商务信函要手写吗.docx

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商务信函要手写吗

商务信函要手写吗？

　　篇一：

商务信函的写作须知

　　我们给贸易伙伴的每一封信都代表着自己所在公司的形象，显示着公司的水平和实

　　力。

“一封好的商务信函有助于促进和发展同客户的关系，在促进达成新的业务方面起着积极的作用。

”（摘自《丹尼尔?

肯尼迪方法：

推销信创造的奇迹》）

　　所以在写作时我们应该严格遵守并且灵活运用“7C”原则：

Completeness（完整）Concreteness（具体）Correctness（正确）Conciseness（简洁）Clearness（明晰）Courtesy（礼貌）Conscientiousness（诚意）商务信函的写作重点应始终放在“效率”二字上，短小精悍、切中要点。

简洁就是用最简单的话语准确地表达自己的意思。

而无需以牺牲完整、具体、礼貌为代价。

一般不需要礼节性地寒暄，最好是开门见山、直入主题；语言精练，言简意赅。

信函中的冗言必须省去，尽可能地将交易的详细事项整理后，简洁地向对方陈述，要尽可能地避免毫无重点而罗嗦冗长地写上好几张的情形。

让对方很清楚地了解你想说什么，非常轻易地领会你的意图，从而快捷迅速地做出反应。

在商务写作过程中，笔者认为简洁是最重要的一个环节，同时也

　　是最难做到的。

所以下面我将对简洁原则从全文组织结构、段落、句子和词汇这四个方面作一些研究和探讨。

　　一、压缩篇幅，删繁就简。

（一）3W式结构。

　　一封商务信函的全文结构可以用3W来表示，即：

Whydoyouwritetheletter?

；What’sthedetailedreason?

；Whatdoyouexpectyourreadertodo?

。

我们在上文中已经提到过，商务信函写作的最主要目的就是沟通和交流。

收信人或许每天都要看很多的信函，一封冗长、拖沓、空洞、开头就不得要领的信函第一眼看到会让人感到厌烦，从而对写信人的印象大打折扣。

　　1、第一部分（Whydoyouwritetheletter?

）：

在信函的一开头就要目的明确、简明扼要告诉读信者为什么要写这封信，如：

　　例（１）：

IamreplyingtoyourletterofApril15askingustoclearourMarchpayment.这样的开头直接告诉对方写信是为了回复对方4月15日让己方对三月份的订货付款的来信。

这样可以使得读信人立刻知道写信的意图,在读信的时候可以有充分的心理准备,或者把注意力集中在问题的重点上。

不会因为一些无关紧要的寒暄而分散注意力。

在这方面，我们最应该注意的就是避免中国式的寒暄和问候，不要为了追求客气而落入俗套。

　　例（２）：

ItwasalongtimesinceIsawyouinQingDao3monthsago.这样的信函开头不仅罗嗦、冗长，而且会给收信人一种错觉：

这是一封朋友之间相互问候的私人信件。

　　因而将它搁置一边，待自己较为空闲时再看，很可能会因为延迟阅读而给双方带来无可弥补的损失。

　　2、第二部分（What’sthedetailedreason?

）：

即商务信函的征文，叙述事实或者理由来支持信里的第一句。

会显出你郑重其事、思想缜密。

把所要列举的事实或者理由合并成最重要的一点或者两点，在不影响清楚准确的基础上越简洁越好。

如：

　　例（３）：

Iapologizefornotsettlingtheaccountantsooner,butbecauseoftheunfortunatediseaseofMrs.Lund,ouraccountant.Wearenotabletosettleanyofouroutstandingbalance.简明地告诉对方未按时付款的原因是因为会计生病了，没有一句多余的话，既解释了未按时付款的原因，又道了歉。

没有让人感觉既讨厌又烦人的罗嗦。

要记住：

你不是想给收信人添麻烦，而是想让他同意你的意见，接受你的要求。

所以，写商务英文信函的一个主要原则和技巧就是要写的简洁明白。

　　3、第三部分：

结尾是提出要求或者提请注意。

不要有任何多余的话，因为那样可能会使写信人的要求不够明确突出，简洁的表达更能突出重点，以便对方对你的来信及信中提到的内容做出及时迅速的处理。

如：

　　例（４）:

Pleasefindenclosedthecheckfor1,000,000dollarsandinformusthereceipt.短短的一句话就告诉了对方两层意思：

①随信附上了100万美元的支票；②受到支票后请通知写信人。

以上例（１）、（３）、（４）构成了一封重点突出、清楚明白的商务回复信。

简明扼要，没有一句冗言、废话，也没有一句虚礼客套。

套用一句称赞美女的话说就是“增之一分嫌多，减之一分嫌少。

”，可谓商务英文信函中的上佳之作。

　　当然，我们还需要注意要求简洁并不是要使商务信函像电报一样，没有一个多余的词。

有时为了给书信增添几分人情味，加上一些词语和句子也属于商务书信写作的一种策略和技巧。

问题是写作者如何把握好“简”和“繁”之间的这个“度”。

删繁就简是必须的，但是我们主张删除的是那些不增加任何新的信息的无实际意义的、重复和累赘的字、词、短语和句子。

（二）避免客套罗嗦、语义重复。

如果可以用40个字写完一封信,却花了100个字作长篇累牍的叙述,这样的写作者实在是最令人讨厌的时间杀手。

不仅浪费了自己的时间，也给别人带来了不必要的麻烦。

所以在写作商务信函时要尽可能地使用通俗易懂的语言作简明扼要的陈述，避免用陈旧的套话（cliché）和没有什么实际意义的词语。

删掉那些不必要的罗嗦的字句。

如：

　　例（５）：

Wewouldliketoknowwhetheryouwouldallowustoextendthetimeofshipmentfortwentydays.Andifyouwouldbesokindastoallowustodoso,kindlygiveusyourreplybyfaxwithoutdelay.（我们很想知道您是否允许我们将交货时间延期二十天，如果你方友好地容许我方延期二十天交货，请速电复无误。

）本句由４２个单词组成，要求将交货日期延迟二十天。

表达上的过分客气使得句子冗长而不清楚。

而且，“toextendthetimeofshipmentfortwentydays.”这一表达在意义上也很含糊，为了更好的表达主要意思，这句可以改写为：

PleasereplybyfaximmediatelyifyouwillallowustodelaytheshipmentuntilApril21.

　　例（６）:

WithreferencetoyourrequestforanextensiononyournoteunderdateofMarch20,wehaveconsideredthemattercarefullyandarepleasedtotellyouthatwewillbewillingtoallowyouanadditional90daystomakepaymentonyournote.

　　这段话只有一个重点，那就是写信者很乐意多给读信者90天的时间来支付3月20日到期的货款。

可就在这段话中有两句多余的话。

第一句“WithreferencetoyourrequestforanextensiononyournoteunderdateofMarch20”纯属多余，因为这是给对方的回信，只要写信者提到同意放宽付款期限，读信者就一定知道是关于何事。

第二句是“wehaveconsideredthemattercarefullyand”放宽付款期限在一项商业贸易中是一件很重要的大事，任何人都会慎重考虑的，对方从你的口气中已经知道了你是经过深思熟虑之后才做的决定。

在这里写出来不仅显得多此一举，而且会使读信人觉得写信人有一种施恩惠给自己的意思，极其不礼貌。

根据以上分析，原稿可以修改为：

Wearepleasedtoallowyouanadditional90daystopayyournotedatedMarch20.你会发现原稿（英文）一共用了46个字，而修改后的只用了17个字。

如你所见，删除多余的字词并无损语意的清晰程度，这次的文字手术反而更加突出了所要传递的信息。

　　二、给“臃肿”的段落“瘦身”。

在商务英文信函写作中，我们要小心避免写出那些让读信人一看就得摒气凝神的“臃肿”段落。

整块整块密实的文字，在每天要读十几封甚至几十封信的读信人看来，就像一座座的大山屹立于眼前，成为阅读的最大障碍。

会让人由于细心理上的原因感觉你在罗嗦写废话。

因此，写作者应该想尽一切办法给它们“瘦身”。

把较长的段落拆解成几段。

一般的划分段落的原则是“一个段落只表达一个意思（Aparagraphforeachpointisagoodgeneralrule.）”（摘自周邦友《英语应用文大典》第７６页）如：

例（７）：

ItisreportedinadomesticnewspaperthattheIranianCentralBankhasinstructedthecommercialbankstosuspendtheirbusinessofopeninganewletterofcreditasfrom

　　the3rdMayforfinancialreasonofforeigncurrency.Althoughitissaidthatthisarrangementwouldbeatemporaryoneandwithestablishmentofnewimportpolicythisemergencyarrangementwouldbelifted,wearemuchconcernedabouttheoutcomeofthismovementtowardrestrictionofimporttoIranandshallbeobligedifyouwillkindlykeepuswelladvisedofdevelopmentofthisnewarrangementespeciallyinconnectionwithimportfromFrance.以上这封信只有一段，共有两句话。

第一句39字，第二句66句。

读后虽然能基本了解其内容，但读起来很不舒服。

而且看起来臃肿，信的内容大体有三点：

１．伊朗中央银行因外汇原因，通知个商业银行从五月三日起停止开立信用证；２．这临时措施，新的进口政策一订，这个措施可能取消；３．希望对方随时告知有关情况。

按照这三点，适当地划分段落，把信重新改写如下：

　　ItisreportedthattheIranianCentralBankhasinstructedthecommercialbankstosuspendtheirissuingnewLettersofCreditasfromthe3rdMaybecauseofitsdecreasingforeigncurrencyfunds.

　　Furthermoreitissaidthatthesuspensionseemsatemporaryoneandwillbereleasedwithestablishmentifanewimportpolicy.

　　Wearemuchconcerned,however,abouttheoutcomeofthismovementtowardrestrictionofimporttoIran.We,therefore,shallbeobligedifyouwillkeepuswellinformedofdevelopmentofthisnewstateofaffairs,especiallyinconnectionwithimportsfromFrance.

　　修改过后的段落并没有增加或者减少任何一个词语，也没有改变原来句子的意思或者表达方式，只是按照意思将其恰当地划分了段落。

较之原文，修改后的信函读起来比较清楚易懂，看起来也很简练，更加容易让人接受。

　　三、句子精练，避长就短。

句子是写作的基础，没有句子就没有段落，也就没

　　有作品。

清楚、简洁的写作容易启发和说服他人。

这些写作是以结构合理、有说服力的句子为基础的。

（摘自檀文茹《实用商务英文写作》第９页。

）

　　一位深受美国人爱戴，一项主张不写长句，不罗嗦的美国参议员StephenYoung每次

　　受到邀请参加会议、宴会、演讲时，他的回信只有四个字：

Iwillbethere.简单明了。

也曾经有人打趣说“商务英语信函写作的句子，就应该像漂亮姑娘的迷你裙－－越短越好”。

　　通常商务人士每天都有大量的商务信函要读，对开门见山、长话短说、直接切题的信

　　函特别欢迎。

而且“简单的语言并不意味着思想过分简单化，简单的语言也可以蕴藏着潜在的丰富的思想。

长和复杂的句子有时会更容易引起不必要的理解障碍。

”因此，写信要求长话短说，在不影响意思表达清楚准确的前提下，句子越短越好，一句话能用两个词表达清楚的，据对不再增加任何一个单词。

想要做到句子的简洁，必须作到以下几种情况：

由于以前存在盘里的丢失，只能自己从新打一份出来。

今天上午就打出这么多。

先贴出来看看大家的反应，不管有没有人看，自己费心费力写出来的东西，我会坚持发完！

！

（一）按照意思拆分复合句。

长的复合句也能表达清楚所要表达的意思，但是

　　会让人看起也比较吃力。

如果我们按照意思或者逻辑关系将它们拆分为一些简单的单句，就能使阅读变得更为简单明了，使读信人更容易理解和把握信函的要旨。

如：

　　例（８）：

Regardlessoftheseseniority,allemployeeswhohopetobepromptedwillcontinuetheireducationeitherbyeollinginthespecialcoursestobeofferedbytheABCcompany,scheduledtobegivenallthenexteightSaturdaysbeginningonJanuary24orbytakingapprovedcorrespondencecoursesselectedfromalistavailableintheStaffDevelopmentoffice.这是一个专与过长的从句，我们可以按一下方法将其改写为简单的句子：

　　１、添加标志性词语。

如first,second等这些序数词。

Regardlessofthisseniority,allemployeeswhohopetobepromptedwillcontinuetheireducationintwoways.First,theymayeollinthespecialcoursestobeofferedbytheABCCompany,scheduledtobegivenallthenexteightSaturdaysbeginningonJanuary24.Second,theymaytakeapprovedcorrespondencecoursesselectedfromalistavailableintheStaffDevelopmentoffice.

　　２、用项目符号来划分。

Regardlessofthisseniority,allemployeeswhohopetobepromptedwillcontinuetheireducationinoneofthetwoways:

●byeollinginthespecialcoursestobeofferedbytheABCcompany,scheduledtobegivenallthenexteightSaturdaysbeginningonJanuary24,or●bytakingapprovedcorrespondencecoursesselectedfromalistavailableintheStaffDevelopmentoffice.

（二）将一些支离破碎的简单句整理组合。

　　一般地来说，我们不主张写长的句子。

但这也并非绝对的，因为“简洁句并不是简

　　单句，而是只用简洁的文字把意思表达清楚。

”（摘自郝邵伦《大学英语应试写作与应用写作》第３３页）。

有些时候我们会在商务信函中看见很多的结构相近、意思表达连贯的单句。

在这种情况下，如果把这些单句整理组合成一个或者两个结构并不复杂的复合句，合理地使用

　　篇二：

怎样写商务信函

　　商务怎样写商务信函

　　HowtoWriteaFormalBusinessLetter

　　Thebusiness-letterformatisveryimportantforcommunicatingformallywithacompany.Youshouldn’twriteinthesamevoiceaswhenyouwritefamilyorfriends,abusinessletterneedstobemoreformal.Thesestepsdescribethefullblockformat,inwhichalllinesstartattheleft.

　　Instructions

　　1.Typetheletterusingawordprocessor.Formallettersshouldnotbewrittenbyhand.

　　2.Useyourownletterhead.Avoidstore-boughtnotecards.

　　3.Ifyoudon’thavepreprintedletterhead,typeyourname,titleandreturnaddressfourtosixlinesdownfromthetopofthepage.

　　4.Typethedatetwotosixlinesdownfromtheletterheadorreturnaddress.Threelinesbelowisthestandard.

　　5.Chooseyouralignment:

leftalignedorjustifiedonbothsides.

　　6.Skiptwolinesandtypetherecipient’sfullname,businesstitleandaddress,alignedattheleftmargin.PrecedethenamewithMr.,Ms.orDr.asappropriate.

　　7.Skiptwotofourlinesandfollowwithyourgreeting,againusingtheformalnameandclosingwithacolon“DearMr.Jones:

”forexample.

　　8.Skiptwomorelinesandbeginyourletter.Introduceyourselfinthefirstparagraph,iftherecipientdoesnotalreadyknowyou.Examples:

‘Werecentlymetataseminar’or‘Irecentlypurchasedaninsuranceplanfromyourcompany.’

　　9.Skiptwolinesandconcludetheletterwith‘Sincerely,’‘Thankyou’or‘Bestwishes,’followedbyacomma.

　　10.Leaveatleastfourblanklinesforyoursignature,thentypeyournameandtitle.Signtheletterininkinthespacecreated.

　　参考翻译：

　　商务信函的格式在与公司的正式交流中意义重大。

你不能按照你给朋友或者家人写信的语气来写商务信函，它应该更正式一些。

下面这些步骤描述了固定的商务信函格式。

首先应该注意的是，所有的文字都应该从左边写起。

　　1、信函要是打印的，正式的信函不能手写。

　　2、用正式的信笺纸。

不要用购买的记事纸。

　　3、如果你没有打印好的信笺纸，在纸顶端4~6行输入你的名字，头衔和回复地址。

　　4、在信头或者回复地址下面2~6行输入日期，3行为标准。

　　5、调整对其方式，左对齐或者两边对齐。

　　6、空两行输入收信人的全名，商务头衔以及地址，并且左对齐。

在称呼前面加上先生、女士等以示尊重。

　　7、空2~4行写上你的问候语。

同样要用上正式的称呼，后面接上冒号，比如―DearMr.Jones:

‖。

　　8、再空两行写信函正文。

如果收信人不知道你是谁，你需要在第一段中进行自我介绍。

比如：

―我们最近在一个研讨会上见过面‖或者―我最近有从贵公司购买保险计划‖。

　　9、空两行，写上落款，比如―Sincerely‖，―ThankYou‖，结尾加逗号。

　　10、至少留4行供签名，打上你名字和头衔。

在空出的地方用钢笔亲自签名。

　　其他建议：

　　1．有的人喜欢将日期和落款居中而不是左对齐，这是不对的。

　　2．确认你的标点、语法、拼写是绝对正确的。

在你发信之前用电脑差错程序检查，或者让其他人检查阅读。

　　由Hi-English编辑；

　　原文来源：

译言网

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