项目设计成果归档和管理规定.docx

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项目设计成果归档和管理规定

一、目的

为统一项目文件的归档要求与整理方法，确保档案质量，特制定本规定。

本规定适用于项目建设过程中形成的全部项目文件的归档与整理。

本规定所指项目文件为项目在施工及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像、电子等各种载体形式的全部文件。

二、归档要求

1、项目建设中形成的项目文件，应根据GB/T11822《科学技术档案案卷构成的一般要求》、DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》和SH/T3503-2007《石油化工建设工程项目交工技术文件规定》的有关要求进行组卷、整理，并向业主归档移交。

2、归档项目文件应完整、准确、系统。

应真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况，图物相符。

3、项目文件归档范围见项目管理手册《项目文件管理规定》。

三、归档项目文件的整理

1、项目部向业主提交归档项目文件时，须根据国家有关规定、行业规范和业主档案管理要求进行组卷整理。

2、组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系。

3、勘察文件按勘察项目组卷；设计文件按装置单元、阶段、专业组卷；合同文件（包括合同形成文件）按合同编号组卷；项目交工技术文件文字资料按SH/T3503的要求组卷；设备随机文件按台件组卷，其中质量证明文件与随机图纸需分别单独立卷；管理性文件按问题组卷；竣工图按单项工程、单位工程、装置单元、阶段、专业图号组卷；监理文件按问题组卷。

4、施工图、竣工图组卷整理时需进行折叠，折叠要求为：

4.1图纸须按照A4（297×210MM±2MM）的标准幅面进行折叠。

4.2各种幅面图纸折叠前，要分别按照A0、A1、A2、A3、A4图纸幅面标准格式尺寸（841×1189、594×841、420×594、297×420、210×297MM）进行裁制或整理修边。

4.3图纸折叠须图面朝里，背面朝外，保持图纸标题栏在右下角并露出。

若标题栏前边有图纸遮盖，可将遮盖部分的右下角向内作45°角折入。

4.43号图纸折叠时，先将图纸摆正，然后将左半部向右对折，再将盖在上面部分的右下角向内作45°角折入。

4.52号图纸折叠时，图纸摆正后，先将竖向多出297MM部分均匀地向内折，然后自左向右进行横向正手风琴式折叠，并使右侧对齐，标题栏露在上层。

4.61号图纸折叠时，图纸摆正后，先将竖向多出297MM部分均匀地向内折，然后使标题栏在上层，自右向左进行横向正手风琴式折叠，并将盖在其上面部分的右下角向内做45°角折入。

折好后最外层的宽度为210MM，其它层可自由折叠。

4.70号图纸折叠时，图纸摆正后，先将竖向多出297MM部分向内折两折，然后使标题栏在上层，自右向左进行横向正手风琴式折叠，并将盖在其上面部分的右下角向内做45°角折入。

折好后最外层的宽度为210MM，其它层可自由折叠。

5、案卷与卷内文件的排列

5.1管理性文件按问题、时间或重要程度排列。

5.2勘察文件按管理、依据、报告、勘察记录、附图等排列。

5.3合同案卷按年度排列，卷内文件按合同文本、合同形成文件排列，其中合同形成文件是以形成时间先后顺序排列。

5.4交工技术文件文字资料按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列。

5.5设备随机文件按依据性、开箱验收、随机图样等顺序排列。

5.6设计文件、竣工图按专业、图号排列。

5.7卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。

6、案卷的编目

6.1编件号与页号

6.1.1有独立目录的一份文件材料称为一件。

每卷中件号用阿拉伯数字从“1”开始编写，各卷之间不连续编写件号。

6.1.2卷内页号用小写阿拉伯数字从1开始依次编写。

6.1.3卷内有书写内容的文件材料页面，按排列顺序依次编写页号（流水号）。

图纸页号用铅笔写上，其它文字材料页号用印字印上。

6.1.4单面书写的文字材料在右下角编写页号；双面书写的文字材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号；图纸页号编写在标题栏外右下角；各卷之间不连续编页号。

6.1.5印刷成册的文件材料，独立成卷的，不重新编写页号。

6.1.6原来已编写页号的文件材料，若前面若干页无页号，则可以从…-2，-1，0起续上，在备考表中注明总页数…-2，-1，0～n。

6.1.7卷内目录、卷内备考表不编写页号。

6.1.8页号需写在距底边、侧边10MM×10MM的空白处，字高不大于5MM。

6.2卷内目录编制

6.2.1每一案卷必须有卷内目录，卷内目录排列在卷内文件材料首页之前。

6.2.2成套图纸，自成一卷的，当原目录能准确、全面反映卷内图纸内容时，在卷内目录上只填写原文件目录名称、页次等有关内容（即按一件处理）；成套图纸，一卷装不下，需要分成若干卷的，可以把原目录复印，放到各卷前面，并在原目录的备注中标

明每一卷的起止位置，然后再以原目录为基础填写卷内目录。

6.2.3序号：

以卷内每份文件材料排列的先后顺序填写，用阿拉伯数字从“1”起依次标注。

6.2.4文件编号：

填写文件材料的文号或图样的图号、设备代号等。

6.2.5责任者：

填写文件材料的形成部门或主要责任者。

6.2.6文件题名：

填写文件材料的全称。

一般应照实抄录，没有的可自拟题名，外加“[]”号。

6.2.7日期：

填写文件材料的形成日期。

6.2.8页次：

填写每份文件材料首页的页号，其中最后一件填写首页与尾页的起止页号，中间用“～”连接。

6.2.9备注：

卷内文件材料变化时作说明用。

6.3卷内备考表编制

6.3.1每一案卷必须有卷内备考表，卷内备考表排列在卷内文件之后。

6.3.2说明：

填写案卷内文件材料的件数、页数、不同载体文件的数量等（见示例）

以及在组卷过程中需要说明的问题。

示例：

文字材料2件，10页，照片10张，电子文件2件，附图1张。

6.3.3立卷人:

由责任立卷人签名。

6.3.4立卷日期：

填写完成立卷的日期。

6.3.5检查人:

由案卷质量审核者签名，一般为项目经理。

6.3.6检查日期:

填写审核的日期。

6.3.7互见号:

填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的编号，编号后应注明档案载体形式，并用括号括起。

6.4案卷封面的编制

6.4.1案卷题名:

应简明、准确揭示卷内文件的内容。

主要包括项目名称、代字、代号及结构、部件、阶段的代号和名称等。

归档外文资料的题名应译成中文。

6.4.2立卷单位:

填写文件组卷部门或项目负责部门。

6.4.3起止日期:

填写卷内文件形成的起止日期。

6.4.4保管期限:

依据DA/T28-2002划定的保管期限填写，同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。

6.4.5密级:

由业主提供。

6.4.6档号:

填写档案分类号和案卷顺序号，由业主按《归档文件材料与档案整理细则》中的《档案分类编号规则》提供。

6.5案卷脊背的编制

6.5.1案卷脊背，填写档号、文件编号、案卷题名和保管期限。

6.5.2档号、文件编号顺竖写的方向从左至右横向书写。

6.5.3案卷题名从右至左竖向书写，开头空两格，题名中的专用符号及数字应顺

竖写的方向，自左至右横向书写，符号书写完毕仍恢复竖向书写。

7、案卷装订要求

7.1装订前，须先将原有金属物去掉。

7.2文字材料需单份装订，且沿着A4纸的长边装订。

遇有表（文）头沿长边写的，应将表（文）头的一边置左侧竖向摆好后进行装订。

7.3文件材料的幅面应符合国家通用的A4标准幅面。

大于标准幅面的应予切边、折叠、修整，小于标准幅面的应裱糊成标准幅面。

7.4交工技术文件文字资料采用整卷加纸质封面书本式装订形式，装订用胶需呈中性。

图纸不装订，组卷装盒。

7.5装订应牢固整齐，不得有压字、脱页现象。

7.6外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式。

8、卷盒、卷内表格的规格及其制成材料的质量要求

8.1案卷卷皮须采用卷盒。

8.2卷盒的外表面规格为305×220MM，厚度分别为10MM、20MM、30MM、40MM、50MM、60MM。

8.3卷盒采用无酸牛皮纸板双裱压制。

8.4卷内目录、卷内备考表的规格统一为210MM×297MM。

8.5卷内目录、卷内备考表应采用70g/㎡以上白色书写纸制作。

8.6案卷封面、脊背标签应采用牛皮纸制作，脊背尺寸为297mm×10（20、30、40、50、60）mm。

9、声像材料的整理

9.1纸版照片需根据GB/T11821-2002《照片档案管理规范》整理。

9.2数码照片、摄像文件需根据反映的内容命名，并附说明文字，说明文字内容需包括事由、时间、地点、人物、作者等。

四、案卷质量要求

1、数据真实准确。

2、字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签署认可手续完备合规。

3、签署不能使用易褪色的红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等书写，须采用黑色碳素材料书写。

4、纸版案卷需标识正、副本。

正本中所有文件须为原件，副本中除产品质量证明文件和合格证等可为复印件外，其他由项目部自己形成的文件不能为复印件；合格证、出厂证明等质量证明文件，因客观原因没有原件的，需有供应商在质量证明文件复印件上加盖的文件有效证明章（红章），并注明原件存放地点。

5、电子文件、声像文件需注明可读环境、标注可编辑或不可编辑，并保证载体的有效性与可读性。

电子文件应与纸版文件一一对应。

扫描形成的电子文件须以卷为单位连续扫描，。

用光盘存储时需用不可擦除型光盘。

PDF格式为彩色6、外文资料应将题名、卷内章节目录译成中文。

7、文件编制及存储格式需符合项目管理手册《项目文件管理规定》。

五、归档审查

项目部在项目交工技术文件收集、编制、组卷、整理后，应依次由交工技术文件的编制方、监理机构、业主对文件的完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查，经业主验收合格后方可办理归档交接手续。

归档交接手续连同审查记录全部交业主存档。

六、归档移交

1、项目部应在建设项目中间交接或阶段完结三个月内，将所形成的项目文件（包括纸版、电子版等各种载体的文件）进行规范整理，并经该项目负责人审定后向业主办理归档移交。

2、归档移交时需填写《档案资料移交清单》一式两份，并签字，同时移交EXCEL格式的《档案资料移交清单》和《卷内目录》电子版各一份。

七、附件

附件1卷内目录

附件2卷内备考表

附件3档案资料移交清单

附件4案卷封面式样

附件5案卷脊背式样

附件1

卷内目录

备页次责任者文件编号文件题名日期序号注

2

附件

卷内备考表

互见号：

说明：

立卷人

检查人

附件3

档案资料移交清单

成文日份（卷）页保管密级载体标识页数序号文件编号文件题名责任者互见号备注期限次期数1接收部门:

移交部门:

部门负责人:

部门负责人:

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