物业项目接管工作方案.docx
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物业项目接管工作方案
物业项目接管工作方案
序号
介入节点
工作内容
]
前期介入
前期物业管理服务合同签订
2
办理管理处营业执照、税务登记、组织机构代码
3
要求停车场施工单位办理经营性停车场许可证
4
办理停车场营业执照、税务登记
5
管理处物业服务费收费备案
6
员工临时宿舍选址、租赁
7
邀请装修装饰单位对管理处办公场所、员工宿舍图纸设计
及报价、审批
8
工程遗留问题统计、报开发商、跟进处理情况
9
秩序维护员、工程技术人员、客服人员招聘
10
VI标识数量统计
11
VI标识系统设计、报批、制作安装
12
选定清洁公司
13
房屋清洁费用测算及合同签订
14
与开发商谈判开办费
15
供电手续办理及解决基本电费问题
16
供水手续办理及协调居民、商业用水指标
17
前期物业管理服务合同备案（到区物管科）
18
管理处成
立
编制物业管理方案
19
人员编制核定、建立组织架构、岗位职责
20
秩序维护员、工程技术人员、客服人员岗位培训
21
管理处办公室、员工宿舍装修施工
22
力,公设备采购
23
各类工程验收及资料接收
24
各类设备验收及配用工具、资料、保修文件接收
25
选定档案管理人员、档案归类建立条目
26
选定资产管理人员、固定资产建立台账
27
细部验收
细部验收人员招聘、培训、上岗
28
第一轮模拟验收、督促整改
29
第二轮模拟验收、督促整改
30
入住
入住工作组成立
31
编制入住方案
32
发放入住通知书及报纸公告
33
入住前房间全面清洁开荒
34
入住接待小组人员安排
35
入住资料培训
36
入住接待现场布置及培训
37
正式办理入住
38
物业管理
物业管理实施
39
各类工程遗留问题处理跟踪
40
品牌维护
开展第一次客户满意度调查及回访
41
就第一次调查报告制定顾客满意度提升措施
42
顾客满意度提升措施持续跟踪、服务品质督导
43
开展第二次客户满意度调查及回访
44
就第二次调查报告制定顾客满意度提升措施
45
顾客满意度提升措施持续跟踪、服务品质督导
物业企业各部门前期准备工作
1、行政部前期准备工作
1.1负责新建管理处所有标识的设计、制作并指导安装。
1.2负责新建管理处员工工作服的订制。
1.3负责审核各类物资、设备工具的采购申请。
物资的采购：
根据《物业管理方案》负责办公用品、办公设备及维修工具、设备、安全保洁工具、设备的购置计划的制定、询价、报批及采购工作。
包括：
a.办公用品：
家私、各类文具等。
b.办公设备：
打印机、电话、复印机、传真机、空调、电视机、音响等。
c.后勤服务设施：
食堂、宿舍用品、用具等。
&网络设备：
电脑等。
e.清洁及绿化设备和工具：
洗地机、吸尘器、剪草机、喷雾器等。
f.安全设备：
对讲机、电警棍、手电筒等。
g.加工维修设备工具：
万用表、兆欧表、电焊机、台虎钳等。
1.4负责新项目入伙现场的策划、布置及展板的设计、制作和摆
放。
2.人力资源部前期准备工作
2.1负责在入伙前三个月正式下发管理处成立的文件。
2.2根据《物业管理方案》审核新建管理处人员编制，并确保管理人员及专业技术人员入伙前三个月到位，保安员、保洁员提前一个月到位。
2.3负责新建管理处人员的入职培训及管理专业技术人员的培训考核。
3、财务部前期准备工作
3.1负责前期介入费用及新项目管理费标准的测算，经副总经理审核、董事长审批后纳入委托管理合同。
3.2负责新项目各项服务收费标准的审定。
3.3负责管理处接管物业入伙前清洁费用的审定。
3.4负责指导管理处出纳按财务制度建账及财务软件的使用。
3.5负责监督新建管理处的物资采购工作。
4、品质部前期准备工作
4.1负责新项目委托管理合同的评审，报副总经理签定。
4.2负责质量体系文件的发放及协助编写相关作业指导文件。
4.3协助管理处分类建立物业管理档案资料。
4.4负责审核各项规章制度及入伙资料。
4.5协助新项目管理处质量体系文件及入伙工作办理程序的培训。
5.新建管理处经理前期准备工作
5.1负责拟定入伙工作计划时间表，包括：
工作内容、负责人及完成时间等，并报副总经理审核、董事长审批。
5.2负责内部管理运作相关工作：
A.编制管理处组织结构、各岗位职责，报人力资源部及副总经理审核、董事长审批。
B.根据物业实际情况，完善闭路监控、停车场设施、背景音乐、泛光照明、信箱、康乐休闲文化设施、园林绿化等公共设施。
C.指定专人记录入伙前后发生的清洁、返修及配套完善工程等所产生的各项费用，以便与地产公司结算。
5.3将《入住指引》、《业主（住户）资料卡》于入伙前十天交建设单位，与《入伙通知书》一并发放业主。
5.4负责入伙前一周准备好入伙应备资料,包括:
A.《入伙流程》
B.《委托银行代收款协议书》；C.《临时管理规约》；D.《业户手册》；E.《前期物业管理协议书》F.《房屋交付验收表》；G.《常规服务项目表》H.水、电、气、有线电视开户申请资料；I.防盗门、窗花、阳台推拉门图样（包括材料、规格、尺寸、安装要求等）；J.房内配送电器或其他需操作设施用品的说明书、保修卡；K.房间设计平面图（含水电走向）；1..其他与业主相关资料。
M.现场入伙宣传展板及相关入伙指引标识。
N.所有“入伙资料“的填写样本。
5.5进行入伙模拟演练，检验入伙流程、资源配置等准备工作是否充分。
内部控制工作方案
单位各科室：
为认真贯彻落实财政部《关于开展行政事业单位内部控制基础性评价工作的通知》（财会［202x］1号），以及省、市、区财政部门关于行政事业单位财务管理内部控制的相关文件精神，实施行政事业单位内部控制规范，进一步提高我单位内部管理水平，加强廉政风险防控机制建设，特制定内部控制工作方案。
一、内控体系建设工作总体目标：
根据财政部《行政事业单位内部控制报告管理制度（试行）》（财会【202x】1号）、财政部《关于全面推进行政事业单位内部控制实施的指导意见》（财会［2015124号）等文件的要求，进一步提高内部管理水平，规范内部控制，加强廉政风险防控建设，以防范风险和提高效率为重点，以分析单位内部控制缺陷、补充修订管理制、职责分工和业务流程为手段,建立涵盖本单位的决策层执行层务层等各个层级的全员、全过程内控体系。
从而有效保证我单位运行理合法合规，资产安全，财务报告及相关息真实完整，提高运行率和效果，促进实现我单位健康可持续发展。
我单位内部控制体系建设的总体目标是:
按照内控建设工作的整体部署，于202x年年底前完成内部控制的建设和实施工作，力争到202x年年底，遵照《行政事业单位内部控制规范（试行）要求，在全单位范围内建立统一、规范、完善的内部控制体系并使之有效运行。
二、内部控制体系建设原则及要素
内部控制体系建设的主要任务是：
建立覆盖我单位各项运行管理的内部控制体系；制定评价标准、监督检查并促进内部控制制度有执行；实现内部控制与全面风险管理有机结合，提高基础管理水平和风险防控能力。
此次内控建设具体包括全面预算、收支管理、采购业务、资产管理、建设项目管理、合同管理、财务报告、内部信息传递和信息系统等在内的我单位运营管理的各个方面。
按照《行政事业单位内部控制规范》要求,梳理、修订、健全单位现有各项规章制度,细化、完善各项运行管理业务（工作）规程，建立适应本单位运行管理实际需要的内部控制制度体系
1、建立内控体系的必要性：
完善的内部控制制度体系是约束、规范我单位管理行为的准则，是减少风险、风险防控的基本保证，可以保障运行管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整，提高运行效率和管理水平，促进我单位发展战略和目标的实现。
2、建立与实施内部控制遵循下列基本原则：
（1）全面性原则。
内部控制应当贯穿决策、执行和监督全过程，覆盖我单位的各种业务和事项。
（2）重要性原则。
内部控制应当在全面风险管理控制的基础上，关注重点领城和高风险领域。
（3）制衡性原则。
内部控制应当在我单位治理结构、机构设置权责分配、业务流程等各方面相互制约、相互监督,同时兼顾服务效率。
（4）适应性原则。
内部控制应当与运行规模、业务范围、竞争状况和风险水平等相适应，根据业务发展和管理需要持续改进内部控制制度，并随着情况的变化及时加以调整，建立动态调整制，防止制度缺失和流程缺陷。
（5）成本效益原则。
内部控制应当权衡实施成本与预期效益，以适当的成本实现有效控制。
3、建立与实施有效的内部控制涵盖如下五要素：
（1）内部环境。
内部环境是实施内部控制的基础,主要包括治理机构、机构设置及权责分配、人力资源政策、企业文化等
（2）风险评估。
风险评估是我单位及时识别、系统分析运行活动中与实现内部控制目标相关的风险，合理确定风险应对策略。
（3）控制活动。
控制活动是我单位根据风险评估结果，采用相应的控制描施，将风险控制在可承受度之内。
（4）信息与沟通。
即及时、准确地收集、传递与内部控制相关的信息，确保信息在我单位内部、我单位与外部之间进行有效沟通。
（5）监督。
内部监督是对内部控制体系建立与实施情况进行监督检查，评价内部控制的有效性，发现内部控制缺陷时,应当及时加以改进。
4、以价值管理为主线，以风险管理为导向，全面梳理和优化各项业务（工作）流程，明确关键领域和控制点，制定修订完善制度流程，制作内部控制制度汇编，建立形成内部控制制度体系。
5、按照管理制度化、制度流程化、流程信息化的要求,推进内部控制信息化建设，各业务流程嵌入信息系统，实现控制措施在线运行。
三、建立内部控制组织体系。
为确保单位内控建设工作顺利推进，保证内控机制有效运行，我单位将建立内部控制组织体系，通过建立健内部控制的组织体系，使我单位管理层能及时获得适当信息；全体员工能共同参与内部控制，共担内部控制责任；各层级、各部门、各岗位明确内部控制职责。
内部控制的组织架构有四个层面，分别是决策、管理、执行、监督。
决策层面包括：
内部控制领导小组；
管理层面包括：
内部控制领导小组；
执行层面包括：
我单位内部各职能门和各业务部门：
监督层面包括：
单位内审部门。
（一）内部控制领导小组职责：
我单位将设立内部控制领导小组，待领导过会讨论通过后实施，内部控制领导小组组长由我单位主任担任，是我内控体系建设的第一责任人。
内部部控制领导小组对内控工作实施进行全面领导、决策、部署和指挥。
（二）内审部门职责：
作为内部审计职能部门，监督人员要对内控建设实施情况进行日常监督和专项检查，配合内控执行小组对本单位内控建设工作进行评估。
（三）各职能部门及业务部门为内控工作小组开展工作提供支持和协助，组织安排本部门或单位涉及内控工作所需资源，协调本部门或单位内控工作开展的各项重要事宜。
各职能部门及业务部门应由专人兼职负责本部门的内控管理工作，即内控管理员。
内控管理员职责包括：
1.联系本单位内控建设执行办公室相关人员，提供工作所需各项资料；
2.协助组织描述本单位的主要业务流程、关键控制点及重要控制措施，协助内控问题记录，提出整改建议或方法等；
3.协助本单位内控缺陷的整改，及时反馈缺陷整改情况以及内部控制的主要情况等；
4.编制本部门内控评价报告；
5.组织安排与内控管理相关的其他工作。
由于内控管理员是内控工作办公室与各职能部门或业务部门对接沟通的纽带，起到承上起下的作用，所以内控管理员的工作需要各部门领导的大力支持，需要全体员工的积极参与与通力协作。
四、内控体系建设工作步骤
内控建设工作涉及我单位服务管理的全过程，包括各个层面各类业务、各项制度流程，涉及面广，内容庞杂，计划于202x年中旬完成内部控制体系构建工作。
实施步聚：
内控体系建设工作计划202x年年初启动，具体按以下步
骤实施：
（1）前期准备（202x.『202x.5月）。
成立我单位内控项目工作小组，召开启动会议，做好动员工作；
（2）现状分析阶段（202x.6-7月）。
通过访谈、会议研讨和审阅主要内控文档等方式，针对现有内部控制工作中关键内控点与实际工作情况经行分析，了解内控要素现状编编制内控测评报告；
（3）制定内控实施方案阶段（202x.8-9月）。
在对内控现状评价分析的基础上，制定切实可行的内部控制实施方案并交领导小组审阅；
（4）内控实施阶段（202x.10-202x.6月）。
各部门根据内控实施方案开展本部门的内控工作，并对实施阶段内部控制体系建设工作进行回顾总结重点围绕健全内控体系建设、管理提升、风险防控和运行管理成效等方面总结经验做法，形成科室内部控制自查报告及单位内控有效性评价报告。
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202x年5月23日
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