第二章机构设置与档案室职责.docx

第二章机构设置与档案室职责.docx

《第二章机构设置与档案室职责.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《第二章机构设置与档案室职责.docx（8页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

第二章机构设置与档案室职责

晋建五办发[2003]107号

关于印发《山西省省第五建工程公司

综合档案管理办法》的通知

公司所属各单位：

为了加强公司档案管理工作，规范归档制度，明确相关责任，结合公司实际，制定了《山西省第五建筑工程公司综合档案管理办法》。

现予印发，请认真贯彻执行。

二OO三年十二月三十日

综合档案管理办法

第一章总则

第一条为了加强对公司档案工作管理，提高各类的管理水平，有效地保护和利用资源，为公司各项工作服务，为社会服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等法律法规，结合实际，特制定本办法。

第二条公司档案是指公司成立以来从事工程施工、党政管理、经济运行以及其他各项活动中直接形成的对公司和社会具有保存价值的、按照国家相关规定须保存的、保留的各种文字、凭据、图表、图纸、声像、帐册、荣誉等不同形式的历史记录资料。

它是公司的宝贵财富，由公司档案室集中统一保管。

第三条档案管理是企业管理的重要组成部分，是反映和维护公司历史真实面貌的一项重要事业，公司应把档案工作纳入总体工作规划，纳入议事日程，纳入涉及档案管理人员的职责范围，在布置、检查、总结、验收各项工作的同进，布置、检查、验收档案工作。

并进行年度考核。

第四条档案室必须严格执行国家、公司保密制度，在确保档案安全和国家机密的前提下，按规定搞好内部的合理、有效使用。

第二章机构设置与档案室职责

第五条公司成立档案室。

档案室设在公司综合办公室，并设有专职档案工作管理人员。

第六条公司档案室的主要职责是：

1、宣传、贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策规定，并完成上级主管部门下达的有关档案业务工作。

2、规划、协调公司档案工作，负责对公司部门、基层等的档案工作进行监督、指导和检查。

3、制定和组织实施公司关于档案工作的有关规定，加强档案工作的规范化、标准化建设，提高现代化管理水平。

4、接收、整理、统计和保管公司各类档案及有关资料。

5、严格执行保密制度，做好档案的鉴定和密级调整工作，及时组织对已超过保管或保密期限的鉴定工作。

6、保证档案的完整与安全，做好档案的安全防范、修复、复制、保护工作。

7、组织公司专（兼）职档案人员的业务学习与培训，做好档案人员专业职务评聘工作。

第七条本公司档案人员，要配合档案馆宣传、贯彻执行国家关于档案工作法令、政策和规定及公司的档案工作规章制度，实施公司档案工作计划、规划，负责本室档案的收集、整理、立卷和保管等工作。

第三章档案人员队伍建设

第八条公司档案管理人员要努力学习档案管理知识和现代化档案管理技术，坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针、政策、遵纪守法，保守党和国家机密，热爱档案事业，忠于职守、埋头苦干、刻苦钻研业务，具有相应的档案专业知识和科学文化知识。

第九条领导应为档案人员提高政治、业务素质和生活待遇创造条件，关心他们的思想、工作与生活。

第十条本公司档案工作人员属档案专业技术人员，其职称和待遇，按国家有关规定执行。

第四章经费和设施

第十一条公司要确保档案工作设备、经费的需要，所需经费应列入公司年度预算计划，公司应调拔一定数额的经费作为保存归档文件所需的档案装具等设备。

第十二条公司遵循方便利用、安全保管、有利发展的原则，为档案室提供专有的、符合档案管理要求的档案工作房。

第十三条公司要有计划地为档案室配备必要的办公设备，以逐步实现档案管理现代化，落实档案保护措施，提高档案的使用效率，更好地为企业发展服务。

第五章档案的收集、整理和移交

第十四条建立和为断完善归档制度、明确各业务管理人员的职责范围，做互应归档的文件材料必须完整、准确地归档保存。

第十五条公司各类档案收集、移交等方面的管理规定：

一、工程技术档案

1、工程技术档案的重要性

工程技术档案是企业历史活动的重要凭证，是公司档案管理的主体及管理工作的重要组成部分，是企业整体技术实力的资料反映，也是维护企业经济效益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。

2、收集范围

土建施工及建筑设备安装所要求的全部施工技术档案资料（由公司工程、技术质量部门具体规定）。

3、移交档案时间及程序

施工单位一般在工程报竣工后三个月内按公司有关规定将整理、汇集好后的工程技术档案立卷签字，由技术副经理审卷后交技术质量部进行复审，工程档案资料经技术质量部门复审，鉴署意见，移交档案室保管。

移交建设单位的，按国家规定办理，并且所有移交必须办理有关手续，并将移交手续归档，施工单位留存复印件。

归档前的保管由分公司负责，人员工作变动或工程停工、中止等情况必须办理移交手续，保证档案管理的完整和连续性。

4、责任人

（1）、直接责任人：

项目经理及技术负责人、分公司技术副经理。

（2）、管理责任培门和责任人：

公司技术质量部和档案管理员。

二、科研档案

主要包括综合管理、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等活动中形成的文件材料及QC成果发布材料和获奖证件。

科研档案反映了我公司工程施工新技术、新材料、新工艺、新方法的推广和应用，科研开发水平等方面的情况，对我公司的生产经营起着重要作用。

直接责任者：

公司技术质量部。

管理责任者：

公司技术质量部。

三、土地及自建楼工程和配套设施及其它固定资产投资档案

（一）、所有属于公司占用土地的土地证及红线图、规划、设计、监理、施工、招投标文件、施工许可证等标均由公司档案室保管。

（二）、自建楼工程和配套设施以及改扩建工程档案按照工程技术档案标准，由资产部牵头，技术质量部、施工单位配合，于次年三月底前由资产部负责协调，立卷后交档案室保管。

昆部分档案除楼房工程档案外，要重点强调室外管网、化粪池、水电暖、绿化、道路等配套工程施工图纸原始资料。

公司其他投资建设形成的资产档案材料，新企业性质章程，新企业营业执照，资质复印件。

比照以上办法，由资产管理部负责。

管理责任者：

资产管理部。

四、荣誉档案

公司各类荣誉证书及公司、分公司两级机构的资质属于我公司的无形资产，对公司生产经营活动起着举足轻重的作用。

公司或分公司及其他基层单位在取得资质或荣誉后一个月内应将所获证书及奖状、奖杯、锦旗交回档案室归档。

如使用，在归档后办理借用手续。

凡手中自存以上证书及物品的单位和个人，条必于二OO三年十二月底前到公司档案室办理归档及借用手续。

管理责任者：

综合办公室

五、文书档案

公司文书档案记载着我公司的一系列生产、经营及管理活动，是我公司及各部门进行各种管理活动的历史凭证，文书档案除日常形成的文件外，还包括

（1）党政联席会议记录。

（2）各种重要会议纪要。

（3）各业务部门上报的重要报表留存。

（4）日常管理工作中的重要收集，并于次年3月底前移交档案室立卷归档。

各种会议记录和报表等内容由档案室检点，各业务部门立卷归档。

分公司的管理文书档案可比照办法执行，分公司撤并或人员调动时应办理交接手续。

直接责任者：

综合档案室文书管理员、档案室管理人员。

六、人事档案

人事档案记载着每个职工的历史，它包括个人的履历、学历、工资、劳动合同、任免、奖罚情况。

人事档案由人事部门将新接受或调入的职工档案及日常新形成的各项档案单型材料及时交于档案室，装入个人档案中保管。

凡需入档的档案材料，人事部门人员不能自存，如需用可在归档后办理借阅手续使用。

直接责任者：

人事劳资部。

七、财会档案

财会档案是记录和反映单位经济业务的重要资料和证据。

主要包括会计帐簿、会计凭证、会计报表、工资清册等。

当年财会档案在会计年度终了后，由财务审计部保管一年，期满后，在次年6月底前交公司档案室统一保管（详见晋建五财发[2003]33号文件）。

直接责任者：

财务审计部

八、声像档案

根据公司管理需要，决定对各系统、各部门重要的声像档案实行入档管理，主要包括公司各部门、各单位在工程施工、考察、学习等各种活动中形成的有保存价值的照片、录像带、录音带、磁盘、光盘、以及公司召开的各种重要会议，上级领导来我公司讲座等形成的不同资料。

各部门要对此认真负责，不可将一些对运营有重要见证作用的声像制品丢失、遗散。

直接责任者：

公司各有关部门（党委工作部、工会、技术质量部、工程管理部）及基层各单位。

九、其它

包括以前未纳入归档范围的合同协议、招标投标文件、施工许可证、中标通知书、履约保函、授权委托书、项目可行性研究、项目管理实施大纲、项目经济责任书、项目年度审计报告、项目终结兑现资料。

分公司经济责任书，年度检查考核资料、合并、撤消交接手续、遗留问题的处理记录。

公司法律诉讼和服务方面形成的资料。

其它根据企业管理调查归档的资料，每年由公司管理导根据情况进行调整。

第十六条归档的文件标应质地优良、书绘工整、蓝墨书写、声像清晰。

并符合有关规定。

第十七条档案移交规定

档案室接收档案时，首先要检查案卷质量，符合要求后方可移交，移交时，档案室工作人员与移交人共同清点，经查对无误后，方可办理登记与签收手续。

第十八条个人在其从事科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形成的文件材料，必须按统一的移交时间，移交给本单位档案人员，存档室室集中管事，任何人不得据为己有或者拒绝归档。

公司的档案源属公司所有，任何个人或单位不得无偿占有或侵占，对损害公司利益的行为，公司有权利采取保护自身利益的措施。

第六章档案的管理

第十九条档案室按照便于保管、方便利用的原则，对档案进行分类、编号和排列。

第二十条档案室要落实档案的保护措施，健全档案的安全保密制度，切实做好防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防高温等工作，对已破坏、字迹褪色的档案，应进行修复或复制，公司要为档案保护提供必要条件。

公司根据管理情况制定档案的收集范围，并进行经常考核、监督。

第二十一条档案的鉴定与销毁

1、档案鉴定工作在公司有关领导的领导下，由档案室与档案形成的部门负责人，组成鉴定小组，根据上级规定负责对保密期限和保密期限已满的档案进行鉴定，做出处理决定。

2、需要销毁的档案应造册，报请公司有关领导批准后，方可销毁，销毁历史档案必须同时报省、国家档案局批准，任何单位和个人不能擅自销毁任何档案。

第二十二条公司各类档案按其价值确定保管期限为永久、长期和短期三种。

1、永久凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案列为永久保管。

2、长期凡是在较长时间内对本公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期，保管期限为十六到五十年左右。

3、短期凡在短期内公司需要查考利用的档案，列为短期，其保管期限为十五年以内。

第二十三条档案的统计

档案室要对档案的收进、移出、案卷数量、档案的利用等情况进行统计，按照有关规定向有关部门报送档案工作基本情况统计表。

第七章档案的利用与开放

第二十四条除少数有规定的外，档案室保存的形成时间满30年的档案，可对外开放，持有合法证明的单位和个人，都可利用已开放档案。

第二十五条档案室应对档案的研究整理，编写专题资料和全面介绍。

第二十六条人事档案工作，因有其特殊性，具体管理办法按照国家档案局发布的《干部档案条例》执行。

第二十七条查、借阅利用档案必须遵守档案室的有关查、借阅制度。

第八章考核、奖励与处罚

第二十八条根据公司和档案室建立的工作考核及工作量登记等制度，明确岗位职责，对优秀的专（兼）职档案人员和有突出服务与研究以及对档案事业建设有重大贡献者，建议公司给予表扬和奖励。

第二十九条对于违反《档案法》的行为，由公司根据《中华人民共和国档案法实施办法》规定的程序和处理办法予以处罚，并按有关规定处理。

第九章附则

第三十条本办法自发布之日起执行。

第三十一条本办法解释权归公司综合办公室。