项目沟通管理制度三篇.docx
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项目沟通管理制度三篇
项目沟通管理制度三篇
篇一：
项目沟通管理制度
XX市XX计算机科技有限公司
一、一般规定
1、组织建立项目沟通管理体系，健全管理制度，采用适当的方法和手段与相关各方进行有效沟通与协调。
2、项目部应充分利用现代信息与通信技术，以计算机、网络通信、数据库作为技术支撑，对项目全过程所产生的各种信息，及时、准确、高效地进行管理。
3、项目沟通与协调的对象应是项目所涉及的内部和外部有关组织及个人，包括建设单位和勘察设计、施工、监理、咨询服务、分包等单位以及其他相关组织。
4、项目部应根据项目规模与特点配备项目信息管理人员。
5、项目信息可以数据、表格、文字、图纸、音像、电子文件等载体方式表示，保证项目信息能及时地收集、整理、共享，并具有可追溯性。
二、项目沟通程序和内容
1、自签订合同阶段，针对预见性的可能产生疑问的条款双方协商沟通，明确在合同文件中，项目成立后应根据项目的实际需要，针对现场实际情况预见可能出现的矛盾和问题，制定沟通与协调计划，明确原则、内容、对象、方式、途径、手段和所要达到的目标。
2、组织应针对不同阶段出现的矛盾和问题，调整沟通计划。
3、组织应运用计算机信息处理技术，进行项目信息收集、汇总、处理、传输与应用，进行信息沟通与协调，形成档案资料。
过程文件的收集作为沟通途经的重要组成部门；为沟通提供真实的依据；
三、项目沟通计划
1、项目沟通计划应由项目经理组织编制。
2、编制项目沟通计划应依据下列资料：
（1）合同文件及招投标文件。
（2）项目各相关组织的信息需求。
（3）项目的实际情况。
（4）项目的组织结构。
（5）沟通方案的约束条件、假设，以及适用的沟通技术。
3、项目沟通计划应与项目管理的其他各类计划相协调，沟通主体重点放在质量、安全、进度实施过程遇到障碍的矛盾点上；
四、项目沟通依据与方式
1、项目内部沟通应包括项目经理部与组织管理层、项目经理部内部的各部门和相关成员之间的沟通与协调。
内部沟通应依据项目沟通计划、规章制度、项目管理目标责任书、控制目标等进行。
2、内部沟通可采用授权、会议、文件、培训、检查、项目进展报告、思想教育、考核与激励及电子媒体等方式。
3、项目外部沟通应由组织与项目相关方进行沟通。
外部沟通应依据项目沟通计划、有关合同和合同变更资料、相关法律法规、伦理道德、社会责任和项目具体情况等进行。
4、外部沟通可采用电话、传真、召开会议、联合检查、宣传媒体和项目进展报告等方式。
5、各种内外部沟通形式和内容的变更，应按照项目沟通计划的要求进行管理，并协调相关事宜。
6、项目经理部应编写项目进展报告。
项目进展报告应包括项目的进展情况，项目实施过程中存在的主要问题、重要风险以及解决情况，计划采取的措施，项目的变更以及项目进展预期目标等内容。
五、项目沟通障碍与冲突管理
1、项目沟通应减少干扰，消除障碍、解决冲突、保持沟通与协调途径畅通、信息真实。
2、消除沟通障碍可采用下列方法：
（1）灵活运用各种沟通与协调方式，选择适宜的沟通途径。
（2）充分利用反馈及掌握的实际情况；
3、组织应做好冲突的预测工作，了解冲突的性质，寻找解决冲突的途径并保存相关记录。
4、解决冲突可采用下列方法：
（1）协商、让步、缓和、强制和退出。
（2）使项目的相关方了解项目计划，明确项目目标。
（2）搞好变更管理。
六、沟通原则
1、以合同条款为中心，充分利用各种资源；
2、加强自我言行修养与执行力度
3、以不伤害双方既定合同利益为第一出发点
3、以巩固双方关系及再次合作为第二出发点；
5、合理有效利用资金，并严格执行公司资金管理制度；
篇二：
项目沟通管理制度
第一节项目组织协调的原则与方法
一、项目沟通协调的原则
项目管理小组的沟通协调管理是对项目中存在的所有活动及力量进行联结、联合、调和的工作。
沟通协调是管理机构管理工作的重要方面，做好沟通协调管理工作应有系统观念和风险意识，加强信息管理，不断总结沟通协调技巧。
项目管理小组做好沟通协调工作首先应科学设置好沟通协调控制点，以预先设定的方法对有关问题进行沟通和协调。
1.完善工程项目的计划系统
计划是做好沟通协调管理的基本保证。
计划的内容主要有工期、投资（或成本）和资源三个方面，计划与各方面的协调关系有：
各级计划之间的协调；计划上与设计、下与控制手段之间的协调；各种内容计划之间的协调，如资金、材料、人力、设备以及批文的协调等。
2.掌握项目运行的节奏
对于新的专业技术应用，物资采购初期等，工程项目管理小组应有“试验”的意识，应适度控制有关工程的进度。
这是基于系统以及风险认识的考虑。
在取得一定数据或根据后上报。
3.重复或多次保险的方法
基于对风险的认识，对于特别重要的工作，应在组织、技术等方面进行重复或多次保险。
如多级审核，对重要参数的多次确认等。
如在物资采购、订制中，在与供应商签订合同，对方采购原材料、正式加工等各阶段前，对要求提供的物资数量、规格进行多次确认生效下，就给偶然的错误及可能的变更留下余地。
4.避免管理中的“责任环”
基于对风险的认识，项目负责人应尽量避免在管理中出现“责任环”，即项目组织成员之间的相互责任关系形成环路的情况。
5.把握沟通协调文件中的“责任尺度”
项目负责人应根据有关责任的分权性原则，对各种工作选择合理与适当的文件形式进行协调。
除了合同条款外，可将协调文件按责任大小做如下排序：
单独设计或者提供参数，以及会议记录的整理方，承担全部责任；共同签署类，如共同设计、会签等，各方承担相应责任；通知、会议记录的接收方，承担有条件责任：
即使根据合同接收文件一定期限内不提出异议，可视为认可。
6.避免“跨合同”管理
合同关系是沟通协调的最基本依据。
基于对风险的考虑，项目负责人应尽量避免自己“跨合同”管理行为。
严防因“跨合同”管理而造成“责任环”。
7.对合同风险的全面控制
项目负责人对合同风险应做全面的评估与控制。
例如合同中关于工期的奖惩条款（包括设备供应商供货期限）其设置的目的在于对方的违约不致使项目总工期以及项目总体效益受到影响。
8.发挥“信息中心”的职能
项目负责人对信息的输入、输出、处理和存储的管理，应做到程序化、制度化。
为使项目参与者在项目起始就清楚应从何处取得信息，清楚组织内由谁负责信息的处理和存储，清楚谁需要自己提供信息和控制点。
二、组织协调的方法
1.项目管理协调的主要方法：
召开会议
项目负责人和工程项目干系部门之间除了正式和非正式会谈外，为保证沟通的连续性并为以后作好记录，应在合同的执行全过程中举行经常性的正式会议。
可计划在任何时间召开会议，以解决问题。
重要会议应定期举行，并在合同开始后确定。
主要会议如下：
1.1.项目启动会
主持：
项目负责人。
与会：
工程部、市场部、安质部、物流部、业务部、外包单位、材料设备供应单位。
内容：
项目情况介绍；项目编号确认；澄清项目中可能存在的问题；协调各方
1.2.周例会时间：
（每周四下午3点）。
主持：
项目负责人。
与会单位：
项目干系各部门。
内容：
上周项目回款开票情况说明；工程进度说明；采购进度情况说明；包括且不限于质量控制和审查议题、安全议题、定期进度审查议题和业务部门/承包单位协调议题等。
1.3.质量控制和审查会议（不定期）
主要议题是针对工程中发现的质量问题进行讨论，根据规范，提出解决的方案；对业务部门/承包单位提交的施工方案进行审查批准。
1.4.业务部门/承包单位协调会（不定期）
承包单位协调会议将按要求安排，以讨论需要承包单位协调的问题。
1.5.定期进度审查（每周）
该会议将着重讨论并解决业务部门/承包单位施工过程面临的问题，审查承包单位的工作，评估工作进度和计划，协调相关各方的活动。
通常这些会议要求用最小的投入获得最大的产出。
1.6.安全会议
主要议题是针对施工中发现的安全问题提出警示，要求相关部门及时做出改进。
1.7.特殊会议（不定期）
特殊会议将按要求安排，以讨论非正常问题等。
视问题的性质确定参加人员，会议形成纪要或报告归档。
1.8.合同收尾会议（不确定时间）
当合同工作完成或其后不久，项目负责人及其他项目干系部门负责人和承包单位应举行合同收尾会议。
此会议的目的是对所有遗留问题，如合同变更、回款开票最终支付数额等达成协议。
1.9.其他会议
可能需要召开的与工程相关的会议（如与当地政府职能机关举行的协调会议、设计交底会等）（不确定时间）。
通常会议将安排在现场，但是，如需要承包单位应参加在其它地点召开的会议。
业务部门/承包单位出席各类工程会议的代表必须是承包单位项目经理或其授权的相关人员。
1.10.会议纪要
项目负责人将为上述所有会议准备会议纪要。
会议纪要将记录会中所有重要议题并尽快送工程施工单位确认。
工程施工单位确认后将被正式散发。
2.文档控制的方法
项目负责人和工程项目干系部门之间除了会谈、会议外，为保证沟通的连续性和易评估性，应在合同的执行全过程中用文档作为输出作为控制项目的一种方法。
主要以项目推进计划、周报、总结、问题清单等信息资料为媒介，以合理规范推进项目进程。
主要文档输出如下：
2.1.项目推进计划：
（项目启动阶段输出）。
作者：
项目负责人。
内容：
项目开始及结束时间确定；项目各阶段任务确定；项目合作方式确定；项目可能存在的问题澄清；解决问题的方式确定；项目各阶段各部门输出文件确定。
2.2.项目周报：
（每周五下午3点输出）。
作者：
项目负责人。
内容：
对上周财务方面（开票回款）、上周物流方面（采购进度）、上周工程方面（工程项目类执行进度/贸易产品项目类进展情况）、上周业务方面（项目承担情况；对上周投标项目、项目承担情况-含本周投标情况、中标情况及未经投标确认由我公司承担的项目汇报）、风险管理情况、包括且不限于质量控制和审查议题、安全议题等按照标准规格进行输出。
（模板见附录）
2.3.项目总结（项目结束阶段输出）
作者：
项目负责人。
内容：
项目信息说明（项目目标、商业环境信息、历史数据）；项目实现情况与目标对比（质量、时间控制、成本支出、客户反馈）；工程项目评审情况；项目经验总结；项目建议。
2.4.文档审批
项目负责人将输出上述所有文档。
并由？
审评批准通过。
3.技术会签的方法
对项目实施过程中提出的技术参数或设计文件，组织有关部门、单位进行会签的方法，此方法是避免部门间扯皮和单位间索赔的很实用的协调方法。
三、项目沟通协调的主要控制点
1.项目预审
工程项目各个环节的审批，根据历史数据及实际情况评估等的沟通协调。
2.开票回款
对工程项目开票回款情况方面与各单位之间协调和沟通。
3.材料、设备采购
其规格、型号、数量、技术要求、到场时间等参数由物资、工程技术、项目管理及监理等综合、协调确定。
4.质量事故处理
其性质的判定、处理方案、审批以及处理结果的认定，以设计意见为依据，改变项目使用功能的，应以使用人意见为导向。
5.联合验收
对于技术复杂专业程度较高的分部分项工程，如设备基础、单体调试、单系统联合调试，应组织所有有关部门和单位参加，以减少多次重复验收或坐失整改时机。
6.对于变更、变动的管理
项目系统中任何元素的变化，例如项目管理体系、项目组织、项目目标及行为的变化，必然导致相应的一系列变化。
项目管理小组在变更的确立、变更中的一系列调整过程中，要采取系统的方法。
第二节项目组织协调、沟通的范围
一、与工程部门协调
项目负责人首先要理解工程总目标、理解工程部门运行项目流程机制。
对于未能参加项目决策过程的项目管理人员，必须了解项目构思的基础、起因、出发点，否则可能对项目管理目标及完成任务有不完整的理解，会给他的工作造成很大的困难。
篇三：
项目沟通管理制度
信息沟通管理制度
一、制定制度的目的
为了加强各个部门的信息沟通工作，及时、准确的完成信息传递，以确保信息沟通的通畅。
二、信息管理原则
（一）及时
1、信息管理人员应适时地记录、收集出现的各种信息。
2、信息管理人员要以最快的速度将信息加工并传递给有关部门。
（二）真实
信息管理人员在收集过程中必须保证信息的真实性和可靠性，在加工过程中必须防止和减少各种干扰，保证信息不失真。
（三）适用
信息的处理必须适合项目管理的需要，便于利用。
1、收集阶段。
信息必须完整。
2、加工阶段。
必须根据管理的需要进行分类整理，以便于传输和利用。
3、传输阶段。
必须本着项目的要求和情况，选择相应的高效的媒介手段。
4、存贮方面。
应对信息进行分类、登记、编码等工作，使档案能便于今后的查询和利用。
（四）经济信息的处理必须考虑经济和社会效益。
1、要求以最低的费用获得更多的信息。
2、要求以最低的费用获得更有价值和有效的信息。
四、信息收集
（一）信息收集原则
1、信息源开发要广。
要从全面联系来认识事物，在信息收集上，就必须广辟信息来源。
2、信息流行的分析要加强，信息流向反映事物的发展变化，应对信息作科学分析，从中抓住内在的必然联系。
要把握住信息流向，及时收集信息。
对重大信息变动，应早做准备，具备主动性。
3、信息量值的区分要准确。
应将量值大的信息作为收集的重点。
4、信息收集的主动性要增强。
收集者应主动、自觉，培养积极主动精神和一丝不苟的作风。
（二）信息收集
1、制定计划。
收集之前，要根据所需信息的内容、范围和时限作出安排，明确步骤，并在数量、
时间、作用、种类上加以具体限定。
2、信息识别。
收集真实的、有用的、关键的信息，减少信息处理工作;信息管理人员必须根据意义、作用、时限、流速和需要，有选择地收集信息、识别信息。
3、信息检验。
对信息进行严格的正确性检查，防止信息尤其是数据有差错、重复和遗漏。
五、信息传递
信息的传递必须及时和准确，避免因传递迟缓或失真造成的决策失误、组织失控与指挥失利。
1.信道畅通。
一是除去不必要的环节，层次设置应合理；二是在每一层次或环节中，接收、反馈、中转的职责要分明。
2.传递如实。
不论是接收或传递，都应实事求是，保证信息可靠，不能任意取舍或歪曲。
3.体制健全。
这包括组织系统和法制健全，统一指挥、依法行政、令行禁止。
六、信息存贮
1.建立数据的逻辑组织，按数据的内在联系和使用方式，组合成合理的结构，以便存取。
2.选择合适的存储设备和介质，并对载体采取如加密等保护措施，以防丢失、盗用和破坏，保证其机密性和安全性。
双向沟通伴随反馈过程，使发送者可以及时了解到信息在实际中如何被理解，使受讯者得以表达接受时的困难，从而得到帮助和解决。
为此，要做到：
1.为项目成员提供多种渠道，能随时提出心中的疑问
项目经理应该提供渠道，保证每个成员能顺畅地提出意见并得到答复。
沟通时往往是综合运用多种方式进行，如在语言沟通时辅之以表情、手势；又如会议结束时有个纪要，与会人员在回去口头传达汇报时兼有纪要，就可使会议精神更完整地被会外人员所理解。
只有这样，才能提高信息沟通的整体效应。
2.管理人员应亲自向所属成员传达管理层的目标
传递资讯不是一个简单的事件，而是一个提出和采纳意见的过程。
很少有什么建议一提出来就立刻被大家接受，这中间包括倾听他人的意见，对主张进行测试，提出新主张，再测试，直至达成协定等一系列内容。
3.定期匿名调查，了解成员对项目、管理人员的看法
管理人员在汇集调查结果之后，就调查结果进行讨论，分析员工的关注点，找出解决问题的办法，并积极付诸实施。
信息加工
（一）原则
1.去粗取精，去伪存真。
整理大量初始性的消息、资料、数据，使其获得精确的定性和定位，并对实质内容加以鉴别，以求真实准确地反映行政管理的活动、对象及变化。
2.由此及彼，由表及里。
要反复进行分析、综合，剖其表象，究其内涵，力求所有信息之间的联系在信息系统中符合逻辑地再现。
3.物尽其用，细大不捐。
加工信息应根据使用价值的时效性与条件性，分大小、轻重、缓急区别处理。
不论价值大小的信息都应认真处理，不得随意废弃
二、要使用精确的表达方式
要把经理人员的想法用语言和非语言精确地表达出来，而且在使接收者从沟通的语言或非语言中得出所期望的理解。
三、要进行信息的追踪与反馈
信息沟通后必须同时设法取得反馈，以弄清下属是否确已了解，是否愿意遵循，是否采取了相应的行动等。
四、要言行一致地沟通
经理人员必须以自己的行动支持自己的想法和说法，而且更有效的沟通是“行重于言”。
五、沟通时不仅要着眼于现在，还应该着眼于未来
大多数的沟通，均要切合当前情况的需要，但是，沟通也不应忽视长远目标的配合。
例如，一项有关如何改进绩效与促进士气的沟通，固然是为了处理眼前的问题，但同时也应该是为了改善长远的组织改革。
六、要注意倾听
经理人员在听取他人的陈述时，应专心致志，成为一个“好听众”，才能明确对方说些什么。
◆项目信息管理主管的工作责任制度
第一条为规范项目信息管理中心责任人工作职责，强化信息支持，特制定本制度。
第二条职责
（一）在项目经理领导下，有目的地组织收集、整理、分析、传递、研究、处理、贮存与本项目相关的经营管理、科技进步、思想工作等方面的综合信息，为项目经理办公室决策和各相关部门提供服务。
（二）负责归口管理本项目计划统计、经营销售、生产调度、物资供应、财务管理等方面工作所形成的档案，并积极组织档案编研，主动为项目成员提供利用。
（三）负责组织开展经济技术情报工作，为项目组制定经营决策和风险管理方案提供依据。
（四）组织搞好科技资料图书的选购、收藏、介绍工作，为提高项目科学技术素质服务。
（五）归口管理项目信息微机系统器材。
（六）负责组织协调本项目信息（通讯）网络的工作。
（七）负责组织制（修）定综合信息管理制度。
（八）积极组织开展重大信息的调研活动，努力做好信息管理系统的建设工作，不定期召开信息发布会，及时向项目成员及项目利益相关者传递、发布有关信息。
（九）积极参加行业、地区及国家经济技术信息网络活动，搞好信息的协作和交流，不断提高信息管理水平。
（十）逐步开展对外有偿信息咨询服务活动。
（十一）逐步开展与国际相关信息联系。
第三条职权
（一）有权组织信息员收集与项目相关的各方面的信息。
（二）对所辖信息工作岗位有检查督促权。
（三）有权代表本项目参加行业和地区经济技术信息网络活动。
（四）有权组织开展综合信息调研活动，组织召开项目信息发布会，建立项目信息管理系统并发布、更新项目信息。
（五）有权向本项目相关各部门索取有关信息资料，督促按期整理交缴归档。
第四条本制度自年月日开始施行。
◆项目信息保密管理制度
第一条为保守项目内部信息秘密，维护项目组织权益，特制定本制度。
第二条项目所涉及部门组织和分支机构以及员工都有保守项目信息秘密的义务。
员工不准向外界泄露已确定为秘密的有关项目内部情况，或虽未确定为秘密但尚未公开和不宜公开的有关资料、计划、部署、工程标底等。
第三条本信息保密工作，实行既确保秘密又便于工作的方针。
第四条保密范围
（一）本项目重大决策中的秘密事项。
（二）本项目尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。
（三）项目组织内部掌握的合同、协议、意向书及可行性报告、主要会议记录。
（四）项目财务预决算报告及财务报表、统计报表。
（五）项目组所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。
（六）项目成员人事档案，工资性、劳务性收入及资料。
（七）其他项目负责人确定应保密的事项。
一般性决定、决议、通告、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。
第五条密级确定：
项目信息秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级
（一）项目经营发展中，直接影响项目组织权益的重要决策文件资料为绝密级；绝密是最重要的项目信息秘密，泄露会使项目组织的权力和利益遭受特别严重的损害。
（二）项目的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、经营情况为机密级；机密也是重要的项目信息秘密，泄露会使项目组织的权力和利益遭受到严重的损害。
（三）项目人事档案、合同、协议、员工工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级；秘密是一般的项目信息秘密，泄露会使项目组织的权力和利益遭受损害。
属于项目信息秘密的文件、资料，应按规定标明密级，并确定保密期限。
保密期限届满，自行解密。
第六条文件和资料的保密管理：
属于项目信息秘密的文件、资料和其他物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由项目经理办公室或项目主要负责人委托专人执行。
（一）未经项目经理或项目主要负责人批准，不得复制和摘抄。
（二）收发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取必要的安全措施。
（三）在设备完善的保险装置中保存。
第七条拟稿
（一）内容拟稿是文件、资料保密工作的开始，初稿形成后，要根据文稿内容确定密级。
（二）要求
1.确定密级力求准确。
2.对文件、资料形成前的讨论稿、征求意见稿、审议稿等，必须同定稿等同对待，并按保密的原则和要求管理。
第八条印制：
秘密文件、资料，应由机要打字员打印，或依据准印手续到国家秘密载体定点复制单位印制。
注意要点
（一）编文号时要标明密级和保密期限。
（二）对本次项目中产生或被上级组织授权翻印、复印的文件、资料，要严格按照项目主要领导审定的份数印制，不得擅自多印多留。
（三）严格控制印刷中的接触人员。
（四）打印、印刷形成的蜡纸、衬纸、清样、废页要妥善处理，及时监销。
第九条收发：
收发部门是文件、资料运行中的进出口。
收发员在收发文件、资料时，应注意
（一）收进文件，要核对收件单位或收件人，检查信件封口是否被开启。
（二）启封后，清点份数，按不同类别和密级，分别登记、编号。
（三）发文应按文件、资料的类别和文号及顺序号登记清楚去向，并填写发文通知单，以便收文单位清点查收，信封要编号并加盖密级章。
（四）收发文件、资料都要建立登记制度和严格实行签收手续。
第十条阅办：
阅办文件、资料时的注意要点
（一）设立阅文室，按规定组织有关人员到阅文室阅读文件、资料。
（二）呈送领导批示的文件、资料，应先进行登记，领导批示后，及时退还或由经管文件部门当日收回，领导之间不得横向传批文件，不得把批文直接交承办单位（人）。
（三）凡需有关部门（人）承办的文件、资料，一律由文件、资料经管部门办理。
（四）文件、资料不得在个人手中保留，更不得把秘密文件、资料带回家或带入公共场所。
（五）控制文件、资料阅读范围，无关人员不得看文件、资料。
第十一条保管
（一）秘密文件、资料应存放在有保密设施的安全处，做到专室专柜，专人保管。
（二）要集中管理，个人不得保存。
（三）绝密文件、资料一般不外借，确因工作需要借用的，经主管领导批准，办理借阅手续，当日收回。
第十二条清退：
要坚持文件、资料清退制度。
一般每季度要对所管理的文件、资料进行一次清理，并将清理情况报告有关主管部门，项目结束后，应将相关秘密文件、资料清退，交主管部门。
清退中如发现缺份，要及时向主管领导报告，认真查处。
第十三条归档：
注意要点
（一）没有解密的“三密”文件、资料在建立档案时，要在
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