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信息组织

第一章绪论

第一节信息组织概述

一、名词术语：

1、信息组织：

在系统科学理论指导下依靠专门的技术方法和手段对信息资源进行选择和整理，从而达到使这类资源得以被充分利用的目的的工作。

1）包括：

分类标引、主题标引、信息描述、信息分析研究。

前三项是整序性信息组织。

2）信息进行整序性组织的目的：

建立检索系统。

2、信息：

具有特定传播、参考和使用价值范畴的音信、消息和数据等。

3、信息资源：

有广义和狭义之分。

1）狭义的信息资源：

信息内容和其载体。

广义的信息资源：

除信息内容和载体外，还应包括设施、资金、运行机制以及信息管理人员。

4、网络信息资源：

计算机网络中的各种信息资源的总和。

1）种类：

网络搜索引擎、通过网络传递的镜像站点、联网后的图书馆馆藏书目、政府和企事业单位网站的数据库以及其它记录形式（BBS、同学录等）中的信息内容及设备等。

2）性质：

检索系统。

二、检索系统的形成：

1、信息采集：

通过一定的方法得到存在于各种信息源中信息的过程。

采集方法包括：

购买、交换、索取、复印、社会调查、计算机自动抓取（网络搜索引擎的功能）。

2、信息标引：

对采集到的信息选择后，确定反映信息内容的标识，并用规范形式表示的过程。

包括：

分类标引、主题词或关键词标引。

3、信息描述：

将反映信息外表特征和内容特征的标识按一定的标准格式记载和排序、提供检索途径和检索点、形成检索工具的工作环节。

4、形成记录：

按一定顺序记载在某些载体上。

三、相关概念：

1、记录：

经过对一条信息的标引和描述、并将其结果记载在某种载体上、按某种顺序与其它信息的标引和描述结果排列起来的检索系统（书本式检索工具、计算机数据库、搜索引擎、镜像站点）中的一个单位。

2、数据：

能够输入到计算机由计算机处理的数字、字母和符号。

（和记录的关系？

）

3、数据处理：

用某种方法记载信息并通过机械化方法及时获得信息的过程。

（方式：

常规、倒置）

4、检索：

从任何方式组成的信息集合中查找特定用户在特定时间和条件下所需信息的过程。

5、数字化信息：

一切优秀成果，借助计算机信息加工处理为核心的数字化技术，将各种作品中的原始信息全部变成二进制编码，形成可以在网上流动的信息资源。

6、数字信息环境：

与数字信息有关的、影响信息传送和利用的技术、经济、法律和运行机制。

（特征）

7、文献情报机构：

泛指进行信息组织和提供信息服务的机构。

（传统的、新型的）

8、网络环境：

以互联网为代表的高速信息网络为基础构筑的集信息的生产、传播、利用为一体的社会环境。

四、信息组织的必要性

1、信息资源的现状：

数量激增、经济发展依靠对知识和信息的利用、原始信息本身不能产生价值、信息组织能解决上述问题。

2、信息组织在资源交流过程中的地位

3、必要性的体现：

是信息管理的基本范畴之一、是信息资源建设的中心环节、是建信息系统的重要条件、是信息检索与咨询的基础、是开展用户服务的有力保证。

五、信息组织的专业含义、要求及目的

1、为什么还有专业含义：

（由来、定义、广义的理解）P.5。

2、信息组织的基本专业要求：

1）信息内容有序化。

2）信息流向明确化。

3）信息流速适度化。

3、信息组织的专业目的：

（讲义中有四点，简明来说：

通过做信息组织工作，为信息用户提供高效率的获取信息内容的途径。

（示范材料）

第二节信息组织的学科发展基础

一、理论基础

1、系统科学理论：

其整体性、内相关性、外相关性、层次性、有序性和目的性对信息检索系统有指导意义。

2、耗散结构论：

开放系统的物质和能量交换、达到有序，指导了建立开放的检索系统。

3、协同论：

数据库各子系统或各库之间有序转化时要协同一致。

4、知识组织论：

信息管理注重客观知识管理。

5、信息自组织理论：

信息自我走向有序和优化。

二、信息组织发展的方法学基础

1、语言学：

使信息有序的符号系统，其语词、词汇、语法是信息组织的语言学基础。

2、逻辑学：

建立的信息检索系统符合用户的思维。

3、知识分类学：

分类是人类思维的基本形式，信息组织活动要符合人们对知识的认识基础上，所以检索系统一般都建立分类检索途径。

三、信息组织的学科发展研究

第三节信息组织的原则

一、意义：

忌讳信息组织工作的随意性，要有工作原则。

二、基本原则

1、客观性原则：

真实反映信息的实质。

2、系统性原则：

宏观与微观、部门与部门、工作个环节、信息处理方法的4个关系。

总体来说是分工协作、协调统一、全局观念。

3、目的性原则：

符合用户和培训用户。

4、现代化原则：

利用自动化手段。

第四节信息组织的方法

一、优化选择

信息选择的定义：

根据用户需要，从社会信息流中把符合既定标准的一部分挑选出来的活动，是信息内容、传递时机、获取方式等信息流诸要素与用户需要相匹配的过程。

信息选择的意义：

信息选择活动的开展是以选择主体对社会信息现象的认识为前提的，是人的主观认识与客观现实的相互作用。

由于客观条件的限制，或者是受人的主观因素的影响，在初始信息选择——采集活动中经常会出现信息失真、信息老化甚至信息混乱等问题。

要想精简信息数量，提高信息质量，并控制信息的流速流向，就必须对从各类信息源采集来的信息进行优化选择。

1、化选择的标准：

原则性标准是信息使用者的最终需要。

具体来说，

1）相关性标准：

①相关性：

信息内容与用户提问的关联度；②相关性选择：

在社会信息流中挑选出与用户提问有关的信息，同时排除无关信息的过程；③挑选时相关性判断是模糊性的。

2）可靠性标准：

①可靠性：

信息内容能正确地反映客观现实；②可靠性判断：

要鉴别信息所描述的事物是否存在、情况是否属实、数据是否准确、逻辑是否严密、反映是否客观等；③影响因素：

人类认知能力、主体心理状态、信息采集方法、信息传递过程等等；④可靠性的意义：

因经过工作人员之手，易变异，可靠信息对决策有价值。

3）先进性标准：

①在时间上：

新颖的信息的更符合科学的一般规律，深入解释客观现象，从而正确地指导人类社会实践活动；②在空间上：

信息代表的成果水平领先，比如：

世界水平的、国家水平的、地区水平的等等；③先进性标准因人因时因地而异：

无统一和固定尺度。

4）适用性标准：

①适用性：

信息适合用户当前需要和便于利用的程度，是信息使用者做出的价值判定；②适用性与用户需求的关系：

由于信息需求的多样性，适用性在很大程度上是随机多变的，受客观环境、科技经济水平、人和自然因素、机构管理水平的制约；③要求：

优化选择时要密切注意用户信息环境的变化，兼顾当前与长远需要，综合考虑适用性问题。

2、优化选择的方法：

定义：

优化选择是对初选信息的鉴别、筛选和剔除，是对社会信息流的进一步过滤和深层次控制。

任务：

去粗取精、去伪存真，使信息流具有更强的针对性和时效性。

1）比较法：

①比较的解释：

对照事物，以提示它们的共同点和差异点。

②目的：

判定信息的真伪、鉴别信息优劣，从而排除虚假信息，去掉无用信息。

③可比较的事项：

时间（新）、空间（大）、来源（权威）、形式（口头、实物、出版发行物的可靠性程度不同）等等。

2）分析法：

通过对信息内容的分析而判断其正确与否、质量高低、价值大小等。

如某事件产生的背景、发展因果、逻辑关系或构成因素、基础水平和效益功能等进行分析，说明其先进性和适用性，从而辨清优劣，达到选择的目的。

3）核查法①通过对有关信息所涉及的问题进行审核查对来优化信息质量。

②实施方法：

一是核对有关原始材料或主要论据，检查有无断章取义或曲解原意等情况；二是按该信息所述方法、程序进行可重复性检验；三是深入实际对有关问题进行调查核实。

4）引用摘录法：

①定义：

从著名检索系统摘引的或综述评论文章中有所反映的信息选择。

②原因：

信息的相互引用表明了各信息单元之间的相互关系，一般来说，被引次数较多或被本学科专业权威出版物引用过的信息质量较高。

5）专家评估法：

①定义：

是对某些内容专深且又不易找到佐证材料的信息选择方法。

②实施：

请有关专家学者运用指标评分法、德尔斐法、技术经济评估法等进行评价，以估测其水平价值，判断其可靠性、先进性和适用性。

③适用：

因其费用大，一般只用于十分重要信息的选择。

二、确定标识：

原因：

经过优化选择的信息要进行加工整理，确定每件信息在社会信息流这一时空隧道中的位置，以便使人们在需要时能通过各种方便的形式查询、识别并获取该信息。

标识的来源：

1）信息外表特征：

名称、类型、表现形式、生产者、产地、日期、编号等；2）信息内容特征：

是该项信息所涉及的中心议题和学科属性等。

3）每件信息与其他信息不同点就是因外表与内容特征各不相不同，检索系统中的记录可按标识排序，方便查找。

1、描述项目的确定：

1）描述项目：

信息外表或内容的各特征即为描述项目。

2）类型：

①初等项目：

不能再进一步拆分的特征，也被称之为子项目，带有“天然”性。

②复合项目：

由若干初等项目构成的综合性特征，人为将一些子项目归并在一起表示信息的特征组合。

3）记录：

经过对一条信息特征的标引和描述、并将其结果记载在某种载体上、按某种顺序与其它信息的标引和描述结果排列起来的检索系统（数据库、检索工具、搜索引擎、镜像站点）中的一个单位。

（文献信息数据库的记录中描述信息特征的项目最为规范、标准。

）

4）作用：

任何一个描述项目都可能成为数据库的检索入口。

描述项目的选取恰当与否，不仅关系到能否准确地代表所描述的信息，而且影响到数据库的功能和检索效果。

5）选取原则：

（1）完整性原则：

①事项完整：

尽可能把保证信息完整度所必需的事项作为必选项选出；②任选项充分表征：

再根据需要选取一定的任选项来更充分地表征整个信息。

（2）标准化原则：

①要求：

按照有关国际和国家标准的规定做工作；②实施：

了解和掌握已制定的各种标准，保证检索系统的正确性、效率性、通用性。

（3）方便性原则：

①项目方便：

全面反映可供用户作为检索依据的项目；②检索点方便：

尽可能设较多的检索点，并在描述时反映出来。

（4）低冗余原则：

①冗余原因：

各事物关系复杂，项目的内涵和外延有时交叉重复造成冗余；②冗余结果：

给信息存储与更新带来很大麻烦；③描述项目选择不当会造成数据冗余；

④措施：

在满足需要的前提下严格控制表征一个信息记录的描述项目数量，严格选择组成每个描述项目的初等项。

（5）灵活性原则：

①原因：

影响项目选取的原因很多，注意发挥项目的实用功能。

②措施：

在与标准规范保持一致的基础上，根据用户需要和数据库的类型、性质增删、侧重选取。

6）信息外在特征的加工：

（1）著录：

现在称为描述。

（2）款目：

现在称为记录。

（3）目录、题录、文摘：

现在称为检索系统或数据库。

（4）传统文献信息描述：

选定信息特征，按规定格式记录下来的过程。

结果：

形成款目，排列款目建成检索工具。

（5）非传统文献信息描述：

非纸质信息的特征按规定格式被记录下来的过程。

结果：

形成数据库之类的信息产品。

信息外表特征的加工仅有描述这一环节。

7）信息内容特征的加工：

（1）定义：

是在对信息内容进行分析的基础上，根据一定规则给信息的内容属性以标识，并作出描述的过程，给出内容属性标识的过程称为信息标引。

（2）信息标引全面性解释：

通过分析信息的主题概念、内容性质等特征，为它们赋予能够表示内容特征的简明代码或语词标识，从而为信息提示、组织和查找提供依据的信息加工环节。

（3）类型：

分类标引和主题标引。

（4）简介：

①分类标引：

a、定义：

按信息内容的学科属性来系统提示和组织信息的方法。

b、作用：

将具有共同学科属性的信息类聚在一起。

c、分类工具：

分类表，将信息的学科属性用表中的代码标记表示出来。

d、目的：

将原先无序的信息按分类表的序列组织排列成一定的学科体系。

e、特点：

把同一学科的信息集中在一起，不同的信息区分开来，方便用户按学科查找信息。

②主题标引：

a、定义：

是对信息内容进行主题分析，确定主题概念，然后按照一定词汇控制方式，为标引对象赋予恰当语词标识的过程。

b、分类与主体标引的异同：

作用不同；主题标引有两种方式；两者都遵循标引规则。

3、组织排序：

（标引后的工作）

1）分类组织法：

按照给出的分类标识排序，形成反映信息学科属性的分类号码检索途径。

2）主题组织法：

按照给出的主题检索标识排序，形成反映信息中心问题的语词检索途径。

3）字顺组织法：

按语词的音序或形序来排序的检索途径。

（主题语词按字顺排。

）

4）号码组织法：

按给出的号码的次序或大小顺序排列信息的方法。

5）时空法：

按信息概念、信息记录和信息实体产生、存在的时间、空间特征来排列信息的方法。

6）超文本组织法：

①超文本：

以节点为基本点位，将通常的文本信息在节点间以链路相连组织成的、用关键字词建立链接的网状结构文本。

②节点：

以网页形式表现，其内部可存储各种信息。

③链：

各节点之间的关联，连接后的特征有一下划线。

④通常的文本：

不联网的数据库信息。

⑤通常文本和超文本的区别：

前者将信息以线性方式组织信息，不符合人的思维习惯。

后者可以联想，通过建立各节点间的链接，构成相关信息的联想语义网络来组织信息。

⑥与多媒体的联合：

将文字、图形、图像、声音、影像等信息集成在一起，交互控制、综合利用。

3、改变重组：

1）原因：

社会信息数量庞大、内容复杂，超出人们的吸收能力。

2）结果：

要求信息组织活动进一步深化工作层次，对原始信息或从检索系统查出的信息进行汇编、摘录、分析、综合，提供精约化的信息产品。

3）方法：

①汇编法：

定义:

选取原始信息中的篇章、事实或数据进行有机排列形成为专题服务的信息集合。

工作程序：

收集、整理、不分析浓缩信息，只将相关信息按一定顺序汇集即可。

②摘要法：

定义：

对原始信息内容进行浓缩加工，摘选其中的主要事实和数据形成的二次信息产品。

类型：

报道性、指示性、报道/指示性。

与文摘式检索系统里的文摘记录的区别是：

此时的文摘信息为专题服务。

③综述法：

定义：

对某一课题某一时期内的大量有关资料进行分析、归纳、综合而成的具有高度浓缩性、简明性和研究型的信息产品。

类型：

叙述性、评论性。

作用：

一份综述在手，用户就可以对某一问题的现状、动态、趋势等有了基本的了解。

工作程序：

收集、整理、消化相关信息；对之筛选、分析、压缩；对有价值的内容综合组织成有条理的一篇文章或报告。

要求：

为保证信息综合的完整性、准确性和科学性，综述编写者应是相关专家。

并将所有参考信息资料附后。

第五节信息组织的类型

一、信息组织类型的划分：

信息组织的结果一般是检索工具或信息重组报告，因此可从检索工具的类型来理解信息组织的类型。

二、检索工具类型的划分：

1、以检索工具的对象分：

1）文献信息目录：

以各种载体的整体信息单元为揭示报道对象的检索工具。

2）索引：

以表示信息内容的各特征为检索标识，指引正排档所报道信息的检索工具。

3）机读数据库：

相对于手工目录、题录、文摘、全文数据库而言的检索工具。

（文献的、非文献的）4）网络搜索引擎：

以智能自动化整理全部类型信息的、通过超文本链接访问的检索工具。

2、按检索工具的检索途径分：

1）依据信息外部特征分：

责任者、题名、机构名、出版地、各类编号等。

2）依据信息的主题内容分：

分类法、主题法。

3、按检索工具中记录的单元方式分：

1）资源单元方式：

以资源的描述记录代表资源进行组织，作为排检依据检索标识被记录在该资源的描述数据之中。

2）标识单元方式：

以标识为中心记录资源，检索时查相应标识，再根据标识后的记录号查出对应的信息。

3、按检索工具的其他特征分

第二章信息组织的发展史略

概要：

无论信息的载体形式是什么样、无论国内国外，尽管人们现在面对的信息多种多样，但进行历史追溯时，可以看到都是从对纸质载体的信息组织发展来的，应该借鉴。

另外，从信息组织的发展趋势来看，正要求信息组织理论与实践工作者能找到一个对用户很友好的规范性检索数据库的运行机制和实现工具，比如：

各数据库的记录格式、检索标识和使用方法都一样，这需要机制和工具平台来统一人们的信息组织工作。

第三章信息组织的环境

本章的内容主要是为建立信息组织应有观念所设。

在本讲义中有很大一部分内容是传统印刷文献信息组织的内容，为什么？

如果我们将传统印刷文献信息的检索工具的编制、使用与互联网信息库的编制、使用比较，会发现前者编制工作细致规范、用户使用时检索效率比较高，但对用户检索能力的水平要求也高；后者编制简略随意、用户使用时检索效率较低，但不经培训的用户也能无师自通的使用。

信息管理人员必须解决这一矛盾，不但了解互联网信息组织，更重要的是了解规范的传统印刷文献信息组织的知识，以便借鉴，才更好的组织各类信息。

第四章信息组织的技术方法：

分类法

第一节分类法概述

一、分类法的有关概念：

1、“类”的含义：

1）哲学意义上的类：

具有某种共同属性的一组事物对象的集合。

2）在文献信息分类体系中的含义：

表示类目概念的名称，即：

类名。

类目是在分类体系中的类。

2、分类的含义：

1）区分各类：

人们认识事物、区别事物，并在此基础上组织事务的一种科学方法。

2）类聚：

人们将已经认识了的事物，对其逐一区分后，再将具有某种共同属性的事物进行归类。

3）分类的事物类型：

①实物，如：

人、机械；②概念，如：

思想、技术；③实物与概念结合体，如：

人的思想、机械技术。

3、信息资源分类的含义：

1）含义：

根据信息资源内容的学科属性与相关的其他特征，对各种类型的信息资源予以系统地揭示、区分，并进行组织的一种方法。

2）信息资源的本质属性：

是载体上所记录的科学知识内容，它从根本上体现信息资源的价值、实用价值。

3）信息资源的非本质属性：

是与本质属性相对应的属性，一般体现在信息资源的形式特征上。

4）信息资源分类的作用体现：

①揭示信息资源。

②区分信息资源。

③组织信息资源。

二、信息资源分类法及其类型

1、建立规范的分类检索系统要依靠已有的分类工具：

传统的文献或图书馆分类表。

2、分类法称谓的的解释：

是一种方法，依该方法的思想编制的分类表是分类的基本工具。

广义的分类法包括：

分类理论、分类表、分类排序。

实际工作中，分类表都被叫作“分类法”，从本课后面所介绍的分类知识中可以了解到此种现象。

3、分类法类型：

1）等级列举是分类法：

①定义：

是一种将所有的类目组成一个等级系统的比较传统的分类法类型。

②代表性工具：

见讲义。

③结构：

等级表现为树状结构。

2）分面组配式分类法：

①定义：

将文献信息内容分析为若干因素，每一因素作为一个面的分类法。

②分面：

按某种特征产生出来一组方面类目。

③代表性工具：

《冒号分类法》。

④举例。

3）半分面分类法：

①定义：

是以等级列举式的类目体系为基础，在类目拓展时采用分面组配的方法，实现等级列举式类表与分面组配同等标引功能的分类方法。

②特点：

相关类目的修订或改进需投入大量的资源和精力；给出分类标记的程序较复杂，标记符号冗长。

③代表性工具。

④等级列举后的复分组配：

用符号“+、/、：

”

4、科学分类与信息资源分类

第二节分类法结构

一、类目体系

1、类目体系的含义：

是根据类目内在关系和一定原则组成的层次性的逻辑结构。

2、分类语言：

使用字母、数字或两者结合作代码用来表示类目含义的标识符号，称为分类号。

3、分类号的作用：

代表类目的含义、决定分类法的实用性和适用性。

4、类目体系的构成：

包括主表和附表，主表又分为详表、简表。

5、类目体系结构的各部分：

以《中国图书馆分类法》为例。

《中图法》的结构

1）第一级：

五大部类

2）第二级：

二十二基本大类

3）第三级：

简表

4）第四级：

详表

5）辅助表：

第四版共有八个复分表；另外还有详表中供某一级类目用的专用复分表。

二十二个基本大类的设置：

A马克思主义列宁H语言、文字S农业科学

主义毛泽东思想I文学T工业技术

邓小平理论J艺术U交通运输

B哲学、宗教K历史、地理V航空、航天

C社会科学总论N自然科学总论X环境科学、

D政治、法律O数理科学与化学安全科学

E军事P天文学、Z综合性信息

F经济地球科学（综合性图书）

G文化、科学、Q生物科学

教育、体育R医药卫生

6、一些名词术语

1）标记符号：

亦称分类号，是分类法中用于标识类目的代号，如D政治、法律。

2）混合号码：

由两种或两种以上具有固定次序的符号系统构成的号码。

3）编号制度：

类号的组成方式。

4）层累制：

按照类目划分的等级配置相应位数号码，号码不仅可以反映类目次序，并可根据标记的位数判断类目等级的编号制度，如：

S农业科学、S5农作物、S51禾谷类作物、S512麦类、S512.1小麦、S512.11冬小麦、S512.12春小麦、S512.13其他小麦。

5）八分法：

亦称扩九法，是在采用层累数字标记的情况下，当同位类超过10个，不足18个时，前9位以0-8表示，8后面的标记用两位数字表示一次划分，用于解决同位类的号码配置问题。

6）双位制：

在采用层累数字标记的情况下，当同位类超过18个时，直接以两位数字表示一次划分，以解决号码的扩充问题。

举例：

八分法举例：

双位制举例：

TS轻工业I236地方剧

0一般性问题．21北京市地方剧

1纺织工业．22河北省地方剧

2食品工业．．．．．．．．

．．．．．．　　　　　　　．75西藏自治区地方剧

8印刷工业

91五金制品工业

．．．．．．．

97生活供应技术

7）借号法：

在采用层累数字标记的情况下使用的一种灵活借用上、下位类号码的配号制度。

借号法举例：

借上位：

借下位

S56经济作物D91法学各部门

561纤维作物911国家法、宪法

562棉911．1行政法

563麻类作物．2财政法

564编制用纤维作物．29经济法

．3土地法

7、分类法类目之间的关系

（1）纵向关系（上下位类目）：

1）隶属关系：

包括：

属种关系，如：

麦类和小麦；整部关系，如：

汽车和轮胎；方面关系，如：

汽车与设计、汽车与理论。

2）非隶属关系：

学科与学者或产品与生产者：

B516.2德国十七世纪哲学、B516.22莱布尼茨;学科与代表著:

H113中古音、H113.1《切韵》；方法与材料：

J31雕塑技法、J316雕塑材料与工具；过程与方法：

G449教育测量与评估、G449.7评估方法与标准。

（2）横向关系（同级类目）：

包括：

对立的：

G451教师、G455学生；矛盾的：

B91无神论、B92宗教；前后的：

G231编辑工作、G232印刷、G235发行；上下的：

G258.21省馆、G258.22县区馆、G258.23乡镇馆；交叠的：

G258.2公共馆、G258.7儿童馆；包容的：

G257.33社科目录学、G257.34文艺目录学；错综的：

TS972饮食、TS973洗染、TS974清洁理容、TS976家庭管理。

3）并列关系：

同位类构成的关系。

4）交替关系：

交替类目与相应使用类目之间形成的关系。

R8特种医学

[89]法医学

宜入D918

5）相关关系：

通过类目参照的方式加以揭示的关系。

P733.2海洋声学

参见O427

8、分类标引工作

1）步骤：

查重、主题分析（分析主题类型、分析主题结构、判断所属学科）、依照分类规则给号。

2）同类数据区分号：

表示同类数据先后次序的号码，（见《著者号码表》）。

3）分类索取号：

表示某一数据或信息在分类排序中位置的号码。

传统图书情报机构称之为索书号。

D91或D91/L234

L234

二、分类标引时主题分析的相关问题

1、定义：

是标引过程中了解和选择信息内容、形成和分析主题概念的环节。

2、要做的工作：

1）了解内容及表现形式；2）选择内容单元和确定主题数量；3）概括单元内容形成主题概念；4）分析主题的结构和类型；5）判断主题的学科专业