星级酒店前厅部管理.docx

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星级酒店前厅部管理

前厅部地位与功能

前厅部----FrontOffice

●前厅部地位

●前厅服务主要特点

●前厅部功能

●前厅部组织机构

●前厅客房管理业务流程

前厅部是整个酒店业务动的中心,在酒店中具有举足轻重的位置。

因其主要服务部门—前台（FrontDesk）通常位于酒店最前部的大堂,因而称为前厅部.

前厅部是酒店销售产品、组织接待工作、调度业务以及为宾客提供一系列前厅服务的综合性服务机构。

前厅部接触面广、政策性强、业务复杂。

为什么叫前厅部?

工作的主要场所在酒店的前厅;在酒店各部门与客人接触的先后性。

在酒店里主要为客人提供综合性服务的部门称为前厅部。

是酒店直接对客服务中心，对内联络协调工作的中心及信息中心。

前厅部地位

1.前厅部是饭店业务活动中心（Center）----包括哪些业务活动?

2.前厅是饭店形象代表（FIGURE）

3.前厅部是饭店组织客源,创造经济收的关键部门（销售窗口）ShoppingWindow—销售什么?

4.前厅部是饭店管理的参谋和助手（信息中心）Information----提供哪些信息?

前厅服务的主要特点

1.接触面广,24小时运转,全面直接对客服务

2.岗位多,业务复杂,专业技术性强,人员素质要求高

3.信息量大,变化快,要求高效运转

4.政策性强,服务要求高,关系全局

前厅部的功能：

A.销售客房----首要功能

1.订房推销

2.接待无预订客人

3.办理入住登记

4.排房,确定房价

B.提供信息

1.哪些信息?

2.如何交流（流向）

C.协调对客服务

D.控制客房状况

E.客房销售与客房管理

1.对销售部

2.对客房部

F.正确反映房态

1.预订客房状况显示系统

2.客房现状显示系统

G.提供各种前厅服务

H.前厅系列服务:

1.建立客账

2.建立客人账户

3.及时认真登记消费

4.监督检查客人信用状况

5.结账离店

6.建立客史档案

7.辅助决策

前厅的组织机构

前厅客房管理业务流程

客人-预订酒店-到店-办理手续-进入房间-在店-结账-离店

前厅部预订服务

●预订渠道

●预订方式

●预订种类

●预订程序

●案例分析

●vip

什么是客房预定?

客房预定:

客人在入住前与酒店达成的租住协议

客房预定的作用

A.从客人方面考虑:

1.方便客人，免遭客满的风险。

2.为客人提供满意的客房。

B.从酒店方面考虑:

1.以便事先作好迎接客人入住的准备工作

2.以便进行订房管理控制工作

3.有利用饭店客房到达理想的出租率。

客房预订的渠道（直接/代理）

A.直接渠道

1.散客自订房。

可以通过电话、互联网、传真等方式进行。

2.旅游团体或会议组织者直接向饭店预订

3.旅游中间商向饭店批量预订房间

B.间接渠道

1.旅行社订房

2.航空公司或交通运输公司订房

3.通过专门饭店订房代理商订房

4.通过各种国内外会展组织机构订房。

5.另外还有:

分时度假（timeshare）组织订房。

6.国际订房网络组织订房。

7.其他组织订房。

预订的方式

A.电话预订（Telephone）是最为广泛的一种适合于提前预订的时间较短时

B.口头订房（Verbal）能更详细的；了解宾客需求

C.信函订房（Mail）适合于提前预订时间较长的客户以接待度假或会议为主的饭店

D.传真订房（FAX）速度比信函快

E.国际互联网预订（Internet）现代饭店广泛采用

F.合同订房（Contract）

电话预定的操作程序

1.三声铃响内接起电话问候：

您好，这里是客房预定部，请问有什么可以帮到您的？

GoodMorning,Reservations,MayIHelpYou?

2.了解客人需要及客人情况（预定人及客人姓名，联系电话，到店及离店时间，要求的房间类型及间数，房间价格及附加服务）

3.看房态（如果房态不允许，客人同意就做入WAITINGLIST）

4.在预定单上记录好并同时向客人复述核对订房细节

5.谢谢来电订房

6.及时将预定单输入电脑向各相关部门发出定单

传真及网络预定的操作程序

1.仔细读传真及网络信息了解客人需要及客人情况（预定人及客人姓名，联系电话，到店及离店时间，要求的房间类型及间数，房间价格及附加服务）

2.看房态（如果房态不允许，客人同意就做入WAITINGLIST）

3.在预定单上记录好并同时向客人复述核对订房细节

4.及时将预定单输入电脑

5.回复确认向各相关部门发出定单

预订的种类

A.非保证类预订

临时预订（AdvanceReservation）

临时预订是客人在即将抵达酒店前很短的时间内或在到达的当天联系订

房。

最常见的一种预订。

口头确认，不交定金，客房保留在预定日下午6

时（注意提醒客人）

1.确认类预订（Confirmedreservation）

客人的订房要求已被饭店接受，而且饭店以口头或书面形式予以确认，

不付定金，酒店依然可以事先声明为客人保留客房至某一具体时间，过了

规定时间，客人如未抵店，也未与酒店联系，则酒店有权将客房出租给其

他客人。

确认预订方式有口头确认和书面确认两种（书面确认的优点）

2.等候类预订（On-WaitReservation）

B.保证类预订（GuaranteedReservation）

指客人保证前来住宿，预付定金，定金为一天的房费，客房保留至第二天12时。

否则将承担经济责任，因而酒店在任何情况下都应保证落实的预订。

保证类预订又分三种类型：

1.预付款担保

2.信用卡担保

3.合同担保

接受预订

订房员在接受客房预订时首先应查阅客房信息，如有空房，则立即填写订房单，须询问以下事项：

1.客人的姓名、性别、国籍；

2.抵店日期、时间、交通工具及班次；

3.所需房间的种类、房价及数量；

4.询问订房人姓名、单位、联系电话；

5.说明所订房间的保留时间；

6.询问客人是否需要接车、机服务并说明费用；

7.复述上述内容，请客人确认；

8.对客人订房表示感谢。

超额预订

1.超额订房（Overbooking）指饭店在订房已满的情况下，再适当增加订房数量，以弥补少数客人因预订不到、临时取消或提前离店而出现的客房闲置。

2.超额数量的确定

3.超订过度的补救措施

4.订房纠纷处理

5.订房纠纷诱因及处理

超额预订

●超额数量的确定　

●根据订房资料统计

●掌握团队订房和散客订房比例

●根据预订情况分析订房动态

●本地区有无其他同等级同类型饭店

●饭店在市场上的信誉程度

●未来几天的天气情况

超订过度的补救措施　

●与本地饭店同等加强协作，建立业务联系

●客人到店时解释并致歉

●免费送客人到其他饭店暂住一夜

●免费提供一次或两次长途或电传

●登记客人相关情况以提供邮件及查询服务

●客人在店期间享受贵宾待遇

●事后向援助饭店致谢

跟踪预定并作好记录---确认预订（与客人的核对）

为了提高预想计的准确性和酒店的开房率，并做好接待准备，在客人到店前（尤其是在旅游旺季），预订人员要通过传真或电话等方式在客人预订到店前与进行预订核对（Reconfirming即，再确认），问清客人是否能够如期抵店？

住宿人数、时间和要求等是否有变化？

预订确认函

预订资料记录储存

预订资料包括：

客房预订单，确认书，预付订金收据，预订变更单，预订取消单，客史档案卡及宾客原始预订凭证等。

资料存储顺序：

●按宾客所订抵店日期顺序储存

●按宾客姓氏字母顺序储存。

预订的核对

第一次：

在客人抵店前一个月时进行，每天核对下月同一天抵店或订房的客人。

第二次：

客人抵店前一周时进行。

第三次：

客人抵店前一天进行。

如发现客人取消或变更订房时，及时修改预订单并将情况告知总台接待处，以便将客房卖给散客。

修改预订（预订变更）

预订的变更（Amendment）是指客人在抵达之前临时改变预计的日期、人数、要求、期限、姓名和交通工具等

操作程序

1.了解客人预定变更要求

2.看房态（如果房态不允许，客人同意就做入WAITINGLIST;如果是担保型预定要根据担保协议来处理）

3.在预定单上记录好并同时向客人复述核对订房变更细节

4.及时将电脑预定资料更新向各相关部门发出更改信息

预定取消

由于各种缘故，客人可能在预订抵店之前取消订房（Cancellation）。

接受订房的取消时，不能在电话里表露出不愉快，而应使客人明白，他今后随时都可光临本酒店，并受到欢迎。

正确处理订房的取消，对于酒店巩固自己的客源市场具有重要意义。

在国外，取消订房的客人中有90%以后还会来预订。

操作程序

1.了解客人预定取消要求

2.对照预定资料进行确认,如果是担保型预定要根据担保协议来处理

3.在预定单上记录好并同时谢谢客人通知

4.及时将电脑预定取消向各相关部门收回并取消定单

案例

在飞机场没有接到客人

一日，饭店机场代表与车队司机按预订单到机场迎接客人，当预订单上标示的航班客人都走完了也没有见到要接的宾客，经机场代表与预订部联系才获悉原来预订已取消，但预订部忘记通知有关人员。

思考题

1．取消预订的操作程序是什么?

应注意哪些问题?

2．如何检查取消预订的通知已告之有关部门和有关人员?

3．造成机场代表到机场未接到客人的原因足什么?

抵店准备

●提前一周或数周，将客情信息通知各部门

●宾客抵店前夕，将客情及具体接待安排以书面形式通知相关部门，做好准备工作。

●宾客抵店当天，接待员提前排房，并将有关接待细节通知相关部门。

案例

已预订的房间被出租了

一天下午6点前，一位客人找到端坐在大堂一侧的值班经理，说“我是从美国来的史密斯”，客人显得有些生气的样子作自我介绍，原来，这位客人在3天前给饭店客房预订部打过电话，要求预订一间高层向阳的标准间，当时预订部人员按客人要求为其办理了预订手续，但当客人到店办理入住手续时，接待人员却告诉他向阳的标准间已经全部出租了，问客人是否可以更换一间别的房间。

客人当即表示：

既然在3天前做了预订，就不应该出现此类情况。

客人进行投诉。

值班经理很快查明原因：

原来，当口上午一位未办理预订手续的客人也提出要高层向阳的房间。

接待人员未见史密斯先生到店，以为他不会来了，便将此房间安排给了另一位客人。

值班经理知道上述情况后，马上向客人道歉。

并为客人安排了一间高层向阳的豪华间，房价仍按标准间收取。

第二天，前厅部为史密斯先生安排了一间高层向阳的标准间，并安排行李员协助客人换房。

思考题

1．如何掌握“取消预订”的时限?

2．客人没有得到预订的房间怎么办?

3．如果因为房间紧张，即使升级也没有房间时，应该如何应对此种尴尬的情况?

案例

超额预订

在旅游旺季，各饭店出租率均较高，为了保证经济效益，—般饭店都实行超额预订。

一天，经值班经理及前台的配合，已将大部分客人安排妥当。

当时2305客人为预离房，直至18点时才来前台办理延住手续。

而此时，2305房间的顶抵客人已经到达（前台已在下午多次打电话联系2305房间预离客人，但未找到）。

前台试图向刚刚到达的客人解释酒店超额预订，并保证将他安排在其他饭店，一旦有房间，再将其接回，但客人态度坚决，称这是你们饭店的问题，与我无关，我哪也不去。

鉴于客人态度十分坚决，而且多次表示哪怕房间小一点也没关系，他就是不想到其他饭店，在值班经理的允许下，前台将客人安置到了值班经理用房，客人对此表示满意。

思考题

1.饭店是否可以超额订房，确定超额订房数量应考虑哪些因素?

2.预离客人未走，预抵客人已经到达，而一时又没有周转房调剂怎么办?

3.已有预订的客人在没有房间的情况下又不愿意到其他饭店入住怎么办?

4.如何处理超额预订引起的投诉?

案例

没有空房

6月份一年一度的哈洽会期间，是饭店的接待高峰，为了保证饭店的经济效益，一连几天前台都实行了超额预订。

一个下雨天，一位来自北京的客人要入住饭店，可是他没有提前预订房间，而且此时饭店房间已全部出租，没有空余的房间。

当前台服务员向客人解释时，客人却不埋睬。

这位客人提着行李在大堂大喊大叫，说自己第一次来又冒着大雨，是因为公司与饭店签了协议才来的，因此是不会走的。

这时，值班经理走过来，给客人细心地解释，可这大雨天也得让客人有地方住才行，最后值班经理打电话与同级别的酒店联系，终于在附近的饭店找到了一间房，价格相近，之后又经请示派出饭店的车辆将客人送至附近的饭店，这时客人的气儿才消了。

值班经理将客人安顿好后，北京的客人对值班经理说他对饭店的服务感到非常满意，并承诺，下个月来时会提前预订房间。

思考题

1.客人来了饭店无房可卖怎么办?

2.怎样才能做到将未预订的客人送到其他饭店暂时安顿，而又能将客人的心留在送出的饭店?

案例

1005房变成1522房

住店客人毛先生通知前台，他们公司有几间房都在10层，明天他们的老板到店，订的套房能否也安排在同层。

前台员工小焦经查询电脑后，答应客人没有问题，房号为RMl005．当天一位有预订的客人入住，订的是套房。

另一位前台员工小钱查电脑只有一间1005，查电脑看有第二天预抵客人占上了此房。

于是就把此房号从该预订上解锁下来，先出租给当天到店的客人。

待第二天毛先生带着公司老板到前台办入住手续时，前台给客人分了RMl522房，毛先生当时很是不解，讲昨天已订好住1005房。

但前台一查电脑，1005房已出租给别的客人，于是毛先生由于无法向自己的老板交代，很是生气，马上要求找饭店负责人投诉。

思考题

员工应如何通过此事吸取教训，日后再遇此类情况时应如何处理，从而更好地为客人提供服务?

交接班时，应注意哪些事项?

如遇客人办理入住手续时，所需房型已没有，只剩下一间明日预抵客人预留的房间，应如何处理?

A.含义

VIP英语VeryImportantPerson的简称，意为非常重要的客人

B.谁是VIP

国家元首赴本地视察的国家部委领导

政府省主要负责人

各部、委、办、局的主要领导

市党政军负责人

企业来投资的内、外资企业、集团总裁

饭店集团的重要业务客户

社会影视娱乐界著名演艺人员

体育界国家著名运动员

广告传媒的资深编辑、记者

业内省级以上旅行社总经理

同星级酒店董事长、总经理

曾经对酒店有过重大贡献的人士

酒店邀请的宾客

个人全价入住酒店豪华房3次以上的宾客

个人入住酒店十次以上的宾客

C.VIP的等级

1、等级名称

VIP等级划分共计四等，按级别高低依次为

2、VIP宾客资格

本节作业

•客房预订的主要渠道有哪些？

•客房预订类型有哪几种，各自的特点？

•什么是保证类预订？

其担保形式有哪些？

•订房中要注意哪些问题？

•书面确认（确认函）的作用体现在哪些方面？

•什么是超额预订，做好超额预订的关键在哪里？

前厅部接待服务

接待准备工作

办理入住登记手续的目的

办理入住登记手续的表格（包括登记信息）

入住登记程序

1.散客

2.团队

3.VIP

4.长住客

入住登记中的注意事项

1.问讯服务

2.查询服务

3.留言服务

4.邮件服务

接待准备工作

资料准备:

1.房态报告（RoomStatusReport）

2.预抵店客人名单

3.宾客历史档案

4.特殊要求预抵店客人名单

5.预抵店重要客人名单

6.黑名单

7.其他准备工作

办理入住登记手续的目的

1.遵守法律规定

2.获得宾客资料

3.满足宾客要求

4.推销饭店设施,方便宾客选择

5.为后续服务提供可靠依据

办理入住登记需要的表格

住宿登记表:

1.国内旅客住宿登记表

2.境外旅客临时住宿登记表

3.团体人员住宿登记表

4.登记内容:

房卡

客房状况表

入住登记程序

1.客人到店前的准备工作

2.填写入住登记表

3.排房,定房价

4.付款方式的确认

5.发放钥匙及带客入房

6.制作有关表格

VIP客人入住程序与标准

1.准备工作

2.办理入住手续

3.信息存储

团队客人入住手续程序及标准

1.准备工作：

查单、分房、制钥匙房卡，装入纸袋并注明房号、用餐通知单、餐卡、书面通知各部门。

2.抵店：

确认团名、人数，查单注明“已到”；纸袋交全陪分房；检查团队资料并复印送行李房、收银处；陪同、司机填写登记表；确认用餐、叫早、出行李时间。

3.预付：

现付由陪同到收银处交预付金；月结请其填写月结单；散客团应请客人交纳杂费预付。

4.整理资料、储存相关信息。

长住客入住程序及标准

1.什么是长住客:

2.抵店接待

3.付款程序

换房

换房程序:

1.了解换房原因

2.查看客房状态

3.填写房间\房租变更单

4.换房行李服务

5.发放新房卡及钥匙,收回原卡及钥匙

6.更改资料及房态

离店日期变更

A.提前离店

B.推迟离店

1.向客人解释酒店困难，求得客人的谅解，为其联系其他酒店。

2.如果客人肯离开，前厅人员应立即通知预订部，为即将到店的客人另寻房间。

如实在无房，只好为即将来店的客人联系其他酒店。

处理这类问题的原则是；宁可让即将到店的客人住到别的酒店，也不能赶走已住店客人。

宾客不愿详实登记

1.解释必要性

2.怕麻烦或填写困难,则代为填写但需签字

3.打消客人顾虑

4.改进服务,满足需求

重房（DoubleC/I）

宾客抵店时,发现房间已被占用?

（重房）

客人办理完入住登记手续进房间时，发现房间已有人占用,如何处理?

此时，应立即向客人道歉，承认属于工作的疏忽，同时，带客人到大堂或咖啡厅，等候重新安排客房。

此时应为客人送上一杯茶（或咖啡），以消除烦恼。

等房间分好后，要由接待员或行李员亲自带客人进房。

特殊情况处理

1.押金数额不足

2.加床

3.离店时,带走房内物品

案例

该不该享受公司合同价

一位自称是某公司的杨小姐人住饭店，由于没有预订，又不能出示该公司名片．或证明是该公司人员的证件，前台接待员告诉她不能享受该公司合同价，杨小姐不同意。

经协商，杨小姐同意按当日饭店优惠价入住，待次日收到公司订房传真或有能证明公司身份的证件后再更改房价。

思考题

1．上述按例中接待员的做法对不对，饭店的规定是什么?

2．如果一位客人没有订房传真或有效身份证明而坚持要求按公司合同价入住，接待员应该怎样处理?

3．遇上述情况如何保证饭店利益不受损失，而客人又不进行投诉?

问讯服务

问讯处业务范围

1.回答客人咨询,提供准确信息

2.做好留言服务

3.处理客人邮件

4.完成客人委托代办事情

问讯处信息资料的准备

思考:

客人的问题主要集中在哪些方面?

被问讯需备齐的信息资料

案例

饭店中午有自助餐吗

一天中午，被授权进行暗访的客人在前台办理入住手续时问接待员：

“饭店中午有自助餐吗？

”接待员说：

“没有。

”当晚，客人询问咖啡厅领班，得知西餐厅新出的特色促销中午提供自助餐。

思考题

1.你对饭店营业场所的营业位置、营业项目、营业时间、营业价格及营业特色等内容是否能做到应答自如?

2.部门经理、主管、领班的现场培训，督导和检查是否到位?

3.部门应采取哪些措施加强对员工进行应知应会的培训?

4.各部门对酒店最新信息是否有及时更新.

查询服务

查询服务要求

1.资料准备齐全

2.回答查询迅速

3.答复耐心准确

4.机密资料保密

查询住客情况

1.客人是否入住本店

2.客人入住的房号

3.客人是否在房间

4.打听房间的住客情况

案例

访客要求告知住客的房间号码

一天，两位北京本市的客人来到饭店前台，询问香港客人黎某是否在此下榻，并希望尽快见到他。

前台接待员小孙立即进行查询，确有一位叫黎某的香港客人已入住饭店。

小孙接通黎先生房间的电话，但长时间没有人应答。

小孙礼貌地告诉来访的客人，黎先生已到店，但此刻不在房间。

小孙请两位客人到大堂休息处等候，或在前台留言，等黎先生回来后再另行安排时间会面。

两位客人对接待员小孙的答复并不满意，一再声称他们是黎先生的多年旧友，请小孙告诉他们黎先生的房间号码，小孙礼貌而耐心地向他们解释，为了保证住店客人的安全，在设有得到注店客人同意的情况下，不便将其房号告诉他人。

同时，再次建议来访的客人在前台给黎先生留言，或随时与饭店前台保持联络，以便黎先生回来后及时与之取得联系。

两位客人表示理解，给黎先生留言后离开饭店、黎先生回来后小孙立即将来访者的留言转交给他，并说明为了安全起见，前台没有将他的房号告诉来访者，请黎先生谅解，黎先生当即表示理解并向小孙致以谢意。

思考题

1.访客要求得知住店宾客的房间号码，接待员应该如何回答?

2.访客要求会客，而住店宾客不想会见，服务员应如何处理?

3.服务员在处理上述问题时，在接待访客的态度上．在语言运用上和处理问题的方式方法上应注意什么问题?

留言服务

A.访客留言

“访客留言”是指来访客人对住店客人的留言，一式三联。

问讯员在接受访客留言后，将访客留言单的第一联放入前台邮件架，第二联送电话总机组，第三联交行李员送往客房，将留言单从房门底下塞入客房。

对于留言传递的基本要求是：

迅速.简洁.准确。

B.住客留言

“住客留言”是住店客人给来访客人的留言。

住客留言

单一式二联，前台、电话总机各保存一联。

邮件处理

A.客人信件的处理程序

对于客人的信件，应打上时间，进行分类，然后做相应的处理。

1、查找住店客人的信件。

2、查找预期抵店客人的信件。

3、查找要求提供邮件转寄服务的客人信件。

4、查找离店人信件

5、最后剩下的信件属于暂时无法找到的收件人

对客人邮个的处理，问讯员一定要认真负责，当班时无法处理的，一定

要做好交接记录，以免给客人造成不应有的损失和麻烦。

B.客人的汇款单、挂号信、传真、特快专递及包裹的处理程序

1.这类邮件应设法更迅速地送交客人。

2.收到邮件后，先将邮件登记在“住客同件递送登记”。

3.如系住店客人的邮件，应派行李员尽早送入客房。

去客房前，问讯员首先应通过电话与客人联系。

如客人外出，则应通过留言的方法（送留言单或打开留言灯）通知客人，请客人在方便的时候与问讯处联系。

4.将邮件交给客人时，要请客人在登记簿上签字。

前厅部大堂服务

门厅迎送服务

迎客服务:

1.引领车辆停车,客人抵达时，开车门,向客人点头致意，表示欢迎。

要协助行李卸下行李，查看车内有无遗留物品。

记下客人所乘出租车的牌号。

2.送行服务:

叫车至合适位置,协助行李员装行李,请客人上车,道别

3.VIP服务:

按规格准备,维持秩序,协助做好保安工作,引导疏通车辆,讲究服务规格.

门僮服务

1.迎宾

•“欢迎光临”、开门护顶

•协助行李员卸下行李，查看车内有无遗留物

•雨雪天为客人撑伞

2.送客

•协助行李员装行李

•开门护顶，并祝客人旅途愉快，感谢客人的光临

•挥手致意，目送客人离去

3.其他职责

•指挥门前交通、门前安全保卫、回答问询

行李服务要求

1.能吃苦耐劳，眼勤、嘴勤、手勤、腿勤，和蔼可亲。

2.性格活泼开朗，思维敏捷。

3.熟悉本部门工作程序和操作规则。

4.熟悉酒