城建档案的编制整理修12页.docx

城建档案的编制整理修12页.docx

《城建档案的编制整理修12页.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《城建档案的编制整理修12页.docx（8页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

城建档案的编制整理修12页

城建档案的编制整理

第一节整理的意义

一、整理是为了反映工程建设的面貌

二、整理是为了加强工程档案的科学管理

三、整理是为了有效利用工程档案

四、整理是为了加强工程技术管理工作

第二节整理立卷的原则

一、立卷应遵循工程文件的自然形成规律

二、保持卷内文件的有机联系

三、便于档案的保管和利用

第三节整理立卷的方法

一、立卷的方法

二、卷内文件的排序

三、案卷的目录

四、案卷的装订

五、卷盒，卷夹，案卷脊背

第四节工程档案的分类与编目

一、工程档案的分类

二、建立工程档案的目录

第五节城建档案的报送程序

一、城建档案的申报、受理

二、城建档案的审核、整改

三、城建档案的审批、发放审核意见书、合格证

第一节整理的意义

我们在座的各开发单位（建设单位）或施工单位，在你们建设的每一项工程的过程中，首先是随着工程进度的渐渐形成或积累起来的工程材料，它们之间开始毕竟是比较分散无序的，怎样使这些工程项目材料系统化，条理化的集中起来，那么就要靠我们在座的建设单位，施工单位，还有我们建委系统的各单位的档案技术人员来共同完成这些规范化整理工作，特别是对于要向我们城建档案馆编报移交的竣工档案的人员应该遵循档案整理立卷的原则和方法去做（现在我们还没有实行要求我们报送单位进行全面规范整理到位，在座的如有施工过马钢的工程也许会知道，向马钢档案馆报送的工程档案必须经过规范的整理，整理的是否合格……）我们现在要求你们做到的是:

首先从理论上来讲什么是工程竣工档案的整理，就是运用系统的原理，按照一定的原则和方法，对工程档案进行科学的鉴定，系统的分类、排列、并通过编目将其内容与成分揭示出来。

（这样一个过程，下面从四个方面分析）

一、整理是为了反映工程建设的面貌工程建设，有自己的客观规律，它是分阶段，按程序进行的，工程技术人员根据工程建设的客观规律和建设工程施工过程的程序，编制一系列工程文件材料。

工程文件材料的产生与形成，它是贯穿于工程建设的全过程之中。

一个系统的工程档案，是通过系统的整理和科学的编目过程才能实现。

只有这样的整理工程竣工档案才能真实的反映工程建设面貌。

所以，工程档案的整理，是为了反映建设的真实面貌。

即反映出它的客观规律。

二、整理是为了加强工程档案的科学管理工程档案种类多，数量大，内容杂。

特别建筑工程材料就本馆移交的内容较多、管线内容较少。

要科学的整理这样繁多的复杂的档案，就必须分清玉石，分类清楚，排列系统，存放有序，保持工程档案内在的有机关系，这是工程档案科学管理本身的客观要求，它是一项基础工作。

通过整理，可以促进工程档案由分散无章到条理化，规范化，更有利于科学的管理，因此，工程档案的整理，引起工程档案管理工作能发生本质的变化，提高管理上的科学水平，是加强科学管理的根本建设，也是我们各单位业务管理建设发展的需要。

三、整理是为了有效利用工程档案，随着城市建设快速的发展，就会因为很多问题需要解决，对工程档案的需求量都在日益增长，对工程建设，档案利用的内容更加广泛，例如有很多单位（个人〉利用工程进行房屋的改造，扩建，装潢，还有很多单位要进行企业改制，对单位，厂矿的房屋建筑进行资产评估，还有一些土地纠纷，办理产权证，土地证，这几年还有地点问题很多关于拖欠工程款，最后上法庭打官司也需要这些工程档案材料作为证据（反面管线利用实例）。

所以工程档案对城市的建设起着很大的作用。

因为有了规范的整理，编制出的工程档案，才能更好的为社会各单位提供利用，服务社会。

就我们这次在座的各施工单位和开发单位也是如此，还有我们建委系统的基层档案管理人员档案只有通过你们系统的整理和编自也才能更好的为本单位提供利用服务。

对于在座的施工单位也有很多编目价值，前面说过的拖欠工程款的问题利用了不少工程材料做为依据.还有每年大概都有项目经理要进行升级申报一些材料，每年来我馆查阅申报材料做为依据，还有每年大概都有项目经理要进行升级申报一些材料，每年来我馆查阅申报材料，必须具备施工组织设计，工程合同，综合平定，竣工报告等，这说明了工程竣工档案不仅仅是对于建设单位还是开发单位都是有利用价值的!

而且对于你们施工单位也有恨大的利用价值，所以竣工档案让你们编报你们就更有责任把工程竣工档案整现好，编报好，这也包括你们开发单位也有责任将将工程前期材料整理奸，编号好，所以说工程档案的整理工作对于发挥它的档价值作用，通过利用档案产生了一定的效果，解决了我们很多实际问题，具有很重要的现实意义。

四、整理是为加强工程技术管理工作工程档案管理是全部工程技术管理工作中的→项基础工作。

工程技管理工作离不开工程档案，以工程档案为依据。

没有完整，准确，系统的工程档案，没有经过科学整理的工程档案，工程技术管理工作就不会是科学的，工程档案只有经过整理，才能适应工程技术管理工作的需要，而且为其打下基础。

上述情况表明，工程档案的整理，是工程建设客观规律的需要，是工程档案科学管理的需要，是满足社会利用的需要，是工程技术管理工作的需要，这也是工程技术人员和档案工作人员的共同任务。

在讲第二节整理的原则之前我们首先一起来看将发《城市建设档案管理文件选编》的第55页的《建设工程文件归档整理规范》，然后翻到第57页，第2、3条《基本规定》和第4条《工程文件的归档规范及质量要求》，我们一起诵读一下，这样你们工程编报人员了解之后下一步才能更好的整理编目立卷，这都是循序渐进的过程，然后我们接着学习整理的原则、方法和要求。

第二节整理的原则

上节讲述也就是讲了关于工程档案为什么要进行整理，整理必须要有整理的规则。

由于工程档案类别多，量比较大，庞杂，整理时不能随心所欲，各行其是，盲目进行，需要有个统一的指导思想作为整理的原则，让我们大家共同来遵循。

工程档案整理的原则应当是:

P64江卷应遵循工程文件的自然形成规律如持立卷文件的有机联系，便于档案的保管和利用。

这是一条基本原则，这条基本原则，首先指出整理的方法和要求，同时提出整理的目的和标准。

每句都有它的内在含义。

首先第一，工程档案的整理，第一句:

立卷应遵循工程文件的自然形成规律。

二、工程档案是工程建设的第2种产物，建筑房屋是实体，随着工程建设的展开，它阶段进行的，按程序施工的，这样渐渐工程文件材料就相应的积累和形成了。

由于工程文件材料产生于工程建设的全过程中，产生于工程建设各个阶段中，使文件本身按过程，阶段，程序运动可以总结为过程性、阶段性、程序性也表现为次序性、系统性、整体性，这是给它的一个定义，工程档案就是这样自然形成的，这也就是它自然形成的规律，所谓工程档案的整理必须遵循它的自然形成的，原则就是指的这条，为此，工程档案的整理，必须遵循原则，不能脱离，遵循了它，才能保持工程档案"内部所固有的次序"违背了它，工程档案就将成为"人为的""任意的"排列，那就破坏了工程档案本身的有机联系，破坏原貌，就不是科学的整理方法了。

那么第二句是工程档案的整理，保持卷内文件的有机联系。

如果我们建设一项目，工程建设从项目的提出申请，可行性研究，决策，计划，审计，规划，勘测，设计，施工，监理到竣工的全过程都是循序渐进的，一步连着一步，没有上步就没有下步，下步是上步的延伸和继续。

由于建设过程是相互联系的，互相制约的，反映和记述建设过程的工程文件材料之间也是一种紧紧制约的，紧密联系的整体。

比如:

拿一个工程项目来讲批复是根据项目的建设申请而来的，没有项目申请，批复从何而谈;没有征地材料的形成，就没有下一步的工程规划定位和建设许可证，下步你才有招标文件，合同的产生或形成，而这些文件材料，又成为施工文件材料产生的依据，而施工材料更是竣工材料产生的前提。

从而说明了，工程文件材料之间的有机联系，这是工程档案本身的客观因互所决定的，这个规律我们要牢牢记住!

第三，工程档案的整理，必须便于保管和利用。

（如不便于保管和利用，整理工作就失去了意义，所以整理的最终目的，是便于档案的保管和利用）一般来说，工程档案的整理，遵循工程文件自然形成的规律，保持文件的有机联系，就已经最大限度的方便了保管和利用，两者之间并不矛盾，是一致的，所以我们的整理即要注意内在联系，又要从保护工程档案出发，根据形成的特点进行必要的加工（去钉、裱糊、打号、编目）整理尽量为利用工程档案创造方便的条件。

上述三句的基本原则，对于我们工程档案的整理有着现实的指导意义，可以讲它整理工程档案的基本准则和尺度，也是对档案整理工作的规范和制约。

第三节整理立卷的方法（P64）

整理工作即要遵循文件材料自然形成的规律，我们也要遵循上级的有关案卷整理质量规定的要求来整理，这样才能实现它的规范性，并且对于我们在座的各单位档案的保管都有重要的帮助。

下面我们将选编翻到64页（5.13立卷可采用如下方法）让我们来共同学习一下。

第四节工程档案的分类与编自

（主要是针对我们基层档杂室，包括我们开发单位保管档案材料员，怎样对自己单位的档案进行分类编目保管）一、工程档案的分类就是将全部工程档案，按其不同性质和特征，划分成为一定的类及其隶属的属类和小类，以揭示他们之间各自范围和相互关系，这些关系形成分类体系。

我们城建档案馆编制的"城建档案分类大纲"是依据建设下发的《城建档案分类大纲》的要求，又结合了我们马鞍山市地区的特点进行编制的分类大纲，我们分类编档号的目的同样也是便于保管利用查找档案。

就我们本馆保管的内容不仅仅是工程档案。

还有道路，管线（包括给水，排水，天燃气，煤气，供电，通讯等）园林，环保，水运，交通等等城市建设设施，所以类别比较多，共有大类:

19类:

属类:

89类小类:

232类

档号分:

1、项目级:

由分类号，项目号组成

2、案卷级:

由分类号，项目号，案卷号组成

3、文件级:

由分类号，项目号，案卷号，件号或页号组成（件号:

一份文件顺序号，页号:

首页的编号）

工程建筑档案类目的划分，基本上是按照专业性质来划分的，共分为三级，大类，属类，小类，项目下面案卷号，所以工程档案的分类层次不宜过多，以三层为宜，按工程的性质划分为:

民用，建筑，工业建筑，市政工程，园林，规划，公用设施，交通等乖，这都属大类，然后大类下面分属类，小类

例如:

I11010001

（民用建筑类）（住宅类）（花山区）（项目号）（案卷号）

一般来说工程档案分类，划分三个级别，再细划就容易破坏工程档案自然形成的规律，割裂工程档案的内在联系，也不利于保管和利用，象你们在座有些单位你们自己保管的特别是基层档案室和你们开发部门需要保留的档案，你们整理立卷到最后编档号，所保留的工程档案和我馆比起来相应的就少的多了，在这种情况下你们将档案完全可以分为二级保管即可了，比如:

I（建筑类）1（住宅）1（卷号）。

以上为工程档案的分类方汉那么分类过后就应建立工程档案的目录，如果光整理立卷没有目录，等查找某些工程材料，就无从下手，所以我们必须要建立工程档案的检索目录。

二、建立工程档案目录（手工检索工具〉

目录的建立主要是为了检索查找所需要的档案材产，也是我们检索的必备工具。

工程档案目录可分为两种，第一种是档案的总目录，第二种是档案的分类目录（两种目录我馆都在）

我们建立档案的总目录，主要是揭示按建立本单位档案的立卷归档的先后时间顺序进行依次排列的流水号目录本，它是不分类别的，由总目录可反映出本单位所保管工程档案的总数量，总目录内容包括:

总登记号，归档时间，保管单位名称，编制日期，数量。

分类目录就是按照工程档案所划分的类虽隶属关系进行的层次登记，将不同类别的档案分别登记在不同的分类帐目上，如民用建筑类、工业建筑类、道路类等，分类目录登记的内容与总目录大致相同，多一项档案号。

目录建立后就可归档保存，有了完备的整理，立卷，编目，归档，保存，就达到我们的最终目的，那就是有利于查阅利用，不管是我们档案也好，还是你们在座单位也好都是同类如此。

另外我再强调一下现在都特别强调提高现代化管理水平，这也是档案专业发展的趋势，像在座很多开发单位，基层档案室，都已经实行了微机管理，档案也实行微机管理，我们专业馆也早已实行了微机管理，将档案案卷内容全部录入微机，这样档案的利用就比我们手工检索方便多了，速度快多了，微机检索它能从不同的角度进行查找所需要的档案，它可以从建设单位，施工单位，工程小区名称，设计单位等等多条路径查找，但是我们手工检索工具还是不能丢的，因有时出现停电，机子出现故障就无法查找，这时还必须依靠帐本查档，起一个应急作用，所以目录帐本还是不能丢的。

如果我们在座单位都逐渐实行了微机管理，那就大大方便了利用人员的需要，提高了我们办事的效率，为本单位更好的做好档案管理和利用工作，使我们的管理水平更上一个新台阶。

第五节城建档案的报送程序

一、城建档案的申报、受理

1、档案申请表的填写，档案的受理接收凭证

二、城建档案的审核、整改

1、审核提出档案资料存在的问题

2、档案资料整改后复查

三、城建档案的审批、发放审核意见书、合格证

1、按程序进行办理审批手续

2、发放审核意见书备案

3、发放档案合格证的要求

今天的课就讲到这里，如果哪位在整理编目上还有什么不明白的地方，可以课后我们进行交流切磋，今天讲的不足之处，还请大家多提出宝贵意见，谢谢大家!

工程档案预验收审核意见书核发流程

第一步:

提供相关资料

第二步:

填写"安徽省建设系统城建档案审核申请表"

第三步:

窗口填写“安徽省建设系统行政许可申请材料接收凭证”，并返回申请人一份

第四步:

档案资料进行审查

第五步:

提出整改意见，通知申请人进行整改

第六步:

对整改资料进行复查

第七步:

对审查合格的资料，四个工作日之内，发放“建设工程档案预验收审核意见书”

希望以上资料对你有所帮助，附励志名言3条：

1、宁可辛苦一阵子，不要苦一辈子。

2、为成功找方法，不为失败找借口。

3、蔚蓝的天空虽然美丽，经常风云莫测的人却是起落无从。

但他往往会成为风云人物，因为他经得起大风大浪的考验。