会议进行阶段.ppt

会议进行阶段.ppt

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会议进行阶段的服务一、会议报到与引导服务一、会议报到与引导服务二、组织会议进行的工作二、组织会议进行的工作三、会议期间的生活服务工作三、会议期间的生活服务工作一、会议报到与引导服务会议接站、报到、签到、引导工作的重要性1、接站是跨地区、全国性和国际性会议活动接待工作的第一道环节。

2、报到时会议秘书部门掌握与会人员准确到会情况并实施组织的重要一环。

3、签到能保证会议顺利进行，按时召开；准确统计到会人数，掌握与会人员情况。

4、引导有利于会场内外正常秩序的建立。

（一）会议接站1、确定迎接规格2、做好接站准备3、竖立接待标志4、掌握抵达情况5、介绍宾主双方

（二）会议报到1、会议报到的方式、会议报到可以由与会者本人或他人持会议通知或单位介绍信报到。

2、与会者报到时，秘书人员要做好的工作查验证件，确认与会者的参会资格请与会者在登记表上填写姓名、单位、职务等有关信息统一接收与会者带来的需要在会上分发的材料分发会议文件、证件、文件袋等会议用品如会议要赠送礼品，会务组一般讲礼品同资料一起发放预收会务费、食宿费、资料费等费用，当场开具收据（三）会议签到Y签到，是为了及时了解该到会的人员是否都到会，并准确地统计出到会的实际人数。

庆典仪式、纪念性和追悼性会议活动的签到簿可以珍藏，留作永久的纪念。

与会者的亲笔签名是第一手签到记录，是其参加会议的书面证明，可为日后的查考提供历史凭据。

在一些法定性会议上，签到还是一种法律行为。

（四）会议引导引导是指会议活动期间会务工作人员为与会者指引会场、座位、展区、餐厅、住宿的房间以及指示会议者问询的路线、方向和具体的位置。

引导工作贯穿于整个会议期间，每一位会务工作人员都应当履行为与会者引导的义务。

但在大型的或重要会议报到以及进入会场时应当派专人负责引导，这类专职引导人员常常称为礼仪人员。

二、组织会议进行的工作

（一）检查会场准备情况会议当天会议准备情况的检查主要包括一下几个方面：

设备安全工作情况桌椅数量是否足够烟灰缸的准备水和水杯的准备会标、花卉的准备等细节

（二）会场的安全保卫与保密工作1、与会人员入场时的验证与收票工作。

2、保持会场内的秩序，维护场内设备。

3、关注会场内各种设备的使用情况。

4、做好会场内安全保卫工作。

5、会议期间，应有相应的值班制度与要求。

6、对保密文件的分发、收回以及会议内容的保密度要制定一套严格的秩序与制度。

（三）会议交通服务1、会议交通服务的意义会议交通服务是对会议车辆进行科学调配以保证会议用车的工作。

它直接关系到与会人员的集体活动、会议组织的工作需要、特殊用车的批准使用，应引起会议工作人员的高度重视，否则就不能保证重点，满足需要，可能耽误会议的正常活动，甚至造成开不成会的严重后果2、主要内容筹齐会议用车拟定会议用车制度和纪律合理调度会议用车，确保会议进程按计划实施对驾驶人员的管理车辆的维修、保养及汽油供应意外事故的应急处理措施等3、车辆管理控制好停车所需场地抓执勤民警或保安到岗碰头会确定指挥停车办法掌握车辆停放办法（四）会议记录1、概念会议记录是如实记录会议的基本情况、会议中的报告、会议上的讲话、发言和决议等内容的一种应用文体，是一种重要的事务文书。

2、作用会议记录是记载会议基本情况的文字材料，是日后工作中可供查考的凭证。

它可以为检查会议决议的贯彻执行情况、整理会议纪要、下达与上报会议精神、分析研究与总结工作提供依据。

它的制作质量如何，不仅直接影响着据此形成的有关公文（如会议纪要、会议简报）的质量，而且会影响其日后转化为档案的质量。

因此必须重视会议记录工作。

3、做好会议记录准备工作准备足够的钢笔、圆珠笔、铅笔、笔记本和记录用纸准备好录音机和足够的磁带来补充手工记录要备有一份议程表和其他相关资料和文件，需要核对相关数据和事实时随时使用提前到达会场，了解与会人员的座位图，便于识别会议上的发言者。

在利用录音机的同时，必须手工记录，可以防止录音机中途出现故障4、会议记录的格式和内容格式分为标题、首席、主体和尾部四块。

内容包括会议描述（会议类型、时间、日期、地点）、与会者姓名、会议过程和主席、记录员签名。

5、会议记录的重点会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解权威人士或代表人物的言论会议开始时的定调性言论和结束前的总经性言论会议已议决或议而未决的事项对会议产生较大影响的其他言论或活动6、会议记录的方法

（1）根据需要，采取详记和略记相结合的方法

（2）漏记之处，可事先做出记号，然后对照录音磁带修改，也可提示会议主持人请发言者重复内容或对某一术语做出简要的解释（3）与会者提出的意见、建议，要把人名记录下来（四）会议信息服务1、概念与作用

（1）概念会议信息是指有关会议召开的各种情况。

会议信息通常变形为会议通知、会议简报、会议纪要、会议报道，以及会议的传达提纲、要点等形式。

（2）作用会议信息具有交流、深化、反馈、决策依据、储存备查等作用。

5、会议信息工作的程序记录核实汇总整理与筛选编写发送或归档3、会议信息的原则会议信息的收集要本着“准确、及时、全面、适用”的原则，通过会议的正式报告、研讨会上的讨论发言、与会者的议案以及会下的广泛交谈，随时获取有价值的信息，供领导者参考或供会议交流4、获取会议信息的渠道各种会议记录，如主席团会议记录、团长会议记录、分组会议记录等召集各团联络员碰头会，汇总情况收集代表的提案、发言稿、书面建议等统计分析与会者的签到、报到信息6、会议信息编发的形式会议信息编发的主要形式是会议简报或情况反映会议简报是会议情况的简要报告，一般情况下以正面反映情况为多，印发范围也较宽情况反映是会议代表对会议情况的反映，带有一定的内部性，主要反映与会人员对一些重要问题、原则问题的表态性意见，对某些重要问题的不同看法，对当前存在问题的分析与建议，对某些问题比较深刻的见解等，印发范围较窄7、会议简报的特点具有“简、真、新、快”的特点简报编写时要力求精辟简短、真实性和新闻性、编发速度很快8、会议简报的结构模式

（1）报头。

报头位于简报首页的上方约占三分之一的版面，包括：

编号、保密要求、简报名称、期号、编印机构、印发日期

（2）报身。

一般包括：

标题、按语、正文（3）报尾。

位于简报末页的下端，以两条平行横行相夹。

左侧注明简报的发送对象和范围，右侧注明印刷份数，即“共印xxx份”9、会议信息的对外宣传方式由会议秘书撰写新闻报道稿件经领导者审阅后可向媒体发送在会议召开期间，邀请有关报社、电台、电视台派记者驻会随访，发布消息在会议结束时，召开记者报告会，由会议领导者直接介绍会议情况，并亲自回答记者提出的问题三、会议期间的生活服务工作

（一）及时订购回程票

（二）打印并分发会议代表通讯录（三）组织拍摄会议集体照及活动照（四）会议期间的旅游、娱乐与陪同工作（五）会议餐饮服务会议旅游、娱乐与陪同服务一、会议期间安排旅游、娱乐活动的意义任何一个成功的会议都需要有休闲活动安排，一方面使会议有张有弛，促进会议成功；另一方面，为与会者增加沟通的机会，加强交流二、会议期间旅游服务主要内容制定旅游活动的组织日程拟订详细的旅游计划与餐饮部门的联系与旅行社的合作要点与意义三、会议期间娱乐服务的安排要点配合会议活动是主题适当照顾与会者的兴趣尊重与会者的宗教信仰和风俗习惯体现民族特色和传统文化四、会议期间陪同服务的意义表达尊重和友好便于沟通和交流提供方便和保障会议餐饮服务一、会议餐饮服务的意义餐饮服务是会议进行阶段服务中不可或缺的组成部分。

会议餐与饮相结称为合常被宴会会议餐饮主要作用是：

（1）礼仪作用。

如东道主举行欢迎宴会、客人答谢宴会等

（2）沟通作用。

宾主双方利用宴会的场合和机会，沟通信息、交换意见、商谈工作、发表演讲，是当前宴会活动的一个重要特点（3）招待庆贺作用（4）融洽感情作用二、宴会的准备确定宴请对象确定邀请范围确定宴会规格和形式确定宴会时间和地点确定主持人和致辞人发出邀请拟订菜单宴会厅的布置合理安排桌次和座次三、宴会的程序迎宾入场宣布宴会开始介绍主要来宾致辞祝酒散宴和送别谢谢观看！

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戴阳、王琴、徐艳制作者：

戴阳、王琴、徐艳