ERP精品课程第二章.docx
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ERP精品课程第二章
第2章ERP信息系统
学习目标
通过本章学习，了解会计信息系统、会计电算化信息系统的概念及其组成，掌握手工会计与电算化会计的区别，熟悉会计电算化信息系统的开发方法，掌握商品化会计软件的选择与系统转换。
2.1会计电算化信息系统概况
2.1.1会计信息系统
1.会计数据和会计信息
在会计工作中，从不同的来源和渠道取得的各种原始会计资料称为会计数据，如某日仓库的进货量、金额，某日某产品的产量、费用等。
按一定的要求通过加工处理的会计数据，称为会计信息。
只有将会计数据进行加工生成会计信息后才能满足管理的需要，为管理者所用。
会计信息主要包括资产、负债信息，生产费用和成本信息以及利润实现和分配等信息。
2.会计信息系统
会计的各项活动都体现为对会计信息的某种作用:
取得原始凭证，是信息的获取;原始凭证的审核，是信息的特征提取和确认;设置会计账户，是对信息的分类;填制记账凭证和登记账簿，是变数据为信息，并进行传递和存储;成本计算，是对成本信息的进一步变换和处理;账务检查和核对，是会计内部信息的反馈，对企业经济活动过程进行调节和控制;会计预测、决策和管理，是对会计信息的进一步应用。
会计工作过程是一个有序的信息输入、信息处理和信息输出的过程，这一过程可分为若干部分，每一部分都有各自的信息处理任务，所有部分互相联系、互相配合，服从于一个统一的目标，形成一个会计活动的有机整体，这个有机整体，就构成了会计信息系统。
即会计信息系统就是以完成会计工作为目的的信息系统，也就是以输入、处理和输出会计信息为目的的系统。
作为管理信息系统一个子系统的会计信息系统，与管理信息系统的其他子系统相比，具有数据量大，数据结构复杂，数据加工处理方法要求严格，数据的真实性、准确性要求高，数据要具有可验证性等特征，而且会计信息系统兼有监督和管理的功能。
2.1.2会计电算化信息系统
会计信息系统要有一定的操作技术和处理手段，用来对会计的原始数据进行采集、加工、存储和输出等。
会计电算化信息系统是以电子计算机为主的当代电子信息处理技术为手段的会计信息系统。
也就是当会计信息系统使用计算机作为主要数据处理工具后，所形成的系统。
会计电算化信息系统是一个人机结合的系统，它不但需要机器的支持，而且更需要人的操作和使用，所以从系统的组成来看，会计电算化信息系统由硬件、软件、人员、数据和规程组成。
1.硬件。
硬件是系统中所有固定装置的总称。
它是系统工作的物质基础，硬件设备一般包括数据输入设备、数据处理设备、存储设备和输出设备。
这也是计算机硬件系统的组成部分。
数据输入设备是指能够把会计数据输入到计算机中的设备。
目前常见的有:
键盘、鼠标、光笔、扫描仪及光学阅读器等。
数据处理设备是指按一定的要求对数据进行加工、计算、分类、汇总、存储、转换及检索等处理设备，这由计算机主机的功能来实现。
数据存储设备是指用于存放数据的设备，目前常见的有磁盘、磁带、光盘及驱动设备等。
数据输出设备是指从存储设备中取出数据按照一定的方式和格式进行输出的设备，如显示器、打印机及绘图机等设备。
此外还有通讯设备、机房设备等。
2.软件。
会计电算化信息系统的软件包括:
系统软件和应用软件。
系统软件主要包括操作系统，如DOS、Windows及网络操作系统、语言加工系统及数据库管理系统等，应用软件主要包括通用应用软件和会计软件。
3.人员。
一般指直接从事系统研制开发、使用和维护的人员。
这些人员一般可分为两类，一类为系统开发人员，包括系统分析员、系统设计员、系统编程及测试人员;另一类为系统的使用人员，包括系统管理人员、系统维护人员、系统操作员、数据录入人员、数据审核人员、档案管理员、专职会计人员和专职分析人员等。
4.数据。
会计电算化信息系统的主要任务是向内部和外部提供会计信息。
这些信息都是按照一定的结构存放在计算机存储设备中，组成会计信息系统数据库，供会计电算化信息系统处理、查询和输出。
由于会计信息涉及面广、量大，因此，其数据库系统的结构也十分复杂。
会计电算化信息系统所处理的数据主要是经济业务数据，处理经济业务数据是财会部门的传统职责。
任何使企业财务状况发生变化的事件或过程都可以说是经济业务，这些业务是通过数据来反映的，经济业务包括外部业务、内部业务和转账业务。
外部业务是企业与外部之间发生的业务，如购买原材料和销售产品。
内部业务指企业资金在企业内部的转移流动，如领料、发放工资、产品入库等。
转账业务指根据会计工作需要而进行的转账工作。
5.规程。
规程指有关会计电算化的各种法令、条例及规章制度。
主要包括两大类:
一是政府的法令、条例;二是系统运转的各项规定，如数据准备说明书、会计电算化核算系统操作使用说明书、机房管理制度及会计内部控制制度等。
2.1.3会计电算化信息系统的特点
1.手工会计信息系统的特点
⑴数据量大
会计信息系统以货币作为主要计量单位，对生产经营活动进行系统、连续、全面及综合地核算和监督。
一个企业的生产经营活动涉及到具体的货币资金、债权债务的收支增减变动。
具体品种规格的材料物资和机器设备、工具器具的增减变动，都要归入会计信息系统，经过加工处理，最后得出反映单位财务状况和经营成果的综合性数据。
会计数据核算详细、存储时间长、数据量大，占整个企业管理信息量的70%左右。
⑵数据结构复杂
会计信息必须反映企业整体的经济活动，主要从资产、负债、所有者权益、成本费用和损益五个方面进行，核算时表现为五大分支体系。
这些数据不仅结构层次较多，而且数据处理流程也比较复杂，一项经济业务的发生，可能引起各个方面的变化，数据处理比其他信息处理系统都要错综复杂。
⑶数据加工处理方法要求严格
会计信息系统对各项经济业务的处理都必须遵守一套严格的准则和方法。
如存货计价、成本计算等从内容到范围、方法，在会计法规和财经制度中都做了明确的规定，必须严格按规定执行，不得随意更改。
⑷数据的及时性、真实性、准确性、完整性及全面性等要求严格
会计信息的及时性是对经济活动有效核算和监督的基础，会计信息系统应该及时地向有关部门及个人提供数据，及时将有关资金运转、成本消耗的信息反馈给管理部门，以利于管理者能够及时作出正确的决策。
为全面反映经济活动情况，会计信息系统收集的数据必须齐全，不允许有疏漏，保证资料的连续、完整;数据加工的过程要有高度的准确性，不能有任何差错。
只有全面、完整、真实和准确地处理会计数据，才能正确反映企业的经营成果和财务状况，准确处理国家、企业及个人之间的财务关系。
⑸安全可靠性要求高
会计信息系统的有关资料包含了企业单位的财务状况和经营成果的全部信息，是重要的历史档案材料，不能随意泄露、破坏和丢失。
应采取有效措施加强管理，保证系统数据的安全可靠。
2.会计电算化信息系统的特点
计算机方式下的会计信息系统，不仅具有电子数据处理系统的共性，而且具有以下几个自身特征:
⑴及时性与准确性
计算机方式下会计信息系统，数据处理更及时、准确。
计算机运算速度决定了对会计数据的分类、汇总、计算、传递及报告等处理几乎是在瞬间完成的，并且计算机运用正确的处理程序可以避免手工处理出现的错误。
计算机可以采用手工条件下不易采用或无法采用的复杂的、精确的计算方法，如材料收发的移动加权平均法等，从而使会计核算工作更细、更深，能更好地发挥其参与管理的职能。
⑵集中化与自动化
计算机方式下会计信息系统，各种核算工作都由计算机集中处理。
在网络环境中信息可以被不同的用户共享，数据处理更具有集中化的特点。
对于大的系统，如大型集团或企业，规模越大，数据越复杂，数据处理就越要求集中。
由于网络中每台计算机只能作为一个用户完成特定的任务，使数据处理又具有相对分散的特点。
计算机方式下会计信息系统，在会计信息的处理过程中，人工干预较少，由程序按照指令进行管理，具有自动化的特点。
⑶人机结合的系统
会计工作人员是会计信息系统的组成部分，不仅要进行日常的业务处理，还要进行计算机软硬件故障的排除。
会计数据的输入、处理及输出是手工处理和计算机处理两方面的结合。
有关原始资料的收集是计算机化的关键性环节，原始数据必须经过手工收集、处理后才能输入计算机，由计算机按照一定的指令进行数据的加工和处理，将处理的信息通过一定的方式存入磁盘、打印在纸张上或通过显示器显示出来。
⑷内部控制更加严格
计算机方式下会计信息系统的内部控制制度有了明显的变化，新的内部控制制度更强调手工与计算机结合的控制形式，控制要求更严，控制内容更广泛。
2.1.4会计电算化信息系统与手工会计信息系统的比较
1.会计数据的采集
手工会计信息系统由财会人员收集、填制及审核各种原始凭证，根据有关会计制度将反映经济业务的会计数据集中在记账凭证中。
在会计电算化信息系统中，会计数据的采集有多种方式:
①直接输入。
财务人员根据原始凭证或记账凭证，通过输入设备将数据直接送入计算机，存入凭证文件中。
②间接输入。
财务人员首先将会计数据存放在存储介质上，然后再将其转换成计算机所能接受的凭证，并保存在凭证文件中。
③自动输入。
计算机自动编制凭证，如固定资产系统的计提折旧业务。
2.会计数据的处理
在手工条件下，会计核算要由许多会计人员共同协作完成。
出纳根据记账凭证登记现金日记账和银行存款日记账，有多个会计人员分别登记各自有关的明细账，总账会计负责登记总账并编制财务报表等。
由于登记账簿的工作由多个会计人员完成，不可避免地会出现各种错误，所以要进行总账和明细账的核对，总账和日记账的核对。
在会计电算化信息系统中，只要与人工输入有关的记账凭证经审核无误后，计算机可自动完成记账、算账、编制会计报表的一系列工作。
而像材料核算和成本计算等复杂又受时间限制的核算内容，可由计算机按照一定的程序不厌其烦地计算，并可随时抽取所需相关数据。
相应的会计核算程序与变动主要在计算机上完成。
3.会计信息的存储
在手工会计信息系统中，会计数据的收集、加工处理及会计报表的编制等都由手工完成，会计信息都是以纸制介质形式保存，对会计资料的查询，也是以调阅纸制档案为基础。
在电算化会计信息系统中，无论是记账凭证、账簿，还是会计报表都是以磁制介质为主，纸制介质为辅的形式保存，但与手工会计信息系统相比，对信息存储所要求的环境和技术等都提出了新的要求。
4.会计信息的输出方式
在手工会计信息系统中期末财会人员从账簿或其他资料中取得数据，并对其进行加工，以规定的格式编制成各种报表，并将报表发送给企业管理者、投资人及税务部门等信息的使用者。
在电算化会计信息系统中，会计数据保存在存储介质中，只要从存储介质中提取信息，即可输出。
目前最常见的方式有:
①屏幕显示输出。
即将存储介质中的会计数据，按照会计人员的需要输出到显示器上，如在计算机中查询有关的明细账。
②打印输出。
即将存储介质中的会计数据，按照需要通过打印机将有关信息打印在打印纸上，如会计人员打印输出各种会计报表。
③软盘输出。
即将产生的有关信息输出到软盘中，如将报表数据保存在软盘上，向相关部门报送。
④网络输出。
通过计算机网络直接将信息从信息的提供者传送给信息的使用者。
5.数据处理流程
手工会计的处理流程一般有“记账凭证处理程序”、“科目汇总表账务处理程序”、“汇总记账凭证账务处理程序”、“多栏式日记账账务处理程序”等。
在组织会计核算时，可根据会计业务的繁简和管理的需要，选用其中一种，但无论采用哪种处理流程，其共同特点是“平行登记”，即来源于记账凭证的会计信息总是同向、等量和平行地记录于总分类账和明细分类账中。
因此，一方面各有侧重地反映会计信息，另一方面发挥总分类账对明细分类账的统辖作用，通过二者之间的对账发现可能出现的人工记账错误，并及时加以纠正。
在会计电算化信息系统数据处理流程中，所考虑的是会计数据处理的目标，即获得管理所需的各种会计信息。
它的中间数据处理都可以认为是源于原始会计数据的加工处理，因此，从输入会计凭证到输出会计报表，所有的中间加工过程都由计算机控制，上一过程数据的结果作为下一过程数据处理的来源，整个处理过程都在程序的安排下完成，具有数据处理的“集中化”和“自动化”的特点。
如图2-1所示，是一个企业的会计信息系统结构图。
它是一个包含供应链管理系统和企业财务系统等多模块信息系统。
6.会计内部控制制度
在手工操作下，有岗位责任制和各种内部牵制制度，保证了手工核算下会计信息的正确性，企业资产的完整和安全。
计算机的引入使得内部控制制度的形式、内容及重点都发生了一定的变化。
（1）内部控制制度形式的变化。
由于计算机具有高速、稳定的特点，有很强的逻辑判断和逻辑分析能力，使内部控制形式主要有两方面变化:
一方面手工会计下的一些内部控制措施在会计电算化后没有存在的必要性，如编制科目汇总表、凭证汇总表等试算平衡的检查;另一方面手工会计下的一些内部控制措施，在实现会计电算化后转移到计算机内部，如凭证的借贷平衡校验、余额和发生额的平衡检查。
（2）内部控制制度内容的变化。
计算机技术的引入，给会计工作增加了新的内容，同时也增加了新的控制措施，如计算机硬件及软件分析、编程，维护人员与计算机操作人员的内部牵制，计算机机内以及存储介质内会计信息的安全，计算机病毒的防治，计算机操作管理，系统管理员、维护人员等的岗位责任等。
（3）内部控制重点的变化。
会计电算化后的内部控制重点将放在原始数据输入的控制、会计信息输出的控制、人机交互处理的控制和系统模块之间的连接控制等方面。
7.会计职能
手工会计下，会计的基本职能是反映和监督经济活动的过程。
实现电算化后，会计在完善传统的会计职能的基础上更加侧重发展管理职能，进行事中控制，事前预测并参与经营决策。
2.2会计电算化信息系统的开发
2.2.1会计电算化信息系统的开发方法
会计电算化信息系统的开发是一项庞大而复杂的过程，需要会计人员、计算机技术人员和用户等各方面人员花费几年甚至几十年的时间才能完成，所以必须选择行之有效的系统开发方法。
目前应用较多的系统开发方法有生命周期法和原型法。
1.生命周期法
生命周期法把一个信息系统从其提出、分析、设计和使用，直到停止使用的整个生存期视为一个生命周期。
整个生命周期划分为五个主要工作阶段:
可行性分析阶段、系统分析阶段、系统设计阶段、系统实施阶段和系统运行、维护与评价阶段。
每一个阶段都有明确的任务，都要将工作结果形成文档资料，并移交下一阶段继续处理。
第一阶段:
系统准备，称可行性分析。
主要任务是对现行系统进行认真的初步调查，分析新系统开发在经济上、技术上和组织上等方面的必要性和可能性，并编写可行性分析报告。
第二阶段:
系统分析。
主要任务是对现行系统进行全面的分析研究，找出现行系统存在的问题，在充分理解用户需求的基础上，确定新系统的目标，建立新系统的逻辑模型，将现行系统模型转换成能实现系统目标的新系统的逻辑模型，解决新系统“做什么”的问题，并编写系统分析说明书。
第三阶段:
系统设计。
主要任务是在系统分析基础上，根据新系统的逻辑模型，设计出系统的具体实现方案，解决新系统“怎么做”的问题，并编写系统设计说明书。
第四阶段:
系统实施。
主要任务是根据系统详细设计说明书编制出可在计算机上运行的源程序，并进行程序的调试和测试，并编写程序说明书和测试报告。
第五阶段:
系统运行、维护与评价。
主要任务是完成新旧系统的转换，在系统运行过程中进行调整和维护，分析新系统是否达到预期目标，并编写开发总结报告、运行及维护手册等。
生命周期法通常采用结构化系统分析和系统设计方法，自上而下分析、设计，强调开发过程的整体性和全局性;开发过程在时间上基本按阶段进行，任务明确;结合用户需求进行开发;开发周期长，维护不方便;适用于开发较大型信息系统。
2.原型法
原型法是系统开发者在初步了解用户需求的基础上，开发出能实现系统最基本功能的一个原型，再根据用户对原型使用与评价的意见，提出修改方案，修改完善原型，如此反复多次，直到得到用户满意的最终系统为止。
原型法分为四个阶段:
确定用户需求;设计原型;使用、评价原型;修改和完善原型。
第一阶段:
确定用户需求。
主要任务是通过调查表、讨论会、现场调研等形式在几天或几个星期内确定用户最基本、最迫切的要求。
第二阶段:
设计系统原型。
主要任务是根据用户的要求在短时间内设计出能实现用户最基本要求的系统原型。
第三阶段:
试用、评价原型。
主要任务是先由用户试用原型，找出原型存在的不足，提出修改原型的具体意见。
第四阶段:
修改和完善系统原型。
主要任务是由系统开发人员根据用户提出的改进意见，对原型进行修改完善，修改后再交由用户使用、评价。
开发过程如图2-1所示。
以上的第三阶段和第四阶段是重复进行的，直到用户和开发人员都满意为止。
图2-1原型法的开发过程
原型法没有进行系统全面的分析与设计，新系统是在初始原型基础上随着用户和开发者对系统认识的加深而不断地进行补充和细化而形成的。
开发过程以用户为中心，开发周期短，开发过程中存在大量的重复，适用于开发小型应用软件或需求不够明确或不断变化的软件。
2.2.2会计电算化信息系统的开发设计
1.系统开发的准备阶段
系统准备阶段的主要任务是对现行系统进行初步的调查研究，论证新系统开发的可行性与必要性。
基本按以下三方面进行:
（1）初步调查
主要任务是对现行系统进行初步调查，掌握与系统有关的基本情况，作为可行性分析的基础。
（2）可行性分析
主要任务是在初步调查的基础上，分析论证企业现有条件下开发新系统的必要性与可行性。
（3）可行性分析报告
完成可行性分析后要编写可行性分析报告。
可行性分析报告的主要内容包括:
①初步调查情况。
②可行性分析。
③新系统备选方案。
④结论。
结论有三种:
一是可以开发一个新系统;二是对原系统进行修改和补充;三是不需要开发新系统。
可行性分析报告形成后，要交给企业领导人、有关管理人员、财务人员和系统开发人员以及邀请一些有经验的局外的管理专家和系统开发专家进行论证，对新系统开发的可行性作出结论。
可行性分析报告正式通过后，即可进入系统分析阶段。
2.系统开发的分析阶段
系统分析阶段的主要任务是在现行系统的基础上，结合用户的需求，建立新系统的逻辑模型，解决新系统“干什么”的问题。
一般按以下步骤进行:
（1）详细调查
主要任务是掌握系统业务处理的流程及所有输入、处理、输出及存储等环节的详细资料。
调查的内容主要包括组织机构、系统功能、业务流程以及业务流程中各环节涉及的账证表和具体输入处理、输出内容及现行系统存在的问题等。
调查的方法主要有开座谈会、收集资料、访问、书面调查及参加实践等。
（2）描述现行系统的模型
主要任务是在详细调查的基础上，用一定的方式来描述现行系统的逻辑模型。
常用的方法是结构化系统分析方法。
其原理是采用“自上而下，逐层分解”的方法，将一个功能复杂的系统逐步分解为若干个能用计算机直接处理的功能模块，分析的结果以结构化的图表的形式来描述对象的逻辑模型。
结构化系统分析的工具主要有数据流程图、数据字典等。
（3）建立新系统的逻辑模型
主要任务是在现行系统逻辑模型的基础上，结合用户的需求，仔细分析评价现行系统。
在原有功能基础上进行修改，确定新系统的功能体系，并自上而下逐层修改数据流程和数据结构，建立新系统的逻辑模型。
（4）系统分析说明书
完成系统分析后要编写系统分析说明书。
系统分析说明书的内容主要包括:
①现行系统概况。
②新系统的逻辑模型。
包括新系统的目标、子系统的划分、新系统的数据流程图、数据字典及性能说明等。
③运行环境规定。
系统分析说明书要经过领导、专家和系统分析人员共同审查。
系统分析说明书一旦审阅通过，系统分析阶段就结束了，即可进入系统设计阶段。
3.系统开发的设计阶段
系统设计阶段的主要任务是在系统分析的基础上，根据新系统的逻辑模型建立新系统的物理模型，解决新系统“怎么做”的问题。
系统设计包括总体设计和详细设计两部分。
（1）总体设计
主要任务是将新系统按功能划分为若干个子系统，确定各个子系统的功能及各个子系统之间的联系，并对各个子系统划分功能模块，设计系统结构图。
①子系统的划分
主要任务是对新系统按功能划分为若干个子系统。
②模块结构图
系统设计常用的方法是结构化系统设计方法。
即将一个大的系统通过“自上而下”和“自下而上”的反复，逐层划分为多个功能明确、大小适当和易于程序实现的模块。
模块设计时要尽量降低模块间的耦合度，尽量提高模块间的聚合度，划分的模块大小要适中。
划分的结果以模块结构图表示。
③系统配置方案设计
主要任务是根据系统性能、吞吐量、响应时间等选择计算机系统配置。
（2）详细设计
主要任务是在系统总体设计的基础上，确定新系统各个模块的具体实现方案。
详细设计的内容主要有:
代码设计、输出设计、输入设计和数据文件设计等。
①代码设计
代码是代表事物名称、属性、状态等的符号。
用代码代替被编码的客观事物，方便计算机进行输入、存储、处理和输出。
②输出设计
主要任务是对各种账证表的内容、输出方式及格式等进行设计，输出用户满意的账证表数据。
③数据文件设计
根据系统分析中编制的数据流程图和数据字典把所有文件设计成可以在计算机上存取的物理形式。
数据文件设计的内容主要包括确定系统需要建立的数据文件、数据文件的组织形式设计和结构设计。
（3）系统设计说明书
完成系统设计后要编写系统设计说明书。
系统设计说明书的内容主要包括:
①系统设计的目标和任务
②系统总体设计方案
③系统详细设计方案
④系统物理设计方案
系统设计说明书一旦被审查通过，系统设计阶段就结束了，即可进入系统实施阶段。
4.系统开发的实施阶段
系统实施阶段的主要任务是将系统设计的新系统的方案转化为可运行的实际系统，进行程序设计、系统调试和测试。
（1）程序设计
主要任务是根据系统分析和系统设计的文件，使用某种程序设计语言和编程工具编写出可在计算机上执行的源程序。
（2）系统调试
主要任务是对程序设计的结果进行全面的检查，查找错误，并纠正错误。
系统调试包括程序调试和系统联调两部分。
①程序调试。
程序调试是以程序模块为单位，对模块逐个进行调试以发现其中的语法错误和逻辑错误等。
②系统联调。
系统联调是在程序模块单调的基础上，依据系统分析报告，将相关的模块和相关的子系统连接起来进行调试。
包括子系统的测试和系统总调。
子系统测试是在模块测试基础上，解决模块间调用问题。
系统总调是在子系统测试的基础上进行子系统之间接口调试。
完成系统调试后，如果系统功能完备，性能良好，就可以用新系统替代老系统，进行系统转换。
5.系统运行、维护与评价
主要任务是完成系统转换，在系统运行中进行维护，并评价系统开发的成果。
（1）系统转换
主要任务是完成新老系统的交替。
在系统切换前，要准备好系统所需要的数据、文档并进行用户培训工作。
系统切换方式一般有三种:
①直接转换:
指在某一特定时刻，旧系统停止使用，新系统立即使用。
这种方式最简单，费用较低，但风险较大。
②平行转换:
指新旧系统同时并列运行一段时间，同时处理同一批数据，相互比较印证。
这种方式安全，可靠性高，风险较小，但费用较高。
③逐步转换:
一部分一部分地完成新旧系统的转换。
这种方式既避免了直接转换的风险，又避免了平行转换的双倍费用，但这种方式接口较多，控制技术较复杂。
（2）系统维护
主要任务是当系统环境和其他因素发生变化时，对原系统进行必要的修改与完善，以保证系统正常运行。
维护的内容主要有:
①硬件设备维护。
主要工作一是定期对设备进行保养;二是当设备发生突发性故障时，由专人维护。
②数据文件及代码维护。
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