企业办公自动化计算机信息系统.docx
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企业办公自动化计算机信息系统
企业办公自动化计算机信息系统建设
解决方案
一、前言
为了加快企业办公自动化的信息化进程，需要实施建设现代办公自动化计算机信息系统。
办公自动化信息系统的总体设想是:
基本实现电子无纸办公，互相配套,互相联网,资源共享,具有决策支持、执行、监督和信息服务等综合功能和Intranet/internet网络环境。
二、办公业务现状分析及系统建设目标
1、现行公文收发处理方式及问题
现行企业公文，收发处理基本上处于手工方式，文件抄写、传递、查找和保管的工作量很大，而且文件易丢失、损坏、影响了办公质量和效率。
目前，部分企业采用电脑文字处理软件（如WPS、CCED、MSOFFICE等）进行公文录入、编辑、打印和归档，虽然在一定程序上提高公文打印质量和查找效率，但是未采用完整的公文收发处理系统、仅仅用电脑完成一些零散的工作（录入和打印），所以依然无法解决下面许多问题：
（1）提高办公机构整体的办公效率，而不仅是个人或零散工作的效率。
（2）加强各办公机构间、机构与个人间、个人与个人间的相互沟通和协调。
（3）扩大信息安全传递的范围，实现远程数据共享和远程移动办公。
（4）对各种信息数据的集成、管理、分析，为科学决策提供依据。
（5）对重大问题动态地指定人员进行电子讨论，做出决策。
（6）提供企业信息协调所需要的信息安全机制。
（7）在分布全国各地、多种复杂的计算环境下的数据传递和共享。
2、现行档案管理方式及问题
现行档案管理基本上处于手工方式，文件目录抄写、分类、查找和保管的工作量很大，而且人工抄写既费时，又不美观，也易出错。
现行档案管理和公文收发处理脱节，把公文处理和档案管理视为互不相干的两项工作，造成两个重复劳动，影响了企业办公效率。
3、解决办法
采用电脑进行公文收发处理和档案管理，将二者有机的结合起来，使电脑文档管理一体化。
首先，编写公文收发录入程序，录入的内容既满足公文收发的需要（包括文件去向、传阅、复印单位等），又要为档案立卷准备（文档号、保管期限等），即文件体式要素、文件办理情况，又要有“卷内文件目录表”所需的内容。
二是录入文件的属性，按企业对档案立卷类目划分的要求分成多个类目，把每个文件编类目号录入电脑，文件输完毕，按类目号存放，按类目号移交档案室，整理档案卷时，就在这个类目的基础上进行调整（类目是否合理）、筛选（是否有保存价值）组卷，这样辨别文件属性的范围就很小，组卷就容易多了。
三是录入文件的内容。
收文处理由于文件内容可以用扫描仪把公文扫入电脑，用中文识别（OCR）软件进行识别，然后经过人工较对和修改，再并入收发处理系统。
发文处理文件内容主要采用人工录入。
4、实现目标
为了彻底改变企业办公业务的落后状况,适应企业办公业务需要,迫切需要开发或移植一套适合地方企业办公业务实际情况,能高速高效处理办公业务信息的计算机办公自动化系统,并且为其他兄弟单位实施办公自动化提供一个参考的范例。
系统具体实现目标如下：
（1）提高办公效率，减少公文收发和档案管理中的重复劳动。
（2）解决完全依靠人工上传下达办公文件的低效率问题，加强同事间相互沟通、共享信息、讨论问题、为决策提供有效的信息支持。
（3）真正实现远程数据共享和远程移动办公、实现无论办公人员身在何处，都可迅速得到所需要的信息。
（4）简化档案管理工作，使档案工作与公文收发有机结合，自动归档、整理、分类，使文档管理一体化。
（5）提供安全可靠的文档管理机制，以满足企业对数据严格保密的要求。
（6）提供方便、简捷而迅速的查找工具和检索手段。
三、系统功能分析
根据企业办公自动化信息工程的总体布局和要求，结合单位办公业务的实际情况,企业办公自动化计算机信息系统主要应包括两大部分:
办公自动化应用软件系统和Intranet内部互联网络信息系统.
（一）办公自动化应用软件系统
该系统通过采用21年代世界上最先进的计算机系统技术和软件开发工具,开发出基于Intranet/Internet网络环境下运行的全套办公自动化应用软件系统。
实现从公文收发、办理、审核批示到签发、发文、归档等一系列办公业务的自动化作业，实现电脑网络化的电子无纸办公和各类信息的自动采集和浏览。
具体功能如下:
1、公文收发子系统
主要功能：
对与企业办公业务有关的文件和政策法规进行归档管理，实现计算机自动存档、分类、检索、统计、查询和打印等功能。
按办公室对档案立卷类目划分的要求划分文件类目,需手工录入的公文按类目编号录入电脑，电子数据结构的公文件则按类目号整理,然后存放和移交档案室，整理档案立卷时，在类目基础上进行调整、筛选组卷。
收文处理时文件内容可以采用扫描仪把公文扫入电脑，用中文识别（OCR）软件进行识别，然后经过人工校对和修改，再并入收发处理系统；发文处理时文件内容主要采用人工录入。
（1）收文处理
对所有来文通过计算机进行录入、传阅、批示、办理、归档，能对来文进行显示、排序、查询、统计、生成和打印。
（见公文收文处理作业流程图）
（2）发文处理
从发文的拟稿、核稿、会稿、签发、分送、接收、归档全过程实行计算机管理。
（见公文发文处理作业流程图）
公文收文处理作业流程如下:
领导
需要送领导批示的文件,送领导批示签发后将文件返回.
职能部门
办公室
领导批示签发.办公室录入领导批示.
电子或纸质文件
公文数据库
识别处理进入数据库办结归档
承办人
送相应职能部门承办相应职能部门返回
职能部门送具体承办人承办完毕,填写并返回
承办人承办.办理结果.
公文发文处理系统作业流程
领导
办公室审核修改后领导批示签发后返回办公室
办公室
送领导批示签发
领导批准后,定文件关键字,年序号
打印室
等,送打印室.录入
办公室修改
审核
打印完毕,形成正式文件,送办
公室办结,归档入
职能部门
公文数据库.
领导或办公室审核
未通过,返回职能部
门修改
各职能部门形成的文件或修改办公
室返回的文件后,送办公室审核。
2、公文查询子系统
主要功能:
对上级部门来文、自己形成的公文、政府部门和其他单位来文等各类公文信息库进行有效管理，以便使企业的工作人员能方便查阅到所需的公文信息，并可以打印出来。
公文收发子系统办结（收文归档、发文归档）后的最终公文信息均自动归档到公文信息子系统的公文库中。
3、政务信息子系统
主要功能:
收集处理并管理与企业公务有关的各类非公文信息，这些政务信息包括《信息》、《工作简报》、《动态》等，以供企业工作人员通过计算机及时查阅和浏览这些信息。
4、政策法规子系统
主要功能:
建立并管理与企业业务有关的我国各类政策法规和国际公约、条约信息库，为企业工作人员提供详细完善的政策法规信息检索查询服务。
5、最新信息子系统
主要功能:
动态收集与企业业务有关的国内外最新信息和本单位重大事件信息,并进行归类整理,提供给企业工作人员随时浏览查询。
6、公共信息子系统
主要功能:
收集并处理各种公共信息，这些公共信息包括：
天气预报、综合通讯信息簿、最新飞机航班时刻、最新列车时刻等，其中，综合通讯信息簿包括系统内以及与业务有关的单位、部门、个人的通讯信息（如单位地址、单位电话号码、部门电话、个人电话、BP机号码、手机号码等），用户可以很方便地查询阅到有关信息。
7、公共工具子系统
主要功能:
管理本系统常用的公共软件工具，如文字编辑软件、电子表格软件、时钟、日历、日程安排、绘画软件等等，为企业的办公自动化提供丰富强大的各种公共软件工具。
8、系统维护子系统
主要功能:
提供对整个网络信息系统进行有效管理和维护的基本功能,诸如:
用户权限管理、密码设置、信息资料修改查询权限、各功能模块数据库的增删整理维护，网络系统运行的监护管理等。
（二）Intranet内部互联网络信息系统
近年来,随着信息产业的高速发展,以Internet网为代表的全球性互联网技术应用发展很快,并日益渗透到社会活动和生活的各个领域,成为人们与外界进行快速信息交换的主要技术手段,Internet具有如下特点:
1.采用TCP/IP协议作为局域网和广域网通信协议,它是最具有标准化的计算机网络通信协议,能够支持多种资源服务,为同构、异构网络的互联提供了平滑的技术支持。
2.通过WebServer的超文本及多媒体功能,能够把文本、图像、声音和动画等有机地结合起来。
并为用户提供一个规范化和图形化的人机对话浏览器界面,进行信息查询检索和加工、与外界交换信息等。
3.提供电子邮件（E-Mail）、FTP（文件传输）、Web服务、信息发布服务、数据库服务等，具有实现数据库数据处理、浏览器查询、网络页面制作、信息加工发布、电子邮件和远程联网的复合功能，具有广泛的通用性、高效性、开放性和灵活性。
由于Internet网技术的上述优点,加上它近年来在全球性信息化热潮和信息高速公路建设中所起的巨大作用,因此它在发展过程中所形成的许多新技术,在计算机网络系统建设中日益得到了计算机业界的应用,从而产生了一种全新计算机网络建设方式,即单位内部的Intranet网络系统。
Intranet网络系统具有如下特点:
1.全面继承和应用internet网的技术体系、开发标准、开发工具和方法,同样采用了支持异构和同构网络联接的TCP/IP协议，同样具有电子邮件（E-Mail）、FTP（文件传输）、Web服务、信息发布服务、数据库服务的功能，能够在单位内部的计算机网络实现数据库数据处理、浏览器查询、网络页面制作、信息加工发布、电子邮件和与外界网络相连的功能。
2.Intranet技术使单位内部的信息系统建设变得简单易行,许多功能构件都是现成的,只要将其从Internet技术挪过来使用就行了。
作为检索查询加工信息的浏览器界面,也可以通过使用可视化的网页制作工具自动生成，省去了编写大量复杂程序代码的工作量,界面标准统一、漂亮华丽。
3.Intranet不需改动单位原有网络系统的物理结构,它充分利用单位现有的网络硬件、软件、服务器和应用方式,通过引入Internet技术标准和网络协议,即可建成Intranet的网络基础平台,原有的数据信息资料仍然可以利用。
4.Intranet技术既具有单位内部传统网络的安全性,又具备Internet的开放性和灵活性,提供单位内部应用的同时,又能够提供对外的信息发布,且成本低,易于实现。
5.Intranet网络通过采用防火墙等安全机制,也可以发展成为对外服务和交流的工具,并可以接入Internet网,与国内外的各信息网共享和交换信息。
目前,使用Internet技术来改造单位内部原有网络,建设单位内部的Intranet计算机网络系统,已经成为许多企事业单位、行政企业实现办公自动化和管理现代化必不可少的技术手段。
企业办公自动化系统,肩负着处理大量办公事务的文件资料信息的重任,为了尽早实现办公事务的自动化,使自身的计算机应用处于技术领先的地位,并与我国国民经济和社会事业的信息化进程及Internet网接轨。
在规划设计的办公自动化网络系统中,拟采用Intranet内部互联网络平台的建设方案,并具体达到如下功能:
1.系统采用三层结构的Client/Server模式（即ＷＷＷ浏览器、具有CGI的Web服务器和数据库服务器）,网络协议采用Internet网的标准协议TCP/IP。
实现单位内部的数据库数据处理、浏览器查询、网络页面制作、信息加工发布、电子邮件和远程联网的基本要求,使日常办公事务能够实现电子办公。
2.内部局域网用户可共享所有硬件、软件和信息资源，本单位笔记本电脑使用者可以进入办公网络，查询浏览信息,实现移动办公。
3.实现办公事务信息高效有序的组织和维护及交互Intranet服务,静态信息的处理和浏览Web页面可以使用MicrosoftOffice、Frontpage等工具进行制作,动态信息通过Web中间件产品和编写通用CGI接口来调用数据库中数据进行统一的维护和管理,由动态生成的Web页面实现交互式的查询浏览和处理,Web服务器具有功能较强的CGI接口,具备处理浏览器提交数据查询信息、访问ＤＢＭＳ数据库和反馈查询结果的功能,能合理地管理和利用数据库中的有效信息。
4.可以方便地接入Internet网和与外部其他信息网络互联,共享和交换信息资源，便于收集处理各种与公务有关的各类非公文信息，各类政策法规和国际公约、条约信息库，国内外最新信息和其他社会公共信息,并进行归类整理,提供给工作人员随时浏览查询。
系统具备较完善的安全机制，设置有防火墙服务器ProxyServer将内部网与外部隔离,防止外来”黑客”的入侵。
四、系统的设计
为了实现办公自动化系统建设的总体目标，系统设计应遵循实用性原则、先进性原则、经济性原则、可靠性原则、可扩充性和可延展性原则，按照规划，将其建设成一个技术先进、适度超前、易于扩充和使用的办公自动化计算机信息网络系统。
1.网络系统总体结构
引入Intranet/Internet网技术，网络操作系统采用最先进的网络操作系统，设置WebServer、NewsServer、MailServer、FTPServer、GopherServer、ProxyServer和DATABASEServer，实现数据库数据处理、浏览器查询、网络页面制作、信息加工发布、电子邮件、防火墙和远程联网的基本功能。
系统基于WWW服务器技术，采用三层结构的C/S模式（即ＷＷＷ浏览器、具有CGI的Web服务器和数据库），网络协议采用Internet网的标准协议:
HTTP、TCP/IP等。
网络数据库服务器系统拟选取MicroSoft的SQLSERVER2003，MailServer系统拟采用MSExchangeServer,前端开发工具可选Powerbuilder10.0等。
浏览器系统拟选Mcrosoft的Internetexplorer,网页制作工具拟采用MSFrontpage，并采用微软的ISAPI接口与后台数据库连接。
局域网络布线工程按AT&T标准，用5类UTPCat5非屏蔽双绞线布线，网络配置高性能的远程访问服务器提供远程联网服务。
内部局域网用户可共享打印机等硬件资源，便携机或者移动办公用户可以通过IP入网，从而实现移动办公。
计算机网自行构成Intranet，并可与Internet和其他信息网互连，共享信息资源。
2.网络和桌面操作系统功能说明
客户机桌面操作系统选择当前最先进版本Windows。
网络操作系统建议采用当前最先进版本。
具有图形用户界面，易于配置和管理，同时具有现代操作系统的一切特点，高性能的微内核体系结构确保了网络系统的安全性稳定性和网络信息传输的大吞吐量，使其作为应用服务器的运行平台具有很好的性能。
它集成的RAS服务IIS（InternetInformationService）以及对异步远程路由和PPTP协议的支持使其非常适合作为构筑Internet/Intranet应用的基础。
WindowsServer的特点如下：
（1）支持多任务和多线程，具备完全的32位运算能力。
（2）提供RAID0至5级容错处理，符合C2级安全标准，可以满足一般商业应用的需要。
（3）内置网络能力，提供多协议支持，方便连接到UNIX、NOVELL等第三方网络系统。
（4）较高的可伸缩能力，支持4GBRAM，16EB硬盘空间。
（5）集成的异步远程路由支持、PPTP（PointtoPointTunleProtocol）协议和RAS服务软件可以提供廉价的远程工作站到本地LAN的连接；而IIS软件则可提供WWW服务能力，方便构造Intranet/Internet应用。
3.数据库服务器软件系统说明
MSSQLSERVER是微软公司购买世界上著名的SYBASE公司的SYBASE4.2和SYBASE10，并以WINDOWSNT网络平台为基础加以改造后重新推出的数据库系统，它吸收了著名的SYBASE数据库管理系统的全部优秀性能，具有先进的客户机/服务器体系结构，分布式处理功能和结构化查询语言体系（SQL）,一系列先进的技术诸如：
多线程结构、数据库触发器、存储过程、远程调用（RPC）基于成本的优化处理、组织安全管理、完整性约束、支持分布式数据环境等使它在联机事务处理能力、开放性和异构数据库连接方面领先于其他数据库系统。
同时，MSSQLSERVER数据库系统与WINDOWSNT网络操作系统同为微软公司产品，二者有着最为紧密的内部集成性能，使MSSQLSERVER能共享WINDOWSNT的安全机制和卓越的系统性能，这是其他任何一个数据库系统所没有的。
因此WINDOWSNT网络系统+MSSQLSERVER数据库系统的模式可以说是计算机的网络信息系统建设的最佳选择，有着最好的性能价格比。
成为人们首选的数据库系统。
4.前端开发工具功能说明
（1）Powerbuilder10.0
它是SYBASE公司最新推出的前端开发工具，具有面向对象、可视化编程、WINDOWS图形界面、适合C/S结构应用开发的特点，提供完整的可视化集成开发环境。
开发环境由一系列集成的图形画笔（Painter）组成，包括应用管理、环境参数设置、窗口、数据窗口、数据库生成和管理、交互测试和调试等，它基于事件驱动，支持WINDOWS的所有控件和事件功能，提供一个4GL、可扩充、面向对象的脚本语言（Powerscript），支持团队开发和分布式应用的开发，可以通过调用数据库服务器专门提供的接口连接件或标准的开放数据库连接驱动程序（ODBC）访问不同种类的数据库系统，支持使用结构化查询语言体系（SQL）,对跨平台、分布式计算、开放的异构计算环境及INTERNET/INTRANET商业应用开发的提供最全面支持,Powerbuilder10.0是目前国内较流行的C/S前端开发工具。
另外，PowerBuilder10.0提供了用于Internet/Inranet开发的DatawindowPlugins、Windowplugins、Web.PB等技术，大大简化了浏览器应用程序的开发。
（2）Web网页制作工具
网页制作工具拟采用MSFrontpage.
Frontpage是微软公司最新推出的网页制作工具软件,由于它的强大的可视化网页制作功能和面向任务的特性受到计算机业界的青睐。
Frontpage集Web网站的网页制作和管理功能于一体,使用它,无需编写HTML的超文本标记语言程序,只要在它自身的Editor工具直接输入文字图像等信息就可以创作出内容丰富、专业化的Web网页供浏览器浏览。
Frontpage提供了创建和管理Web网站的向导和工具,使用这些向导和工具可以在Web网页中添加文本、图象、控制页和创建超链接（Hyperlink）。
Frontpage使用的编辑器与字处理器WORD类似,能提供WORD的大部份功能,它可以使编程人员将主要精力集中在网页版面的设计和修改上,而不用去考虑如何使用繁琐的HTML语言去实现自己的网页结构。
它提供的框架（Frames）是网页制作中最精彩的部分,编程人员只需按照它所提供的模板,就可对网页进行任意的调整,使网页设计更加艺术化,更富有个人特色。
它包含有新的图形主题样式（themes）,提供了50多种具有专业化设计水准的主题样式。
Frontpage提供的imagecomposer可对图像进行版式处理,使网页显得更活泼生动.Frontpage的资源管理器Explorer为网页制作者提供了一种可视的网页管理工具,它真实地表现了文件、图像之间的连接调用关系,使得编程人员在创作中思路更加清晰,并为多名编程人员共同合作完成网页提供了可能性。
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