进销存系统流程分析报告.docx
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进销存系统流程分析报告
1.系统背景简介
进销存管理是商品零售商在管理中的一个极为重要的环节，并且也是零售商能否取得利润的关键。
也就是说，如果能做到进货合理、销售及时、库存量最少、积压商品的减少，那么零售商将得到一个最理想的效益。
由此可见，进销存管理决策的是否正确直接影响了零售商获得的经济效益。
在对进销存手工管理的情况下，电器卖场管理人员无法对进货量和库存量进行良好的控制，很难及时并正确得到商品的动态供求信息和库存信息，并且采购部门、仓储部门和销售部门各部门之间的通讯也不能做到通畅，这在竞争激烈的市场中也是非常不利的。
电器卖场进销存管理系统就是在这种状况下出现的，它利用计算机的技术，使得电器卖场进货、库存和销售能够有机结合起来，提高电器卖场正常运营的效率，提升效益，而且电器卖场在系统的运用下可以在客观性、时效性、科学性等方面获得信息，为管理者运用现代化手段管理电器卖场提供了保证，使电器卖场的各个方面的投入最大限度地发挥效益，避免了在商品购、销、存多方面产生漏洞。
我国国内电器卖场行业在信息技术设备上投入的资金相对较小，在日常管理中，计算机应用、数据交换、信息传输上都存在滞后的问题。
尽管一些电器卖场已经配备了POS系统，不过仅仅充当着计算器、出纳和打印机的功能，而在市场预测、资料读取存储、报表生成、商品的分析等功能都无法进行落实。
在一些环节上往往还是采用人力管理的方式进行低效的销售、采购、仓储、财务处理。
2.系统规划
技术上的可行性
随着社会经济的不断发展，人们的教育水平特别是计算机的应用水平有了很大的提高，如今，受过较好教育的员工都具有一定的软硬件基础，会使用各种管理软件，熟悉IT产品。
另外，电器卖场对员工的素质要求比较高，从管理层到下面的销售人员，都要求具有一定的计算机基础，所以在新系统投入使用时，只要对员工进行少量的培训，系统的功能和使用方法就基本上能够是系统顺利运行。
管理上的可行性
为了提高电器卖场的运营效率，提高顾客的满意度，增加销售额和盈利额；电器卖场的管理者非常支持该管理信息系统的开发和实施，对该系统的开发过程很配合也很关心，相信有了电器卖场管理者的支持，新系统开发完成后一定能够很好地实施。
因此，管理上是可行的。
经济上的可行性
（1）电器卖场有能力承担费用
计算机的价格已非常便宜，电器卖场完全可以负担的起，并且该系统不需要特殊的硬件支持，对CPU也没有特殊的要求。
（2）新系统将为电器卖场带来经济效益
电器卖场进销存管理系统是一个信息化、智能化和先进管理理念的集合体。
传统的人工管理、人工记账在查询、综合分析等方面存在许多不足。
有了新系统，可以方便电器卖场日常管理，不仅节省了大量的时间，还为电器卖场的各项决策提供了宝贵的资料，为电器卖场带来巨大的经济效益。
采用计算机管理不但可以提高工作效率，而且还可以节省人力、物力、财力，这样原来几个人干的工作现在一个人就完全可以胜任。
因此单从节省的职工工资、提高工作效率而避免各种直接或间接的经济损失角度来看，该系统实际所能够起到的作用将会远远大于投入的开发费用，所以从经济上是完全可行的。
可行性结论
根据以上的可行性分析，进行系统开发的各项条件已经成熟，可以立即进行系统的开发。
3.系统分析阶段：
组织结构
图1组织结构图
通过对该电器卖场现行系统的调查分析，了解到该电器卖场的组织结构设置为：
总经理下设库存部、销售部、采购部4个部门。
各部门主要功能如下：
（1）经理：
主要负责销售计划的制定和计划的落实。
经理需要经常了解和掌握销售情况，为指导销售工作和制定新的销售计划提供依据。
（2）库存部：
产品入库、出库、盘库等日常处理；科学合理地确定某库存物资的库存控制参数；汇总统计各类库存数据，反应和监督储备资金占用及采购资金使用情况。
（3）销售部：
主要负责商品的定价和销售以及客户服务。
（4）采购部：
①供货商的情况调查：
在实施采购之前，电器卖场首先就要对市场上各大商品供货商进行详细的调查，了解公司的具体情况，评定企业的信誉级别和公司的市场口碑，做到准确无误，采购顺利。
管理功能调查
通过对该电器卖场的调查，了解到了基本的组织结构，这些部门的存在是为了实现电器卖场的快销多销产品，为该电器卖场获取更多的利润。
通过调查，也了解到了该电器卖场的管理功能图如下：
图2管理功能图
业务流程调查
（1）、业务流程图
图3系统顶层业务流程图
（2）、库存业务流程图
图4库存业务流程图
数据流程图的分析
（1）、数据流程图
①电器卖场管理信息系统数据流程图
图7顶层数据流程图
③库存管理数据流程图
图9库存管理数据流程图
数据字典
数据字典的内容主要是对描述数据流程图中的数据项、数据结构、数据流、加工处理逻辑、数据存储、外部实体等组成部分的严格定义，下面是该管理系统的数据字典。
（1）数据项
表3-1商品代码的定义
数据项编号
Z-008
数据项名称
商品代码
别名
无
简述
商品代码是每个商品唯一的一个代号
类型及宽度
字符，8
取值范围与取值含义
第1~2位——商品类型
第3~4位——仓库编号
第5~7位——商品顺序号
表3-2入库日期的定义
数据项编号
Z-009
数据项名称
入库日期
别名
无
简述
入库日期是进货商品的入库时间
类型及宽度
Date，8
取值范围与取值含义
“00000000
表3-3仓库保管员的定义
数据项编号
Z-010
数据项名称
仓库保管员
别名
无
简述
保管员姓名
类型及宽度
字符，8
取值范围与取值含义
“00000000
（2）数据结构
表3-4供应商信息的定义
数据结构编号
111
数据结构名称
供应商信息表
简述
供应商的基本信息
数据结构组成
供应商编号名称地址E-Mail
表3-5入库信息的定义
数据结构编号
112
数据结构名称
供应商信息表
简述
商品入库的基本信息
数据结构组成
商品代码入库日期经办人
数量金额
表3-6仓库信息的定义
数据结构编号
113
数据结构名称
仓库信息表
简述
仓库的基本信息
数据结构组成
编号联系电话
（3）数据流
表3-7销售清单存储的定义
数据存储编号
Z-001
数据存储名称
销售清单存储
简述
存储商品的销售信息
数据存储组成
商品编号+柜台编号+商品信息
关键字
商品编号
表3-8补货单存储的定义
数据存储编号
Z-002
数据存储名称
补货单存储
简述
存储补货商品信息
数据存储组成
补货编号+补货仓库+商品信息
关键字
补货编号
表3-9库存信息存储的定义
数据存储编号
Z-003
数据存储名称
新库存信息
简述
存储新库存信息
数据存储组成
商品编号+库存数量+商品信息
关键字
库存数量
表3-10订单存储的定义
数据存储编号
Z-004
数据存储名称
物料需求存储
简述
存储电器卖场物料需求情况
数据存储组成
商品编号+需求量+时间
关键字
商品编号
表-311采购单存储的定义
数据存储编号
Z-005
数据存储名称
采购单存储
简述
存储采购情况
数据存储组成
商品编号+采购量+时间
关键字
商品编号
表3-12出库单存储的定义
数据存储编号
Z-006
数据存储名称
出库单存储
简述
存储出库情况
数据存储组成
商品编号+出库量+时间
关键字
商品编号
表3-13入库单存储的定义
数据存储编号
Z-007
数据存储名称
入库单存储
简述
存储入库情况
数据存储组成
商品编号+入库量+时间
关键字
商品编号
（4）处理逻辑
表3-14补充商品的定义
处理逻辑编号
处理逻辑名称
补充商品
简述
销售部门补充货物
输入的数据流
销售清单
处理
销售部提交每日的销售清单，以商品的编号、品名、数量核对现有的库存（商品信息）
输出的数据流
清单信息
处理频率
每天1次
表3-15检查的定义
处理逻辑编号
处理逻辑名称
检查
简述
检查是否需要补充存货
输入的数据流
销售清单
处理
检查是否需要补充库存，如果库存充足，则可以发出“发货通知”，否则，则需要补充库存商品
输出的数据流
补货计划，或者不补货
处理频率
每天1次
表3-16商品处理的定义
处理逻辑编号
处理逻辑名称
商品处理
简述
更新库存信息
输入的数据流
新库存信息
处理
销售部门将新上架的货物进行信息登记
输出的数据流
货物存储单
处理频率
每天1次
表3-17商品处理的定义
处理逻辑编号
处理逻辑名称
商品处理
简述
进行对商品信息采购的更新
输入的数据流
清单信息
处理
采购部将所需要采购的商品信息统计汇总，进行对商品信息采购的更新
输出的数据流
商品存储信息
处理频率
每天次
表3-18订单处理的定义
处理逻辑编号
处理逻辑名称
订单处理
简述
采购商品处理
输入的数据流
采购订单
处理
选择供应商，进行货物的采购
输出的数据流
发货单
处理频率
每天次
表3-19入库管理的定义
处理逻辑编号
处理逻辑名称
入库管理
简述
商品入库处理
输入的数据流
采购清单
处理
库存部根据采购部传送的采购的商品的采购清单，进行入库管理，对商品清单进行整理
输出的数据流
入库单
处理频率
每天次
表3-20商品维护的定义
处理逻辑编号
处理逻辑名称
商品维护
简述
进行日常商品维护
输入的数据流
库存商品信息单
处理
库存部每日进行商品维护，根据每日入库出库统计整理，对商品库存信息进行每日盘点
输出的数据流
盘点信息单
处理频率
每天次
表3-21确认购买的定义
处理逻辑编号
处理逻辑名称
出库管理
简述
将货物运往销售部门
输入的数据流
提货清单
处理
根据采购部门的采购清单，将商品移交给销售部门
输出的数据流
出库单
处理频率
每天次
（5）数据存储
表3-22商品信息存储的定义
数据存储编号
数据存储名称
商品信息存储
简述
货物的信息
数据存储组成
商品名称+商品数量+商品编号
关键字
商品编号
表3-23库存信息的定义
数据存储编号
数据存储名称
库存信息
简述
进行商品库存信息存储
数据存储组成
商品名称+商品数量+商品编号
关键字
商品编号
表3-24补货信息的定义
数据存储编号
S4
数据存储名称
补货信息
简述
补充货物
数据存储组成
商品名称+商品编号+商品数量
关键字
商品编号
（6）外部实体
表3-25供应商的定义
外部实体编号
P4
外部实体名称
供应商
简述
电器卖场商品的供应者
输入的数据流
输出的数据流
4系统设计阶段
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