智能办公室自动化系统.docx

智能办公室自动化系统.docx

《智能办公室自动化系统.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《智能办公室自动化系统.docx（12页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

智能办公室自动化系统

智能办公室自动化系统

智能办公自动化系（IOAS）利用先进的技术和设备提高办公效率和办公质最，改善办公条件，减轻劳动强度，实现治理和决策的科学化。

是以行为科学、治理科学、社会学、系统工程学、人机工程学为理论，结合、通信技术、自动化技术等，不断令人的部份办公业务活动物化于人之外的各类设各中.并由这些设备与办公人员组成效劳于某种目标的人机。

即在办公室工作中，借助先进的办公设备取代人工进行办公业务处置、治理各类的信息，辅助领导决策。

办公自动化的目的是尽可能充分地利用信息资源，最大限度地提高办公效率、办公质最，从而产生更高价值信息，提高治理和决策的科学化水平，实现办公业务科学化、自动化。

智能办公自动化系统的模式

智能办公自动化的模式有事务型、治理型和辅助决策型三种。

其中事务型由运算机软、硬件设备、大体办公设备、简单通信设备和处置事务的数据库组成。

要紧处置日常的办、公操作，比如，文字处置、处置、文件收发登岸、电子文档治理、办公口程治理、人事治理、财务统计、报表处置、个人数据库等.是直接面向办公人员的。

治理型是把型办公系统和综合信息（数据库）紧密结合的一种一体化的办公。

寄存口常工作所必需的信息，供本单位的各个部门共享，以优化日常的工作，提高办公效率和质最。

决策型是在事务处置系统和信息治理系统的基础上增加了决策或辅助决策功能的办公自动化系统。

它不仅有数据库的支持，还具有模型库和方式库，模型库是决策支持系统的核心，其作用是提供各类模型供决策者利用，以寻求最正确方案，对决策者提供支持。

通用型智能办公自动化系统

依照各类建筑物的利用功能需求，分为通用办公自动化系统和专用办公自动化系统。

通用内容要紧包括对建筑物的物业治理营运信息及建筑物内的各类公众事务效劳和治理。

专业型除具有通用型办公自动化系统的功能外，还应按其特定的业务需求，成立专用业务领域的办公自动化系统。

例如，适用于工厂企业生产及销售治理的工厂企业、适用于商品信息治理的商业型企业办公自动化系统等通用型办公自动化系统是建筑智能化系统设计内容的一部份，而专用型办公自动化系统的建设不在大体建设范围里，但在智能建筑办公自动化系统设计时.应在信息环境设计中为其制造良好的基础条件。

通用的要紧包括对建筑物内各类设施的资料治理、运行状况及保护进行治理的物业治理营运信息子系统、进行文字处置、文档治理等的办公、对各类公共效劳进行计费及人员治理的效劳治理子系统、具有共用信息库，向建筑物内公众提供信息搜集、装库、检索、查询、发布、导引等功能的信息效劳子系统、能识别身份、门钥、信息系统，并能进行各类计费的智能卡治理子系统和等。

通信网络系统

中的通信网络系纷（CNS）是楼内的语音、数据、图像传输的基础，它对来自建筑物或建筑群内外的各类信息予以接收、存贮、处置、互换、传输并提供决策支持的能力，同时与外部通信网络（如公用网、综合业务数字网、运算机互联网、数据通信网及卫星通信网等）相联，为建筑物或建筑群的拥有者（治理者）及建筑物内的各个利用者提供有效的信息效劳，确保信息通畅。

中通信网络系统要紧包括采纳金属对绞线接入、、无线接入等接入网技术而设置的接入网设备、在提供已有的模拟通信环境的同时，还能向用户提供当前的数据通信，多媒体通信和ISDN综合业务数字网要求的程控数字用户互换机、实现影像图像通信的有线电视与广播电视卫星系统、会议电视系统、公共广播系统及等。

依如实际需要.还可在建筑中设置移动通信中继收发通信设备和无绳系统等。

什么是办公自动化

　　办公自动化是指办公人员利用现代科学技术的最新功效，借助先进的，实现办公活动科学化、自动化，其目的是通过实现办公处置业务的自动化，最大限度地提高办公效率，改良办公，改善和条件，辅助决策，减少或幸免各类过失和短处，缩短办公处置周期，并用科学的，借助各类先进技术，提高治理和的科学化水平。

办公自动化系统的层次

　　一样来讲，一个较完整的办公自动化系统，应当包括、、信息转输、信息保留四个环节。

办公自动化一样可分为三个层次：

事务型、治理型、决策型。

　　大致有如下3类办公系统：

　　①事务型办公系统

　　事务工作是整个办公活动的基础，也是研究办公活动的切入点，包括文字处置、个人日程治理、行文治理、邮件处置、、资源治理，和其他有关机关行政事务处置等等

　　②治理型办公系统

　　治理型为中间层，它包括事务型，治理型系统是支持各类办公事务处置活动的办公系统与支持活动的相结合的办公系统

　　③决策型办公系统

　　决策型为最高层，它以事务型和治理型办公系统的大量数据为基础，同时又以其自有的决策模型为支持，决策层办公系统是上述系统的再结合，具有决策或辅助决策功能的最高级系统。

办公系统的大体功能

　　①文件阅读、文件指示、文件处置、文件存档等事务

　　②起草文件、制订打算、起草报告、编制报表、资料整理、记录、拍照、文件打印等事务

　　③文件收发、保留、复制、检索、电报、电传、等事务

　　④会议、汇报、报告、讨论、命令、指示、谈话等事务

办公自动化系统的进展现状

　　20世纪80年代初，自动化技术、运算机技术和通信技术等三大技术的迅猛进展，为办公自动化奠定了必要的物质基础和技术基础。

（1）国外办公自动化系统的进展

　　20世纪70年代后期，美、英、日等发达资本主义国家开始办公自动化理论和技术的研究。

　　美国是推行办公自动化最先的国家，其进展大致经历了4个时期；

　　①单机设备时期（1975年前）

　　②局域网时期（1975—1982年）

　　③—体化时期（1983—1990年）

　　④多媒体时期（20世纪90年代以后）

　　日本办公自动化的起步稍晚于美国。

可是，针对本国的国情制定了一系列进展本国办公自动化的计划，并成立了相应的执行机构，组建了办公自动化的教育培训中心。

随后完成的日本东京都政府办公大楼，成为一座综合利用了各类先进技术的智能大厦，是今世办公自动化先进水平的代表。

（2）我国办公自动化系统的进展

　　我国办公自动化的进展，始于20世纪80年代初，近20年的进展，已形成初步规模，其进展大致可分为3个时期：

　　①启蒙与预备时期（1981—1985年）

　　②初见成效时期（1986—1990年）

　　③稳步进展时期（1992年以后）

　　（3）办公自动化及系统的进展趋势

　　在现代技术、设备支持下，办公自动化及其系统呈现出小型化、集成化、网络化、智能化及多媒体化五大趋势：

　　①小型化

　　②网络化

　　③集成化

　　④智能化。

　　⑤多媒体。

办公自动化系统的组成

（一）办公自动化系统的硬件

（1）信息输人设备

（2）信息处置设备

　　（3）设备

　　（4）输出设备

　　（5）复制设备

　　（6）信息通信设备

　　（7）其他设备

（二）办公自动化系统的软件

（1）系统软件层

（2）支撑软件层

　　（3）应用软件层

办公自动化的进展方法

　　1．转变领导和利用人员的思想意识。

信息化带来的便利是原先利用纸张的方式无法比拟韵。

例如：

的优势，使你不管在何地，只要能连上互联网就能够办公，网上办公室已取得人们的认同。

有些人以为新生事物不容易把握，存在畏惧心理，有些人以为长时刻以来手工操作已经形成定式，没有必要换用新设备，把握新知识。

关于这些具有不同方式的同志应多作思想工作提高熟悉，培育和的工作作风，从思想上改变陈腐的工作方式和治理形式，提高熟悉，重点是提高各级的熟悉，通过普级运算机及现代化设备知识。

使他们确立办公自动化在活动中的地位和作用，以更大的热情支持办公自动化的建设。

　　2．治理人员素养的培育。

办公人员是实现办公自动货摊最大体的组成元素，办公人员微机系统知识和微机操作能力的高低是办公自动化水平的决定因素。

在物业治理人员对运算机知识的了解和操作并非是人人精通，对进行微机系统知识的培训已势在必行。

企业要有打算地进行运算机操作和运算机应用知识培训，使单机在文档报表处置、数据库录人和查询、运算机远程通信等方面的应用达到最大体的技术要求，确实把运算机应用到实际工作中，提高。

　　3．对运算机的保护和保养。

（1）维持良好的运行环境。

常常打扫卫生，使室内维持清洁，这是保证微机系统正常运行和延长利用寿命的大体条件。

（2）按期进行保护与检测。

在微机系统的利用中，有很多利用者都是在显现故障后进行维修，而正确的利用方式应该在不持续利历时或按期计谋机系统进行外部设备的保护和内部器件的检测。

（3）发觉故障，正确判定，及时修复。

创设良好舒适的微机运行环境和。

　　4．制定近期和远期进展打算，统筹计划，慢慢从单机应用向网络应用、从单机治理向网络系统治理、从简单向过渡，慢慢实现各级治理部门的治理自动化、、，实现快速有效的治理，久远目标是要实现的有效利用和办公治理流程的运算机网络治理，要做好在这方面资金上和技术上投人的预备。

办公系统的平安问题

（一）网络要挟增多，平安域划分难度较大

　　办公系统通常部署在政府部门、企事业单位的内部网络或专用网络，以作为要紧的网络通信协议。

TCP／IP协议是一种开放协议，偏重于不同类型的物理网络互联，但在平安设计上存在缺点。

随着来自互联网要挟的日趋增多，解决者可能利用已知的平安缺点和漏洞进行解决和入侵，使办公网络面临信息搜集、侦听、哄骗、会话劫持、拒绝效劳（DoS）等平安要挟，而不合理的网络配置、设备安装的缺失、不严格的访问操纵方法等那么加大了系统蒙受解决和入侵的可能性。

受、设备、人员、技术、治理等因素阻碍，划分网络平安域、应用整体的平安策略、实施边界防护和访问操纵存在较大困难，专门是在互联网、、专用网络之间实现平安互换数据的难度较大。

（二）操作系统平安问题突出，缺乏有效的方法

　　众所周知，Windows是办公系统中利用最多的操作系统，但Windows本身存在诸多问题。

一是核心平安技术不透明。

作为一种商业软件，微软并无公布Windows的源代码，涉及的不透明，对办公系统来讲仍是一种不可信的操作系统。

二是针对Windows系统的要挟增加。

若是系统更新不及时，平安方法不严格，存在的漏洞和缺点可能会被非法入侵者利用，从而对系统的平安产生致命阻碍。

三是技术支持和平安升级效劳受限。

ppp微软已宣布将停止WindowsXP的主流支持效劳、扩展支持效劳延续到2021年4月8日；新推出的Vista、Windows7操作系统，由于各方面的缘故，尚未在办公等领域大量利用；个别用户仍利用的Windows98和WindowsMe，微软早在2006年7月12日就停止了相关的支持效劳。

　　（三）数据泄露途径多样化，保密性方法不到位

　　办公系统要处置、传递、存储公函等灵敏信息和机密数据，一旦泄露可能会造成难以估量的后果，而非法窃取、病毒和的破坏、内部治理的漏洞均会造成数据的泄露。

随着运算机和的迅猛进展，移动存储介质、、P2P、电子邮件在办公系统中大量利用，使数据泄露的途径更趋多样化。

目前的办公系统中，也有对数据加密的方法，例如口令的MD5对称加密、验证码、电子签名等，但这些加密方法多偏重于用户的身份认证和识别，大量的灵敏信息和业务数据仍以明文形式在网络传送，或在数据库中以明文形式存储。

同时，多数办公系统在利用中普遍存在缺省安装、权限设置太低、内容缺乏爱惜等问题，阻碍数据的保密性。

　　（四）系统平安性设计存在缺点

　　随着平安要挟的增多，系统环境的日趋复杂，办公系统平安性设计的漏洞和缺点也慢慢暴露出来。

一是平安设计缺乏系统性。

受各类因素阻碍，办公系统在建设中缺乏整体的平安计划，项目关系人对平安需求缺乏一致的明白得，平安设计的针对性、系统性不强，无法形成覆盖网络、操作系统、应用程序、数据库的多层次的纵深防御体系。

二是平安性技术的缺失。

多数办公系统属于仓促部署，多偏重于知足功能性需求等目标，对平安性需求考虑较少，开发团队也缺少熟悉关键平安技术的专业人员，采取的平安防范方法层次较低。

随着时刻的推移，新的、漏洞被发觉，新的解决手腕不断被采纳，平安技术的缺失使办公系统面临的平安风险日趋增多。

　　（五）薄弱，技术防范手腕较为掉队

　　办公系统的进展进程，也是平安治理不断增强的进程。

办公系统在平安治理方面存在的问题要紧有以下4个方面。

　　一是轻忽人的因素。

人是系统平安最关键的因素，若是轻忽人的因素（平安意识和平安治理），即便采纳最先进的技术和最平安的设计，也无法确保系统的平安性。

二是重建设、轻治理。

在办公系统的整个生命周期都存在平安治理的问题，即便在建设之初较为平安的系统，也会因为系统的脆弱性和可腐败性，在运营、保护中显现新的问题。

三是技术手腕掉队。

受各类因素阻碍，多数单位除部署防病毒软件外，很少采取虚拟网络、访问操纵等方法，也缺少、入侵检测等硬件设备，技术防范手腕较为掉队。

四是员工缺乏防范技术。

部份政府部门、企事业单位的信息不到位，员工对知识把握较少，也缺乏病毒查杀、系统升级等必要的平安防范技术。

办公系统的平安防范计谋

　　针对上述平安问题，从防范风险、保障平安的角度考虑，结合办公系统的平安需求提出以下计谋。

（一）成立高效平安的办公网络

　　对办公系统来讲，仅有防火墙爱惜的网络是不可信的，高效平安的办公网络需综合应用各类技术和方式。

一是利用专用或虚拟网络。

可利用各省市已建成的电子政务专网或各级政府部门、企事业单位的内部网络，和通过利用PPTP和L2TP／IPSec协议成立的（）成立可信网络通信信道。

二是利用防火墙、虚拟网络（）等技术，划分网络平安域，成立平安，对办公系统进行边界防护和访问操纵。

三是提高核心网络组件的平安性。

要通过对路由器、防火墙和互换机等核心网络组件的平安配置，阻止或挑选数据包的转发，对歹意解决和非法访问行为进行限制。

四是对进行加密。

利用或加密技术，对进行加密爱惜，确保办公系统数据的平安传输。

五是采纳入侵检测技术。

检测的目的在于及时做出反映，可利用人侵检测技术对网络进行监测，对内部解决、外部解决和误操作进行实时爱惜，并在网络系统受到危害之前拦截和响应入侵。

（二）提高操作系统的平安性，降低潜在风险

　　办公系统、需要可信的操作系统来支撑，但现时期的着眼点，应当是使办公系统的操作系统相对可信，风险相对较低。

一是利用正版的操作系统。

要从各方面重视软件的正版化，采购预装正版操作系统软件的运算机，并尽可能利用具有自主版权的国产化操作系统。

二是对操作系统进行平安配置检测和加固。

体会证明，操作系统的多数平安漏洞和隐患能够通过检测和加固的方式进行排除。

对Windows系统来讲，最简便、有效的方式莫过于利用平安配置检测表，对照检测漏洞，并利用其提供的平安配置工具或平安模板，在效劳器和客户端设置和应用相应的平安策略。

三是利用平安专用设备和软件，检测和堵塞漏洞。

一方面，可利用漏洞扫描工具，按期检查办公系统效劳器和客户端的系统漏洞和配置更改情形，并通过安装防病毒软件，按期查杀病毒，及时发觉问题；另一方面，可在办公网络成立补丁分发、系统升级等系统，主动发觉、修复系统平安漏洞和隐患。

　　（三）运用加密手腕，确保办公系统数据的平安性

　　在办公系统，大量的公函、机密数据要在组织内部、上下级之间传递，要在效劳器、数据库内存储以确保数据的保密性、不可否定性和完整性。

一是对数据进行加密传输。

即在应用层利用加密算法对通信报文进行加密后传输，或在网络的应用层与传输层之间加入，利用底层SSL协议对传输的数据进行加密。

二是对数据进行加密存储。

依照不同的平安需求，可采纳文件级、数据库级、介质级、应用级加密，和嵌入式加密设备等方式，并利用相应的加密算法，对数据进行加密存储。

三是采纳基于的认证机制，对用户进行身份验证、识别和访问操纵，保证只有身份真实且具有授权的用户才能访问系统，利用系统的功能和资源，避免非授权操作。

四是在进程中，采纳基于PKI技术（公共密钥体制）的等手腕，依照用户的私钥，对公函的修改等操作进行证明和确认，确保已签名文件的内容不被窜改，避免签名者的抵赖行为。

　　（四）合理计划，降低平安性设计上的

　　从办公系统的现状看，各行业、各地域的应用程度不同、所处的技术时期不同、进展也不平稳，因此，必需区别新建和已有系统，合理计划、综合考虑，采纳先进和成熟的技术，降低系统在平安设计上的技术风险。

关于已建系统，平安设计的重点应偏重于网络，要通过对网络和系统的平安检测、治理、监控和处置，成立可信网络结构和，确保数据的平安传输，避免数据被非法窃取和窜改；关于新建系统，平安性设计可从网络、操作系统、数据库和应用程序等几个层次人手，识别和分析潜在的平安要挟，针对网络、主机、应用、数据、治理等方面存在的漏洞和隐患，制定和应用平安策略，并通过采取防火墙、入侵检测、数据加密等技术，构建信息平安的纵深防御体系，确保办公系统信息的保密性、完整性和可用性。

　　（五）增强平安治理，确保系统平安运行

　　一是要将平安治理落实在系统建设和运营全进程。

系统安满是一种特殊的，应当是全进程的，贯穿办公系统的整个生命周期，需要进行整体计划和综合治理，实行动态的、与平安要挟的增加同步的治理。

二是重视平安效劳和进程。

既要重视安装、配置、访问操纵、、检测和监控、事件处置等平安效劳的各个环节的平安治理，又要对效劳进程进行操纵和监督。

三是重视人的因素。

要通过提高平安意识和增强平安治理，将技术与治理有效地结合起来，对系统提供整体的、全方位的平安爱惜。

四是增强和。

要按期组织办公系统的风险评估，并通过平安检查，及时发觉系统存在的隐患和漏洞，采取有效方法进行防范。

办公自动化在教学治理中的运用

办公自动化在教学治理应用的紧迫性

　　1.办公自动化是高校教学治理进展的必然要求现代意义上的办公自动化不仅包括公函流转、查询检索、实时办公、信息处置等部份，还包括，使办公自动化理论和实践在智能化方面取得更大进展，办公自动化的内涵又被进一步扩充。

信息时期的到来，信息技术的进展，将使办公自动化建设理论和实现手腕继续进展。

高校的教学治理部门是学校各项政策的推行者，也是学校师生的效劳者。

其办公自动化程度的高低，不仅关系到自身的治理水平，也关系到学校数字化建设的进程，乃至学校的形象和声誉。

笔者作为工作在教学治理部家世一线的工作人员，对此深有体会。

因此，咱们必需加大力度，踊跃进行高校办公自动化的建设。

一个学校实现办公自动化的程度是衡量其实教学现代化治理程度的重要标准之一，也是增进学校科学进展的方式之一。

　　2.教学治理的工作特点需要办公自动化

　　1）日常事务繁琐，工作任务量大。

教学治理工作涉及到高校教学工作的方方面面。

既有日常的教学治理工作，又要处置一些突发性的教学异样情形。

既面向全部教学和学生，又要面向职能部门和上级领导。

每一项工作都涉及到学校、教师和学生的切身利益。

很多时候情形需要反复地监督和催办，工作任务量大，且繁杂而琐碎，超级有必要借助办公自动化来更好地完成工作。

　　2）工作时限紧，需要科学的治理和计划。

高校教学工作要紧围绕着学校的教学打算和进行，的治理工作有着严格的时刻限制，任务集中，责任重大，容不得半点的疏忽和失误。

为学校教学秩序的正常运行提供有利的保障，需要教学治理工作实时地发布和反馈各类信息，查验工作的正确性，合理地计划工作，并对工作进行科学的治理和监督，需要办公自动化来进行科学有效的辅助。

办公自动化在教学治理的计谋分析

　　1.宏观上

　　1）更新观念，科学运用。

办公自动化达到在教学治理中的科学运用第一要更新观念，需要学校各级领导的高度重视和带头实践。

若是学校各级领导能够自觉地不断更新观念，主动地同意和实践新的，并亲自参与计划指导，对办公自动化提供资金保证，那么对提高学校及各部门的办公自动化水平将起决定性作用。

　　2）制定计划，统筹和谐。

政府和教育行政部门应制定计划，统筹和谐，推动电子政务工作，增进高校提高办公自动化治理水平。

成立政府与高校共享的网络信息平台，踊跃支持高校办公自动化建设，慢慢推行电子化“一站式办公”。

在电子政务工作中让高校享受到优质快捷的效劳，有利于高校提高办公自动化水平。

　　2.微观上

　　1）针对教学治理特点，建设办公自动化治理系统。

办公自动化要针对教学治理的特点，建设办公自动化治理系统。

教学打算治理人员要计划好基础课、、和课程代号编号原那么、学时标准、学分、课程名称等；师资治理人员要提供工作量计算方式，各类课程的计算权重等；教务科治理人员在设计教学经费时要提供各类课程（如基础课、专业课）的计算标准，设计排课子系统时要提供诸如实验课的安排原那么、教室情形、教师情形等。

据此，办公自动化治理系统才能将其转化为运算机语言，并经反复调试后才能正式运行[4]。

同时，治理系统的正确运用要由专人负责，才能保证软件的顺利完善和应用。

　　2）提高教学治理人员素养。

教学治理人员只有具有高素养才能确保办公自动化系统的良好运行，而办公自动化系统运转的稳固和高效又要求教学治理人员必需不断体改自身素养。

教学治理人员必需有必然的运算机工作基础和较强的，对办公自动化运行目标及工作体系都要熟悉。

办公自动化是从多方面取代传统的人工处置和传递信息的功能和手腕，在选人和用人上必需打破传统观念，确保教学人员的高素养。

　　3）硬件设施要保证。

办公自动化在教学治理中有效运用必需在硬件设施上有保证。

在学校教学治理部门设立专门效劳器，指定专人进行保护治理，并保证校园网畅通，同时各院系或其他相关部门必需有一台与校园网相连用于教学治理。

办公自动化，必需进行科学地保护，成立有效的系统保护方式，使其在平安靠得住的环境下有序的运行