单
机密
02
退货确认书
秘密
01
拖机单
秘密
01
确认函
秘密
01
授权委托书
秘密
01
04客户对账/结算类（d）
收货单
公开
00
验收单
公开
00
客户对账单
公开
00
05主数据类（e）
供应商选择
公开
00
价格文件
秘密
01
会员资料
秘密
01
06会计报表账册类（f）
会计报表账册
机密
02
07银行类（g）
银行对账单
秘密
02
银行开户/销户
秘密
02
08辅助台帐类（h）
各类台帐
秘密
02
总部与分公司对账表
公开
00
总部与分公司转账通知单
公开
00
总部与分公司三方转账协议
公开
00
固定资产盘点
公开
00
其他现金盘点
公开
00
物流运费单
公开
00
总账代结费用确认函
公开
00
各类报告
公开
00
各类签收件及交接清单
公开
00
09历史预决算管理类（i）
预决算报表
绝密
03
升级会员 