打印Excel中的单列表格.docx
《打印Excel中的单列表格.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《打印Excel中的单列表格.docx（31页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
打印Excel中的单列表格
打印Excel中的单列表格
如果只打印Excel中的一个单列表格，相信有的朋友一定会为此而挠头，由于在Excel的页面设置中没有“分栏”这一功能，所以对于长长的一列在打印时就不太好办了，不过，利用Excel的同门师兄word，就可以将要这一列的内容横向排列、逐行显示，具体的做法如下：
打开表格，复制要打印的某一列，然后点击菜单中的“文件一新建…一工作簿”，然后将复制的某一列粘贴到该工作簿的第一列中，点击“文件”下的“保存”，在弹出的保存窗口中，将“保存类型”选择为“文本文件（制表符分隔）（*.txt）”，然后点击“保存”，不要管弹出提示，点“确定”或“是”就把这个工作簿保存为
“book1.txt”了。
下面打开word，点击菜单中的“文件—打开…”，在弹出的打开窗口中，
将文件类型改为“所有文件（*.*）”，然后选择打开刚才保存的“book1.txt”，同样
“book1.txt”在word窗口内显示的也是长长的一列文字，如果你的word没有将“视图”下的“显示段落标记”前的对勾去掉，你就会发现，在每一行的后面都会有一个段落标记，只要将这个段落标记替换成几个空格，不就可以横向显示这些文字了！
对，就是这个意思！
下面点击“编辑”下的“替换”，在弹出的“查找和替换”窗口中，点“高级”展开高级查找的菜单，点击其中的“特殊字符”，在弹出的菜单中选择“段落标记”，这样在“查找内容”项内显示的就是“％”，当然也可以直接“查找内容”中输入“AP”，然后在“替换为”项内输入几个空格，具体数量视要打印的内容而定，最后点击“全部替换”，等出现替换完成提示后，再看word中的原本单列显示的文本，是不是已变成逐行显示了，下面只要再对这些文字进行一下调整、修饰，加上标题，就可以打印了。
Excel中单列表格的打印方法
《中国电脑教育报》2004年第23期E9版刊登了“打印Excel中的单列表格”一文，介绍利用Excel的文件另存与word的查找替换与排版实现Excel中的单列表格的打印方法。
其实利用Excel自身的公式操作，也可轻松实现单列表格文本的合成打印。
以横向排列，逐行显示的“学生姓名”列为例，具体操作方法如下：
1.先在当前表sheetl的适当位置选择一列作为数据合成列，如F列，并在其下第2
个单元格F2中输入公式“=F1&&"&&B2',（公式表示在二个姓名之间空2格）则F2中产生第一个姓名，选择F2，利用向下拖动填充句柄的方法将F2中公式复制到以下单元格中，直到最后一行，则以下单元格的内容将会是当前行以前的所有行中的姓名合成。
2.选择sheet2表，在A1单元格中输入公式“=TRIM（Sheet1!
F49）”，F49为sheet1表中最后一人的姓名合成值，即将所有姓名组合复制到A1单元格中，然后将A1单元格的对齐格式设置为自动换行，水平方向左对齐，垂直方向上对齐，并适当调整A列的宽度。
3.将A1单元格设置为打印区域，通过打印预览与打印可实现单列文本打印效果的观察与输出。
利用这种方法操作的优点是两个单元格的内容间隔可根据需要任意设置。
同时，通过
操作Excel打印预览中的页边距线，可迅速任意调整页面上下左右边距，达到合理排版的功能，另外，对A1单元格的内容通过选择性粘贴的复制，也可将合成后的具体内容在word中加以排版输出。
用好Excel的双面打印
从节约的角度出发，公司的表格都要求双面打印。
但Excel偏偏没有这一功能！
怎么办？
自己动手添加一个“双面打印”的按钮吧！
编辑宏
第一步：
启动Excel2003（其他版本请仿照操作），执行“工具一宏一VisualBasic编辑器”命令，进入VisualBasic编辑状态（如图1）。
第二步：
在右侧的“工程资源管理器”区域中，选中
“VBAProject（PERNOSAL.XLS）选项，执行“插入一模块”命令，插入一个新模块（模块
1）。
小提示
“PERNOSAL.XLS叫做“个人宏工作簿”，第一次使用宏功能时，需要进入下述操作，添加“个人宏工作簿”：
在Excel中，执行“工具—宏—录制新宏”命令，打开“录制新宏”对话框（如图2），输入一个名称，然后选择将其“保存在”“个人宏工作簿”中，确定返回，随便做一下编辑操作，然后按“停止录制”工具栏上的“停止录制”按钮，系统即可自动添加“个人宏工作簿”。
第三步：
双击“模块1”进入代码输入区域，将下述代码输入其中：
Subdy（）
OnErrorResumeNext
x=ExecuteExcel4Macro（"Get.Document（50）"）
Fori=1ToInt（x/2）+1
From：
=2*i-1,To：
=2*i-1
Nexti
MsgBox"请将打印出的纸张反向装入纸槽中",vbOKOnly,"打印另一面"
Forj=1ToInt（x/2）+1
From：
=2*j,To：
=2*j
Nextj
EndSub
第四步:
输入完成后，关闭VisualBasic编辑窗口返回。
添加按钮
第一步：
执行“工具一自定义”命令，打开“自定义”对话框（如图3）o
第二步:
切换到“命令”标签下，在“类别”下面选中“宏”选项，然后将右侧“命令”下面的“自定义按钮”选项拖到工具栏合适位置上，添加一个按钮。
第三步：
单击“更改所选内容”按钮，在随后展开的快捷菜单中，在“命名”右侧的方框中输入按钮名称（如“双面打印”，并选中“总是用文字”选项。
第四步：
在不关闭“自定义”对话框的情况下，右击工具栏上刚才添加的“双面打印”按钮（参见图3），在随后弹出的快捷菜单中，选择“指定宏”选项，打开“指定宏”对话框（如图4）o
第五步：
选中上面编辑的宏，确定退出，再关闭“自定义”对话框返回Excel编辑状态。
双面打印
启动Excel，打开需要双面打印的工作簿文件，单击“双面打印”按钮，系统先将奇数页打印出来，然后弹出如图5所示的提示框，将打印的纸张反向装入打印机的纸槽中，按下“确定”按钮，即可将偶数页打印到另一面上，达到双面打印的目的。
小提示
如果在打印过程中，出现夹纸现象，致使部分页面损坏，可以通过执行“文件-打印”命令，打开“打印”对话框，用手动的方法将少量损坏的页单独打印出来即可。
单独打印Excel图表
为了使用方便，我们经常会将Excel图表嵌在相关数据的旁边，这样看起来会比较直观。
但有时在打印时，如果我们只想单独打印这张图表，又该怎么办呢？
其实很简单，只要用鼠标选中图表的任何一部分，然后再依次点击“文件-打印”即可。
Excel分页预览
通过对前面八章的学习，我们已经可以利用Excel来工作了，例如：
建立一个统计报表、建立一个内嵌的图表或者完成一个公司的统计表的汇总等等。
在本章中我们将学习如何将一个建立的表格或者图表打印出来。
分页预览是Excel2000新增功能，可以使我们更加方便地完成打印前的准备工作。
9.1.1指定打印区域
在默认状态下，对于打印区域，Excel会自动选择有文字的最大行和列。
如果要重新设定打印区域的大小，可以执行下列操作：
（1）执行“视图”菜单中的“分页预览”命令，之后屏幕会变成如图9-1的显
示。
F5^*1
I?
9-1比尸“分页極览”命步后的眾示
（2）在图中可以看到用蓝色外框包围的部分就是系统根据工作表中的内容自
动产生的分页符。
如果要改变打印区域，可以拖动鼠标选定新的工作表区域，如图9-2所
示。
59-2拖动貝标选定打氐区戏
（3）松开鼠标键后即可看到新的打印区域，如图9-3所示
（4）
擧.
工-
/.
K9-3苛豹打EEM裁
删除打印区域设置，可以执行“文件”菜单中的“打印区域”，然后单击“取消打印区域”命令，如图9-4所示。
如果要回到正常的视图下，可以执行“视图”菜单中的“常规”命令。
页面设置肋•
1佢
逓打丘眶域&
取诃EPEiffiC）
昌排卩叩…
Ctrl+P
E9-4取洎打二戈
9.1.2控制分页
如果需要打印的工作表中的内容不止一页，MicrosoftExcel会自动插入分
页符，将工作表分成多页。
这些分页符的位置取决于纸张的大小、页边距设置和设定的打印比例。
可以通过插入水平分页符来改变页面上数据行的数量；也可以通过插入垂直分页符来改变页面上数据列的数量。
在分页预览中，还可以用鼠标拖曳分页符改变其在工作表上的位置。
插入分页符新起一页
（1）单击新起页左上角的单元格。
如果单击的是第一行的单元格，
MicrosoftExcel将只插入垂直分页符。
如果单击的是A列的单元
格，MicrosoftExcel将只插入水平分页符。
如果单击的是工作表其他位置的单元格，MicrosoftExcel将同时插入水平分页符和垂直分页符。
（2）执行“插入”菜单中的“分页符”命令即可。
之后，我们就可以看到新的分页情况，如图9-5所示。
2«
77
59-5插入分页符裁起一页
插入水平分页符
插入水平分页符可以执行下列步骤：
（1）单击新起页第一行所对应的行号。
（2）单击“插入”菜单中的“分页符”命令。
插入垂直分页符
插入垂直分页符执行下列步骤：
（1）单击新起页第一列所对应的列标。
（2）单击“插入”菜单中的“分页符”命令。
移动分页符
当我们进入到分页预览中可以看到有蓝色的框线，这些框线就是分页符。
我们可以通过拖动分页符来改变页面，操作步骤如下：
（1）根据需要选定分页符号。
Excel版面设定
通过改变“页面设置”对话框中的选项，可以控制打印工作表的外观或版面。
工作表既可以纵向打印也可以横向打印，而且可以使用不同大小的纸张。
工作表中的数据可以在左右页边距及上下页边距之间居中显示。
还可以改变打印页码的顺序以及起始页码。
9.2.1设置页面
执行“文件”菜单中的“页面设置”命令，然后单击其中的“页面”选项卡，如图9-7所示。
我们可以完成设定纸张大小、打印方向、起始页码等工作。
纸张大小
在“纸张大小”下拉编辑框中，单击所需的纸张大小选项。
按下“确定”按钮即可。
改变打印方向
在如图9-7的“页面”选项卡中。
在“方向”标题下，单击“纵向”或“横向”选项，按下“确定”按钮即可。
改变起始页的页码
在“起始页码”编辑框中，键入所需的工作表起始页的页码。
如果要使MicrosoftExcel自动给工作表添加页码，请在“起始页码”编辑框中，键入“自动”按下“确定”按钮即可。
9.2.2设置页边距
执行“文件”菜单中的“页面设置”命令，然后单击其中的“页边距”选项卡，如图9-8所示。
设置页边距
在图9-8的选项卡中的相关位置分别输入页面的上、下、左、右值，最后按下“确
表g-i页边距框选项说明
设定框
说明
上下
左
右
选定数鋸与打EI；页上缘的距离.
选定数据与打印页下缘的距离。
如果数据不足一页长，就不会延伸到下边舉「
选定敎需与打萸左緣的距离。
选定数据与打印灵右缠的距离。
如果数据不足一灵
竞.就不会廷伸到右边界“
9-1
定”按钮即可完成。
进行页边距的调整，有关设定项目的说明如表
设置居中方式
如果要使工作表中的数据在左右页边距之间水平居中，在“居中方式”标题下选中“水平居中”复选框。
如果要使工作表中的数据在上下页边距之间垂直居中，在“居中方式”标题下选中“垂直居中”复选框。
当二者均选定后，就可以看到如图9-9的示例。
923设置页面的打印顺序
执行“文件”菜单中的“页面设置”命令，然后单击其中的“工作表”选项卡,如图9-10所示。
59-10“工佇最”选项舍
设置打印顺序
在“打印顺序”标题下，单击所需的打印顺序选项。
安装标题
当打印一个较长的工作表时，常常需要在每一页上打印行或列标题。
Excel允许
我们指定行标题、列标题或二者兼有。
在图9-10的选项卡下，要设定打印在每页上端的行，选择“顶端标题行”，要指定打印在每页左端的列，选择“左端标题列”，最后按下“确定”按钮。
9.2.4设置页眉/页脚
对于要打印的工作表，我们可以为其设定页眉/页脚。
除了采用系统已经定义的格式外，我们还可以自己设定所要的格式。
控制选定工作表的页眉和页脚。
所谓页眉和页
脚是打印在工作表每页的顶端和底端的叙述性文字。
可以增加、删除、编辑、设定格式和安排页眉和页脚，并且可查看它们打印时的外观。
页眉
从内部页眉列表框上选定需要的页眉。
“页眉”框上面的预览区域显示打印时的页眉外观。
可以通过选定一个内部页眉来建立一个自定义页眉，然后选择“自定义页眉”按钮。
内部页眉会复制到“页眉”对话框中，供我们设定格式或编辑选定的页眉。
一个工作表上每次只能有一个自定义页眉。
页脚
从内部页脚清单上选定需要的页脚。
“页脚”框下面的预览区域显示打印时的页脚外观，如图9-7的“页眉/页脚”选项卡。
我们可以通过选定一个内部页脚来建立一个自定义页脚，然后选择“自定义页脚”按钮。
内部页脚会复制到“页脚”对话框中，供您设定格式或编辑选定的页脚。
一个工作表上每次只能有一个自定义页脚。
要设置页眉/页脚，可以通过执行“文件”菜单中的“页面设置”命令或者在打印预览状态下按“设置”按钮，来达到设定页眉/页脚的目的。
其实现方法如下：
（1）选择“文件”菜单，执行其中的“页面设置”命令，这时在屏幕上会出现页面设置对话框。
选择其中的“页眉/页脚”选项卡，如图9-11所示。
S9-U“页屋/页弼"选项卡
（2）分别在页眉列表框或者页脚列表框中，设定需要的页眉/页脚格式。
按下“确定”按钮，可以看到如图9-12的画面。
页Ji
199S-9-1&
品君柠她区
北京
3
21
33
6S
57
41
23
121
27
35
22
84
13
21
12
46
63
77
33
173
89
66
209
因JE■示卡□显示器■饋盘口主板■毛板CPU）口內存
2282闌189701
IE9-13自定义页磬对话fl
我们可以定义自己的“页眉”格式。
例如，在其中的左框中输入“天津华邦电脑有限公司”后，按下“确定”按钮。
之后，可以在“页眉”选项卡中看到刚定义的页眉。
同理，我们也可以自定义页脚，其方法与定义页眉相同，这里就不再赘述。
Excel打印预览
过去，一个文档打印输出之前，我们无法看到实际打印的效果，因此需要通过多次的调整才能达到满意的打印效果。
而在中文Excel中由于采用了“所见即所得”的技术,我们可以对一个文档在打印输出之前，通过打印预览命令或全真查看模式在屏幕上观察文档的打印效果，而不必经过先打印输出，再修改这一繁琐过程了。
因此，一旦准备好要打印数据时，我们就可以查看打印结果的预览，并且可以调整页面的设置来得到所要的打印输出。
同时，还可以决定MicrosoftExcel建立工作表
页数的次序，控制分页符和页数，调整独立图表的缩放比例，使其能用指定的页数完成打印。
使用打印预览能同时看到全部页面，并可调整像分页符和页边距之类的内容。
在通常情况下，Excel对工作表的显示同打印后所看到的工作表在形式上是一致的。
在打印之前，最好先保存工作簿。
这样，即使打印机产生错误或发生其他问题，我们也不会丢失最后一次保存工作簿之前所完成的工作。
931打印预览
执行打印预览的操作步骤如下：
选择“文件”菜单下的“打印预览”命令，在窗口中显示了一个打印输出的缩小版，如图9-15所示。
我们也可以单击标准工具栏上的打印预览“按钮，这和选择文件菜单中的打
印预览命令可以取得同样的结果。
当执行打印预览命令时，屏幕上显示的打印预览窗口，与编辑窗口不太相同，原编辑窗口中的工具栏、菜单消失了，而被几个按钮取代，见表9-2的说明。
我们可以通过
这些命令按钮，以不同的方式查看版面效果，或调整版面的编排。
屏幕低端的状态栏显示了当前的页号和选定工作表的总页数。
U9-15打圧预览
«9-2打印预览主要按钮攝作说明
按钮
说阴
下贝
E于下一U釦果下面没有可显不的页了，这个按钮变成灰
色的*
上页
區示前一页。
如果上廁没有习显*的页了，応个按钮变成求色的“
便页面就大以遲看得蹩清楚。
当咼标指针壕一亍敬大销E寸在光标处于预览貝上的时候单击鼠标•习以取得叵样的效果.当预览被敖大區，我们可以使用滾动条或箭头犍滾动通过这一显示艮再次芝击缩放按钮丫重斷灰臭到全页显示。
缩放
打E|：
引出打印对话框，从那里我们可以开始打印工佗表.而不必从打E「预览奁口退出，去选择立件菜弟中的打H甜令匚
设置
引出页面设置对话框，利堆这一便利工具牛我①可叹去掉忘订去掉的网格缮或按苴乜需要改变设置.
显示岸于改变选再和列宽的记号.这一按钮是预览麼口的一大特点，它使我们能施动边界的水缠，改变頁选距有关的设置。
关匱
关1毛预览暮口，并且區示活动表"
提示：
出现在预览窗口中的各页的外观可能根据可用的字体、打印机的分辨率和可用的颜色而不同。
932调整页边距
如上所述，在打印预览方式下，有一个是“页边距”按钮，单击后，出现一些浅色的线条，这些线条代表所设定的上、下、左、右、页眉、页脚的位置。
例如在图9-16中,
我们可以看到代表边界的四条线及图片的方框。
我们可直接利用鼠标移动这些线条，来调整上、下、左、右边界和页眉、页脚的
位置，以达到最佳的排版效果。
59-15按下押页边距秤按钮后的直面
调整上下左右边界
在代表上边界及下边界两条线条的左端（或右端）各有一个黑色小方块，而在左边界及右边界两个线条的下方也有一个黑色小方块。
当要改变这些边界的时候，首先将鼠标指针移到适当的小方块上。
按下鼠标按钮不放，并拖动鼠标。
当拖动鼠标时，小方块所属的边界线会跟着一起移动，当把边界线移到理想的位置后，松开鼠标按钮，新的边界即
已设定好了，如图9-16所示
1^9-16链动上苗毘的效果
提示：
上述调整边界的结果，作用于整个表格的边界设定上，并不仅仅适用于屏幕上看到的页面。
如果此时执行格式菜单中的页面设置命令，在页边距选项卡中会发现相关边界设定中的数值都已更新为新的数值了。
933调整页眉/页脚位置
在打印预览窗口中，页眉/页脚的四周有一个虚线线条围成的框，如图9-15所示＜我们可以在打印预览时改变页眉/页脚的位置，只要将鼠标指针移到围绕页眉/页脚的方框中，按下鼠标按钮不放，并拖动鼠标。
当拖动鼠标时，方框会随之移动，窗口右上方显示的与边缘距离也跟着变化，可以让我们了解新的位置所在。
当把方框移到所要的位置后，松开鼠标按钮，新的位置即已设定好了。
轻松套打带照片的准考证
星期一刚上班，同事小张迎上来笑嘻嘻地说：
“主任让你务必于今天上午将准考证打印出来，数据已录好了，照片已加入字段”。
想起今年第11期F6版《中国电
脑教育报》的一篇《自己动手制作学生胸卡》的文章，我想用VFP的报表功能实现带照片
的准考证套打，应该是很轻松的事。
打开小张递过来的数据盘，原来数据全部用Excel录入，照片作为其中的一个
字段已放在单元格内（如图1），如果用VFR还需将工作表转换成DBF格式，并将照片复制成一个个单独的图片文件，好几百人的照片，没有几天的功夫怕是完成不了任务的。
还是在Excel上想想办法吧，看有没有捷径可走。
通过探索，笔者终于将此问题解决了，现将方法介绍如下。
1•设计套打模板，建立数据关联
图2是空白准考证样式，先用扫描仪将准考证扫描，并保持大小尺寸不变，然后将图片保存为JPG格式。
打开Sheet2工作表，将刚才保存的图片插入表中，并将图片设定为非打印对象。
执行“视图一工具栏-绘图”命令，在准考证需填充文本的部位插入矩形框。
我们用VLOOKUB数实现Sheetl工作表中数据与Sheet2表中准考证间的关联（照片填充部分除外）。
首先将A21单元格作为查询的关键数值，在A20-G20单元格中分别输入［序号］、［姓名］、［级别］等字段。
在B21单元格中输入公式
“=IF（VLOOKUP（A21,Sheet1!
A2:
I1000,2）=0,"",VLOOKUP（A21,Sheet1!
A2:
I1000,2））”，在
C21单元格中输入公式
“=IF（VLOOKUP（A21,Sheet1!
A2:
I1000,6）=0,"",VLOOKUP（A21,Sheet1!
A2:
I1000,6））”，其
他依此类推。
这样就建立了准考证填充数据与Sheet1表间的关联。
下一步就是要建立数据与准考证相应矩形框的关联，以准考证中［姓名］字段为例，鼠标单击该矩形框，在编辑栏右侧输入“=”符号，然后用鼠标点击需要填入数据的B21单元格，这样矩形框就和B21单元格中的数据建立了联系。
只要单元格数据变化，则矩形框数据也跟着变化，其他依此类推。
这样，只要在A21单元格输入序号值，那么Sheet1表中相应序号行的数据就会在准考证模板中自动生成。
上述工作完成后，按“Shift”键选中所
有矩形框，设置矩形框格式，包括字体、大小、对齐、颜色和线条等，特别是选中无填充色和无线条色。
2．定义名称，导入照片
通过VLOOKU函数虽然建立了工作表1和准考证的联系，但要在准考证中自动生成照
片则需要用到比较复杂的函数，采取定义名称的办法。
具体步骤如下：
（1）定义名称：
执行“插入一名称一定义”命令，打开如图3所示“定义名称”对话框，
将名称定义为“A”，在“引用位置”文本框中输入公式
“=OFFSET（Sheet1!
$A$1,0,0,COUNTA（Sheet1!
$A:
$A）,1）”，按下〔确定〕按钮返回。
该公式建立了查询数据的动态地址。
接着用同样方法，再定义另一个名叫“X”的名称，里面包括公式“X=INDIRECT（ADDRESS（MATCH（Sheet2!
$A$21,A,0）,9,1,,"Sheet1"））”，该公式表示当动态地址栏为Sheet2表中A21单元格数值时，返回Sheet1表中第9列即照片所在列单元格内容。
（2）导入图片：
选取sheet2工作表，执行“视图一工具栏一控件工具箱”命令，
打开“控制工具箱”窗口。
点击图像框或文字框按钮，在准考证需要填充照片的位置画出相同大小的图片框或文字框。
选取文字框（图像框）后，将编辑栏中
“=EMBED（"Forms.TextBox.1",""”改成“=X',如图4,这样只要A21单元格数值变化时,照片框中相应的照片就会发生变化。
3．制作微调按钮，编写宏代码
为操作更加方便，可以制作微调按钮调节序号值。
执行“视图一工具栏一窗体”，打开窗体对话框，点击微调项标志按钮，建立微调按钮，右击按钮，打开“设置控件格式”对话框，并与B19单元格建立链接，按下〔确定〕按钮。
选中A21单元格，在编辑栏中输入“=B19
升级会员 