秘书四级写作辅导教案doc.docx

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第三章文书拟写与处理

第一节文书拟写

一、批转转发性通知

（一）概念

1、批转转发性通知是批转下级机关的公文，或者转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，用批示性通知。

2、类型：

批转通知、转发通知、印发通知

3、批转转发文书范围：

公文、计划、调查报告、条例、规定、办法等

（二）、类型特点：

1、批转通知：

上新机关采用下级机关的公文，以“批语转发”形式通知下级机关,重点在于“批”。

（例文1）

2、转发通知：

转发上级机关和不相隶属机关公文的通知。

转发机关应在上级机关同意后，以“转发语”的形式通知下级机关，其重点在于“转"。

（例文2）

3、印发通知：

印发本机关或本机关与其他机关联合制定的公文的通知。

这就是说，本机关或者本机关与其他机关联合制定了公文后，为了引起下级机关重视,或要求下级机关贯彻执行，印发机关就以“按语”形式通知下级机关，其重点在于“公布”。

（例文3、4）

（三）写作要点

'四要素标题：

批转转发机关+原发文机关+事由+文种

1、标题

«三要素标题：

发文机关+事由+文种

二要素标题：

事由+文种

《关于印发〈规范国有土地租赁若干意见〉的通知》

练习：

简写下列标题：

A、县人民政府关于转发市人民政府办公室关于转发省人民政府办公厅关于加强公共场所卫生管理的通知的通知的通知

B、“XX县人民政府关于转发《XX市人民政府关于转发〈XX省人民政府关

于转发人事部关于XXX同志恢复名誉后享受XX级待遇的通知〉的通知》”简写方法：

通知的标题一般可保留末次发布（批转、转发）文件机关和始发文件机关，省略去多余的“关于”和“通知”字样

2、主送机关：

写全称或者规范简称，顶格写，后面加冒号。

转发依据

3、正文：

通知的具体内容

执行要求

注意：

正文对下级机关要求的通常用语：

“参照执行”、“遵照执行”、“研究执行”、“认真贯彻执行”等。

4、落款

右下角，成文日期上一行，规范化简称或全称。

5、成文日期

落款下面，数字大写，零应该写成“0”。

6、批转、转发、印发文件原文

成文日期下，标题居中排布，不可标注为附件。

该类附带文件属于“正件”，而

不是“附件”。

正确写法为：

附：

《安全质量检查方案》

练习：

根据下文提供的材料，拟写一份公文

要求：

1、文种使用正确；2、正文内容前后有序。

事由：

天地公司拟将《红星服装有限公司关于建立征集客户意见制度的报告》下发给自己所属的部门。

主送单位：

各分公司、中心、部

正文：

各分公司、中心、部要高度重视、切实加强领导，积极稳妥地组织实施。

要注意试行中可能出现的问题，及时研究解决，不断总结经验，确保本项工作的顺利实施。

建立征集客户意见的制度，是经营制度的一项重要改革，是建立适应社会主义市场经济体制要求的经营制度的重要措施，是“诚信为本”宗旨的实施。

建立征集客户意见的制度，对我公司的发展以及占领市场具有重要作用。

红星服装有限公司《关于建立征集客户意见制度的报告》已经市商务局同意，现转发给你们，请认真贯彻执行。

二00六年三月六日。

天地公司

天地公司转发红星服装有限公司

关于建立征集客户意见制度报告的通知

各分公司、中心、部：

红星服装有限公司《关于建立征集客户意见制度的报告》已经市商务局同意，现转发给你们，请认真贯彻执行。

建立征集客户意见的制度，是经营制度的一项重要的改革，是建立适应社会主义市场经济体制要求的经营制度的重要措施，是“诚信为本”宗旨的实施。

建立征集客户意见的制度，对我公司的发展以及占领市场具有重要作用。

各分公司、中心、部要高度重视，切实加强领导，积极稳妥地组织实施。

要注意试行中可能出现的问题，及时研究解决，不断总结经验，确保本项工作的顺利实施。

天地公

二00六年三月六日

二、报告

1、报告是汇报工作、反映情况、答复上级机关询问的公文。

2、报告具有汇报性、陈述性。

3、报告与请示的区别在于性质要求和行文时限不同。

4、报告的类型：

汇报工作报告、反映情况报告、答复询问报告

5、写法（发文机关+事由+文种

（1）标题J《市商务局关于百货公司火灾的报告》

1事由+文种

I《关于招商工作有关政策的报告》

（2）主送机关

直接上级机关，负责受理报告的机关。

注意：

报告的主送机关只有一个，如果

需要呈送其他上级机关，则用抄送的方式。

（注意标题不可以写成请示报告）

（3）正文

发文缘由+报告事项+结尾

（4）注意事项：

报告事项真实

报告时间及时

报告不得夹带请示事项

*—*

二、请不

（一）、请示的概念

1、向上级机关请求指示、批准的公文。

2、请示的特点

（1）一文一事

（2）请批对应

（3）事前行文

3、类型

（1）求示性请示

（2）求批性请示

（二）、写法（上行文的格式）

1、标题：

发文机关+事由+文种（不允许只写文种）

2、主送机关：

只可以有一个。

3、正文f请示缘由：

依据、情况、意义、作用

«请示事项：

（一文一事）

请示结语：

“特此请示，请审批”、“以上意见当否，请指示”、“特此请示，请批复”、“以上意见如无不妥，请批转各地执行”等。

4、落款+日期

5、附注：

成文日期下一行居左空2字，加圆括号注明发文机关联系人的姓名和电话号码。

（五）、写请示的注意事项

1、~"文—*事

2、单头请示（一个主送机关）

3、不越级请示

4、不抄送下级

5、语气温和谦恭

思考：

请示与报告的区别？

改错：

总公司：

我公司总装车间自建成至今已有二十五年了，这期间虽经两次大规模的扩建，但仍无法满足我公司军品生产和民用产品的生产。

鉴于目前总装车间面积的过小和设备的陈旧，为了保证我公司能保质保量的按期完成今年的生产任务,须立即对总装车间进行扩建和改造，经测算，此项工程需经费200万元。

目前,我公司已自筹120万元，还差80万元，希望总公司拨给专项经费80万元，请阅知。

另外，我公司离休干部的交通费问题也待解决，请一并批准。

X分公司（公章）

四、问答函

（一）、问答函概念

1、问答函是不相隶属机关就工作问题进行询问或答复的函。

2、问答函的类型

（1）询问函：

去函（主动发文）

（2）答复函：

复函（被动发文）

（二）、写作方法

1、标题发文机关+事由+文种

山东省人民政府关于济南新机场名称的函

'事由+文种

关于商请派车运送民工的函

2、发文字号：

与其他公文相似，在机关单位代字中加“函”字。

川政函字（20XX）X号

3、正文发函缘由：

目的、根据、原因等。

（复函）

说明致函事项：

一函一事

尾语（询问函、答复函）

4、落款+成文日期

（三）、注意事项

1、单位交往的问答函应采用信函式格式行文。

2、单位内部交往的信函,可采用便函形式行文。

练习：

公函

XX大学校长办公室：

首先，我们以XX学校的名义，向贵校致以亲切的问候。

我们以崇敬和迫切的心情，冒昧地请求贵校帮助解决我校当前面临的一个难题。

事情是这样的：

最近，我们经与某某学院磋商，决定派三位老师到该院进修学习。

只因该院处于基建建设时期，基建工程尚未完毕，以致本院职工的住房和学生的宿舍拥挤不堪。

我校几位进修教师的住宿问题，虽几经协商，仍得不到解决。

然后信息时代，知识更新，培养人才，时不我待，我校几位教师出省进修学习机会实属难得，时间紧迫，任务繁重，要使他们有效地学习，则住宿问题是亟待解决的。

为此，我们在进退维谷的情况下，情急生智，深晓贵校府高庭阔，物实人齐，且具有助人为乐、救人之危的美德。

于是，我们抱着一线希望，与贵校商洽，能否为我校进修教师的住宿问题提供方便条件。

如贵校有另外的要求和条件，我校则尽力答应。

若贵校对于住宿一事能够解决，我们将涕泣零落，不胜感激！

以上区区小时，不值得惊扰贵校，实为无奈，望谅解。

并希望尽快得到贵校的答复。

此致

敬礼

XX学校（公章）

199X年X月X日

五、简报

（一）、简报概念

1、简报即情况的简要报道，是国家机关、社会团体、企事业单为内部用来反映情况、汇报工作、交流经验、沟通信息的一种内部文件。

2、简报别称：

动态、信息、情况反映、内部参考、简讯、摘报、工作通讯、情况交流等。

3、简报的特点：

简、快、新、实

4、简报种类：

工作简报、会议简报、动态简报

（二）、写作方法

1、简报报头

（1）简报名称

（2）秘密登记写在左上角

（3）期号

（4）编印单位

（5）印发日期

（3）导语：

3W1H,提问式、结论式、描写式、叙述式

（4）主体

（5）结尾

3、简报报尾：

印发范围（报、送、发）、印发份数

（三）、写作要求（P253）

六、意向书

（―）、相关概念

1、意向书是当事人双方或多方之间，在对某项事务正式签订条约、达成协议之前，表达初步设想的经济意图和目的的意向性文书。

意向书为进一步正式签订协议奠定了基础，是“协议书”或“合同”的先导，多用于经济技术的合作领域。

2、意向书的特点：

协商性、灵活性、简略性

3、意向书的类型：

加工承揽意向书、建设工程承包意向书、货物运输意向书、财产保险意向书、科技协作意向书

（二）、写作方法

1事由+文种关于合作经营华天大酒店的意向书

1、标题项目+文种合资建立水泥厂意向书

«合作单位+项目+文种

意向书

2、正文，

（1）导语：

各方单位名称、商谈时间地点、原则精神、合作事项等，然后用“现达成如下意向”或“双方达成意向如下”或“现将有关意向归纳如下”等过渡句领启下文。

（2）主体：

双方的意图、初步商谈后达成的倾向性认识和比较认同的事项。

采用分条列项的形式写，主要有：

合作企业或项目的名称和拟定地址

合作企业或项目的规模和经营范围

各方投资金额比例

利润分配和亏损分担

原料、设备、技术、企业用地等各由何方提供

合作事项实施步骤

合作企业领导体制

合作期限

（3）结尾“未尽事宜"

3、结直意向书蛊订各方的法定名称，各方洽谈代表签字。

签订时间，通信联络地址、电子邮箱、电话号码等。

练习：

便条

钟苗：

在上届科技交易会期间，我公司草签的一些意向书存在欠规范之处。

为此，公司准备在近期举办一起经济文书写作培训班，由相关人员专题讲授意向书的写作要领。

请你提供一份意向书结构样式及其写作方法的说明，明日交我审定。

谢谢！

行政经理苏明

2004年3月25日

七、订货单

（—）、相关概念

1、订货单是订翥产品和货物的单据。

订货单有多种样式，卖方依据所出售产品和货物的特点制作订货单，由买卖双方填写。

2.订货单的特点：

协约性、严肃性

（二）、写作方法

1、标题

货物名称+文种

单位名称+文种

文种

2、正文

（1）买卖双方信息

（2）订货信息（3）配送方式及配送地点信息（4）支付方式及银行账户（5）买方的意见和要求

3、尾部：

经办人签字或加盖公章及成文日期

（三）、注意事项

1、制作订荔单应注明有效期限

2、金额巨大的大宗货物交易，不宜用订货单，要签订订货合同。

八、商品说明书

（一）、相关概念

1、商品说明书是商品的生产者向消费者或用户介绍其商品的特点、成份、性质、构造及注意事项等有关知识的说明文。

2、商品说明书的特点：

真实性、科学性、条理性、通俗性

（二）、写作方法（简约型产品说明书）

｛

简化式标题：

产品名称

标准式标题：

产品名称+文种

注解式标题：

产品名称+产品特点的注解

L、止乂：

（1）产品的性能特点

（2）产品的结构内容

（3）产品的规格、型号

（5）注意事项

（6）产品的保养与维修

（7）责任保证

（4）产品的使用方法和用量

3、落款.

（1）产品生产企业和经销商企业的全称

（2）企业地址

（3）企业的主要联系电话、传真、邮编等通讯方式。

（%1）、完整型产品说明书（结构）（P261）

（%1）、注意事项

1、如实介绍、真实可信2、抓住特征、突出个性

3、语言简洁、通俗明了4、设计新颖、美观大方