轨道交通工程档案信息管理工作制度.doc

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轨道交通工程档案信息管理工作制度

一、责任部门和责任人

（一）责任部门：

哈尔滨地铁集团有限公司档案信息中心

（二）责任人：

承办人、档案验收工程师、中心主任、分管领导

（三）各方职责

1.通用职责

（1）工程各参建单位应将工程资料的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。

（2）工程资料应随工程进度同步收集、整理、立卷并按规定移交。

（3）工程资料应实行分类管理，由建设、勘察、设计、监理、施工单位主管（技术）负责人组织本单位工程资料的全过程管理工作。

建设过程中工程资料的收集整理和审核工作应由专业技术人员负责。

（4）工程各参建单位应确保各自资料的真实、有效、完整和齐全，不得对工程资料进行涂改、伪造、随意抽撤或损毁。

2.建设单位职责（公司各部、办、各子、分公司）

（1）负责建设开发资料的管理工作，并设专人进行收集、整理和归档。

（2）在工程招标及与参建各方签订合同或协议时，应对工程资料和工程档案的编制责任、套数、费用、质量和移交期限等提出明确要求。

（3）必须向参与工程建设的勘察、设计、施工、监理等单位提供所需工程资料。

（4）建设单位采购的建筑材料、构配件和设备应保证符合设计文件和合同要求，并保证相关质量证明文件的完整、真实和有效。

（5）负责监督和检查各参建单位工程资料的形成，积累和立卷工作。

（6）对需建设单位签字的工程资料应及时签署意见。

（7）收集和汇总勘察、设计、监理和施工等单位立卷归档的工程资料。

3.勘察设计单位职责

（1）按合同和规范要求提供勘察、设计文件。

（2）对需勘察、设计单位签字的工程资料应签署意见。

（3）工程竣工验收，应签署工程质量检查验收意见。

4.监理单位职责

（1）负责监理资料的管理工作，并设专业技术人员对监理资料进行收集、整理和归档。

（2）负责对施工单位报送的施工资料进行审查、签字。

（3）按照合同约定，在勘察、设计阶段，对勘察、设计文件的形成、积累、立卷和归档工作进行监督、检查；在施工阶段，对施工资料的形成、积累、立卷和归档进行监督、检查，使施工资料符合标准规定，具有完整性、准确性、真实性。

（4）列入城建档案馆接收范围的监理资料，监理单位应在工程竣工验收后移交建设单位。

5.施工单位职责

（1）负责施工资料的管理工作，实行技术负责人负责制，逐级建立健全施工资料管理岗位责任制。

（2）负责汇总各分包单位编制的施工资料。

分包单位负责其分包范围内施工资料的收集和整理，并对施工资料的真实性、完整性和有效性负责。

（3）在工程竣工验收前，负责施工资料整理、汇总和立卷。

（4）按照合同要求的套数负责编制施工资料，自行保存一套。

其它向建设单位移交。

6.城建档案馆职责

（1）负责对工程档案的编制、整理、归档工作进行监督、检查。

（2）负责组织专业技术人员，对国家和省重点工程项目建设过程中工程档案的编制、整理、归档工作进行业务指导。

（3）工程开工前负责与建设单位签订《建设工程竣工档案责任书》，工程竣工验收前，负责对工程档案进行预验收，并出具《建设工程竣工档案预验收意见》。

（4）工程竣工验收后三个月内，负责对工程档案正式验收。

二、办事依据

（一）《中华人民共和国档案法》（中华人民共和国主席令第71号）。

（二）《黑龙江省城市建设档案管理办法》（黑龙江省人民政府令第4号）。

（三）《地铁建设工程竣工文件归档整理和移交实施细则（试

行）》（哈地铁发〔2011〕23号）。

（四）其它法律法规和规范性文件。

三、办事条件和标准

（一）哈尔滨市轨道交通工程新建、扩建、改建和技术改造等项目的竣工文件材料编制、整理和归档、移交工作，由勘察、设计、施工、监理等单位指派专人负责，文件资料经检查合格后，方可办理接收手续。

（二）哈尔滨市轨道交通工程竣工文件材料归档范围：

规划报建、规划验收、招投标文件、合同文件、土建施工、机电安装、装修、轨道及设备系统安装、设备监造、设备采购及厂家资料、竣工验收文件、工程结算、监理文件等轨道交通工程建设活动中产生的具有保存价值的文件材料。

四、所需资料

（一）轨道交通工程概况表。

（二）《档案移交目录》。

（三）《哈尔滨市轨道交通工程建设项目竣工档案质量验收表》。

（四）应归档纸质文件和电子文件必须系统、完整、准确、真实、有效、优质、易读。

（五）提交反映施工形象进度照片、隐蔽工程照片和工程实体的声像资料。

（六）勘察、设计、施工、监理等参建单位向集团公司移交档案时，应编制移交清单，经检查合格后，双方签字、盖章后方可接收。

五、办事程序及时限

档案信息管理工作在业务上接受市档案局、市城建档案馆的监督、指导。

（一）参建单位按合同要求向地铁公司档案信息中心移交竣工档案，申报人申报并提交相关材料。

（二）承办人对申报材料当日进行审核。

材料齐全、符合法定形式的，应出具档案接收数量收据；材料不齐全或不符合法定形式的，当场一次性告知申报人需要补正的内容；不符合有关法律法规和规定的不予受理，当场出具不予受理通知书，并注明不予受理的理由，限期整改。

（三）承办人在3个工作日内完成单位（子单位）工程文件材料的检查并起草初审意见，初审合格的文件材料报档案验收工程师复审，复审在15日内完成，合格文件材料由档案验收工程师填写《档案移交目录》一式三份，签字确认，经主任审核，呈报分管领导签批后，当日通知参建单位；复审不合格，由承办人当日通知参建单位取回文件材料，限7日内整改完毕。

（四）档案信息中心在10日内完成档案入库、分类上架工作。

六、监督检查

执行《哈尔滨地铁集团有限公司关于违反重点岗位责任工作

制度监督检查办法》

七、责任追究

执行《哈尔滨地铁集团有限公司关于违反重点岗位责任工作制度追究办法》。

附：

轨道交通工程档案信息管理工作流程图

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