楚源集团行政办公与综合管理规定.docx
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楚源集团行政办公与综合管理规定
第四章行政办公与综合管理
第一节行政与办公管理
会议管理规定
第一条本规定适用于生产分厂厂长、总裁助理级及以上领导参加、召开或主持的常设性例会，以上例会临时召开或因故另时召开的会议，以及临时召开的以上会议的扩大会议。
公司的股东大会、董事会、监事会不适用于本规定。
生产经营中的其它会议参照本规定执行。
第二条召开与参与会议是公司各级部门负责人日常工作中重要的工作内容，制定本规定的目的在于强化会议的管理，确保达到会议的目的和效果，提高会议的效率，确保议而有决、决而有行。
第三条例会应有明确的会议时间。
会议时间由年初的正式行文或通知确定，年初没有行文或通知的，按上年度的时间确定。
例会按时召开不必通知应参会人员，例会因故停开，延期、另时召开，或增加、补充人员时，应通知参会人员。
例会应有规定的会议内容范围。
所有会议都应有规范的会议记录。
第四条例会设立会议签到簿。
由办公室在会前按照参会人员名单制定会议签到簿，所有参会人员必须在签到簿上签名。
会议签到簿与会议记录一同保存归档。
第五条例会的缺席规定。
会议主持人因事不能主持会议时，由会议主持人委托其他人员主持会议，特殊情况可将会议取消或顺延。
所有参会人员一般情况下不得请假，确有特殊情况不能到会时，必须经会议主持人批准，否则按旷会处理。
第六条会议纪律
1、参会人员必须按规定时间、地点准时到会，严禁迟到早退。
2、所有与会人员在参会之前应根据会议的目的、议题等做好充分准备，做好会议记录。
3、会议开始前所有与会人员须将手机关闭或设置为无声状态，非紧急事项严禁接打电话。
4、会议期间所有与会人员应集中精力，做到“四不”：
不走神、不开小会、不交头接耳、不无故外出。
5、所有与会人员应积极参与问题的讨论。
但在讨论问题时，严禁情绪化、以自我为中心，不要出现不礼貌的言行。
发表意见应大胆、坦诚、不盲从、对事不对人。
在观点不被采纳的情况下，不指责和抵触。
6、讨论问题采取先民主后集中的方式，决议一旦形成，无论个人意见是否被采纳，所有与会人员均须在会后无条件执行，真正做到令行禁止，雷厉风行。
7、任何与会人员不得在会后发表与会议决议不同的意见以及其它消极、抵触言论；任何与会人员不得在会后泄漏、传播在会议中没有形成决议的事项。
8、公司办公室及相关部门要做好会场布置及茶水、音响等后勤保障工作。
9、对会议精神各相关单位和部门应及时组织学习、贯彻落实，对安排的工作任务应按时保质保量完成。
第七条例会安排（规划、布置）的工作执行（实施）的情况汇报与检查
1、会议的每一项工作安排应得到检查和汇报。
2、规定了汇报时间应在本次例会完成的，应在本次会议上汇报。
不能在本次会议时间内完成的，将工作进度情况进行汇报，对尚未解决的困难和需要协调的关系等进行说明。
3、会议的工作安排，会议记录人应在会议过程中对责任部门的工作进展情况进行检查，并在会后向工作安排领导汇报。
4、各部门工作汇报的内容，可在例会召开前，写出书面材料交会议记录人。
由会议记录人整理，并在会议上统一汇报。
5、没有按会议安排保质保量按时完成工作任务、在执行过程中没有向领导反映困难和问题、又没有正当理由的，按《奖惩办法》对责任人进行处理。
第八条总经理办公会（扩大）会议
1、总经理办公会（扩大）会议由董事局主席或总裁主持，如董事局主席或总裁因事不能主持会议，会议可临时通知取消或顺延。
2、会议时间：
每周六上午。
3、会议地点：
集团办公大楼四楼会议室。
4、参会人员：
集团公司董事局主席、总裁、副总裁、工会主席、三总师、总裁助理、化工分厂正、副厂长、供应、销售、储运公司正、副总经理，子公司主要负责人等。
扩大会议可包括当次会议内容相关的部门负责人（具体人员名单以通知为准）。
5、会议内容
（1）研讨和决策生产、经营、技术、财务、人事等管理上的重大问题；
（2）各分线负责人报告工作情况，对下段工作做出计划，提出建议，落实措施；
（3）其它重大事项。
第九条集团公司财务线工作会议
1、财务工作例会由财务总监或财务总会计师主持。
2、会议时间：
每周一上午9点至11点，月初的五日内如有例会时间，当次例会取消。
3、会议地点：
集团办公大楼财务线会议室。
4、参加人员：
集团公司及各子公司财务部门负责人。
必要时，集团公司企管部部长、审计部部长列席会议。
5、会议内容
（1）协调处理集团公司、子公司之间的相互往来账目、票据交换和账务处理；
（2）传达集团公司财务管理制度、新的财务政策与相关法律法规；
（3）各公司汇报财务运行情况，研究、探讨财务管理的新办法和新措施，解决存在的问题；
（4）其它事项。
第十条集团公司综合线工作会议
1、综合线工作会议由分管综合工作的副总裁主持。
2、会议时间：
每月一次，在每月下旬召开（具体时间以会议通知为准）。
3、会议地点：
集团办公大楼四楼会议室。
4、参加人员：
分管综合工作的副总裁、综合线各总裁助理、各部门正副职领导。
5、会议内容：
（1）上级会议的精神传达和工作安排；
（2）各部门本月工作小结和下月工作计划；
（3）各部门工作需要协调解决的问题；
（4）生产、经营活动中管理存在的问题和解决办法；
（5）检查前期会议布置的工作进展情况；
（6）其它事项。
第十一条集团公司生产线工作会议
1、会议由分管生产的副总裁主持。
2、会议时间：
每周五下午。
3、会议地点：
集团办公大楼五楼生产线会议室。
4、参加人员：
分管生产的副总裁、集团生产部门负责人、各厂正、副厂长、各厂生产线职能部门负责人（具体人员名单以通知为准）。
5、会议内容：
（1）通报近期生产情况；
（2）各部门汇报完成工作任务进展情况；
（3）对安全、环保、设备、计量、人力调配及其它生产相关事项进行安排和平衡调度；
（4）研究生产管理中存在的问题和解决的办法；
（5）其它事项。
第十二条集团公司经营线工作会议
1、经营线工作会议由集团公司分管经营的副总裁主持。
2、会议时间：
每周五下午。
3、会议地点：
集团办公大楼三楼会议室。
4、参加人员：
分管经营的副总裁、供应、销售、储运、进出口公司正副总经理、各部门负责人（具体人员名单以通知为准）。
5、会议内容
（1）销售、供应计划实施和完成情况；
（2）产品销售的市场变化及对策；
（3）原辅材料供应市场的变化及对策；
（4）储运管理中存在的问题及解决办法；
（5）内部和外部资金结算情况，存在的问题及解决办法；
（6）其它事项。
第十三条化工分厂生产调度会
1、会议由各分厂厂长主持。
2、会议时间：
每周一次（具体时间以各厂通知为准）。
3、会议地点：
各化工厂会议室。
4、参加人员：
各分厂正、副厂长、生产部门负责人、生产车间、辅助车间负责人（具体人员名单以分厂生产部通知为准）。
5、会议内容
（1）通报近期生产情况；
（2）各部门、车间汇报完成工作任务进展情况；
（3）各部门、单位近期工作需要平衡协调的事项；
（4）研究、解决管理中存在的问题；
（5）传达上级会议精神和领导要求，安排近期生产相关事项；
（6）检查前期会议布置的工作进展情况。
第十四条集团公司企管工作例会
1、企管工作会议由集团公司分管企业管理工作的总裁助理主持。
如分管总裁助理因事不能主持会议，由企管部部长主持。
2、会议时间：
每月一次（具体时间以会议通知为准）。
3、会议地点：
集团办公大楼四楼会议室。
4、参加人员：
集团公司及各子公司企管部门负责人。
5、会议内容：
（1）各企管部门汇报、总结本月企管工作情况及下月工作安排；
（2）对企业管理中突出的疑难问题进行讨论，并研究、探讨解决的办法；
（3）为公司正常业务运行建章建制，并提出修改、对制度的执行和检查情况通报；
（4）其它有关管理的事项。
第十五条资料保管与存档
1、各种例会的签到簿与会议记录一起保存。
2、会议应用固定的纸质订本记载，所有会议记录保存时间至少为一年。
3、总裁办公会的所有资料，按照档案管理规定、总裁办公会议决定、《公司法》的有关规定进行保管、存档和销毁。
公文管理规定
第一条收文处理
1、各级来文、来函，由文书处理人员统一拆封，分类收文、登记、编号，填写收文处理单，部门负责人根据来文的密级、内容，分别送达公司领导阅批。
（1）与生产、经营等全局性有关的文书送董事长、总裁阅批，根据批示由办公室承办和督办。
（2）安全、生产、环保、技改、质量等有关的文书送分管生产的副总裁阅批。
（3）供应、销售等营销工作有关的文书送分管经营的副总裁阅批。
（4）项目引进、开发、技改、环保、质量等科学技术方面的文书送分管技术开发的副总裁阅批。
（5）行政事务、劳动人事、社会保险、环保、宣传等方面的文书送分管行政的副总裁阅批。
（6）企业管理、基本建设、环保等方面的文书送分管企业管理的总裁助理阅批。
（7）财务、审计、企业管理等方面的文书送分管财务负责人阅批。
（8）党建、纪检等方面的文书送分管党务工作的负责人阅批。
（9）工、青、妇、员工文体活动等方面的文书送分管党务工作的负责人和工会主席阅批。
2、各职能部门收到部门或公司的文件，或领导个人直接收到的文件，凡需要审批和办理的，无特殊情况需先转办公室按程序分批，未经办公室登记、分批的，各职能部门不得自行办理；特别紧急的文件，经领导同意先行办理的，办完后需及时到办公室补办登记、分批手续。
第二条批文处理
1、来文审核
（1）来文是否属于文件受理范围；是否应由公司办理；是否符合行文规则；文件使用、公文格式是否规范。
（2）内容是否符合法律、法规、规章及其它有关规定。
（3）涉及其它部门职权的事项是否已经协商、会签。
（4）对不符合规定的文件，由办公室退回来文单位。
同时注明退回来文原因，并定期通报。
2、拟办
（1）需要办理的公文，办公室应及时提出办理意见，送公司领导批示或交送有关职能部门办理。
（2）拟办意见力求准确，把握不准时应先主动向相关部门了解情况。
对紧急公文应明确办理时限，对需要多个职能部门承办的公文应明确主办单位。
3、批办
审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意。
没有请示事项的，圈阅表示已阅知。
第三条传送文件
1、按公司领导排序，办件由后向前送批，阅件由前向后送阅。
2、对公司领导审批过的公文，办公室登记后应及时转送有关部门科室办理。
3、办公室登记后应及时转送有关部门办理。
第四条承办文件
1、承办部门收到交办的公文后应及时办理，不得延误、推诿。
紧急公文应严格按照时限要求办理，确有困难的及时说明。
对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应及时退回办公室，并说明理由。
2、承办期限
（1）送达阅批文书，急件当日收文，当日送签，当日承办。
一般性文书，在两天之内承办。
密级文书，按《保密管理规定》送达办理。
（2）阅文领导应及时对公文进行阅批，时间一般不超过三天。
紧急公文随批随办，确保公文的时效性和严肃性。
第五条督办
1、对公司主要领导关注的重大问题和公司中心工作重点督办，对重大决策贯彻落实情况跟踪督办，对其它督查事项及时督办。
做到事事有着落，件件有结果。
2、督办工作由办公室统一协调，各职能部门主要负责人为第一责任人。
主办单位按规定要求办结后，送办公室备案、销号，并由办公室统一对外发送。
未能按时办结的，主办单位应及时书面说明原因，经部门负责人签字后交送办公室，由办公室负责向公司领导和有关部门进行说明。
3、凡公司内就某一事项有明确规定时限要求或公司领导有明确要求的，协办单位应按时办结。
未明确时限的，原则上不超过三个工作日，最迟不超过七个工作日。
第六条发文规则
1、适用范围
（1）公司文件适用范围
（a）向上级部门报送的请示、报告、意见；
（b）发布公司规范性文件；
（c）向各子公司、所属部门印发带有普遍指导意义的通报、通知、意见等；
（d）下达涉及集团公司经济运行的有关重要指标和项目计划；
（e）部署全局性重要工作；
（f）对各子公司重要事项请示的批复。
（2）公司函件适用范围
（a）向市委、市政府领导个人报送报告性公文，答复有关批示件办理情况；
（b）答复人大代表和政协委员提出的建议和提案；
（c）向业务单位行文商洽工作；
（d）答复乡镇办事处、村委会来文请求批准的事项，如项目、资金、设立公司等；
（e）征询有关部门对公司牵头办理事项的意见；
（f）答复有关部门的意见等。
（3）办公室文件适用范围
（a）向各子公司、有关部门安排专项工作，如工作总结，部署有关调研工作，开展有关活动等；
（b）发布公司内有关工作制度；
（c）印发公司领导主持的重要会议的会议纪要；
（d）转发有关单位带有普遍指导意见的文件及一般性公文的转发；
（e）下发有关行政事务的通知，如各类会议通知等。
（4）电话
（a）用于紧急情况下发送需尽快处理的公文；
（b）本着“有利保密、方便工作”的原则，参照文件适用范围，并根据公文内容的重要程度确定。
2、除办公室外，各职能部门科室不得制发政策性和规范性文件，各子公司不得代替集团公司审批下达应当由集团公司审批下达的事项。
3、报送公司的请示、报告，应一文一事，不得将请示、报告混为一体，不得越级上报，不得多头呈送。
除领导交办的事项外，不得直接报送领导个人，只能报送公司办公室收文后呈交公司领导研究审批。
4、以公司名义对上或对下的公文由公司办公室或指定有关部门拟稿，涉及全局性的重要事项、重大决策、重要工作部署、重大人事变动必须由董事长或总裁审查签发。
其它公文按工作职能分工送分管副总裁、总裁助理、监事会主席、工会主席审查签发。
办公室直接下发的公文，办公室主任签发。
第七条公文文种
1、公文种类主要有13种：
包括命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
各单位不得在此之外自立文种。
2、公司主要公文行文种类
（1）决定：
对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项，用“决定”。
（2）通告、通知：
公布应当普遍遵守周知的事项，用“通告”。
发布规章制度，转发上级同级和不同隶属部门的公文，批转下级部门的公文，要求下级部门办理和需要周知或共同执行事项，用“通知”。
（3）通报、意见：
表彰先进、批评错误，传达重要精神或情况，用“通报”。
对重要问题提出见解和处理办法，用“意见”。
（4）报告、请示：
向上级部门汇报工作，反映情况，提出建议，用“报告”。
向上级请求指示、批准，用“请示”。
“意见”、“报告”、“请示”必须严格区分，不得混用、并用。
（5）批复：
答复请示事项或对下级布置工作，用“批复”。
（6）会议纪要：
记载、传达会议决定事项主要精神，要求与会单位或个人共同遵守执行的，用“会议纪要”。
（7）函：
不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项，用“函”。
第八条发文办理要求
1、发文办理指以本公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、盖章、登记、分发等程序。
2、草拟公文要求
（1）符合国家法律、法规及公司的规章制度。
如提出新的政策规定，要充分征求有关方面意见，确保切实可行，并加以说明。
（2）要求情况属实、观点明确、直述不曲、条理清楚、语气恰当、文字简练，超过3000字要写出内容摘要。
（3）注意连续事件的前因，后续补充文件的衔接。
（4）公文的文种应当根据行文目的、本公司职权和与主送机关的行文关系确定。
（5）人名、地名、数据和引文应准确无误。
引用公文应当先引标题，后引发文字号。
引用外文应当注明中文含义。
日期应当写明具体的年、月、日。
（6）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“
（一）”，第三层为“1”，第四层为“
（1）”。
（7）必须使用国家法定计量单位。
（8）文中使用非规范化简称，先用全称并注明简称。
使用国际组织外文名称或其缩写形式，在第一次出现时注明准确的中文译名。
（9）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和用于词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
3、审核。
公文文稿交送相关负责人签发前，由办公室进行审核。
办公室审核后，将草拟原稿、修改稿和有关材料一并送负责人审定。
各主办部门无特殊情况，不得将文稿直接送有关负责人签批。
未经办公室审核的文稿，有关负责人可不予签批。
4、公文签发后，由拟稿单位送文印室编号打印。
校对由拟稿单位负责，印发和归档由办公室负责。
第九条公文格式
1、公文格式的组成要素包括：
份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人（会签人）、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等。
（1）涉及公司秘密的公文应当标识秘密等级和保密期限。
秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”，其中“绝密”、“机密”级公文还应在首页版心左上角用阿拉伯数码标识份数序号，以便控制发放范围和查找。
（2）公文的紧急程度分为“特急”、“急件”。
其中电报的紧急程度分为“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
（3）发文机关标识应当使用发文机关全称，如不能标识全称的，应标识规范化简称。
联合行文，主办机关排列在前。
（4）发文字号应包括发文机关代字、年份和序号。
年份、序号用阿拉伯数码；年份应标全称，使用六角括号“［］”；序号不编虚位（即不编为001）。
联合行文，只标识主办。
（5）机关的发文字号。
与其它机关联合行文原则上应使用排列在前的机关发文字号。
（6）上行文应当标识签发人姓名。
其中，“请示”应在附注处注明联系人的姓名和电话。
（7）公文标题一般由发文机关全称或规范化简称、事由、文种三部分组成。
（8）标题中的事由应当准确简要地概括公文的主要内容。
（9）下发规章用“发布”；下发本公司产生的公文用“印发”；下发下级机关的公文用“批转”；下发上级、同级或不相隶属单位的公文用“转发”。
批转、转发公文，只将事由写清楚，不必照抄原标题，也不得只写原发文字号。
（10）标题中除对法律、法规、规章名称和书名加书名号外，一般不用标点符号。
（11）标题可分一行或多行居中排布；回行时，应做到词意完整，排列对称，间距恰当。
（12）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称、统称。
（13）公文如有附件，应在正文之后、成文日期之前注明附件顺序和名称。
附件序号使用阿拉伯数码（如“附件：
1.×××”），附件名称后不加标点符号。
附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角标识“附件”，有序号时标识序号。
附件的序号和名称前后标识一致。
如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。
（14）成文日期以负责人签发的日期为准。
联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。
电报以发出日期为准。
成文日期应用汉字将年、月、日标全，“零”写为“Ｏ”。
（15）除会议纪要、电报、翻印件以及公开发布、张贴的公文以外，公文应当加盖印章。
联合上报的公文，由主办机关加盖印章。
联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。
印章必须与正文同处一面但不得压正文。
当正文排版后所剩空白处不够加盖印章时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
（16）附注是对公文的发送范围、使用时需注意事项及公文有关的情况说明，加圆括号标识在成文日期下一行。
（17）公文（除电报外）应当标注主题词。
先标类别词，再标类属词，最后标文种，词目最多不超过五个，词目之间空一字。
（18）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其它机关，应当使用全称或者规范化的简称、统称。
抄送机关的排列顺序一行为上级单位，一行为同级单位，一行为其它单位。
（19）印发机关名称署全称。
印发日期以公文缮印日期为准，用阿伯数码标识。
2、公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。
张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。
3、启用新的文件形式，发文字头按新的标准执行。
第十条公文归档
1、公文办理完毕后，应当根据《档案法》和公司有关规定，及时整理（立卷）归档。
个人不得保存应当归档的公文。
2、归档范围内的公文，按照有关规定定期向档案室移交。
3、拟制公文一律采用电脑打印。
拟稿人签字及修改、签批公文，应使用钢笔（蓝黑墨水或碳素墨水）或毛笔，不能用圆珠笔、纯蓝墨水笔、各种铅笔书写。
第十一条公文管理
1、公文由办公室负责统一收发、审核、用印、归档和销毁。
2、下发的公文，特别是涉密文件，原则上不准翻印。
经批准后翻印时，应当注明翻印单位、日期、份数和印发范围。
3、不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人批准，可以销毁。
4、销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上销毁，确保不丢失、不漏销。
其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。
5、机构合并时，公文应当随之合并管理。
机构撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案室。
工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
6、密码电报的作用和管理，按照有关规定执行。
第十二条打印、复印
1、凡以公司名义上报下发的公文、报表、工作计划、总结、请示、报告、简报、纪要、通知、通报、通告、信函、规章制度、宣传教育材料、表彰或处理决定，以及公司领导批准翻印的公文、材料均属打印、复印范围。
2、凡需要打印复印的公文、资料应先将其底稿首页附上公司统一的“发文审批单”，经主管部门负责人审查同意并经办公室审核，统一编号，送公司领导签发后方能交附打印或复印。
3、打字员接稿后，应认真检查公文签发手续是否完备，书写是否工整，是否符合公文归档要求等，对发文手续不全，书写不符合要求的公文，打字员有权拒绝打印。
4、打字员要严格遵守保密制度，不得将打印的内容向外泄露，与工作无关人员不得进入打字室。
5、文稿打完后，打字员将原稿交给拟稿人校对，拟稿人校对后在原稿上签名。
6、凡是以公司名义上报下发的文件材料，由办公室负责打印、装订。
要求字迹清晰、版面清洁、装订整齐，由秘书上报下发，做好发文登记。
7、打印、复印文件要严格按照审批的份数操作，不得私自增加份数或私自留存，废页、余页及时销毁。
印章管理规定
第一条为了加强公司印章管理，规范公司印章的刻制、发放、保管、使用，以及停用和作废，制定本规定。
第二条本规定中所指印章是公司发布或管理的文件、凭证文书等与公司权利义务有关的文件上，需以公司或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章。
第三条公司印章的种类
1、公司公章：
公司按法定程序经工商行政管理部门注册登记后，在所在地公安部门登记备案，对外具有法人效用的公司正式印章，为含五星的圆形。
2、公司业务专用章：
代表和行使某项专业内容和权力的印章，包括合同专用章、财务专用章等。
3、公司钢印：
用钢材制作，加盖于各种证件，等同于公司正式印章。
4、法人章：
刻有公司董事长名字具有法人效应的法人专用章。
5、总裁章：
刻有公司总裁名字的印章。
6、职能部门印章：
刻有各单位名称，含五星图案的圆形印章，不具备法人效力，仅供公司内部使用。
7、其它专用章：
因工作需要代表公司对外行使某项专业权力的圆形印章，包括法律办公室章、培训中心章等。
增刻此类印章的申请必须在申请时列明印章使用管理范围及规定并报请综合副总裁批准。
8、戳记：
带有标识性的印章，常加盖在显要位置上，起提示作用。
如“急”、“秘密”、“谨防有毒”等字样。
第四条印章的刻制、启用、废止与更换。
1、集团公司及所属子公司印章由集团办公室统一管理。
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