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财务基础工作规范

Preparedon22November2020

财务基础工作规范

为了加强公司财务基础工作，建立健全财务制度，规范财务工作程序，提高会计人员素质，完善公司财务管理秩序。

根据《中华人民共和国会计法》的有关规定，结合公司具体情况，特制定本规范。

1机构设置及人员配置

根据公司发展需要，本公司下设财务部，并相应配置专业会计人员，指定会计负责人。

2职业道德

本公司财务人员应爱岗敬业、熟悉法规、依法办事、客观公正、搞好服务、保守秘密。

3职责和权限

财务人员的职责：

财务人员的权限

岗位职责

财务总监

业职务设置和聘任提出方案。

财务经理

会计

行审核、核算和记录。

出纳

库管员

4核算的一般要求

基本账目设置

按照国家统一的会计制度规定设置会计科目和会计账本。

会计核算

核算依据:

真实性、合法性、一致性。

应当办理会计手续的核算内容：

款项和有价证券的收付；财物收发、增减和使用；债权债务的发生和结算；资本、基金的增减和经费的收支；收入、成本、费用的计算；财务成果的计算和处理以及其他需要办理的项目。

会计年度：

自公历元月一日起至十二月三十一日止。

以人民币为记账本位币。

原始凭证

遗证：

从外单位取得的原始凭证如有遗失，应当取得原单位盖有公章的证明，并注明原来原始单据的号码、金额、内容等，由经办单位负责人、会计主管和单位领导批准后才能代替原始凭证入账，如确实无法取得原始凭证的，当事人应写出详情，由经办单位会计负责人、会计主管和单位领导批准后才能代替原始凭证入账。

记账凭证及要求

所有发生业务，要求会计当天必须制作记账凭证，并要求当天的《管家婆》软件与财务软件数据必须相符。

财务经理、财务总监抽查发现有不符现象，相关凭证的制作人员负责解释并承担相应责任。

“中油”财务软件中的凭证制作由会计人员负责完成；“管家婆”中的账务处理由库管员负责完成并对“中油”软件的数据进行审核，发现问题及时处理；“现金日报表”由出纳负责完成并对“中油”软件的数据进行审核，发现问题及时处理；月末成本数据从《管家婆软件》中取数。

其他单据会计处理后交其他会计审核。

会计人员应根据审核无误的原始凭证，按业务内容填制记账凭证。

收付款凭证还需出纳人员签字盖章。

会计审核无误后将记账凭证打印出来，并将原始票据附在相应的记账凭证后面，月末财务部进行整理装订予以保管。

年度终了移交档案部门管理。

记账凭证要素：

填制凭证的日期。

注明凭证名称和编号。

经济业务摘要完整，明确经办部门、人员、业务内容。

应记会计科目方向及金额正确。

标明记账符号。

所附原始凭证张数。

填制人员、稽核人员、记账人员、会计主管人员的签名或印章。

记账凭证填制要求：

审核无误、内容完整、分类正确、连续编号。

记账凭证的书写要求：

要求填制会计凭证应清晰、工整，阿拉伯数字不得连笔写，大写数字要规范。

按月份填制记账凭证汇总表

记账凭证汇总表的编制要求：

填制记账凭证汇总表的日期、编号、会计科目名称。

按照相同的会计科目对记账凭证进行归类。

将相同会计科目的本期借方发生额和贷方发生额分别加总计算汇总金额。

将每一会计科目的合计金额汇入汇总表中。

结计汇总表的本期借方发生额和贷方发生额的合计数，双方合计数应相等。

会计账本的登记要求

准确完整、注明记账符号、书写留空、正常记账应使用黑蓝墨水、特殊记账使用红墨水、顺序连续登记，结出余额，过次承前。

定期打印总账和明细账。

总账的登记：

可以采用直接根据各种凭证逐笔登记也可以根据记账汇总凭证登记。

明细账的登记：

根据原始凭证、原始凭证汇总表和记账凭证每天登记。

债权债务明细账和财产物资明细应当每天登记一次并结出余额，以便对帐。

日记账应当根据办理完毕的收付凭证随时按顺序逐笔登记。

结账的要求

结账前必须将本期发生的各项经济业务全部登记入账。

结账时应当结出各账户期末余额，需要结出累计发生额的应当在摘要栏注明本年累计字样，年度终了结账时，所有总账账户应结出全年发生额和期末余额。

每月的27日进行结账，27日如遇节假日，则提前一天结账。

为保证能够正常结账，各部门应积极配合，及时催取进项发票，提前开具销项发票；结账日后不再开票，次月1日正常开具发票。

年度终了，应把各账户的余额结转到下一年度。

对账的要求

账证核对，账账核对，账实核对。

建立、健全核查制度对财产物资、财务收支进行核查。

固定资产、低值易耗品应当至少每半年进行一次盘点；库存商品每月末进行一次盘点；现金每日盘点；银行日记账每月末根据银行对账单核对进行核对，并由出纳做出银行余额调节表，主管会计进行审核。

往来账户每年至少核对两次。

会计每月定期清查库存现金、库存商品。

对账实不符的情况要及时向单位领导人报告，查明原因，做出处理。

每月末财务部出纳按部门出具个人《还款通知单》催收欠款，各相关人员仔细核对，如有问题及时通知财务部核查。

借款人员应按照《还款通知单》规定的还款日还款。

每周五下午会计出具往来单位应收账款及应付账款余额明细表并在公布栏公示，各部门应认真核对，对余额有异议时，应于当日向财务部提出核对要求，由财务部于一周内统一安排对账。

需要与对方核对的，还应做出相应的对帐函。

赊销商品的收款期限原则上不得超过15日，或参照合同中约定的条款收款。

对账工作应在月度和年度计划中列出。

财务报表制度

会计报表要根据登记完整，核对无误的会计账本记录和其他有关资料编制。

通常月末，季末，年末编制资产负债表、损益表、费用明细表以及各项对外报表。

会计应在每月七日前完成国税与地税的报税工作。

1现金日报表：

每天下班前出纳将当日所有收付款票据逐笔作现金日报表，要求摘要栏应能完整反应业务情况，打出一张签字后连同原始票据一同交给会计审核；会计应认真审核，审核无误后在日报表上签字，返还给出纳；出纳负责将会计审核后的电子版日报表给总经理发送邮件，将审核签字后的日报表报财务总监。

2会计应在每月最后一天将本月《资产负债表》、《部门月度费用表》、《部门月度业绩表》在公示栏上公示。

各部门在当日对上述报表进行核对，对报表的内容有异议时，当日与会计进行核查处理。

报表核准后报部门财务经理并于2日交财务总监，作为当月的部门经济指标的考核依据。

3出纳每月27日结账时出据《个人欠款催收明细表》，并在公布兰中公布。

4会计每周五，出据《应收账款催收明细表》，并在公布兰中公布。

5库管员每月27日，出据《库存商品明细表》。

报表之间、项目之间有对应关系的数字应当一致。

有衔接关系的数字应当相互衔接。

每年1月编制财务预算报告，上年财务决算报告。

重大经济业务应有预算、结算报告及经济分析报告。

5会计移交程序

交接准备

已经受理的经济业务尚未填制会计凭证的应当填制完毕；尚未登帐的要登记完毕并结出余额且在最后一笔余额后加盖印章。

在账簿使用日期栏目填写移交日期。

整理移交资料，对未了事项和遗留问题写出书面说明材料。

编制移交清册或移交清单，列明移交账簿，会计报表，公章，现金有价证券，支票簿，发票，文件其他会计资料和物品等内容。

实行会计电算化的应列明密码及数据盘等。

会计主管或会计负责人移交时应将财务会计工作，重大财务收支问题和会计人员情况向接替人员介绍清楚。

交接程序：

移交人员须将本人经管的会计工作在规定的时间内全部向接替人移交清楚，接替人员应按照移交清册或清单认真逐项点收。

监交

一般财务人员办理交接手续，由部门会计主管或财务负责人负责监交。

会计机构负责人、会计主管人员办理交接时由财务总监负责监交。

交接后有关事宜

会计工作交接完毕后，交接双方和监交人须在交接清册或清单上签名盖章，并注明问题和意见。

接管人员应继续使用移交前账册，不得另立账册，以保证会计记录的前后衔接，内容完整。

移交清单或清册一式三份，交接双方各执一份，存档一份。

交接后的责任:

移交人员对移交的会计凭证账簿会计报表会计资料的真实性合法性承担法律责任，即便接替人员在交接后发现交接前资料存在真实性合法性的问题，仍由原移交人负责。

6会计资料的保存和管理

会计凭证应当及时传递，不得积压，制作会计凭证要连续编号。

会计凭证登记完毕后要按照编号连同所附的原始凭证及凭证汇总表折叠整齐按期装订成册，并加具封面、注明记账凭证日期、凭证种类、起讫号码。

装订人在装订线封签处签名盖章。

对于附件过多的原始凭证可以单独装订同时在记账凭证上注明“附件另订”。

会计凭证每月末装订一次，会计账本及报表每年装订一次，于年度终了统一归档保管。

原始凭证不得外借，其他单位如因特殊原因需要使用原始凭证时经本单位财务负责人同意可以复制。

年末须指定专人将会计凭证、账本、报表、资料进行整理，编制清单，分类移交档案管理部门存放。

会计档案的建档、保管、销毁应按照《会计档案管理办法》的有关规定及公司要求进行。

7监督

会计人员应当对本单位的经济活动进行会计监督。

会计监督的依据是《中华人民共和国会计法》和国家统一会计制度制订具体实施办法或补充规定。

财务管理制度

为使公司的财务管理走向规范化﹑标准化，使公司财务管理有据可依，促进财务管理持续、有效的发展，特制定本制度。

货币资金管理制度

1公司现金适用范围：

员工工资﹑津贴﹑奖金﹑福利费。

出差人员必须携带的差旅费用、工作需要借用款额，由总经理批准的其他支出。

国家规定个人报账等使用现金出外，超过200元原则上应用支票结付。

2公司货币资金收支管理制度

在国家银行开设结算账户，企业的一切收入应该及时解缴银行；一切支出除规定可以支付现金的除外，其他一律通过银行办理转账结算。

公司库存现金限额留存，平时每天留存10000以内，节假日不得留存现金。

严格遵守国家相关支付和结算制度的规定，办理货币的收支业务。

现金的收入﹑支出和保管，应由专业的出纳人员办理，非出纳人员不得经管现金。

3货币资金的收付程序：

每笔收款业务，开据收款收据。

每笔资金的收付款业务，由会计根据合同、立项表等相关信息，逐笔核准确认。

对不合理的收支款项拒绝办理；对合理的收支款项要求清楚填列：

经办人﹑经办部门﹑事由﹑数量﹑金额﹑合同号等，业务金额能与相应财务记录对应的，原则上要求标明相应合同号、出库单号等相关信息，便于日后查账。

支付手续:

会计审核签字后交财务经理签字、财务总监签字，然后交总经理签字，总经理签字后出纳付款。

遇紧急业务发生同时总经理不在公司又无法联系时，由财务总监和副总经理共签字，代总经理行使批准权利。

手续齐全后出纳方可办理支付，票据处理后出纳盖章签字。

出纳收付款项后应及时在货币资金日报表中录入相应的收付款记录。

业务人员给财务交款时不得发生收据单位名称及发票单位名称或出库单上的单位名称不符的情况，特殊情况有此现象时，应由经办人﹑部门经理﹑财务经理﹑总经理签字后财务方可收款，收款单备注中应详细说明。

公司员工因公借用现金，应填写借款单，并按照公司对不同业务的财务管理要求办理相应手续，手续齐备后，交主管会计审核并办理相应的资金支付手续。

原则上此业务完成的一周内办理报销手续。

无特殊理由超过一周尚未办理手续的，在其当月工资中扣清。

公司员工的所有借款应做到专款专用，不得私自改变借款用途，前帐不清，后帐不借。

对一次借款不足，需要追加使用款项时，追加款项应重新填写借款单办理相应支付手续，不得挪用其他款项。

主管会计审核报销票据时应注明支付现金还是冲借款，出纳审核后付款。

公司规定原则上不得私人借款。

公司以外人员借款，需由总经理同意签字办款，账务处理时直接计入“其他应收款—借款人”；如借款人与某个单位有关，则应计入“应收账款—某单位—借款人”，在与该单位对帐时将此借款一并通知总经理。

4责任：

业务部门经理对业务发生的真实性负责、主管会计对审核后的单据的核算准确性负责。

出纳人员对付款金额的准确性负责。

5货币资金报账时间：

每周二、四为公司报账日，包括支付货款及费用报销。

特殊情况另行处理。

必须当日逐笔登记，做到日清月结。

会计根据可收付的原始票据在财务软件编制凭证后由出纳逐笔审核确认收付款项。

现金账的余额与实际库存现金一致，不得以白条抵库。

费用报销制度

1本规定定义的费用是指公司各部门为管理和组织经营业务而发生的各项费用，包括招待费﹑差旅费﹑汽车费用﹑交通费用﹑办公费用﹑水电费等

2费用报销必须持有原始单据（国家规定的各项正式发票,发票需加盖开具单位的“发票专用章”），发票内容必须真实﹑准确﹑合法，正规，单位及地址必须填写全称。

若发票不符合要求，财务人员有权要求报销人员更换发票，取得符合规定发票后才予以报销，否则除总经理批准的情况外都不予报销。

票据丢失不予报销。

3所有费用必须在发生一周内报销，原始票据日期距报销日期超过一周的财务不予签字，由部门经理及总经理签字后方可办理报销手续。

4报销人员必须在费用单据上签字，经部门经理确认后由主管会计审核签字办理支付手续，票据处理后出纳盖章签字。

5购买办公用品由行政部按照采购计划，取得发票及发票清单后，经部门经理确认后由会计审核签字按支付程序办理支付手续。

6业务报销或支付必须持《业务执行立项表》进行。

7因公外出人员的市内交通费不予报销。

公司人员因工到周边县市当日返回的，长途车票据实报销，外埠市内交通补助10元/天，误餐补助10元/天，没有误餐和住宿补助。

8公司人员因公出差，先在行政部前台进行登记确认，返回后也应及时登记。

报销费用时经办人应填写差费报销单，由经办人部门经理签字；由行政人事部按照前台登记结合住宿发票、车票、机票等能够证明出差时间的原始凭证确定出差天数（出差不足12小时的按半日计算，超过12小时不足24小时的按一日计算），审核签字后交会计审核，会计根据差旅费报销标准审核票据后，按货币资金的支付程序办理支付。

差旅费标准如下：

地区

住宿费/每天

误餐补助/每天

市内交通费补助/每天

外省（省会、特区城市）

外省（其他）

省内地区

市边周县

9对公司固定资产的维修，必须向行政部提前申请，经主管领导核实后，报总经理批准后方可维修，维修时涉及商品采购的由电子商务部办理，维修费用的报销按本制度的第3条办理。

行政建立固定资产备查账簿，行政财务共同监督。

会计档案管理制度

1凡是本公司的会计凭证﹑会计账簿﹑会计报表﹑财务软件资料﹑财务软件备份和相关重要文件，均应存档。

2会计凭证应按月编号顺序每月装订成册，标明所属期间、册数﹑标号起止，单据张数，由会计人员签名盖章。

当年凭证由会计保管，往年的由公司行政人事部档案管理员保管。

3会计报表应分为月报季报年报，及时归档，当年报表由主管会计保管，填写目录。

往年的由公司行政派专人保管。

4会计档案不得携带外出，凡外人查阅﹑复制﹑摘录会计信息，须经财务总监及总经理的批准。

业务过程财务管理制度

1本制度规定的业务包含:

工程施工业务和商品销售业务以及商品采购业务。

2销售项目跟踪过程中发生的费用，业务发生部门应按项目建立《业务执行立项表》。

商品销售按客户建立；工程施工业务按工程项目建立。

3业务人员在签订《销售合同》前，编制合同预算，部门经理批准签字后交财务审核签字，审核后交总经理批准。

4公司所有的采购或销售业务的发生，必须以《销售合同》为基础。

5销售合同盖章时，行政必须按合同填写《业务执行立项表》并进行专门登记。

6销售过程中，所有财务收支的发生，必须按规定填写《业务执行立项表》。

7若销售执行过程中，需继续增加相关销售业务的，必须签订补充《销售合同》并在第一次建立的《业务执行立项表》中予以说明。

8行政部、财务部、电子商务部的各项业务必须以为销售服务为原则。

遇到制度未尽事宜应站在公司立场上积极解决。

凡借故制度，对销售业务产生不良影响或业务部门投诉的，一经查明，给予相关责任人50-100元的罚款，并在当月工资中扣除。

9所有业务发生的财务管理必须遵照本制度执行。

业务执行立项表

项目名称：

建立日期：

销售合同编号

销售合同金额

补充销售合同编号

业务负责人

此栏由行政在加盖合同章时建立填写

合同预算

摘要

金额

摘要

金额

摘要

金额

摘要

金额

材料采购

人工费用

其他费用

补充预算

预算人员：

业务经理：

财务审核：

总经理：

此栏由业务人员配合商务人员在执行业务时填写

收付款及合同执行过程

摘要

（采购/销售）合同号

合同金额

已收发商品金额

收付款金额

已开发票金额

其他收入/费用

财务审核

总经理批准

结算