企业活动的筹备与组织.pptx

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梁羽2015.3.20企业活动的筹备与组织企业活动的筹备与组织一活动筹备与组织的一般流程二活动前的策划三活动中的组织四活动后的清理与总结五案例赏析目目录录明确活动目的了解活动预算确定活动形式活动策划（时间、地点、日程、人员分工、物资准备）活动执行与现场控制（各单元的事前沟通、活动宣传与通知、场地布置、人员预演、进程控制、应急处置、散场控制）活动后的收场与总结（设备回收、物料回收、现场清理、活动记录整理、活动总结）一一活动筹备与组织的一般流程活动筹备与组织的一般流程任何活动均有目的，活动目的是统领整个活动的“纲”，有了“纲”才能开始对整个活动进行进一步的计划。

“纲”从何来？

一是企业要得到什么；二是参与者从中能得到什么。

在进行活动策划时，需时时检视活动设计的各个环节是否能够实现活动的目的，是否切纲。

什么是“目的”？

比方说：

体现公司形象、宣传公司产品和品牌、获取投资赞助、增强团队沟通、体现公司关怀或者总结工作、交流经验，等等。

二二明确活动目的明确活动目的1先确定活动形式或活动预算（视活动目的的侧重，即注重活动效果，预算其次；或者注重预算控制，形式其次，开始活动策划的第一步）2、活动策划书的拟写：

（1）确定活动名称视实际情况是否要为活动命名，比如斐讯2014年的“斐你莫属、领跑青春”MINI马拉松；

（2）确定活动时间及地点；（3）确定参与人员主办方、协办方、活动的参与方；（4）确定邀请嘉宾；三三活动的策划活动的策划（5）确定活动日程（策划书的主体）针对行程内不同的项目做时间、活动细节的细化。

（6）确定活动工作分工（工作组），包括责任人、完成的质量要求及时间要求。

（7）活动预算表。

（8）其它事项说明。

1、活动的事前准备

（1）、活动小组碰头会策划书获得通过，活动执行之前，必须召开活动小组碰头会，会议内容主要为活动各项任务的分工布置及各活动小组间的意见沟通与协调。

会议必须指定活动总指挥，负责活动执行全过程的布置协调。

（2）经费的申请与管理活动开始前必须先申请到活动的经费，有钱才好办事四、活动的执行与现场控制四、活动的执行与现场控制与申请经费同样重要的是经费的使用。

活动的经费必须由专人专管，每一笔支出必须记录并获取相应的票据，票据的抬头（单位名称）必须绝对正确，确保后续报账销账的顺利。

严格按照预算支出，超预算的需经请示获批后才能执行。

（3）物品采购与运输问题根据策划书的物品要求，由专门人员（活动组）负责物品采购，采购过程综合考虑预算及实际需求，已“适用”为原则，杜绝浪费性的采购。

四、活动的执行与现场控制四、活动的执行与现场控制采购的形式可以多样化，在目前的市场环境下，可以多考虑网络采购，阿里巴巴、淘宝或者京东商城等电商品种选择丰富、价格实惠、送货上门，并且票据齐全，都可以考虑。

大批量采购，如果是实地采购，尽量到当地总经销或批发集散市场采购，但要注意保证票据的收集。

种类很多的采购，要事先做好适当的分类，并且提前安排好物品后续运输及使用的准备四、活动的执行与现场控制四、活动的执行与现场控制3、活动的通知及会议指南制作视活动规模的大小，决定活动通知的形式及是否需要制作会议指南。

活动必须有正式书面通知，有必要的设置通知回执。

务必保证活动参与各方都接收到了活动通知。

通知内容应包括时间、地点、日程等关键信息，如有会议指南的，还应将会议指南作为通知的附件。

大型活动必须有会议指南，内容包括食宿安排、交通安排、座次安排、会务组联系方式等等信息。

也就是与会者的行动指南及疑难问答指南。

四、活动的执行与现场控制四、活动的执行与现场控制4、如果活动需要邀请嘉宾和事前进行活动宣传的，嘉宾邀请应在发出活动通知之前，活动宣传则应在确定邀请嘉宾之后和活动通知发出来之前。

5、活动的物料准备和现场布置首先确定现场是自己进行布置还是交给专业公司代办。

大型活动如果经费充足，最好是请专业公司。

小型活动自己布置的，要从活动目的出发，做出专门的场地布置方案，再进行物料的准备，这只能具体情况具体分析了。

四、活动的执行与现场控制四、活动的执行与现场控制一般的场地布置会涉及到以下内容：

（1）活动介绍区（展板或者公告栏）；

（2）导引系统（签到台、场地导引牌、卫生间指示牌等）；（3）茶水准备；（4）扩音器材（现场宣导、指引或发言等用途）；（5）工作人员工作牌或者与会人员标识牌；（6）活动用桌椅、防护栏、遮阳伞等等；（7）氛围烘托物（比如气球、彩带彩旗、公司标识、活动横幅、鲜花摆盆、花篮等等）四、活动的执行与现场控制四、活动的执行与现场控制6、活动预演（彩排）大型重要活动，必须在活动前一周内安排预演，即现场走一遍整个活动的流程，以发现过程中存在的问题，即使纠正。

7、活动现场控制活动正式开始，各工作组要各就各位，总负责人需要随时检查各组工作情况及工作进度，确保顺利；一般来说，现场情况跟预设的情况多少都会有出入以及一些突发状况，因此活动开始前就不要预设一切顺利，要随时做好应对突发事件的情况四、活动的执行与现场控制四、活动的执行与现场控制出现突发事件的时候，首先要保持冷静，可以集中会务组开会，也可以由负责人临时决断，处置要及时，对于处理不了的问题，即刻上级领导报告并寻求支持。

一般现场控制的主要内容：

1、进场控制：

确保与会人员顺利就位，活动按时开始；2、时间控制：

活动日程多的，注意活动之间的衔接及每项活动的时间控制，这一项任务通常是由活动的主持人来做引导3、散场控制：

主要针对参与人员较多的大型活动，做好人员离场的引导及交通接送安排。

四、活动的执行与现场控制四、活动的执行与现场控制1、活动的收场：

活动结束后，全体工作组必须集中，对现场进行清理，主要是设备、物资的整理收集及现场的卫生清洁。

关键设备要检查是否齐全、完整；剩余物料要统一归集回收。

物资的安全撤场及运输回收不可忽视，活动后的集中清理在活动开始前就必须跟工作组明确，不能结束后各自散场。

五、活动后的收场与总结五、活动后的收场与总结2、活动的总结每完成一次活动，应由活动负责人召集活动总结，对本次活动的各个方面进行分析，有必要的形成书面报告文件。

总结内容一般包括;

（1）本次活动的目的达成情况（是否达到了预定的目标）

（2）未达成目的的，分析原因；（3）活动过程中成功的经验和失败的教训总结；（4）活动实际支出的结算；五、活动后的收场与总结五、活动后的收场与总结下面是一些案例赏析。

企业活动的筹备与组织企业活动的筹备与组织谢谢谢！

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