物资采购与进出库流程采购作业管理办法与仓库管理规范.docx
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物资采购与进出库流程采购作业管理办法与仓库管理规范
太原市高远腾混凝土有限公司
物资采购与进出库流程
一、建立互相监督、互相制约的岗位责任制：
公司不得由同一部门或个人办理采购与付款业务的全过程。
建立采购与付款业务的岗位责任制、明确相关部门和岗位的职责、权限，保证办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离，制约和监督。
采购与付款业务不相容岗位至少包括：
1.采购申请与审批不能是同一人；
2.询价与确定供给商不能是同一人；
3.采购合同的订立与合同审批签订不能是同一人；
4.物资采购与物资验收不能是同一人；
5.采购、验收与相关会计记录不能是同一人；
6.付款审批与付款执行不能是同一人。
二、物资采购流程：
（一）、物资采购询价及选择供给商流程：
1、收集信息：
实地考察物资生产地（或厂家、店面），及时了解供货商生产供给能力、进货渠道、库存情况、质量数据，运输距离、售后服务等；及时了解和评估政府行为及市场环境变化对物资上下游供求关系的影响程度；及时把握当地市场上下游物资价格信息公告。
2、询价、比价、议价：
采购员必须以采购要求，根据市场行情，分析物料的质量状况和价格变动情况，选择物美价廉的物料进行购买。
询价考虑的因素主要有：
供货商报价、质量要求、交货地点、运费、装卸费、税金、支付方式、支付期限、售后服务等。
3、索样：
采取样品，进行质量分析。
4、评估：
依据询价结果及质量数据分析结果，进行采购成本分析比较，货比三家，
5、决定供给商：
选择供给商应考虑的因素有：
资质、综合采购成本，品质、供给商供给能力、供给商治理团队素质、经营治理水平、售后服务等。
6、订购：
物资部签订合同并依据业务部门提出的采购申请填写“采购申请单”。
（二）、“采购申请单”或“采购订单”审批流程：
1、采购申请部门负责人初审签字；审核该采购申请的必要性和真实性，检查申请表填写内容是否真实正确，汽车配件采购申请单须增加车队长及维修工签字。
2、库房治理员（含办公用品治理员）审核签字：
依据日常正常消耗用料情况及安全库存数量，检查该批申购物资的库存数，核定合适的采购数量。
3、财务部负责人复核签字：
复核采购申请的必要性和真实性，检查申请表填写是否真实正确，采购计划数量是否合理；
4、授权委托人审批签字（单笔采购金额在3000元以下）；
5、董事长审批签字（单笔采购金额在3000元以上）。
（三）、“采购申请单”填写：
采购申请单
申请部门：
申请岗位：
年月日
物资名称
规格型号
质量要求
单位
计划数量
计划单价
计划金额
具体用途
审批：
财务部物资部库管部门主管经办人
三、“借款单”及“付款申请单”付款审批程序：
1、申请付款部门负责人签字。
审核付款的必要性和真实性。
检查付款单填写的内容是否真实正确。
为提高审批效率，上述业务需同时办理采购与付款审批手续的，请按要求同时填写，一次审批。
2、财务部负责人签字：
依据合同审核该供货商账务往来结算及前期付款情况。
核应付款单填写内容是否规范正确，申请付款手续是否完备，筹备付款资金。
3、授权委托人签字（单笔付款金额≦3000元）。
4、董事长签字（单笔付款金额在3000元以上）。
5、一次性小额零星采购付款：
经办人填写“采购申请单”的同时填写“借款单”，“借款单”必须填写的内容有：
日期、借款部门、借款人、借款事由，借款金额（含大小写）借款人签字。
“借款单”审批程序与“付款申请单”相同。
采购员常常性业务借款必须先挂账，再报销冲账。
上述收款人名称及账号必须与合同指定收款人名称及账号完全相符。
变更收款人及账号的，必须有原合同签字人签署的书面变更函（或收款授权委托书），具有法人资格的必须同时有法人的签字和公章。
收款授权委托书（模板）
：
现授权（身份证号码：
）前往贵方办理项目收款事宜。
收款金额是人民币大写：
（小写：
）。
请贵方给予办理。
我方指定收款人是，收款账号是：
。
收款银行名称。
收款人联系电话：
授权期限：
年月日起至年月日止。
授权人（签字）：
授权人盖章：
年月日
收款人及账号变更函（模板）
××××××××××××××××××：
因公司治理需要，现特发此函通知贵公司，自即日起凡是办理贵公司对我公司的汇款转账业务，请使用我方以下收款账户：
收款户名：
银行名称：
收款账号：
收款行号：
原合同方签字盖章：
年月日
付款申请单
经办部门：
年月日金额单位：
元
收款人全称
开户银行名称
联系电话
收款人编号
银行账号或卡号
付款方式
业务内容及付款事由：
申请付款金额
人民币大写：
小写：
实际付款金额
人民币大写：
小写：
董事长：
总经理：
财务部：
部门主管：
经办人：
领款人：
四、采购物资验收入库及结算流程：
（一）、原材料验收入库及结算流程：
1、原材料运输车辆过磅：
司磅员记录车牌号、供货单位、运输单位、司机姓名、货物名称、货物编码、规格型号、过磅总重量。
2、收料员验收原材料质量：
收料员验收每车原料的质量，发现不合格原料一律不准卸车。
3、卸货：
收料员验收合格后，告诉司机将原料卸在原料场指定地点，收料员在卸车时，进一步检查每车原料的质量。
4、回皮：
卸车后，车辆必须返回原地磅回皮，司磅员记录皮重、净重后，司磅员打出“过磅单”并签字。
送料司机签字。
“过磅单”供给联及运输联交给司机，作为结算原料款及运费的依据。
5、原料款结算：
依据原材料“过磅单”财务联、供给商结算联两联核对一致，编制“原材料汇总结算入库单”，以及增值税发票结算入账。
6、公司自雇第三方物流司机运费结算：
依据“过磅单”运输联、财务联两联核对一致，编制“原材料运费结算单”以及增值税发票办理会计核算入账。
原材料汇总结算入库单编号：
库房名称：
库房编号：
年月日附单据：
张
供货单位
供货电话
运输单位
运输方式
物资名称
规格型号
车数
计量单位
结算数量
单价
结算金额
合计
大写：
佰拾万仟佰元角分
物资部：
供货商：
库管员：
经办人：
（二）、柴油验收入库及结算流程：
1、柴油车过磅：
司磅员记录车牌号、供货单位、运输单位、司机姓名、货物名称、编码、规格型号、过磅总重量。
2、验收：
看颜色、闻味道、测密度、条件准许可测闪点、凝点，不合格柴油一律不准入库。
3、卸货：
库管员验收合格后，告诉司机将柴油卸在指定油库。
4、回皮：
卸车后，车辆必须返回原地磅回皮，司磅员记录皮重、净重后，司磅员打出“过磅单”并签字。
送货司机签字。
“过磅单”供给联及运输联交给司机，作为结算柴油款及运费的依据。
5、柴油款结算：
依据柴油“过磅单”财务联、供给商结算联两联核对一致，编制“柴油汇总结算入库单”，以及增值税发票办理会计核算入账。
6、公司自雇第三方物流司机运费结算：
依据“过磅单”运输联、财务联两联核对一致，编制“运费结算单”以及增值税发票办理会计核算入账。
柴油汇总结算入库单编号：
库房名称：
库房编号：
年月日附单据：
张
供货单位
供货电话
运输单位
批号
日期
品名
规格
单位
数量
原发量
盈亏
每吨单价
结算金额
每升单价
入库数量（升）
合计
大写：
佰拾万仟佰元角分
物资部：
供货商：
库管员：
经办人：
（三）备品配件、办公用品验收入库及结算流程：
1、采购回来的备品配件必须先到库房办理验收入库手续，否则财务会计不得给予办理付款及报销手续。
2、库管员查看供货方发货清单、运费单、保险单、装卸费，购货发票、质量检验合格证、物资使用说明书、保修单，保修及售后服务承诺书。
3、依据我方订货单及供方发货清单，清点货物名称、规格型号、数量、价格、金额、包装情况，查看每件货物是否与订单内容、发货清单相符。
4、质量验收：
查看产地、生产厂家、批号、商品条码是否是原厂生产。
有条件的可以用扫码枪扫码验收。
个别需要请维修工、技术人员验收的，须请维修工、技术人员参加验收。
5、验收完毕、库管员将货物信息录入计算机进销存软件，打印“入库单”。
库管员及采购员在“入库单”上签字。
交接货物。
6、采购员依据“入库单”财务联及发货清单、发票等填写“报销审批单”或“付款申请单”。
7、报销审批流程：
报销审批流程与付款申请流程相同。
8、会计审核及核算流程：
（1）、核对“入库单”与供货商的发货清单是否相符；
（2）、查看查看供货方发货清单、运费单、保险单、装卸费，购货发票、质量检验合格证、物资使用说明书、保修单，保修及售后服务承诺书等资料是否齐全。
（3）、供货名称、数量、价格、金额、规格型号、质量、付款要求是否符合合同或订单要求。
（4）、“报销审批单”及“入库单”签字手续是否齐全。
（5）、审核无误后，填制并打印“会计凭证”，将附件装订在“会计凭证”后面，并加盖附件章，并在会计凭证上签字。
（6）、出纳复核“会计凭证”的金额并办理报销付款手续，并将付款凭证附在“会计凭证”后面，在重要附件上加盖付讫章，登记手工日记账。
备品配件入库单编号：
年月日付款方式：
今收到：
类别：
库房名称：
库房编号：
物资名称
规格型号
保修期
计量单位
数量
单价
金额
供货商
验收员：
库管员：
送货人：
五、入库物资计价：
入库物资按实际成本价计算,购入物资的采购成本由下列各项组成：
（一）买价；
（二）运杂费（包括运输费、装卸费、保险费、包装费、仓储费等）；
（三）运输途中的合理损耗；
（四）购入物资负担的税金和其他费用。
小规模纳税人和购入物资不能取得增值税专用发票的，购入物资支付的不可抵扣的增值税进项税额，计入所购物资的成本。
以上第
（一）项应当直接计入各种物资的采购成本，第
（二）、（三）、（四）项，凡能分清的，可以直接计入各种物资的采购成本；不能分清的，应按物资的重量或买价等比例，分摊计入各种物资的采购成本。
六、物资出库流程
（一）、备品配件出库：
1、对于备品配件等非消耗物资一律执行交旧领新制度，未交旧不得领取新配件。
2、领料人直接到仓库物资库管填写“领料单”，执行计算机进销存软件的，先在计算机系统预填写“领料单”并打印签字。
3、领料人将“领料单”仓库联及部门联交给库管员，库管员依据“领料单”发给物品并在“领料单”仓库联及部门联签字。
4、领料人将“领料单”部门联带回本部门内勤，作为本部门考核各岗位物资消耗的依据。
5、“领料单”仓库联由仓库保管员保管，作为登记物资台账的依据。
“领料单”财务联第二天交给财务部。
6、月底仓库物资库管编制“备品配件进销存月报表”。
7、财务部会计依据财务联办理备品配件出库会计核算手续，分别计入产品成本费用。
8、月底会计与库房记录员核对账务，账务核对无误后，财务部组织会计盘点库房。
9、库管及会计在物资盘点表上签字。
盘亏盘盈的物资要查找原因。
在合理损耗范围内的，填写物资报损核减报告，待领导批准后，财务部及库房做出相关账务处理。
属于人为因素导致物资盘亏的，由相关责任人承担赔偿责任。
10、备品配件出库计价采用移动平均法。
出库单价=出库期间末金额/出库期间末数量
出库单（领料单）编号：
库房名称：
库房编号：
年月日
领用部门
部门
编号：
领用岗位
岗位编号
物资名称
规格型号
计量
单位
单价
数量
金额
领用原因
合计大写：
领导审批：
部门主管：
库管员：
领用人：
（二）原材料出库：
原材料出库计价按加权移动平均法，财务会计核算统一计量单位为换算“升”。
当天出库数=昨天库存+当天入库-当天库存
本月出库数=月初库存+本月入库-月底库存
出库价=（上期成本总额+本期入库成本总额）/（上期库存数+本期入库数）
月底物资部内勤开具“原材料出库单”，生产部核对后签字认可。
原材料出库单编号：
库房名称：
库房编号：
年月日
领用部门
部门编号：
领用岗位
岗位编号
物资名称
规格型号
计量单位
单价
数量
金额
领用原因
合计大写：
物资部：
生产部：
物资内勤：
领用人：
（三）柴油出库流程：
1、司机加油时，库管必须在现场，监督加油全过程。
2、司机加油时，必须填写“加油表”，加完油后，库管填写加油数量并双方签字。
3、平日出库以“加油表”作为出库单，“加油表”必须填写的内容有：
加油库编号：
加油库名称（南站库或北站库或车送库）、车号、加油时间、公里数、加油数量、司机签字、库管签字。
4、库管每日将前一天加油表报送材料会计，材料会计按车辆编号分类输入进销存系统。
5、月底材料会计汇总各车辆油耗数量及公里数，编制“车辆柴油消耗月报表”。
七、物资盘点流程：
1、每月初，财务部会计依据财务部物资账核对库房台账，发现差异，及时查找原因。
2、每月财务部会计至少抽查库房实物一次，抽查数量不少于总数量的30%；每季度大盘点一次，抽查取样按重要性及消耗数量大的取样。
3、备品配件盘点：
会计登记盘点表、物资内勤及库管清点货物，必要时可请汽车修理工参加。
4、办公用品盘点：
会计登记盘点表、办公室文员及办公用品负责人清点货物。
5、盘盈、盘亏处理：
发现有盘盈、盘亏须马上查找原因，属于合理损耗范围内的，须填写物资“盘亏报损核减申请表”，经领导批准后及时办理物资核减账务处理。
对于属于个人原因造成财产损失的
由相关责任人承担。
物资盘点表
物资编号
物资名称
规格型号
保质期
单位
账面数
实盘数
盘亏
盘盈
过期损坏
备注
财务部依据盘点实际结果，编制“盘盈、盘亏、过期、毁损责任处理及账务处理申请表”，报相关责任部门主管、总经理、董事长审批签字。
签字后，财务部作相关账务处理。
2019年3月31日
原材料汇总结算入库单编号：
库房名称：
库房编号：
年月日附单据：
张
供货单位
供货电话
运输单位
运输方式
物资名称
规格型号
车数
计量单位
结算数量
单价
结算金额
合计
大写：
佰拾万仟佰元角分
物资部：
供货商：
库管员：
经办人：
柴油汇总结算入库单编号：
库房名称：
库房编号：
年月日附单据：
张
供货单位
供货电话
运输单位
批号
日期
品名
规格
单位
数量
原发量
盈亏
每吨单价
结算金额
每升单价
入库数量（升）
合计
大写：
佰拾万仟佰元角分
物资部：
供货商：
库管员：
经办人：
备品配件入库单编号：
年月日付款方式：
今收到：
类别：
库房名称：
库房编号：
物资名称
规格型号
保修期
计量单位
数量
单价
金额
供货商
验收员：
库管员：
送货人：
出库单（领料单）编号：
库房名称：
库房编号：
年月日
领用部门
部门
编号：
领用岗位
岗位编号
物资名称
规格型号
计量
单位
单价
数量
金额
领用原因
合计大写：
领导审批：
部门主管：
库管员：
领用人：
物资盘点表
物资编号
物资名称
规格型号
保质期
单位
账面数
实盘数
盘亏
盘盈
过期损坏
备注
升级会员 