商务信函的英文书写规则.docx

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商务信函的英文书写规则

商务信函的英文书写规则

写信的原则（WritingPrinciples已从原来的3个"C"（Conciseness,Clearness,Courtesy发展到目前的7个"C":

Completeness,Clearness,Concreteness,Conciseness,Correctness,Courtesy,Consideration。

实例

DearSirs,

CopperWire

WithreferencetoyourletterofApril9,wearepleasedtoacceptyourofferof100tonsofCopperWireasperyourOfferSheetNo.8/070/02B.PleasegoaheadandapplyforyourExportLicence.AssoonasweareinformedofthenumberoftheExportLicencewewillopentheL/Cbycable.

关于你们四月九日涵,我们高兴地接受你们第8/070/02B号报盘单所报100吨紫色铜丝。

请着手办理申请出口许可证。

的一经接到出口许可证号码的通知,当即电开信用证。

要求书信“完整”的理由有三:

1、一封完整的书信比一封不完整的书信,有更大的可能性带来预期的效果;

2、一封完整的书信,有助于建立和表达友善关系;

3、一封完整的书信,可以避免由于遗漏重要情况（情报所导致的诉讼（Lawsuit;

4、有时,某些不显眼的书信或文件,由于所提供的情况完整而又生动有力（CompleteandEffective而成为极为重要的文件。

一封信写得是否完整,建议用五个"W"来检验,既:

Who,What,Where,When,Why（包括How。

例如:

在定货的信中,必须明确说明:

需要什么商品（Whatyouwant

何时需要（Whenyouneedthegoods

货物发到何地何人收（toWhomandWherethegoodstobesent

如何付款（Howpaymentwillbemande如对对方的要求作出否定的答复时（如不能报盘,不能理赔等应说明理由--为什么（Why

实例解说:

"CelluloseTape1/2"x3yds,withplasticdispenser700doz./-ditto-but1/2"x5yds,1,000doz."

这是出口商接到的一份定单中有关商品品名,规格和数量的内容。

中文意思是:

纤维素带（幅宽

半英寸,长3码,带塑料包装容器,700打;同上,但（幅宽宽半英寸,长5码,1000打。

主要问题是后半句不清楚。

"ditto"在这里表示前面提到的商品名称纤维素带,但不能包括"带塑料包装容器",因此,幅宽半英寸长5码的纤维素带是否有塑料包装容器没有说清楚,不完整。

所以最好改成:

"CelluloseTape1/2"x3yds,withplasticdispenser700doz.

CelluloseTape1/2"x5yds,withplasticdispenser1000doz."

这样即完整,又清楚明确,不会引起误解。

（一避免使用可能产生不同理解或意义不明确的词汇

〈例一〉

AstothesteamerssailingfromHongkongtoSanFrancisco,wehavebimonthlydirectservices.

（从香港到旧金山有直达船

但是bimonthly究竟是一个月两次,还是两个月一次呢?

不明确。

因此,最好清楚明白地说明“一个月两次”还是“两个月一次”:

（aWehavetwodirectsailingseverymonthfromHongkongtoSanFrancisco.

（每月两次直达船

（bWehavesemimonthlydirectsailingfromHongkongtoSanFrancisco.

（每半月一次直达船

（cWehaveadirectsailingfromHongkongtoSanFranciscoeverytwomonth.

（每两个月一次直达船

（二注意修饰词的位置,有时修饰词的位置不同,会导致不同的含意如:

（aPleaseletusknowwhatyouwishustodoaboutthismatterassoonaspossible:

（bPleaseletusknowassoonaspossiblewhatyouwishustodoaboutthismatter.

以上两句中修饰的内容不同:

（a你们要求我们尽快做些什么。

（b请尽快告诉我们。

所以（a可译成“请告诉你们要求我们为此尽快做些什么”;

（b可译为“请尽快告知,你们要我们为此事做些什么”。

（三注意代名词,关系代词和先行词的关系

按照英语习惯,句子中的代名词和关系代词一般是指离得最近的名词,因此要特别注意,以免引起误解或不清楚。

例句:

不好:

TheyinformedMessrs.John&Smiththattheywouldreceiveananswerinafewdays.

较好:

TheyinformedMessrs.John&Smiththatlatterwouldreceiveananswerinafewdays.

（四注意前后一致和紧凑,连贯

不一致:

Beingacertifiedpublicaccountant,Iamsureyoucanhelpus.

一致:

Beingacertifiedpublicaccountant,youcansurelyhelpus.

or;Asyouareacertifiedpublicaccountant,Iamsureyoucanhelpus.

（五仔细和恰当地分段落（Paragraphing

商业书信要写得使人一读就明白,因此必须按照内容仔细和恰当的分段落,一般的分段落原则是一个段落一个意思（Aparagraphforeachpointisagoodgeneralrule.。

现举例说明:

DearSirs,

ItisreportedinadomesticnewspaperthattheIranianCentralBankhasinstructedthecommercialbankstosuspendtheirbusinessofopeninganewletterofcreditasfromthe3rdMayforfinancialreasonofforeigncurrency.Althoughitissaidthatthisarrangementwouldbeatemporaryoneandwithestablishmentofnewimportpolicythisemergencyarrangementwouldbelifted,wearemuchconcernedabouttheoutcomeofthismovementtowardrestrictionofimporttoIranandshallbeobligedifyouwillkindlykeepuswelladvisedofdevelopmentofthisnewarrangementespeciallyinconnectionwithimportfromFrance.

Yoursfaithfully,

以上这封信只有一段,供两句。

第一句39字,第二句66字。

读后虽然能基本了解其内容,但读起来很舒服。

信的内容大体有三点:

1、伊朗中央银行因外汇原因,通知各商业银行从五月三日起停止开立信用证;

2、这临时措施,新的进口政策一订,这个措施就可能取消;

3、希望对方随时告之有关情况。

按照这三点,适当地分分段落,把信重新改写一下,可能读起来比原来的清楚易懂:

DearSirs,

ItisreportedinavernacularnewspaperthattheIranianCentralBankhasinstructedthecommercialbankstosuspendtheirissuingnewLettersofCreditasfromthe3rdMaybecauseofitsdecreasingforeigncurrencyfunds.Furthermoreitissaidthatthesuspensionseemsatemporaryoneandwillbereleasedwithestablishmentifanewimportpolicy.

Wearemuchconcerned,however,abouttheoutcomeofthismovementtowardrestrictionofimporttoIran.We,therefore,shallbeobligedifyouwillkeepuswellinformedofdevelopmentofthisnewstateofaffairs,especiallyinconnectionwithimportsfromFrance.

Yoursfaithfully

商业书信必须写得正确,因为它涉及到买卖双方的权利、义务和厉害关系,是各种商业单据的依据。

广义的说,商业书信的正确性表现在:

（一运用正确的语言水平

（二叙述得正确

（三数字要正确

（四正确理解和运用商业术语

（五合适的写作技巧或方法,以及正确运用其他的六个"C"。

（一正确的语言水平

（1、正式的和非正式的语言水平所用词汇比较:

formalinformal

terminate

domicile

deem

transpire

conflagrationedifice

endeavorobtain;procureperuseremunerateutilizesubsequentascertaincontingentuponanticipateinterrogateendhome

think（or:

believehappen

fire

building

try

get

readorstudypay

use

nextorfollowing

findout

dependingon

expect

ask

（2、正式的和非正式的语言比较

formalinformal

Willattaintheageof18years.Willbe18yearsold

Renderusmoredetail

WewillinstituteamailsearchSendusmoreinformation

Wewillaskthepostofficetosendoutatracer.

WethankyouinanticipationofthiscourtesyandassureyouthatitwillbeapleasuretoserveyouinasimilarmannerWeshallappreciateyourhelpingus.Letusknowwhenwecanreturnthefavor.

InformmeofyourintentionsastotheliquidationofthisbalanceLetmeknowwhenyoucansettlethisaccount.

Giveconsiderationtoaplan.Consideraplan

Thisplanwilleffectasavingof$10,000.Thisplanwillsave$10,000.

ToeffectcertainmodificationsinaprocedurecontingentupontheconcurrenceofmanagementTomakecertainchangesifmanagementagrees.

Theconclusionsascertaindfromaperusalofthepertinentdataisthatalucrativemarketexistsfortheproductinthisvicinity.

Thedatastudiedshowthattheproductisingooddemandinthisarea.

（3、避免使用不标准的语言

不要说应该说

ain''t

hadn''tought

irregardless

nohow

inregardto

can''thardly

betweenyouandI

where….atisn''t,aren''t

shoudn''t

regardless

anyway

regarding

canhardly

betweenyouandme

where

下面的内容是用三种不同语言水平的比较参考:

Formal:

AlthoughItem12isenumeratedinthereport,thewriterhasascertainedthatitiscurrentlynotintheorganization''sinventoryorinthewriter''spossession.

Informal:

AlthoughItem12islistedinthereport,it''snotinourstocknowandIdon''thaveiteither.

Standard:

Irregardlessofthereportthatitemain''tonourshelvesnow,andIhaven''tgotiteither.

（二叙述得正确

商业书信的内容要叙述得正确,既不能说得不够（Understatement,更不能说得过头（Overstatement。

例一:

Thisstoveisabsolutelythebest（or:

theverybestonthemarket.

（这种炉子是市场上绝对最好的炉子。

这句话是用来介绍商品的,但没有具体介绍商品的性能,而是抽象地断定这种炉子是“市场上最好的”。

这样介绍商品,不但不能达到推销的目的,反而使人对写信人有“卖狗皮膏药”的感觉。

改写:

OurmodelA195isdesignedonmodernlinesandgives,withoutanyincreaseinfuelconsumption,25%moreheatthantheoldermodels.Soyouwillagreethatitistheoutstandingstoveforeconomyoffuel.

（我们的A195型炉子是按近代样式设计的,在不增加燃料消耗的情况下,比其他各种旧式炉子温度高25%。

所以,你会同意,这是个优良的节约燃料的炉子。

（三字要正确

做对外贸易离不开数字。

对商业书信中的数字的正确性要特别加以注意,有时“失之毫厘,差之千里”。

甚至引起不同的理解。

（a“以上”,“以下”,“以前”,“以后”,“从……到……”等的表达法。

$2or（andabove（over二美元和二美元以上

60dozenor（andup（upward,upwards60打和60打以上

2%or（andmore2%和2%以上

anorderfor50grossorupward50罗或50罗以上的定单

anorderfornotlessthan50gross不少于50罗的定单

5%upto10%inclusive5%到10%

over5%upto10%inclusive5%以上到10%

（b

fromandincludingtoday（thisdate从今日起（包括今日

onandfromNov.10;从11月10日起

onandafterNov.10;（包括11月10日

asfromNov.10从毁约之日起

asfromthedateofthebreach（包括毁约之日

upto$40inclusive;到40美元

uptothemaximumof$40（包括40美元止

uptoandincludingNov.20到11月20日止

（包括11月20日

asfromthe1sttothe15thofMarchinclusive;从3月1日到15日

fromthe1stto15thofMarchbothinclusive（包括1日和15日

duringtheperiodbeginningon从3月1日起到3月30日止

March1andendingonMarch30,这一期间（包括头尾两天

bothdatesinclusive.

（四理解和运用商业术语

一般常用的商业用语用字简洁,意义明确,使用得好,工作进行得顺利,使用得不好,就会引起混乱,误解,甚至产生不必要的纠纷,如:

Youaskveryshortdeliveryforyourorder.

写信的人原意是说“你们要求赶快交你们的定货。

”

可是shortdelivery不是快点交货的意思,而是“短交”的意思,这就用错了商业术语。

因此,应该说:

Yourrequirequick（promptdeliveryofyourorder.

（五合适的写作技巧或方法,以及正确运用其他的六个"C"

（1、非英语国家的人学英语中普遍的弱点之一是不能正确地拼写（spelling每一个英文字。

拼写正确与否是一个很重要的问题。

有时,一不小心,拼写错了,会误大事或出笑话。

你想买靴子,英文应该是BOOTS,要是拼写成BOATS就变成你想买船了。

怎样才能正确地拼写?

最好的办法是读得仔细,注意每个字的正确拼法及字母排列。

要注意

音节（syllables

字根（roots

前缀（prefixes

后缀（suffixes

有人就此写了首打油诗做了个“总结”

IbeforeE

ExceptafterC

OrwhensoundedasA

Asinneighbororweigh.

其基本意思是说除了在字母C之后或是发音是[ei]之外,通常是I在E之前。

现举例说明:

（aie[发音i:

]

achieve,grieve,retrieve

believe,niece,shield

brief,piece,shriek

chief,pier,siege

field,pierce,thief

fiend,relieve,wield

fierce,reprieve,yield

（bei[发音i:

]

ceiling,conceive,deceive,perceive,receive

（cei[发音ei]

feint,obeisance,sleigh

freight,reign,veil

inveigh,rein,weigh

neighbor,skein,weight

例外:

either,fiery,foreign,friend,heifer,height,inveigle,leisure,seize,sovereign,weird.

又如以ceed,cede,和sede结尾的动词中,只有三个普通的动词以ceed结尾,即:

exceed,proceed和succeed结尾的,如:

acced,concede,intercede,precede,recede.

名词的复数形式也得注意,否则也要出错。

不过如何把名词的单数变成复数还是有规律的。

（a绝大部分的名词从单数变为复数时,只要在词尾加个""就行了。

如:

hat,hats;acrobat,acrobats;banana,bananas.

（b单数名词的字尾是s,ch,x或z的复数,通常是加es,如:

mass,masses;patch,patches;tax,taxes;buzz,buzzes.

（c以y结尾的y前是辅音字母的单数名词变复数时,把y去掉改为I再加es,如:

city,cities;community,communities.

（d以y结尾的y前是元音字母的单数名词变复数时,只要在字尾加s,如:

money,moneys.

（e以o结尾的而o前是元音字母的单数名词,在字尾加s就变为复数,如:

radio,radios.

（f以o结尾的而o前是辅音字母的单数名词变成复数时,应加es,如:

buffaloes,calicoes,cargoes,dominoes,echoes,embargoes,heroes,jingoes,mosquitoes,mottoes（mottos,mulattoes,potatoes,tomatoes,tornadoes,torpedoes,volcanoes.

但有例外如:

banjos,bolos,cantos,contraltos,dynamos,gigolos,octaves,pianos,quartos,silos,solos,sopranos,zeros.

（g绝大多数以f结尾的名词,从单数变为复数时,把f换成v再加上es,如:

half,halves,scarf,scarves（or:

scarfs;self,selves;sheaf,sheaves;thief,thieves;wolf,wolves.

但有例外如:

beliefs,chiefs,dwarfs,griefs,handkerchiefs,hoofs,mi