河北省企业档案工作目标管理认定标准.docx
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河北省企业档案工作目标管理认定标准
附件一
河北省企业档案工作目标管理认定标准
序号
认定内容
标准分值
评分细则及标准
考评方法及见证材料
一、组织管理
22
（一）组织领导
9
1
1、领导职责
1.5
（1）明确企业分管领导（0.5分）
（2）将档案工作纳入企业发展规划和年度计划（0.5分）
（3）列入领导议事日程,对档案工作的机构设置、人员配备、库房建设、业务建设、所需经费等问题给予及时研究解决（0.5分）
查有关文件、会议纪要、领导批示、讲话等
2
2、档案机构设置
1
特大型企业集团建立了企业档案馆，大中型企业建立了档案室（处、科）或档案资料信息中心，规模较小企业明确相应机构承担档案管理职能（1分）
查成立档案管理机构有关文件材料
3
3、档案工作管理体系建设
1.5
建立了由企业分管档案工作的领导、主管企业档案工作的部门负责人、企业档案管理机构、企业内部各职能部门负责人及专（兼）职档案人员、重要业务（技术）人员、所属企业（公司及境外机构）的分管领导及档案部门构成的企业档案工作体系（1.5分）
查档案工作网络图以及有关人员岗位职责的文件；查备考表，近三年有关文件或活动的声像材料
4
4、企业档案工作坚持集中统一管理原则
2
企业档案工作做到统一领导、统一管理、统一制度（2分）
注：
企业各种门类和载体的档案实行了综合管理，因工作需要而设档案分室的不扣分；没有实现档案工作集中统一管理的单位，不予认定。
查档案工作制度、归档范围、交接依据、目录并实地考查
序号
认定内容
标准分值
评分细则及标准
考评方法及见证材料
5
5、管理要求
2
（1）将“三纳入”要求纳入企业管理制度（0.5分）执行效果好（0.5分）
注：
“三纳入”就是将企业文件的形成和积累纳入企业领导工作议事日程，纳入企业规章制度及工作流程，纳入企业有关人员的经济上有分工，工作上有安排，管理上有考核。
（2）将“四同步”做法纳入企业工作程序（0.5分）执行效果好（0.5分）
注：
“四同步”管理，即下达工作任务、项目计划与提出文件材料的归档要求同步；检查工作、项目计划进度与检查文件材料积累情况同步；验收、鉴定工作、项目成果与验收、鉴定文件材料的完整、准确、系统情况同步；工作项目总结与企业文件材料完成归档同步。
查有关制度、记录情况
6
6、贯彻档案法律法规和行政规章
1
（1）在企业内组织学习、宣传、贯彻《档案法》、《河北省档案工作条例》等法律、法规和方针政策（0.3分）
（2）贯彻执行《企业档案工作规范》、《科技档案案卷构成的一般要求》、《国有企业文件材料归档办法》等（0.3分）
（3）贯彻执行专业（行业）系统或地方档案工作的有关规定、办法和标准、规范的（0.2分）
（4）对违法行为及时查处、上报（0.2分）
查有关文件、会议记录，声像材料、档案管理情况等
（二）档案人员
5
序号
认定内容
标准分值
评分细则及标准
考评方法及见证材料
（三）制度建设
2.5
12
1、建立健全各项规章制度
2
（1）制定了本企业档案管理办法、规定并纳入企业管理制度中（0.3分）
（2）制定并严格执行了文件收集归档制度、档案保管、整理、保密、统计、利用和鉴定销毁、档案库房管理、电子档案管理等专项制度（1分）
（3）档案部门参加重要活动、产品鉴定、科研课题审定、项目验收、设备开箱等形成制度，并纳入企业制度中认真执行（0.5分）
（4）各专项制度上墙（0.2分）
查有关文件材料及贯彻执行情况，现场查看
13
2、制定应急预案
0.5
（1）制定应急预案（0.3分）
（2）进行模拟演练的（0.2分）
注：
近三年企业档案有水淹、火灾等事故的，不予认定
查有关文件材料，现场查看
（四）对本企业所属单位的宏观管理
4
14
1、制定管理办法
1
（1）及时传达党和国家关于档案工作的各项方针政策和档案行政管理部门的有关会议、文件精神（0.4分）
（2）制发了本企业档案管理办法或业务标准规范等（0.6分）
查有关文件、声像材料等
15
2、监督检查和指导
0.5
对所属单位档案工作进行了部署，定期进行监督、检查和知道，组织参加档案法规、业务培训（0.5分）
查近三年有关文件、声像材料等
序号
认定内容
标准分值
评分细则及标准
考评方法及见证材料
16
3、所属单位档案工作目标管理认定情况
2
所属单位档案工作目标管理认定比例达80%（2分），达40%得1分，达20%得0.5分，20%以下不得分。
申报★★★★★★的，要求所属单位档案工作目标管理认定比例达100%
查近三年有关文件材料等
17
4、对转制企业档案的处置
0.5
在企业重组改制过程中，能按规定及时解决档案的归属与流向问题（0.5分）
有关文件及目录
18
（五）重点建设项目档案管理
1.5
认真执行《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》，加强对本企业及所属单位重点建设项目档案的管理与验收，确保项目全过程档案的完整、准确、系统和安全（1.5分）
查重点建设项目登记表及有关验收材料
二、档案业务建设
41
（一）手机归档
8
19
1、编制保管期限表
1
编制了各类文件材料归档范围和保管期限表（1分）
查保管期限表
20
2、归档责任
1
企业各部门、项目及专项工作专兼职档案人员按照规定将文件整理后归档（1分）
序号
认定内容
标准分值
评分细则及标准
考评方法及见证材料
21
3、归档
4.5
（1）严格按照各类文件材料的归档时间归档（0.5分）
（2）近三年各类档案的归档率达100%（1分），95%（含）—100%得0.5分，95%以下不得分
（3）近三年各类档案的完整率达100%（1分），95%（含）—100%得0.5分，95%以下不得分
（4）近三年各类档案的准确率达100%（1.5分），95%（含）—100%得0.5分，95%以下不得分
（5）归档交接目录、手续齐全（0.5分）
注：
没有按年度完成归档工作的，不予认定
查交接目录、收发文登记册、期限表、各内设机构总结、现场抽查
22
4、归档文件的形式
0.5
归档文件应为原件，因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档（0.5分）
抽查10%的档案
23
5、文件制成材料和字迹材料要求
1
文件制成材料和字迹材料符合国家规定的质量要求（1分）
注：
发现一处不合格，减0.5分，减满标准分值为止。
（热敏纸、圆珠笔、铅笔等不合格）
抽查10%的档案
（二）整理
10.5
24
1、分类方案
2
（1）全宗明确，编制有档案分类方案（1分）
（2）分类方案类目设置合理，涵盖企业在生产、经管、管理、科研、基建等方面形成的各种文件材料，（1分）
查看档案分类方案
序号
认定内容
标准分值
评分细则及标准
考评方法及见证材料
25
2、档案整理规范、合理，符合国家或行业标准要求
6
（1）期限划分标准（1分）
（2）遵循文件形成规律、保持文件之间系统联系（1分）
（3）卷内文件排列有序，并按要求编号、加盖填写归档章或档号章（1分）
（4）根据需要，对应的档案设立互见号（1分）
（5）文件装订结实、整齐、美观，无易锈蚀金属物（1分）
（6）档案盒封面、盒脊，卷内文件目录、备考表填写齐全、规范、清楚、整齐（1分）
抽查10%的档案
26
3、目录编制
2
（1）建有纸质的归档文件目录或文书档案案卷级目录、全引目录（0.5分）
（2）建有纸质的科技档案总目录（0.5分）
（3）建有纸质的科技档案分类目录（0.5分）
（4）建有纸质的照片档案、声像档案、实物档案等目录（0.3分）
（5）其它检索工具如底图目录、重要文件目录、文号目录、资料目录等两种以上（0.2分）
查档案目录
27
4、无积存零散文件
0.5
各门类、各载体档案均按国家有关标准整理上架，无积存零散文件（0.5分）
注：
凡有积存零散文件的不予认定
（三）保管与保护
11
序号
认定内容
标准分值
评分细则及标准
考评方法及见证材料
28
1、档案库房建设
4.5
（1）库房、办公、阅览三分设，且布局合理，便于工作（1分）
注：
二分设得0.8分
（2）库房面积充足，达200平方米（2分）
注：
库房面积达150平方米得1.5分；达80平方米得1分；达40平方米得0.5分；低于40平方米不得分
（3）档案库房建筑基本符合《档案馆建筑设计规范》要求，库房门为防火防盗门（0.8分）；窗户为小开窗或大开窗采用防光窗帘（0.5分）；开启窗有密闭措施（0.2分）
实地查看
29
2、有设备有措施实现“八防”
4
（1）防火（有火灾报警、灭火器、电线线路规范、预案并演练）（1分）
（2）防盗（有防盗报警、防盗门窗、监控、出入库登记）（1分）
（3）防光（防光窗帘、白炽灯或防紫外线灯）（0.4分）
（4）防高温（空调）（0.4分）
（5）防潮（空调、去湿机等）（0.3分）
（6）防有害生物（门窗紧闭、温湿度达标、防虫霉鼠药物、定期检查）（0.3分）
（7）防尘（墙地不起尘、吸尘器、门窗密闭、定期清洁）（0.3分）
（8）防水（无水源，气暖，顶、窗不漏不渗水，地下室做防水处理）（0.3分）
查有关记录，现场查看
序号
认定内容
标准分值
评分细则及标准
考评方法及见证材料
30
3、库房管理
1.5
（1）库房干净、整洁，无积尘，无杂物（0.2分）
（2）温、湿度符合标准，并有温湿度记录和分析（0.3分）
（3）近三年每年对室藏档案资料清理核对（0.5分）
（4）每年至少一次对档案保管状况进行全面检查，每半年至少一次抽查（0.5分）
注：
凡新出现档案霉变、褪色、虫蛀、破损、丢失、泄密等问题不予认定，依法查处
查库房检查制度、近三年的温湿度记录、实地查看库房、清查记录
31
4、档案排行
1
（1）档案柜架排列整齐，编号规范，指引卡标识清楚（0.3分）
（2）编制各门类档案存放地点索引或图表（0.2分）
（3）档案按类分别集中排列，类别内按类目条款顺序依次排列，整齐、规范（0.3分）
（4）实物档案设立了专门的展室或展柜（0.2分）
实地查看库房，抽查10%的案卷
（四）档案统计
1.5
32
1、年报及各种统计报表
0.5
及时、准确地填报档案工作年报及有关统计报表（0.5分）
注：
未按要求向档案行政管理部门填报报表的，扣0.3分；数据不准确的扣0.2分
查统计年报及有关报表
33
2、台帐
1
（1）建立了档案工作统计台帐：
室藏档案情况（0.2分）
（2）档案及人员入出库情况（0.2分）
（3）档案利用情况（0.2分）
（4）档案设施设备情况（0.2分）
（5）档案销毁情况（0.2分）
查各种台帐
序号
认定内容
标准分值
评分细则及标准
考评方法及见证材料
34
（五）鉴定销毁
1
（1）成立了档案鉴定组织（0.5分）
（2）对已超过保管期限的档案进行鉴定销毁并按规定编制了销毁清册，销毁档案手续齐全（0.5分）
查相关文件、销毁清册
35
（六）移交档案
1
依据国家有关法律法规，按时向同级国家档案馆移交质量符合进馆标准的档案（0.5分）；检索工具、参考资料（0.3分）；交接手续完善（0.2分）
查档案馆接收意见、交接手续
36
（七）建立全宗卷
3
按《全宗卷规范》（DA/T12—94）建立了全宗卷，内容全面、准确。
主要内容：
全宗介绍等综合材料（1分）、档案收集（0.3分）、整理（0.3分）、鉴定（0.3分）、保管（0.3分）、统计（0.2分）、利用（0.3分）、新技术应用（0.3分）等
查全宗卷
（八）设施设备
5
37
1、档案柜架
1
（1）有充足且规范统一的档案柜架，密集架、金属柜架（0.8分）
注：
木质柜不得分
（2）特殊载体档案有专用保护功能的柜架（0.2分）
实地查看
38
2、卷皮卷盒
1
各类档案盒规格、式样和质量符合国家、省规范要求（1分）
39
3、满足工作所需设备
3
（1）配备档案工作所需要的晒图机、装订机、打印机等设备（0.5分）
（2）数码照相机、摄像机、复印机等设备（0.5分）
（3）服务器、扫描仪、光盘刻录机等设备（1分）
（4）配备档案管理专用计算机且达档案人员每人一台（1分）
注：
数量达不到每人一台的按实际数量酌情扣分
实地察看
序号
认定内容
标准分值
评分细则及标准
考评方法及见证材料
三、档案信息化建设
18
40
（一）纳入单位信息化建设规划
1
（1）将档案信息化建设纳入企业信息化建设总体规划和目标（0.5分）
（2）与企业信息化建设协调同步发展（0.5分）
查机关信息化建设规划中是否有档案信息化内容以及在实际工作中是否统一部署，统一要求
41
（二）档案管理软件及应用
2
（1）档案管理软件符合《档案管理软件功能要求暂行规定》，具备数据管理、整理编目、检索查询、安全保密、系统维护等基本功能，并能辅助实体管理及根据用户特殊需求增扩其他相应功能（1分）
（2）系统应用良好（1分）
查其各项功能是否都已运用，实际运用情况是否规范，是否先进、实用
（三）档案数字化建设
7
42
1、目录数据库
3
（1）建立了室藏全部文书档案文件级目录数据库，条目录入规范，符合《河北省文书档案机读目录数据管理规范》的要求，能检索、查询（1分）
（2）建立了室藏科技档案案卷级或文件级目录数据库（1分）
注：
未完成按比例得分
上机检查
序号
认定内容
标准分值
评分细则及标准
考评方法及见证材料
43
2、图像数据库（全文数据库）
4
（1）对重要的和利用频繁的档案建立了图像数据库（2分）
（2）纸质档案数字化符合《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31—2005）要求，全部实现了数字图像与相关联的目录数据的挂接，能进行全文检索、浏览（1分）
（3）数据进行了备份（1分）
注：
未完成按比例得分
上机检查
（四）电子文件管理
4
44
1、系统建设
1
本单位办公自动化系统及其它各信息系统已与档案管理系统相衔接，档案部门在网络环境下能够实现对本单位各类电子文件的收集、整合、控制和传递（1分）
查看其他信息系统是否已与档案管理系统相衔接并能够应用
45
2、管理责任
1
（1）文件形成部门负责鉴定归档电子文件的真实性（0.1分）、完整性（0.1分）和有效性（0.1分）及确定密级（0.1分）、是否归档（0.1分）和划定保管期限（0.1分）
（2）档案部门负责电子文件的鉴定（0.1分）、整理（0.1分）、保管（0.2分）
查各项规章制度及交接手续；查电子文件是否可读取，内容是否与纸质档案一致，元数据、背景信息等是否一并归档；查看电子文件整理、保管是否符合要求
46
3、备份
2
（1）重要电子档案须进行纸质、胶卷等载体的异质备份（1分）
（2）异质备份的纸质档案须加盖单位公章（0.5分）
（3）电子档案一式三套存储在脱机载体上（0.5分）
现场查看
序号
认定内容
标准分值
评分细则及标准
考评方法及见证材料
（五）档案网络化服务
47
1、网络应用
2
通过局域网或互联网对非涉密的数字化档案和已归档电子文件开展利用、咨询工作（2分）
检查档案是否可以通过局域网或互联网进行查询
48
2、网络管理
1
涉密档案管理系统与互联网物理断开，非涉密档案管理系统可与互联网逻辑隔离（1分）
查看涉密和非涉密档案服务器是否分设，是否按要求进行了隔离，并采取了很好的安全防护措施
49
3、网络安全
1
档案管理系统应采取身份认证、权限控制、加装防火墙等安全保密措施（1分）
上级查看安全设置情况，并能正常实用
四、档案开发利用
19
（一）接待利用
3
50
1、利用室
0.5
利用室借阅条件良好，整洁宽敞明亮，摘抄复印方便快捷，检索工具齐全（0.5分）
实地查看阅览室
51
2、有完备的档案借阅手续
1
（1）有借阅登记的分（0.3分）
（2）登记手续齐全（0.2分）
（3）根据保密规定和知识产权管理要求设定利用者权限（0.5分）
查看借阅登记薄
52
3、查全率、查准率
1
（1）档案人员熟悉室藏，调卷迅速，10分钟内调5卷档案（0.5分）
（2）查全率达100%，查准率达100%（0.5分）
查利用登记册，现场调卷
序号
认定内容
标准分值
评分细则及标准
考评方法及见证材料
53
4、服务手段
0.5
提供利用手段多样，采用直接查阅、电话调阅、网上查阅等方式提供利用（0.5分）
查相关利用记录、现场查看
（二）利用及开发利用成果
14
54
1、利用效果
4.5
（1）建有利用效果反馈记录（0.5分）
（2）近三年档案信息提供利用为科研、生产、基建和提高单位管理水平、促进自主创新发展发挥了显著作用，有典型效益事例材料15例以上（1.5分）
（3）开发利用成果获省级以上奖项，一等奖（2分）；二等奖（1.5分）；三等奖（1分）；优秀奖（0.5分）。
不重复计分，均有取最高值
（4）档案利用效果实例在本企业广播、电视、报刊上开展了宣传（0.5分）
查利用登记册、利用效果汇编
55
2、汇编
5
对档案信息进行分类汇总，编制规章制度汇编、专题文件汇编、统计数字汇编（基础数字汇编）等，每种得1分，得满5分止
查各种汇编成果
56
3、编研成果
4.5
（1）对档案信息进行综合整理，编制大事记（1分）、年鉴（1分）、组织沿革（0.5分）注：
大事记须每年续编，组织沿革须编至近三年
（2）为企业中心工作服务编写各种参考如产品介绍或科研成果简介、工程项目简介，专题介绍5种以上（2分）
查各种编研成果
57
（三）档案展示
2
举办档案展览（2分）注：
申报★★★★★★的，需举办一定规模的展览得2分
实地查看
备注：
本标准考评申报单位近三年内档案工作情况
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