知识管理的导入流程案例.docx
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知识管理的导入流程案例
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知识管理的导入流程案例
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知识管理导入实例
英齐资讯知识管理顾问陈永隆
Johnwoo收集整理
TOC\o"1-3"\h\z知识管理导入实例—PartI2
■前言2
■计划目的2
■使命与宗旨3
■导入策略3
■核心流程4
■执行方法KM-5W5
知识管理导入实例—PartII7
■建立专案组织7
■提出预期目标8
■导入前的企业诊断9
■建立学习型组织10
知识管理导入实例—PartIII11
■知识管理的导入流程与专案时程规划11
知识管理导入实例—PartIV14
■知识管理系统与架构规划14
■企业入口网站16
■KM诊断精灵17
■核心专长发掘系统17
知识管理导入实例—PartV18
■实体与虚拟知识社群建立18
■企业智库中心建立21
知识管理导入实例—PartVI22
■知识行销创造竞争优势22
■导入成效追踪机制建立24
■结论26
知识管理导入实例—PartI
■前言
企业在规划如何导入知识管理前，必须先了解知识可以带来的价值。
资料经过处理、分析後，可以变成有用的资讯；资讯经过审核、分类後，可以变成有价的知识；而知识经过行动、验证後，便可以协助企业变成智慧型企业，创造利润、降低成本、提高竞争力，产生有形与无形的价值。
【知识】是指能协助个人、企业或团体创造智慧与价值的有用资讯。
知识可分成内隐知识（TacitKnowledge）与外显知识（ExplicitKnowledge）。
所谓内隐知识，系指包括企业、经营者或员工的经验、技术、文化、习惯等。
外显知识，则包括一切以文件、手册、报告、程式、图片、声音、影像等方式呈现的知识，不论是传统的书面文件，或电子化後的档案。
企业除了要妥善管理知识、创造知识的价值外，也必须让企业变成智慧型的企业。
知识（Knowledge）与智慧（Intelligence）的分野是：
知识是将许多有用的资料，经过处理、分析、审核、分类後所产生，而智慧则是知识经过行动、验证後，产生有价值的结果或效益。
因此，企业不仅需要知识管理，更应朝向如何让企业变得更有智慧。
【知识管理】是指能协助企业组织或个人（People），透过资讯科技（Technology），将知识经由创造、分类、储存、分享、更新，并为企业或个人产生实质价值的流程（Process）。
企业要成功导入知识管理，需要掌握几个关键因素：
如何建立将内隐知识转换为外显知识的机制
如何建立主动让员工愿意主动分享知识的机制
如何建立完整的企业智库中心，其中应包括实体知识社群与虚拟知识社群
如何建立学习型组织，让企业以智慧型的决策创新品质，创造价值
如何建立完整的知识传递（分享）机制，即企业内部之知识传递（IntraKnowledge）、企业与网路间之知识传递（InterKnowledge），以及企业与企业间之知识传递（ExtraKnowledge）
■计划目的
英齐资讯於2001年1月成立知识管理筹备小组，初期以虚拟团队组织为基础，辅以专业顾问的训练与谘询，此团队核心成员已顺利规划公司内部知识管理导入及管理的机制，以协助组织成员（People）透过资讯科技（Technology），将知识经由创造、分类、储存、分享、更新，并为企业或个人产生实质价值的流程（Process）的知识管理过程，以塑造公司分享、学习的组织文化，进而将学习後的分析结果化为实践的力量，争取知识管理专案机会。
英齐资讯导入知识管理第一阶段的成果将於六月叁十日呈现在企业入口网站，本期开始将逐步与各位朋友分享知识管理的导入经验。
■使命与宗旨
英齐资讯决定进行知识管理导入计划後，经由公司最高主管订下知识管理的计划使命，便开始展开：
协助企业对知识管理的共同认知
架构企业内部知识管理的组织、流程与技术平台
利用网路科技行销公司的核心优势
落实网路教学於企业内部，形成学习组织
而在这同时，公司最高主管也订下整个知识管理导入计划的宗旨：
企业全面导入知识管理
企业网路教学机制导入
网路行销创造竞争优势
■导入策略
综合英齐资讯提供的计划目的、使命与宗旨後，我们拟出一套具体的知识管理推动策略：
以「知识管理」导入企业，建构一个分享知识、创新品质的企业
以「知识行销」向外拓展，开辟具有竞争优势、创造利润的商机
企业进行知识管理导入时，最大的阻碍并非资讯科技的导入或管理阶层的决心，而是员工对於知识分享的认知与配合度。
员工担心当他们把自己辛苦获得或因时间而累积的知识分享给其他同仁後，将有位置被取代，甚至工作朝不保夕的可能，所以在资讯科技导入後，并无法立竿见影地看出知识管理的成效。
因此，如何透过一套切实可行的方法和机制，来发掘隐藏在组织中的内隐知识，将是企业知识管理导入最需考量的重点。
下图是英齐资讯导入知识管理的计划执行流程：
■核心流程
在上图的执行流程中，我们提到执行KM的核心流程，这是知识管理导入过程中，非常关键的步骤。
这些核心步骤包括：
创造、分类、储存、分享、更新、价值。
因此，无论企业导入知识管理的过程中存在多少文化差异或策略差异，掌握知识管理的核心流程，并且清楚每个流程的执行关键，对於知识管理的导入结果便不致产生偏差。
知识管理的导入，必须充分结合最新的资讯科技应用，同时为了迅速协助企业取得竞争优势，运用虚拟团队运作与资源整合，将可让企业在最短时间取得最专业的趋势领导地位。
综合以上的核心流程与执行关键，可以简单以下图来表示
■执行方法KM-5W
本专案规划一个KM-5W的执行方法，强调在既定的知识管理导入策略与核心流程下，如何在不同的导入时间（When），透过不同的成员组织（Who），以适当的执行方法（How），应用不同的资讯平台或工具（Where），执行计划中的任务（What）。
实际上，这个兼顾企业组织、流程、技术、策略与目标的执行方法，将可提供其他企业导入知识管理的参考选择。
下表是英齐资讯导入知识管理的执行方法规划略表，从本表开始衍生的专案管理时程表等进度管制图，将於下一期PartII的「导入流程与专案时程规划」中进一步描述。
知识管理导入实例—PartII
■建立专案组织
企业一方面藉教育训练凝聚共识，同时也必须成立一专责的知识管理导入组织，其中应包括承担知识管理成败责任的知识长CKO，此职位建议由公司资深高阶主管，或人力资源主管担任；而企业所有一级主管在导入过程中，必须赋予推动小组的任务，扮演积极参与的领导角色。
除此之外，导入组织还需包括知识经理（KMmanager）负责主要的执行任务与流程掌控；学习经理（Learningmanager）随时补充最新的知识学习能量；技术经理（Technicalmanager）则针对企业内部现有的系统架构，决定选用的知识管理平台；行销经理则针对知识管理导入後的成果进行知识行销。
值得注意的是，仅在企业内部成立知识管理专案组织还不够，更必须与企业外部的专业顾问团队（Consultant）协同，一起进行整个知识管理专案的推动，才能使整个知识管理导入的策略与专业维度多元化。
下图是英齐资讯正式以任务编组成立的知识管理专案组织及重要执掌。
■提出预期目标
企业内部如果对知识的定义、知识的价值、知识管理的导入流程看法不一，将无法迅速凝聚共识，对於导入知识管理将会形成阻碍。
因此，在企业确认要导入知识管理的决心後，必须开始针对企业员工、整体组织进行一连串有系统的规划，包括进行教育训练凝聚共识、成立专案组织分层推动、拟定具体可量化的预期目标。
下表是英齐资讯知识管理导入小组在进行知识管理导入前，针对个人所负责的工作项目提出的预期目标。
■导入前的企业诊断
在导入知识管理（Knowledgemanagement）前，企业体有必要针对本身的产业别、企业e化程度、现有知识库多寡、投入产品研发的历史等，进行一次完整的自我诊断，一方面可以衡量企业本身进入知识管理的门槛，另一方面也可以避免企业盲目投入知识管理後，却得到成效不彰的反效果。
藉由与企业经营主管、人力资源主管及资讯技术主管，以及企业内部员工的抽样访谈调查，可以得到在同一公司内，不同职务、不同层级的人对企业知识管理的认知。
接着再经由这些访谈调查结果，可比对出各部门主管，或是主管与一般员工间对特定问题的认知落差，调整原订预期目标的期望内容，提供更正确可行的建议方案。
例如，在英齐资讯在导入知识管理前的诊断问卷中，我们便发现当问及公司作业流程自动化是否需要改善时，主管与同仁便出现些许落差，而这些落差正足以调整未来在表单自动化等工作流程的强化比重。
同样地，当问及公司的知识/智慧资产储存於何处时，虽然同仁与主管的调查结果趋向一致，但也同时呈现出存於人脑的内隐知识，确实有急迫性的需要转化为外显储存於资讯科技的资料库中。
企业设计诊断问卷时，可以针对企业对员工教育训练的投入程度、企业组织任务调整的弹性大小、企业内部传递讯息的同步速度、企业员工花费於寻找既有资料的时间、企业因作业流程设计不当而耗费的时间、企业的知识资产储存於何处、企业内部讯息沟通联系的方式、企业结构化资讯对决策者的贡献度等问题逐一设计，并依问卷结果提出整套建议改进方案。
■建立学习型组织
由於知识管理强调知识分享的重要性，而学习型组织与e-Learning平台则是知识分享能否具体实践的重要机制之一。
企业在建立学习型组织的过程中，如果能善用e-Learning作为员工教育训练的新模式，不仅可以让企业的教育训练成本大幅降低，而且可以迅速提高员工知识及企业竞争力，让企业的学习更灵活、员工的培育更弹性。
一般而言，企业的e-Learning对象，除了公司的员工、销售人员外，还可以包括企业的顾客。
就员工而言，e-Learning可以增加员工的知识，强化员工对外的竞争力；就销售人员来说，e-Learning可以缩短获利的时间，增加销售量；就顾客而言，先教育顾客，让顾客认识公司产品的优点，进而教育顾客成为聪明的消费者。
e-Learning最大的便利，是可以让企业的所有员工，依个人需求自行选择课程、依个人时间选择上网学习的时段，再藉由良好的网路学习平台，在学习过程中可以自由选择与学员互相讨论，或是留言给该课程的授课老师，等待老师的解答。
学习效果则可以透过该课程的线上评量机制自行测验。
而公司管理者则可以经由企业内部的网路教学管理系统，清楚地掌握员工学习动态、讲师的教学品质。
企业迈入学习型组织、智慧型组织已是必然的趋势。
在学习型的企业组织中，企业必须不断向历史学习，向经验学习，并分析出造成历史优劣的原因。
而智慧型的企业组织，则是将学习後的分析结果化为实践的力量，为企业创新知识，让知识变成可以行销的产品，协助企业利用知识行销（KnowledgeMarketing）迅速掌握趋势，取得竞争优势。
知识管理导入实例—PartIII
■知识管理的导入流程与专案时程规划
除了上一期提及的访谈诊断结果外，知识管理的储存机制、知识管理的推动型态，也都会影响企业导入知识管理的流程设计与时程规划。
知识管理的储存机制，各企业的考量重心不一，一般常见的有：
企业知识以人为主
知识储存重心在创造知识者的身上，因此如何保留知识工作者的核心专长与竞争优势，并提供持续追踪与更新的机制，成为此类型的设计重心
企业知识以系统为主
知识储存以电脑的资料库为中心，因此如何将知识工作者的经验与智慧转为电子化文件，分类储存在文件管理系统中，成为此类型的关键
另外，企业在推动知识管理的过程中，可以分成几种不同型态来推动：
针对企业所有单位一次全面导入
先於企业内部选择示范单位导入，再将经验与成果全面导入
先成立筹备小组、专案小组仔细规划後，再依进度由小而大、由点而面分阶段逐步导入
英齐资讯於2001年1月先成立知识管理筹备小组，接着於同年2月正式成立以虚拟团队（Virtualteam）组织为基础的专案导入小组，再辅以专业顾问的训练与谘询，成功地迈开推动的步伐。
所谓虚拟团队组织，是指整个专案导入小组系任务编组，仅利用每周一次定期KM小组会议的时间追踪上周执行项目、讨论临时提案及规划本周执行重点。
在不影响公司原业务推展与工作执行的时间外，自行召开分组会议，以期於次周的KM小组会议能依预定进度完成本周交付之任务。
这样的运作模式，在专案小组旺盛的企图心与行动力展现下，成效卓着。
在公司最高主管订下知识管理的计划使命与宗旨後，专案小组先拟出一份属於指导原则的任务进度表，这就是整个知识管理计划推动的规划指标。
在这份规划指标中，明确订出
Planning（01/06~01/31）：
筹备小组规划期
Infrastructure（02/01~03/31）：
知识管理的基础建设期
e-Learning（02/01~）&addChina（05/01）：
建立e-Learning体系，并准备於未来推广至中国大陆之员工与客户
e-Marketing（04/01~）：
利用网路行销，开始对外曝光英齐资讯的知识管理导入成果
KMProject（06/01）：
完成知识管理解决方案的产品组合，正式进入知识管理导入的服务市场
於是，在筹备阶段的讨论中，依照知识管理的几个核心流程，包括知识创造、知识储存、知识分类、知识分享、知识更新及知识价值等几个阶段，由专业顾问与筹备小组讨论出以下的执行重点：
经过讨论、归纳後，由知识经理整理出如下的时程管制表：
接着，於每周的KM小组定期会议中，持续追踪每位专案成员的进度，英齐资讯的知识管理也顺利地逐渐展开来。
在每周的会议上，各专案负责人并针对各自负责的执行细项与时程进展，不论如期、超前或落後，都能在会议上与其他成员分享，也随时与各成员保持意见沟通与资源协调。
经过了4个多月的导入进展下，英齐资讯的知识管理成效已渐渐浮现。
知识管理导入实例—PartIV
■知识管理系统与架构规划
一般的知识管理解决方案中，最常见的是企业资讯入口（EnterpriseInformationPortal，简称EIP）或称企业入口（EnterprisePortal，简称EP）、文件管理系统、文件搜寻引擎、工作流程（或表单自动化）系统、网路教学系统、协同作业系统等。
这些平台的导入，对於企业在文件知识管理上，确实是提供作为知识储存与分享的工具。
但也因为知识管理不应仅以文件管理为唯一知识来源，因此在文件知识外，企业其实需要有其他辅助机制来储存不同类型的知识。
英齐资讯在知识储存机制的设计中，认为文件管理系统并非知识管理的全部，因此如何让企业随时掌握知识工作者的智慧与核心专长，并且能够不断更新、即时应用在企业竞争力的提升上，是英齐资讯在知识管理解决方案中的设计重点。
所以，英齐资讯融合知识社群（KnowledgeCommunity）与智库中心（KnowledgeCenter）的观念，并设计个人核心专长发掘系统（CoreCompetenceMiningSystem），让内隐知识、外显知识能在不同的机制上分别运作，一则可以避免企业以强制的手段进行文件为主的知识管理与分享，另一则可依每位知识工作者的时间分配与文件撰写能力之不同，仍可分别将文件知识、核心专长与竞争优势在不同的机制上储存。
在英齐资讯的知识管理解决方案产品规划中，融入了英齐资讯本身自行导入知识管理的经验与精华，同时结合专业顾问对企业未来在导入知识管理的瓶颈的实战经验与了解，因此设计出目前市场上大格局的知识管理解决方案，让知识的来源不仅来自企业内部的员工，也让企业外部的客户、合作厂商、专家智慧都能进入企业的知识体系。
而知识储存的格局，除了外显式的文件知识外，还包括内隐式的核心专长发掘系统，让企业可以有更多掌握竞争优势的管道。
英齐资讯藉由企业本身导入知识管理的经验，规划出能让企业顺利导入知识管理的解决方案。
在规划过程中，英齐资讯考虑到产品的框架（Framework）、延展性（Extension）与使用介面（UserInterface）叁个构面来设计：
下图便是依照上述叁个构面与精神，设计出来的产品系统架构图。
其整体特色是将来自Inter-、Intra、Extra-的知识，经过企业整理後，重新透过企业资讯入口网站，以各种不同介面传送至使用端，同时也将取之於客户端与企业用户端的资讯与知识，再度回馈分享出去，并提供更佳的客户关系服务管理与企业采购服务管理。
本期PartII将特别介绍英齐资讯的企业入口网站、KM诊断精灵与核心专长发掘系统，下一期PartIII将仔细介绍知识社群与企业智库。
■企业入口网站
设计理念：
提供资讯与知识分享的完整管道，让企业内部、企业外部的资讯入口整合在同一介面，并提供个人化的选择设计介面。
产品特色：
透过单一介面，即能有效率整合不同资讯来源
透过角色设定及权限管理，使组织内部文件管理及传递更加安全
个人化桌面设定，能协助同仁安排例行工作，提升员工工作效率，同时可根据个人所需知识来源自行订阅或搜寻
■KM诊断精灵
设计理念：
让企业进行KM导入前，自行调阅资料库中数百题的诊断问卷，经过问卷结果分析後，提供建议的导入策略。
产品特色：
深入企业问题设计问卷：
问卷题目可针对组织、流程、技术、策略、文化、目标等构面，自行挑选组合，并自订各构面之权重
了解主管与员工的认知落差：
找出企业问题核心，列出导入重点与优先顺序
提供导入建议策略：
调整预期目标，期使流程规划与预期目标结合
提供问卷结果分析：
可各题独立解释、可针对各题目各答案统计、可针对主管/非主管统计、可针对组织、流程、技术、策略、文化、目标等构面解释、提供综合解释
以表格、图表呈现结果，并提出导入策略之建议
■核心专长发掘系统
设计理念：
让知识管理不仅局限在管里外显的文件知识，隐藏在个人或企业内在的核心专长，即使尚未正式文件化或无法正式文件化时，亦可进行管理，打破企业知识无法分享的瓶颈
产品特色：
企业竞争优势管理：
专家智慧管理、核心优势管理、策略目标管理、前瞻技术管理、创意思维管理
个人核心专长管理：
专业能力管理、证照管理、专案执行管理、专利管理、教育训练管理、得奖管理、专业文章管理
依据个人核心专长与组织核心竞争优势，配适最佳工作团队
透过顾问谘询与建议，提供不同产业之客制化核心专长维护、分析、搜寻及报告介面
让企业的策略目标与竞争优势接轨
让企业竞争优势与个人核心专长接轨
让企业的核心优势与个人核心专长随时更新
建立可随时机动修正企业竞争优势的机制
建立可随时提供个人核心专长增/补方向的机制
知识管理导入实例—PartV
■实体与虚拟知识社群建立
吉姆．波德金（Dr.JimBotkin）说：
「没有知识社群的知识管理系统，就像没有人操作的个人电脑」。
由此可知，知识社群是知识管理平台中的灵魂，扮演着知识创新、知识分享的重要功能，若缺乏良善的规划与经营，再好的知识管理平台，也只能达到「文件管理」的层次。
所谓「社群」（Community），是由一群与其他具有共同兴趣或来自同样团体的人们，因为互动的需求所凝聚而成。
「知识社群」（Knowledgecommunity）则是藉由社群的互动机制，如讨论区、留言版、聊天室、公布栏等，共同创造知识、分享知识。
透过知识社群的持续性互动，可以达到共同创造知识、分享知识，不仅可提升员工个人知识，并可增加企业竞争优势。
「知识社群」的设计，应兼顾互动、管理、分析、预测等功能：
纪录知识社群成员使用各知识领域的次数
纪录知识社群成员的互动程度，如进入社群的类别及次数、知识文件发表的次数、回应次数
各类知识社群、讨论区、留言版之人气列表
建立各类知识需求意向分析与预测机制
建立社群成员资料库分析机制
建立各类知识讨论区成长/衰减趋势预测与分析机制
通常企业在进行知识管理导入时，总认为提供一个「虚拟社群」的机制即算完成「知识社群」的建立，因此往往导致乏人问津或效能低落的结果。
事实上，一个完整的知识社群建立，应该同时包括「实体知识社群」与「虚拟知识社群」。
「实体知识社群」可以藉由公司本身的核心竞争力定位、个人的核心专长调查、读书会、定期讲座、专业评鉴等活动设计，找出跨部门但具相同知识领域或专业背景者。
「虚拟知识社群」则透过网路社群互动平台，提供相同知识背景或知识专业者一个互动的空间，让个人的隐性知识得以自由发挥。
英齐资讯在企业知识社群的规划上，便是采用实体或虚拟并重的模式进行。
在「实体知识社群」方面，英齐资讯已建立之定期讲座分别为：
「全公司」、「主管」及「工程师」叁大社群，并透过内部讲师及外聘顾问等方式进行知识传递。
同时依英齐资讯本身人力的特色，导入「师徒制」（TTS:
Trainer-TraineeSystem），任命资深工程师或具特殊专案经验的工程师为种籽教官，并须带领新进同仁於最短时间进入专案建。
英齐资讯在个知识社群中，均指定至少一位「社群促进者」（Facilitator）及一位代理人来订定主题、导引话题、并刺激讨论的热度。
英齐资讯透过「师徒制」的导入，同时指定任师职之同仁兼任社群促进者，除使实体与虚拟知识社群合而为一外，同时将「社群经营」列入季度绩效评核中，也能激励同仁对知识社群的热诚。
企业在考量如何规划适当的社群数量时，须同时考量社群人气及实际需求，切勿盲目建立社群而徒然增加公司同仁的负担。
英齐资讯透过分析找出对个人、组织、公司而言，都能长期经营的「目标知识社群」，并依专案别建立中短期的「专案知识社群」。
英齐资讯希望透过知识社群的建立，能够让企业员工、经营者变成真正的知识工作者、知识经营者，并早日朝向知识型企业的目标前进。
■企业智库中心建立
若说「知识社群」能协助企业创造知识、分享知识，那麽「企业智库」扮演的角色则是为企业储存知识、同时确认企业知识保有最佳品质，并可持续更新的最重要机制。
企业智库的知识筛选与知识品质控制，一方面可以由企业的知识长（CKO,ChiefKnowledgeOfficer）与知识经理（Knowledgemanager）负责，另一方面也可以邀集企业外部的产官学专家顾问团队合作，让这些专家顾问团队得以随时透过网际网路，自远端更新智库内容，并定期召开知识顾问团队的联席会议，随时导入企业外部的最新知识。
企业智库的建立与规划，主要植基於以下的知识管理应用：
分享过去的经验与知识
学习未来的趋势与知识
分享内部的组织知识
引入外部的专家知识
分享内隐的技术经验
分享外显的文件档案
在规划企业智库时必须考虑与工作流程引擎（Workflow）机制进行整合，以提供内、外部文件在被储存为「知识物件」前，确认为内部的知识经理或外部的顾问团队所核准或审定。
英齐资讯所规划的企业智库，具备以下几个主要功能：
智库内容筛选流程
结构化与自动化的筛选功能
外部知识专家人工推荐
知识评鉴与推荐
知识分享机制、考核追踪机制
知识更新与再使用
英齐资讯透过Web-Based的简便性，设计出让每位知识工作者都有自己专属帐号与权限之企业智库中心，让客户端知识（Inter-Knowledge）、员工端知识（Intra-Knowledge）、企业伙伴端知识（Extra-Knowledge）都能在这个企业智库中分享，并透过进阶推荐知识（Up-Knowledge）与相关推荐
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