物业行政工作指引手册.docx
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物业行政工作指引手册
一、前言
二、管理处行政部的工作职责
三、公司资源部与管理处行政部在行政管理方面的角色和职责
四、管理处行政制度及流程
1保密规定
2廉洁守则
3收发文及档案管理
4月报制度
5表格格式的管理规定
6文件格式的管理规定
7管理处印章使用管理规定
8资产管理规定
9采购、仓库管理规定
10物品领用制度
11集团网手机使用管理规定
12对讲机使用管理规定
13工作任务单使用办法
14图书借阅管理规定
15制服管理规定
16车辆使用和管理制度
17宿舍管理制度
18电话接听制度
19电话管理制度
20节约用纸、使用二次用纸的规定
21办公区域的管理规定
22办公行政管理规定
22．1员工证
22．2更衣柜、钥匙的管理
22．3电脑使用与管理
22．4复印使用管理
22．5传真机使用管理
22．6办公费用控制
六、相关表格
（一）模版
1公文模版
2信函模版
3传真模版
4备忘录模版
5会议纪要模版
6内部工作联系单模版
（二）表格
1请购单
2工作任务单
3公司车辆使用申请表
4车辆维修申请表
5固定资产申请表
6非固定资产申请表
7实物资产处理申请表
8实物资产转让申请表
9合同审批流程表
10名片印制申请表
11报价分析报告
12事务应酬费用申请及报销申请表
13行政费用分析表
前言
本《行政工作指引手册》为新世界物业管理有限公司资源部及辖下各管理处在行政管理方面的业务指引桥梁，管理处行政负责人为主要联络人，具体负责与公司资源部进行行政业务联络和沟通。
物管公司资源部对本手册具有修改权和解释权。
资源部
二零零五年七月
管理处行政的工作职责
1、贯彻落实物管公司制定的行政管理制度，在做好管理处行政后勤支持的同时，控制及节约行政成本；
2、组织和监督办公行为规范的执行，维护办公环境的整洁、卫生及安全；
3、负责管理处的各类物品采购和固定资产管理；
4、严格执行保密制度，负责管理处文件、资料、档案、图书等管理。
1）管理体系文件的发放管理。
2）行政文件的收集、发放、传阅、呈批、催办、保存、注销及档案资料的立卷归档。
3）管理处合同、协议、评审记录、业务信息等其它文件的整理。
4）指导管理处各部门的文件资料管理。
5）管理处各类书籍的购置、分类、保管、借阅、管理。
5、负责管理处会议的组织、安排、记录及跟踪落实；
6、根据公司规定，协助管理处主任进行管理处印章管理；
7、按照公司指引编制管理处行政办公预算，并严格按照经审批预算执行及复核管理处日常办公费用的支出。
8、完成其他日常行政事务性工作；
物管公司资源部与管理处行政在行政管理方面的角色和职责
一、资源部与管理处行政的定位和角色：
资源部
管理处行政
规章制度的草拟者
业务的支持者
业务的监督者
业务咨询顾问
规章制度的执行者
业务的优化者
业务的实践者
基层信息的提供者
二、资源部与管理处行政职责描述：
资源部
管理处行政
1、组织制定公司及管理处的行政工作发展规划及管理制度，编制实施计划与预算，审核各管理处的实施计划及预算；
2、修订、执行、监督、完善公司行政和后勤管理制度、工作流程，确保行政后勤管理的顺利进行；监督管理处行政的运作，为管理处行政协调解决疑难问题；
3、组织、协调公司各类活动；
4、制定公司及管理处的档案管理规定，按照《档案管理规定》归口管理公司档案工作；监督、指导管理处的档案管理；
5、各项日常行政事务的统筹，公司本部日常行政事务的具体实施；
6、统筹公司所有资产管理，具体实施所有资产转移、废旧处理工作；具体执行公司本部的日常资产管理工作；
7、收集各管理处日常运行资料，整理公司的运行情况资料；
8、负责公司与项目管理中心、各管理处、外单位的文件收发、流转及管理工作的收发、流转及管理工作；
9、配合公司各职能部门及管理处的工作。
1、执行公司的行政管理制度，按照公司的指引编制管理处行政预算，认真执行公司行政预算，并及时提出优化成本的好建议；
2、严格执行各行政和后勤管理制度、工作流程，确保公司行政后勤管理的顺利进行；接受公司行政的监督；
3、组织协调管理处各类活动及会议，并配合实施公司各类活动；
4、按照《档案管理规定》管理管理处档案工作；接受公司档案管理的监督和业务指导；
5、管理处日常行政事务的具体实施；
6、具体负责管理处的日常资产管理工作，包括申购、采购、转移、维护、维修、录入资产卡片、费用报销；
7、收集、提供管理处日常运行情况资料；
8、负责管理处与物管公司、所在项目的项目部、销售部及外部单位的文件收发、流转及管理工作；
9、配合物管公司及管理处其他部门的工作。
三、资源部与管理处行政具体业务管理的工作描述：
事务类型
资源部
管理处行政
1、行政规章制度
起草公司及管理处行政管理制度；
执行公司行政管理制度；
监督管理处执行公司行政管理制度
检查、完善现行各项行政管理制度。
执行物管公司行政管理制度；
汇报管理处行政手册的执行情况及提出改进建议。
2、预算管理
编制公司行政预算的费用指标；
编制公司本部的行政预算；
协助管理处完成行政预算；
执行公司的行政预算，对预算目标负责；
监督管理处执行行政预算；
对公司及管理处的行政预算执行情况做定期检讨。
编制管理处行政预算；
执行公司批准后的行政预算；
定期检查汇报管理处行政预算的执行情况。
3、收发文管理
制定公司及管理处的收发文管理规范；
负责公司本部所有的收发文事务；
监督管理处的收发文管理情况。
执行公司的收发文管理规范；
负责管理处所有的收发文事务；
汇报管理处的收发文执行情况，并提出优化改进建议。
4、文档管理
制定公司文档管理标准文件，并统筹实施，包括统一发文格式、统一表格格式等；
草拟、公布、完善公司的文本和表格模式。
按公司文档管理标准规定的细则，实施文档管理工作；
正确使用公司文本和表格模式。
5、档案管理
制定公司及管理处的《档案管理制度》；
负责公司及管理处的证照、合同、文件等重要档案的集中管理；
发挥档案价值，保障档案安全完整；
监督管理处档案管理工作；
组织实施公司本部档案室盘点工作。
依照公司《档案管理制度》建立管理处档案管理工作程序；
管理好物管公司的所有文档资料；
汇报管理处的档案管理情况，并提出优化改进建议；
6、印章/用章管理
制定公司《印章管理规定》、《申请盖章管理规定》及其他相关制度和流程；
监督、实施公司印章、盖章及其他相关制度和流程；
审批各管理处刻制管理处印章申请；
严格执行《印章管理规定》、《申请盖章管理规定》及其他相关制度和流程；
按工作需要申请刻制管理处印章，并妥善保管；
8、资产采购及管理
制定公司《资产管理制度》、严格要求实施资产管理和资产保全工作；
指导、监督、检查各管理处的资产管理工作；
在各管理处之间合理调配各类资产，组织执行资产转移工作；
制定资产采购流程及相关应用表格；
按照行政采购审批权限实施物管公司的资产采购工作；
公司本部资产的日常维护管理。
按公司《资产管理制度》、的职责要求，严格实施资产管理和资产保全工作。
对资产管理过程中出现问题的及时汇总、上报；
配合执行公司资产转移工作；
严格按照公司资产采购流程和权限进行实施采购；
管理处资产的日常维护管理。
9、各类日常行政事务（饮用水、用餐、快递、车辆调度、办公用品采购/分发、办公设备的维护、指定供应商的意见反馈等）
负责日常行政事务供应商的甄选、评价、反馈、适时更换等事务。
制定日常事务操作规范，并监督实施情况，提出意见和改进建议；
优化公司日常行政工作，提高工作效率。
负责本管理处各类办公设备、设施维护、调配等工作；
按公司的要求与有关供应商合作，并及时反馈对供应商的赞许/意见/建议；
优化本管理处日常行政工作，提高工作效率。
11、报告关系/类别：
1、行政月报汇总：
2、半年度行政工作报告；
3、年度工作报告；
4、各类会议纪要；
5、审核管理处年度行政预算。
1、行政月报
2、半年度行政工作报告；
3、年度工作报告；
4、各类会议纪要；
申报管理处年度行政预算
行政工作制度及流程
1保密规定
为了加强对公司/管理处信息资料的综合保护，完善公司办公室/管理处工作规程管理，现根据国家有关保密管理规定及劳动法规，结合公司/管理处运作之实际，特制定本规定。
1.1保密的范围
1.1.1本规定所指保密的范围是指未经许可不能向他人透露的涉及公司/管理处各方面运作的所有信息资料，包括商业秘密、技术信息、业主资料、经营信息及公司/管理处认定为秘密的其他资料。
1.1.2商业秘密是指不为公众所知悉、能为权利人带来经济利益，具有实用性的技术信息和经营信息；或者是因被泄露而引致公司/管理处权益受损的内容。
技术信息和经营信息包括但不限于客户/业主资料、合同资料、推广计划、管理策略、预算、薪酬制度、人事资料、财务计划、会计资料、规划设计图纸、方案及计划、程序软件、技术参数、网络信息以及与公司/管理处业务有关的资料。
1.2保密文件的控制
1.2.1保密文件的界定
1.2.1.1由物管公司经理/管理处主任根据文件的内容与时效性，界定本公司/管理处文件是否属保密文件。
1.2.2保密文件的保管
1.2.2.1所有保密文件必须由专人负责保管。
1.2.2.2保密文件派发时，须在文件上注明“密件，不得复印”字样。
任何人如复印或抄录保密文件，公司有权根据本规定追究其泄密责任。
1.2.2.3对于尚在草拟或讨论中的、未经最后确定及公布的方案或计划，草案人必须在有关的讨论会议后立即回收，以避免草案或计划外泄，造成公司方面不必要的负面影响。
1.2.3保密文件的传递
1.2.3.1保密文件须以密封形式分发至接收人，并须于信封面注明发件人及收件人姓名，交由公司/管理处内的特别指定人送往。
1.2.3.2对于需分别签署审批的保密文件资料，经办人可按签署的先后顺序在同一份文件中传签，无须复印多份，以减低密件外泄的风险。
1.2.4保密文件的使用
1.2.4.1保密文件原则上不得借阅，如因特殊情况需内部借阅，须获管理处主任/物管公司总经理批准并于指定地点方可查阅，不得超出指定参阅范围及指定地点，更不允许擅自进行复印；管理处/部门间的借阅，须经被借部门主管/管理处主任批准，并指定主管或以上职级的人员方可参阅，被借部门/管理处如有正当的理由，有权谢绝相关密件的借阅。
1.2.5保密文件的销毁
1.2.5.1如因特殊原因须复印密件，经办人须严格控制复印的份数，如复印错误或有多印份数，须立即作销毁处理，不得用作二次纸循环再用。
1.2.6网络保密文件的控制
1.2.6.1对于在网络上传输的保密文件，员工必须加具密码储存，并将有关的密码告知主管。
1.2.6.2通过网络传送的保密文件，在接收后须立即进行保密存放，并确保存放安全后，马上进行网络密件的删除处理。
1.2.6.3为加强网络保密文件的安全，加具的密码应避免告知其他无关人员。
1.2.6.4网络系统打印输出的保密文件，应当即时取回和保管好文件。
1.3员工保密的义务
1.3.1员工负有对公司/管理处上述信息及资料保密的义务，不得以任何手段或方式向第三方披露公司/管理处有关保密资料。
1.3.2员工在使用保密范围内的信息时，应当取得公司/管理处的许可，并应妥善保存有关资料，以保证不被外泄。
1.3.3员工应当遵守公司/管理处的保密制度，不得违反公司/管理处有关的保密规定；不得以盗窃、利诱、协迫或其他不正当手段获取公司/管理处的保密资料；不得披露、使用或帮助他人获取公司/管理处的保密资料。
1.3.4员工有责任对工作过程中所接触到的敏感资料或保密文件做出特别处理与控制，以避免保密文件的泄露甚至流失。
1.3.5员工不论是以何种原因离开公司/管理处的，以后必须对公司/管理处的保密资料承担保密义务。
1.3.6员工不得在公众场合谈论有关属公司/管理处保密信息或资料的内容。
1.4员工泄密的后果与处理
1.4.1若因员工泄密而造成公司/管理处损失的，该员工须承担连带责任，公司/管理处同时有权追缴其违法所得。
1.4.2对于涉及互联网的泄密行为，公司/管理处有权根据有关法律法规进行处理与追究。
1.4.3在职员工如违反本保密规定，公司/管理处有权依据劳动法有关规定即时解除与员工的劳动合同，且不给予任何经济补偿；造成公司损失的，公司/管理处有权要求员工赔偿。
1.4.4对于泄露公司/管理处资料，无论员工是否有意，公司/管理处同样会对员工做出纪律处分或保留追究其法律责任的权利。
2廉洁守则
2.1公司任何员工个人不得以任何形式收受有关业务单位（施工单位、供应商等）的红包及礼物，若因节庆之故，难以推却的，应缴交公司资源部登记，由公司统一处理。
2.2公司任何员工个人不得要求和尽量避免受请参加业务单位的请吃。
若因工作需要应事前向部门经理报告，经批准后始可赴约。
2.3公司任何员工严禁损害公司利益向业务单位收取好处或回扣。
2.4公司设立总经理信箱，接受员工及业务单位的，对在廉洁纪律执行时发现的问题，若金额或物品价值较大的，将移交司法机关处理。
2.5员工因谋求私利，参加业务单位请吃，影响公司形象者，将予警告和通报批评处理，屡犯者，将予辞退。
3收发文及档案管理
3.1文件定义
3.1.1本规定所提的文件是指：
证照、合同、函件、图纸、传真、以部门/管理处/物管公司名义发出的电子邮件等文件。
3.1.2公司正式文件不可以电子邮件方式传递，即收到和发出的电子邮件不具有法律效力。
3.2收发文管理
3.2.1收文
3.2.1.1收到的文件（包括通过前台之外来文件，以及内部各部门/管理处文件（密件除外），由物管公司秘书或各管理处行政人员负责收文登记；另物管公司秘书必须在项目管理中心内部网页进行收文登记。
无具体收文部门的文件，由资源部负责收文登记。
3.2.1.2收文登记后，及时报公司总经理/管理处主任或授权人签署意见，再转交收件人/跟进人处理。
无总经理/管理处主任签署意见的文件，可不予处理。
3.2.1.3文件执行或处理完毕后，由收件物管公司秘书/管理处行政人员存档，重要的文件正文（如有）物管公司秘书须定期交到档案室归档。
3.2.1.4管理处行政人员负责每月填写《收文登记表》。
3.3发件
3.3.1起草：
由需要发件的部门/管理处起草文件。
3.3.2编号：
对外公文由物管公司秘书上公司网登记索取编号。
管理处内部发文由管理处行政人员负责统一编号及填写《发文登记表》。
3.3.3打印：
由发文部门/管理处负责。
3.3.4校对、签署
由发文部门/管理处负责，部门/管理处/物管公司归档的文件需有发件人、管理处主任及物管公司总经理的签名；以管理处名义发出的电子邮件，则打印后由管理处主任签名，留作归档。
3.3.5申请盖章
由物管公司秘书负责申请盖物管公司公章，按项目中心有关图章的管理规定执行，文件的审批件由项目中心行政及信息管理部负责归档。
3.3.6发出：
由发件部门/管理处负责，并作出发文、签收登记。
3.3.7内部传阅
收件人依据传阅批示尽快传阅，不应拖延。
传阅并签名后的文件，交回归档。
3.3.8归档
具有保存价值的文件物管公司秘书应及时移交给项目中心资源部档案室；其他文件由物管公司秘书和各管理处行政人员负责保管和处理，做好文件类别、保存份数、存放方式和存放地址等情况的登记。
3.3.9管理处行政人员负责每月填写管理处的《发文登记表》。
3.4文件保管及处理
3.4.1物管公司秘书及各管理处行政人员负责文件的保管工作。
3.4.2管理处秘书/各管理处行政人员将所有收、发的文件按不同的类别进行分类，具体类别根据各自的具体情况制定，做到科学、系统、方便查阅和处理。
并需将各自的文件分类的类别规则，每年一次或有改变时报物管公司资源部备案。
3.4.3文件必须存放在文件柜等安全的地方，不得随意或杂乱地堆放。
3.4.4定期组织清理文件（每年的6月和12月）。
由各管理处指定专人负责，根据文件的内容和重要性，界定文件的存放期限和处理方法，例如：
3.4.4.1对于保管期限已到的文件，集中销毁，并做好注销的登记手续，包括文件名称、文件日期、来文单位/收文单位、文件编号、存放期限、注销日期、注销负责人、注销批准人（管理处主任/物管公司经理）等；
3.4.4.2对于保管期限未到、但不是经常使用的文件，按类别进行钉装、打包，集中存放到另外指定的位置上；
3.5档案管理
3.5.1文件的移交
3.5.1.1对于各部门/管理处在工作中形成的、具有保存价值的文件材料应在规定期限内由物管公司秘书移交至项目管理中心档案室，具体移交期限如下：
3.5.1.2重要文件如公司/管理处证书、合同、及其他法律文件，应在办妥后一周内由物管公司秘书移交项目管理中心档案室。
3.5.1.3一般工作性文件，可按工作进度作阶段性定期移交。
3.5.1.4文件移交人将符合归档条件的文件整理后，填写申请，交到项目管理中心档案管理员处，档案管理员清点无误后，予以签名确认。
3.5.2档案的保管
公司的档案由资源部指定专人进行保管，一般雇员不得私自保留档案。
资源部根据公司档案编号的规则，将文件进行编号，分类存放。
3.5.3档案信息的使用
3.5.3.1复印档案
公司规定可按暨定的权限进行复印档案，但必须填写《档案复印记录表》。
如所复印的文件属公司证照类，由物管公司秘书统一向项目中心行政及信息管理部办理。
3.5.3.2档案原件的借用
1）原则上公司档案原件不外借，但因工作需要必须外借的档案原件（例如办理公司年审所需资料等），可凭政府部门的通知填写《档案原件借用申请表》，交物管公司经理签批后由物管公司秘书向项目中心行政及信息管理部借出。
2）档案原件外借期一般不得超过一个月。
如因工作需要未能及时归还的，须将其原因和档案的存放地点知会项目中心档案管理员，并由档案管理员作出追踪。
3）档案借用人应有高度责任感，保持档案的整洁和完整，不得涂污及损坏。
3.5.3.3档案原件的归还
1）借用人将档案归还时，须经项目中心档案管理员检查所归还之档案是否完整，并签名确认。
2）档案管理员将《档案原件借用申请表》复印件退回借用人，证明已归还档案，完
档案归还手续。
3.5.3.4档案原件的处理
由物管公司秘书统一交项目中心档案室存档。
4月报制度
4.1月报制度：
每月25日前，各管理处以规定书面格式上报该管理处各部门工作情况至物管公司秘书。
4.2香港月报制度：
每月28日前，各管理处以规定书面格式上报该管理处工作状况至物管公司秘书及项目。
5表格格式的管理规定
5.1适用范围
5.1.1公司（“广州新世界物业管理有限公司”）及公司辖下各管理处、各部门所使用的表格。
5.1.2不包括只在部门内部使用的表格。
5.2表格格式
5.2.1表头
5.2.1.1内容：
公司标志，加“广州新世界物业管理有限公司”，下款是表格名称。
广州新世界物业管理有限公司
车辆使用申请表
5.2.1.2位置：
公司标志在表头的最左边，其右边为“广州新世界物业管理有限公司”和表格名称（两行上下排列、紧靠标志的右边）。
例：
5.2.1.3字体：
“广州新世界物业管理有限公司”用隶书，字号为三号；表格名称用华文楷体，字号为小三号。
5.2.2表尾
5.2.2.1内容：
表格编号和页号数
5.2.2.2表格编号的规则：
1）表格编号由：
制表部门\表格编号（以用途分类）\版次\生效日期组成
例如：
资源\人事08\版1\20050718
2）编号的字体：
宋体，9号。
3）表格编号的位置：
在表尾的左边。
5.2.2.3页号数的规则（适用于总页数在1页以上的表格；对于只有1页的表格，不需加页号数）：
1）页号数内容：
第页，共页。
2）页号数的字体：
宋体，9号。
3）页号数的位置：
在表尾的中间。
5.2.3表格的正文
5.2.3.1字体版：
华文楷体。
5.2.3.2字体大小：
根据具体表格的排版而自行确定。
5.3表格管理
5.3.1表格的编制
各部门负责编制相应的表格，应指定专人负责，并将编制好的表格报资源部，如有更新，应及时告知资源部。
5.3.2表格的管理
资源部负责表格编号分类、登记及检查、督促等管理工作。
5.3.3所有表格均由资源部统一公布适用。
凡未经资源部公布的表格，均不发生效力。
6文件格式的管理规定
6.1适用对象
本规定适用于公司/管理处所有对内和对外文件，包括打印版本和手写版本的文件。
6.2.公司标志
公司标志在文件上端的最左边，具体如下：
6.3文件编号的规则：
1）文件编号由：
物管公司/项目物管处/发文部门/文件种类/档号组成
例如：
G80/RMS/CW/M1/0001
档号
文件种类
发文部门
项目物管处
物管公司
诠释：
物管公司
G80
文件类型
内部工作联系单
W
项目物管处
时代
RMA
备忘录
M
岭南
RMS
会议纪要
MU
逸彩
RMY
电子邮件
E
发文部门
资源部
ZY
传真
F
财务部
CW
物管公司
0
工程部
GC
项目管理中心
1
客服部
KF
合作公司
2
保安部
BA
往来公司
3
档号
`0001始
6.3日期的格式统一有以下两种
6.3.1中文式XXX年X月X日，例如：
二零零五年一月三十一日（以下简称为中文
文字日期）、或2005年1月31日（简称为中文式数字日期）。
6.2.2英文式——年/月/日，例如：
2005/1/31。
6.3使用规定
6．3.1对外的公文、信函、内部的备忘录等正式文件，其最后落款的文件日期，统一使用上述之中文式文字日期；正文内容提及到的日期，则可选择上述格式中的任一种。
6.3.2其他种类文件（包括电子邮件），其正文内容提及的日期和文件的日期，则可选择上述格式中的一种。
7管理处印章使用管理规定
7.1目的：
规范管理处印章使用管理，确保公司利益不受损害。
7.2使用范围：
新世界物业管理有限公司下属各管理处印章管理。
7.3职责：
7.3.1管理处主任为印章的第一责任人，负责印章日常保管、使用审批，并在休息时以面授权形式，将印章指定专人（人事行政）保管、使用审批。
7.3.2管理处行政人员按《印章申请使用流程》办理盖章手续。
7.4工作程序：
见《印章申请使用流程》
申请使用印章部门
不同意
人事行政助理审核
将《印章使用申请表》及文件一并交人事行政助理
填写《印章使用申请表》
不同意
管理处主任
人事行政助理向管理处主任口头汇报（文件内容）
审查
在申请表上签字
人事行政助理代签（管理处主任上班后一天内补办有关手续）
使用部门在《印章使用登记表》登记
盖章
文件复印存档
7.5使用规定：
升级会员 