完整版接待工作手册.docx
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完整版接待工作手册
******企业款待管理手册
1.目的
为认真贯彻落实中央八项规定，坚持弘扬求真务实、节约节约的优异传统，着力简化款待程序、降低花销支出、提高款待收效，推进建设节约型企业，有效促进企业又好又快发展，特拟定本管理手册。
2.款待范围
内部款待
内部款待指企业系统内的款待，包括企业领导、企业各部门人员到所属各单位检查、调研、指导工作等，基层单位领导、业务人员到企业机关请示、报告或办理相关业务工作等。
会务款待
包括大型综合性会议、专题业务会议、业务培训和其他重要活动。
公务款待。
包括上级和地方政府及行业主管部门的检查、调研、指导等。
商务款待。
主要指业主的察看、调研、洽谈等。
3.款待原则
款待过程“热情礼貌、服务周密”；
款待标准“对内从严、对外从宽”；
款待管理“对口款待、估量管理”；
4.款待种类
款待任务依照款待对象的级别（以贵宾最高层级为准），分为三级。
一类款待：
合用于股份企业领导、工程局领导、厅局级党政领导、局级战略
客户主要负责人、企业邀请的重要贵宾的来访；
二类款待：
合用于工程局部门负责人、兄弟单位领导、企业级战略客户来访；
三类款待：
系统内部一般人员及一般客户的来访。
以上分类仅作为参照，详尽推行可依照任务的本质情况确定，并般配相应的
款待标准。
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5.款待流程
步骤
详尽操作说明
责任者
1.收到款待任务
与对方沟通，确定来访人员姓名、人数、职位及来访
承办部门
目的
2.拟定款待方案
依照任务要求，拟定款待方案，明确人员职责与分工
承办部门
3.企业相关领导
重要款待方案，主办部门负责人审察后提交企业相关
主管/分管领导
审批
领导审批方案
4.组织推行款待
依照方案，由款待主办部门组织推行款待，相关部门
承办部门
级人员依照分工配合
4.1接送安排
办理迎送手续、做好迎送准备
承办部门
4.2住宿安排
依照来访人员身份预约与之相般配的房型，提前领取
承办部门
房卡，需要配物品的房间提前装备
4.3车辆安排
依照来访人数，合理调换，做好准备工作
承办部门
4.4就餐安排
依照本质情况，拟定就餐方案
承办部门
4.5活动安排
部署会议、会见场所、安排察看、报道摄影活动
承办部门
4.6应急安排
在款待过程中临时变化、突发事件等做好应急准备
承办部门
5.花销核销
结算各样花销，依照财务流程核销，冲抵估量
承办部门
6.款待总结
总结款待工作经验，提出改进措施
承办部门
7.成立款待台账
采集整理款待相关信息，准时间成立款待台账
承办部门
备注：
办公室是上级领导、地方无业务对口领导以及企业领导要求款待的其他贵宾的
款待承办部门，总部各部门是其对口款待的承办部门。
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6.款待流程指南
接受款待任务并拟定款待方案
工作项目
工作内容
依照领导要求，及时与对方联系，认识贵宾信息：
到
访时间、目的、活动范围、人员情况（单位全称、职
务、级别、性别、人数），往返情况（始发地、班次、
收到款待
车次、出发时间、预计抵达及走开时间）
任务
掌握贵宾（特别是主宾）的生活、饮食习惯、工作条
件要求，参照察阅主宾过去的到访情况，成立款待工
作小组，做好分工，明确款待负责人
如嘉宾中有女宾，尽量保证最少一名女性款待人员
依照来访贵宾，结合人员到实地踩点情况，提出初步
日程建议
经领导审察，并与对方沟通确定后，形成基本的日程
安排
依照日程安排拟定款待方案，内容包括，迎送陪同、
拟定款待
视察参观、会议会商、宴请配餐、住宿、车辆、着装
要求等
方案
填写《款待申请表》，依照流程履行款待方案，领导批
准后组织推行，特别情况可预先经主要领导口头赞成
后履行款待方案、《款待申请表》被赞成后，及时将方
案见告参加款待的相关领导及参加配合的相关部门、
单位和个人
依照任务要求，编印小开本《款待手册》
三级二级一级款待款待款待
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接送安排
工作项目工作内容
提前一天确认嘉宾信息有无变化
提前认识接机（接站）领导如何前往迎接地址，集中前往时，应及时通知相关人员，做好出发组织工作
准备接机（接站）牌
迎接准备
三级
二级
一级
款待
款待
款待
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迎接
通知接机（接站）车辆出发时间
提前3个小时认识嘉宾抵达时间，确定可否准点抵达
工作人员提前抵达机场（车站）等候并引导接机（接站）领导迎接嘉宾
领导出站后，协助嘉宾领取行李并送往住地
做好嘉宾入住、用餐的引导工作
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提前通知迎接领导在企业总部迎接，通知总部迎接人员各就各位
落实嘉宾回程信息：
回程时间、班次（车次）
提前咨询航班（车次）情况，认识有无晚点、延缓等变化
送别
依照需要，采集嘉宾相关证件信息
协助办理行李托运手续
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住宿安排
工作项目
工作内容
依照嘉宾身份提出2-3个酒店备选，经领导审察后，确
定嘉宾入住酒店
合用房数量、房型、入住时间、住宿天数。
依照嘉宾
级别安排房间：
原则上一类贵宾安排套间，二类贵宾
安排商务间或单间，其他人员安排标准间
酒店预约
预约房间时将入住天数增加一天，防范嘉宾房卡过期
而造成不便
嘉宾很多时，应预留灵便房
办公室负责人员、领导秘书等人员的房间尽可能凑近
主宾房间
提前办理入住手续，领取房卡
检查房间设施可否圆满
迎宾准备
依照嘉宾等级，需要往房间配送物品的提前配送：
如：
企业宣传册、欢迎卡、茶叶等
提前开通房间的国内长话功能，并要求酒店采用限制
没关电话打进措施
与迎接人员保持联系，确定抵达时间，将情况及时向
等候迎接嘉宾的领导报告
提前十分钟在酒店大厅等候嘉宾
迎宾安排
嘉宾抵达酒店后，帮助卸取行李
向嘉宾发放房卡，引导嘉宾上电梯
三级
二级
一级
款待
款待
款待
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车辆安排
工作项目
工作内容
三级
二级
一级
款待
款待
款待
用车安排
嘉宾用车，提前安排（司机姓名、电话、车牌号）
√
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√
依照款待方案，驾驶员提前熟悉嘉宾行程，对行车路
车辆安排
线进行设计，必要时踩点，选择最正确路线，对可能出
√
√
√
现的异常情况做好方案
驾驶员应提前检查车况，检查车上空调、影音设施，
路线选择
保证油料充足，准备好通行花销，依照行程，提前准
√
√
√
备好通行证件
穿着正式工作服，系领带，白色手套
√
驾驶礼仪
保持服饰整齐、相貌干净
√
√
√
使用礼貌用语，遵从款待现场安排
√
√
√
车辆编号
车辆高出三辆时，对付车辆进行编号
√
√
车上物品
装备并及时更新纸巾，矿泉水、雨伞、常用药及当地
√
√
√
地图
在嘉宾上车前开启车内空调，置于合适温度，嘉宾上
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√
√
车后主动咨询温度可否合适
行车服务
每天用车结束后，应及时冲刷、除味、消毒，清理垃
√
√
√
圾，保持车内干净卫生
嘉宾下车后，应检查车内可否有嘉宾忘掉的物品
√
√
√
应急方案
针对可能出现的异常情况，做好方案，提前认识天气、
√
√
√
路况、车辆通行情况等变化
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就餐安排
工作项目
工作内容
三级
二级
一级
款待
款待
款待
餐厅选择
依照嘉宾级别及相关要求预约
1-2家宴请地址，由相
√
√
关领导确定宴请地址
餐厅部署
按要求部署就餐地址，酒水、香烟提前放置，红酒需
√
√
要醒的提前通知酒店服务员提前醒酒
落实嘉宾名单，确定就餐陪同人员
√
√
√
安排席位
重要宴请时，依照出席人员名单制作排位表并摆放席
√
位卡
依照主宾或主要领导口味提前配菜，配菜要求：
菜单
菜单安排
包括凉菜、热菜、汤、甜点、主食、水果；认识嘉宾
√
√
√
口味合理搭配；表现当地特色和季节菜式；控制好用
餐标准及菜量，不铺张浪费
物品准备
红酒、白酒、香烟等
√
√
√
宴请标准
例行节约，原则不上高档菜肴和名贵烟酒，宜采用当
√
√
地家常菜、特色菜和当地特产烟酒。
√
部署好嘉宾休息区、安排茶水、消遣用品
√
√
迎宾安排
确认嘉宾抵达时间，见告相关陪同人员提前
15分钟到
达餐厅等候
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√
引导嘉宾入座
√
√
√
用餐结束前15分钟，通知相关款待人员、
驾驶员做好
车辆准备
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√
宴会结束
协助领导将嘉宾送至门口或上车地址道别
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√
√
在嘉宾走开时及时关注可否有遗留物品
√
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活动安排（会议、察看款待）
工作项目
场会议
地
布
置
业主考
察款待
物品准备
设施检查
会场服务
宣传报道
迎接嘉宾
引导入座
会场服务
资料整理
工作内容
依照会议人数，会议形式确定会议室，部署会场，认识会场设施
提前制作会场横幅
保持会场干净
依照本质情况放置指示牌
提前准备电子屏
准备笔墨纸砚供嘉宾题词（如有需要）
在座位上摆放会议议程（包括参会人员名单、会议议程及企业简介）、沟通资料等
依照嘉宾人数，准备合适的水果
保持款待室干净卫生
提前准备好热水和茶叶
准备茶杯、茶叶、热水、矿泉水、纸巾、笔录本、签字笔、桌牌等必要用品
检查会场投影、音响设施及会议室电源、照明及空调系统，空调应提前开启
服务人员提前到位，提前通知参加会议人员入座会场服务人员应穿着得体，最好穿工装
会议服务期间，应及时为参会人员增加茶水相关部门应提前准备录像、录音设施
提前与媒体联系，睁开新闻报道
对内对外宣传报道经相关领导审察后方可宣布会场部署工作就绪后，通知款待人员
及时认识嘉宾出发时间，预估抵达会场时间
确认嘉宾抵达时间并向领导报告，见告领导迎接嘉宾嘉宾抵达会议室或款待室，引导嘉宾入座
会场服务人员应每20分钟进入会场查察参会人员茶水
情况，并及时为嘉宾及参会人员增加茶水；会议休息时，依照本质情况，及时清搭理场
会议开始前，可播放节奏轻快的音乐
会议结束回收整理资料，检查可否有物品遗漏
三级
二级
一级
款待
款待
款待
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活动安排（视察）
工作项目工作内容
三级二级一级
款待款待款待
信息落实
落实视察目的、时间及详尽视察的基层单位或项目认识视察地址当天的天气情况
相关部门应拟定1-2套视察议程报领导审察
落实察看陪同领导、人员名单
通知基层单位做好款待准备并转发款待方案等
资料
通知基层单位安排住宿、就餐地址
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先期准备落合用车安排，确定行车路线
提前做好工作报告资料及答疑准备
视察点应提前做好打扫、保洁工作，特别是工作区、
会议室、卫生间、施工通道、入口等场所
做好现场部署工作
提前准备安全帽并摆放整齐
做好迎接准备，迎接并引领嘉宾入场
发放矿泉水和安全帽
视察期间尽量防范造成灰尘多、噪音大、火星四溅的
现场推行
操作
协调落实下一步款待准备
掌握视察和参观时间，保证活动按计划进行
应急安排
工作项目
工作内容
应急准备
依照需要，提前做好应急方案
款待开始前嘉宾信息变化（时间、人员、行程），及
信息改正
时调整方案，并报告相关领导和款待人员
款待过程中信息变化（临时增加或减少行程、人员变
更、时间调整），及时报告相关领导和款待人员
款待过程中发生各样突发紧急事件须及时联系当地相
关部门进行办理并及时报告上级领导
企业门前如突遇集体性时间，可及时调整款待会见解
突发对付
点，并以合适的原由向嘉宾予以讲解，并赶忙予以处
理
突遇天气变化，自然灾害事故或车辆故障等，及时联
系救治，维修并马上上报上级领导
有必要时，安排随行医护人员
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三级
二级
一级
款待
款待
款待
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款待总结
工作项目
工作内容
三级
二级
一级
款待
款待
款待
先期工作
款待前准备工作不足或遗漏的方面
√
√
共结
款待前工作存在的改进方法
√
√
款待中行程、住宿、用餐、用车安排及迎送等
√
√
款待环节
存在的问题
总结
款待环节中存在的问题的解决方法及优化方案
√
√
款待环节中创新的工作方法总结
√
√
其他
更新嘉宾信息
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√
花销结算和报销
√
√
√
资料归档
工作项目
工作内容
三级
二级
一级
款待
款待
款待
来往公文
拜会函、通知、领导批件、联系方式
√
√
√
会议资料
款待方案、款待手册、会议签到表、报告材
√
√
√
料、沟通资料等相关资料
视察参观资料
视察参观点介绍资料
√
√
√
款待总结
款待书面总结
√
√
图像音像资料
现场照片、录像、录音等
√
√
嘉宾重要信息
主宾简历及其他个人信息，包括民族、出生
√
年月、籍贯、饮食习惯、爱好禁忌等
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7.表格模板
款待分工明细表模板
序号任务分工时间节点责任人联系方式
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款待日程方案模板
（单位）
（姓名）（职务）一行款待日程方案
日期时间款待步骤
上午
接机
10:
00
入住
10:
30
迎接
中午
就餐
12:
00
**月**日
下午
星期*
会议
—
15:
30
14:
00
实地
15:
30——17:
30
察看
夜晚
就餐
18:
00
上午
送别
21:
00
款待内容
前往新场迎接
一行人乘坐航班由飞抵
前往酒店迎候
下榻酒店
午宴
地址：
会商、签字仪式
地址：
企业企业2楼会议室
前往项目
晚宴
地址：
送一行前往机场
乘坐航班至
参加人员备注
***、***用车*******
***、***用车*******
***、***用车*******
***、***用车*******
***、***用车*******
***、***用车*******
***、***用车*******
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款待申请表模板
************企业款待申请表
填表日期：
归档编号：
款待名称
□工作检查□调研□察看□洽谈□顺访□其他
来访目的详尽事由:
款待部门
来访时间
月
日
时至
月
日
时
嘉宾情况
姓名
性别
单位/职务
（总人数：
人）
嘉宾级别
□一级
□二级
□三级
酒店等级：
星
名称：
住宿安排
房间总数：
间
入住天数：
天
类
型:
□套房
间
□单人间
□双人
间
其他
结账种类:
□我方肩负
□嘉宾自付
□横幅
内容：
会见安排
□电子屏
内容：
□投影
□宣传片
□录音
□音响
□话筒
□水果
□瓶装水□宣传册
□摄影
□摄像其他
宴请安排
拟用餐总次数、用餐时间
用餐、用酒基本规格
活动安排
活动时间、察看或参观地址
可否需要购票:
是□否□种类:
□机票□火车□汽车
返程安排
购票花销:
□我方肩负□嘉宾自付
特别安排按正常款待等级标准以外的其他要求
项目金额说明
花销估量
住宿
13/33
餐饮
合计
款待部门建议
分管领导审批
主管领导审批
款待手册模板
XXX一行莅临*****企业
******企业睁开*********
会议手册
14/33
**********************企业
20年月日
企业文化
企业精神：
科学管理文明施工奋斗图强勇创一流
管理目标：
以人为本塑造优选安全环保遵约诚信诚挚服务进步创新
经营理念：
责任荣誉共赢
企业愿景：
发挥陕西省施工总承包龙头企业优势，争做国内一流施工
企业
企业价值观：
奉献社会丰饶职工
企业服务要旨：
施工前为用户着想施工中对用户负责施工后让用户满意
15/33
调研大纲
1、20年上半年生产经营情况；
2、安全生产情况；
3、结合“十二五”规划的履行情况，对标准化、信息化
的认识（重点，互动）；
16/33
会议议程
会议地址：
******总部2楼会议室
日期时间会议内容
14:
00——14:
10***做调研讲话
14:
10——15:
10***做工作报告
月日
15:
10——17:
10标准化、信息化专题互动
17:
10——17:
40***做总结讲话
17/33
XXX企业一行莅临***************企业
展动工作调研会议参会名单
序号单位姓名职务
1
2
3
4
5
6
XXX企业领导
1
2
3
4
5
6
7
1
2
3
4
企业领导
企业各部门
党委书记、董事长
党委副书记、总经理
总工程师
副总经理
副总经理
副总经理
副总经理
18/33
5
6
7
8
9
10
11
12
1
2
3
4
1
2
3
4
5
***企业领导
*****各部门
总工程师
副总经理
副总经理
副总经理
综合办公室主任
生产管理部部长
技术管理部部长
经营估量部副部长
财务负责人
19/33
天气提示
20/
升级会员 