设计档案资料管理制度.doc
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设计档案资料管理制度
1.适用范围：
设计管理部各类档案资料管理
2.工作指引
本指引将技术资料分为前期资料、方案文本、地勘报告、施工图纸、设计变更、往来文件、合同文件、收文、设计资料等九大类，具体内容如下：
2.1前期资料
前期资料包括项目红线图（附电子文件）、项目地形图（附电子文件）、国有土地使用证（复印件）、建设用地规划许可证（复印件）、建设项目方案审定意见书（复印件）、建筑工程规划证可证等。
前期资料管理程序：
前期部
取得原件
原件归档
（公司档案室）
设计管理部
复印2份
2.2方案文本
方案文本是指通过规划审批的最终方案文本、电子文件（光盘）等，方案文本管理程序：
规划审批的最终方案文本
（至少8本）
设计管理部
前期部6本
设计部归档1本（含电子光盘）
公司档案室1本（含电子光盘）
（前期部6本为区规划局2本、市规划局1本、房产测绘1本、规划验收1本、房产验收1本；设计部存档1本、公司档案室存档1本）
2.3地勘报告
地勘报告管理程序如下：
地勘单位提供地勘报告
（5-6本）
设计部审核
专业工程师3本
（审图中心存档1本，另两本加盖审图章）
项目部1本
公司档案室归档1本（加盖审图章）
审查合格的地勘报告（1本）
设计管理部归档
设计院1本
2.4施工图纸
施工图管理的基本目标是保证把最新的图纸及时有序的分发到相关部门，做好分发记录，整理归档（包括电子档，电子光盘中应明确图纸用途及时效性），并对作废的图纸及时处理或销毁。
施工图分发和管理程序：
2.4.1需报审图中心类
成本管理部2份
项目部4份
（其中1份盖审图章）
开发管理部3份
（盖审图章）
设计管理部归档1份
（用于内部审图）
设计院出送审图纸
（至少12份）
设计管理部
设计管理部将图纸送审图中心审图，审图合格后取回图纸
公司档案室归档1份
（用于内部审图）
（开发管理部3份为人防1份、消防1份、办理施工许可证1份，均需盖审图章，另一套备用）
2.4.2景观、装饰类（无需报审图中心类）
设计院出图
（至少8份）
专业设计师核对图纸明细
成本管理部1份
项目部4份
设计管理部归档1份
2.4.3专项（二次）设计类（无需报审图中心类）
专项设计厂家
（至少6份）
设计经理、设计总监审核后，（无设计资质的盖技术章）
专业工程师
成本管理部1份
项目部4份
设计管理部项目设计专员归档1份
2.4.4注意事项：
专业设计师要求设计单位提交出图清单，进行清单核对，确定无误后进行后续分发管理。
2.5往来文件
往来文件是指由工作需要而发生的，与公司内部各部门或外部设计单位之间发生的往来书面文件（技术核定单、工作联系单等）。
（1）收文：
各部门或单位
专业设计师（或设计经理）接收并回复
设计总监签批回复
专业工程师返回发文单位或部门
注：
收文应在签批回复后按部门、类别存档，如有附件或图纸的应一并存档，并填写收文明细表，档案盒应有明确目录及文件名称明细。
（2）发文：
专业设计师拟稿（对内联系单、对外正式文本）
设计总监签批（或按公司相关流程审批）
专业工程师发至相关单位
注：
发文规则与收文规则相同；
2.6合同文件
专业工程师拟定合同及与合同单位确定合同内容双方确认无误
专业工程师收设计单位盖章合同（6份）并查看合同内容
相关领导在盖章登记本上签字
交行政部（合约盖章）
设计管理部项目设计专员复印1份
设计单位2份
公司存档4份
注：
合同应有合同审批过程文件一同归档，并应按项目建立单独合同管理档案。
2.7设计资料
（1）、规范图集管理购买程序：
编号、登记入库，记入电子清单
统一购买
（每季度）
定期下载最新规范图集目录
设计师填写需购买资料名称
（2）、规范图集进行统一管理，借阅需办理借阅手续，做好借阅记录，尽量不要私自拿取。
2.8电子文档
各阶段设计成果按以上指引归档后，由专业工程师将相关电子文档刻录成光盘，并写明日期、名称、版本。
如需发至相关部门，电子光盘内备有电子文件使用范围及时效性。
2.9以上内容如遇公司相关文件标准有冲突，则以公司相关标准为准。
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