学工管理系统功能白皮书模板.docx

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学工管理系统功能白皮书模板

数字校园系列软件产品

学工信息管理系统

功能白皮书

1产品概述

1.1产品简介

学生学工管理系统涵盖高校学生在校活动的所有环节，包括思想教育、评优评先、课外赛事、勤工助学、心理指导、违纪处分、保险管理、社团活动、社会工作、学生就业、军训管理、系统管理、用户管理等等功能模块。

系统是基于校园网/互联网的浏览器程序，既可以与数字化校园平台无缝对接（已做好接口），又可独立运行。

学生工作管理系统本着实用、先进、开放、可靠、可扩展的设计原则，采用J2EE技术。

开发出适合学校的基础信息管理、贫困生管理、勤工助学管理、助学金管理、困难补助管理、学费减免管理、荣誉称号管理、违纪处分管理、思政管理、日常管理、心理健康等功能。

此系统涵盖了完整的学生工作管理部门业务，协助高校规范学生工作管理部门的工作流程，实现在线业务处理，为学生处老师、学生、各院系老师和辅导员等提供统一的网上办公服务平台，实现各部门间有效的信息共享和协同工作。

1.2应用范围

主要用户

主要功能

系统管理员

学工系统设置、权限分配

学生处相关管理老师

学工事务管理、审核、查询全校学生相关信息

辅导员、院系学工负责人

学工事务管理、审核、查询所管理的学生相关信息

学生

学工事务申办、个人相关信息查询

2产品功能结构

学工信息管理系统功能结构图

3产品功能

3.1学生基本信息管理

3.1.1个人基本信息修改

学生处相关管理老师可以设置学生基本信息修改的时间、学生范围、流程以及各类人员可维护的内容清单，审核过程中的学生申请可由学生处老师进行强制审核通过。

维护设置

3.1.2基本信息修改申请

学生申请修改自己的基本信息及家庭成员信息，包含：

出生日期，证件号码、籍贯、生源地、户口所在地、血型、健康状况、个人联系方式、家庭住址及联系方式等。

3.1.3基本信息修改审核

各级管理老师（学生处相关管理老师、院系学工负责人、辅导员等）可以对个人基本信息进行确认和变更，管理员可设置审核流程、各流程中可维护的字段信息，审核后系统自动更新基本信息。

学校管理人员通过查看审核统计数据，进行批量审核。

信息修改审核

3.1.4学生基本信息管理

各级管理老师（学生处相关管理老师、院系学工负责人、辅导员等）可以维护和查询自己管辖范围内的学生信息，包括学生个人基本信息、奖惩信息、资助信息等。

系统提供数据接口，可进行批量数据导入，或将查询和统计的结果数据导出Excel表格。

系统实现数据交换后，学生的部分信息可以通过数据交换中心平台从其他系统共享而来（如学籍信息将来自教务系统）；学工系统只对学工业务相关的学生信息内容进行维护。

学生处相关管理老师可以通过批量处理的方式，将已经毕业的学生设置成为毕业生。

毕业生在系统中的所有数据将会迁移到历史库。

学生基本信息管理

3.1.5班级管理

系统提供班级信息的维护和管理，包含班级代码、班级名称、专业、年级、人数等信息；班级的相关信息也可以通过数据交换的方式进行获取，并在该模块提供查询。

系统提供数据接口，可将查询和统计的结果数据导出成Excel表格。

3.1.6学生基本信息报表

系统提供可以提供可自定义的学生基本信息明细表和统计表。

用户可自行选择需要的字段（如：

学号、姓名、生源地、现在年级、班级名称、院系名称等）进行报表的查询统计以及保存打印。

明细表和统计报表

维图形统计

3.1.7学生扩展信息管理

各级管理人员可以直接维护学生的教育经历、工作经历、培训经历、社会实践活动、校外奖励、语言能力、校外证书信息。

系统提供数据接口，可将查询和统计的结果数据导出成Excel表格。

3.2奖学金管理

3.2.1奖学金设置

学生处可自行维护奖学金的种类（如：

综合奖学金、国家奖学金、文体优秀奖等）、等级、金额等信息，设置各个奖项的审核流程以及评定时间

奖学金设置

3.2.2奖学金申请

学生可见当前学校开通的所有奖学金种类，选中自己希望获取的奖学金，然后提交申请，对于不符合条件的学生，申请时系统直接提示学生“不符合申请”。

申请提出后，学生可以查看申请的处理进度。

奖学金申请

3.2.3奖学金审核

根据各个奖项的审核流程设置，各级审核人员对学生的奖学金申请信息进行审核；系统支持批量审核。

院校管理人员可以代替学生手工添加学生的奖学金申请信息。

学生审核通过后可以导出Excel表格，为财务进行费用发放提供参考。

审计统计

3.2.4奖学金管理

供学校管理人员新增、维护、查询学生的奖学金获得信息，包括奖学金名称、评定等级、评定学年、学号、姓名、院系等信息。

系统提供数据接口，可进行批量数据导入，或将查询和统计的结果导出Excel表格

新增奖学金

3.2.5奖学金报表

系统提供可自定义的奖学金获奖信息明细表和统计表。

用户可自行选择需要的字段（如：

奖学金名称、评定学年、院系），进行报表的查询统计以及保存打印。

奖学金明细报表

3.3荣誉称号管理

3.3.1荣誉称号设置

学生处可自行维护荣誉称号的种类（如：

三好学生、学生成绩优秀奖、优秀团干等）、等级、金额等信息，设置各个奖项的审核流程以及评定时间。

3.3.2个人荣誉称号申请

学生可见当前可申请学校开通的所有个人荣誉称号种类，选中自己希望获取的奖学金，然后提交申请，对于不符合条件的学生，申请时系统直接提示学生“不符合申请”。

申请提出后，学生可以查看申请的处理进度。

3.3.3个人荣誉称号审核

根据各个奖项的审核流程设置，各级审核人员对学生的荣誉称号申请信息进行审核；系统支持批量审核。

院校管理人员可以代替学生手工添加学生的荣誉称号申请信息。

学生审核通过后可以导出Excel表格，为财务进行费用发放提供参考。

3.3.4集体荣誉称号申请

辅导员可见当前可申请学校已开通的所有集体荣誉称号种类，选中自己所在班级希望获得的荣誉称号后，提交申请。

3.3.5集体荣誉称号审核

根据各个奖项的审核流程设置，各级审核人员对辅导员申报的集体荣誉称号申请信息进行审核；系统支持批量审核。

院校管理人员可以代替学生，手工添加学生的荣誉称号申请信息。

3.3.6荣誉称号管理

供学校管理人员维护查询学生的个人荣誉称号的获得信息以及集体荣誉称号的获得信息，如荣誉称号名称、评定等级、金额等。

3.3.7荣誉称号报表

系统提供可自定义的荣誉称号获奖信息明细和统计表。

用户可自行选择需要的字段（如：

评定学年、荣誉称号、院系），进行报表的查询统计以及保存打印。

3.4违纪处分管理

3.4.1违纪处分设置

设置违纪的类型（如：

破坏公物，考试作弊，夜不归宿等）和处分的类型（如：

警告、严重警告、记过、留校察看、开除等），以及是否存在察看期以及处分管理单位。

3.4.2违纪处分上报

各院系上报自己院系学生的违纪情况（如：

学号、姓名、院系、违纪类型、违纪事件等），并给出处分建议。

3.4.3违纪处分管理

学生处相关管理老师审核院系上报的处分，记录最终处分处理信息，直接维护学生所受处分的信息。

3.4.4违纪处分查看

院系学工负责人、辅导员都可以看到自己所管理的学生的违纪处分情况，学生自己也可以看到个人的违纪处分情况。

违纪处分情况包含学号、姓名、院系、班级、违纪类型、违纪日期、处分学年、处分类型、处分日期等内容。

3.4.5违纪处分解除申请

学生在处分察看期结束后，可自行申报解除处分，在申报的过程中详细填写解除的原因，所依据的条例等。

申请提出后，学生可以查看申请的处理进度。

3.4.6违纪处分解除审核

各级管理老师根据设置的流程对学生的解除处分申请进行审核，尚未通过，可将申请退回。

3.4.7违纪处分报表

系统提供可自定义的违纪处分信息明细表和统计表。

用户可自行选择需要的字段（如：

处分类型、处分学年、院系），进行报表的查询统计及保存打印。

3.5贫困生管理

3.5.1贫困生设置

设置学习的贫困生等级、家庭困难类型、高档消费品类型以及申请起止时间、审核流程等信息

3.5.2贫困生申报

学生在学习规定的申请时间内网上填写困难生认定表格上的相关信息，包括学号、困难类型、家庭收入等，提出困难认定申请，申请提出后可查看申请的处理状况。

3.5.3贫困生审核

根据设定的流程，各级管理老师可以查看自己所管理的学生中目前等待处理和已经处理的统计情况；可以查看学生统计的申请表中的信息和该学生在学习的表现，可以修改学生的困难等级信息；可以批量审核通过或驳回学生的贫困生资格认定申请，也可手工新增学生为贫困生。

3.5.4贫困生管理

供学校管理人员维护查询学生的困难认定信心，如学号、姓名、班级、院系、困难类型等。

系统提供数据交换，可进行批量数据导入，或将查询统计的结果导出成Excel表格。

3.5.5受助情况查询

学校和院系的管理老师查看每个贫困生的所获的奖学金、助学金、勤工助学金、贷款、困难补助、学费减免的各项金额，以了解其受助情况

3.5.6贫困生报表

系统提供可自定义的贫困生信息明细表和统计表。

用户可自行选择需要的字段（如：

评定学年、院系、姓名），进行报表的查询统计以及保存打印。

3.6社团管理

3.6.1新社团成立申报

指导教师或学生填写《新社团成立审批表》

3.6.2学生社团管理

建立学生社团数据库、主要包括学生社团名称、社团成立时间、指导教师姓名、各个社团学生成员名单等字段

3.6.3学生社团查询

社团获批后的查询、导出、打印等功能、并能够生成学生社团成员花名册。

3.6.4第二课堂活动申请

各系制定系《第二课堂活动计划》提交申请；学生处制定学校《第二课堂活动计划》提交申请；上级部门下发文体竞赛通知。

3.6.5第二课堂活动审核

系《第二课堂活动计划》由学生处审批；校《第二课堂活动计划》由校主管领导审批；文体竞赛通知由校主管领导审批。

3.6.6第二课堂活动管理

对第二课堂，分各系第二课堂活动、校内第二课堂活动、校外问题竞赛活动进行

3.7勤工助学管理

3.7.1用工单位岗位管理

学生处可设定各个勤工助学用工单位的岗位信息、岗位负责人及其联系信息以及岗位月工资信息并发布用工信息。

3.7.2岗位申请

学生可针对学校开放的岗位进行申请，学生申请时，受到岗位上设定的条件限制。

对于不符合条件的学生，申请时系统直接提示“不符合申请”

3.7.3岗位审核

学生申请后用工单位和学校进行审核，最终确定学生的上岗信息。

用工单位和学生处也可自行终止或添加上岗的学生信息（受人数限定）。

3.7.4勤工助学管理

学生处相关管理老师直接维护学生的岗位安排信息

3.7.5报酬发放管理

用工单位上报本单位在岗的勤工助学学生的报酬，学生处进行审核，或者学生处直接进行在岗学生的报酬计算。

最终的学生报酬情况可通过报表导出，交由财务进行发放

3.7.6勤工助学报表

系统提供可自定义的勤工助学上岗信息以及报酬发放明细表和统计表。

用户可自行选择需要的字段（如：

院系、用工单位等），进行报表的查询统计以及保存打印。

3.8助学金管理

3.8.1助学金设置

学生处可自行维护助学金的种类（如：

国家助学金、省助学金、校助学金等）、等级、金额等信息，设置各个奖项的流程以及评定时间。

助学金设置

3.8.2助学金申请

学生可见当前可申请学校已开通的所有助学金种类，选中自己希望获得的助学金提交申请，对于不符合条件的学生，申请时直接提示学生“不符合申请”。

申请提出后学生可随时查看申请的处理进度

3.8.3助学金审核

根据各个奖项的审核流程设置，各级审核人员对学生的助学金申请信息进行审核。

审核过程中，可以逐个审核，可以依据申请统计结果进行批量审核，可以手工添加新的获奖信息。

学校审核通过后可以导出Excel格式清单文件，提供财务发放使用。

3.8.4助学金报表

系统提供可自定义的助学金获奖信息明细表和统计表

3.8.5助学金管理

供学校管理人员维护查询学生的助学金获得信息，包括学号、姓名、评定等级、金额等信息。

3.9困难补助管理

3.9.1困难补助设置

学生处可自行维护困难补助的种类（如：

特困补助、临时困补等）、等级、金额等信息，设置各个奖项的审核流程以及评定时间。

3.9.2困难补助申请

学生可见当前可申请（学校开通）的所有困难补助种类，选中自己希望获得的困难补助提交申请，对于不符合条件的学生，申请时直接提示学生“不符合申请”。

申请提出后学生可随时查看申请的处理进度。

3.9.3困难补助审核

根据各个奖项的审核流程设置，各级审核人员对学生的困难补助申请信息进行审核。

审核过程中，可以逐个审核，可以依据申请统计结果进行批量审核，可以手工添加新的获奖信息。

学校审核通过后可以导出Excel格式清单文件，提供财务发放使用。

3.9.4困难补助管理

供学校管理人员维护查询学生的困难补助获得信息，具体包括困难补助名称、评定学年、申请日期起止日期的信息。

3.9.5困难补助报表

系统提供可自定义的困难补助获奖信息明细表和统计表。

用户可自行选择需要的字段（如：

困难补助名称、评定学年、院系），进行报表的查询统计以及保存打印。

3.10学费减免管理

3.10.1学费减免设置

学生处可自行维护学费减免的种类（如：

西部助学、参军等）、等级、金额等信息，设置各个奖项的审核流程以及评定时间

3.10.2学费减免申请

学生可见当前可申请学校已开通的所有学费减免种类，选中自己希望获得的学费减免提交申请，对于不符合条件的学生，申请时直接提示学生“不符合申请”。

申请提出后可查看申请的处理进度

3.10.3学费减免审核

根据各个奖项的审核流程设置，各级审核人员对学生的学费减免申请信息进行审核。

审核过程中，可以逐个审核，可以依据申请统计结果进行批量审核，可以手工添加新的获奖信息。

学校审核通过后可以导出Excel格式清单文件，提供财务发放使用。

3.10.4学费减免管理

供学校管理人员维护查询学生的学费减免获得信息，包括学号、姓名、评定等级、金额等具体信息

3.10.5学费减免报表

系统提供可自定义的学费减免获奖信息明细表和统计表。

用户可自行选择需要的字段（如：

学费减免名称、评定学年、院系），进行报表的查询统计以及保存打印。

3.11思想政治管理

3.11.1辅导员队伍管理

学生处相关管理老师或者院系学工负责人维护现在岗以及离岗的辅导员信息。

系统支持新增的辅导员从现有的人事系统中获取，对于外聘辅导员信息自行维护或者从其他系统中获取。

辅导员信息维护

3.11.2辅导员带班管理

学生处或院系可给各个班级配备辅导员。

可查看班级的历任辅导员信息，也可查看辅导员的历任班级信息

辅导员带班管理

3.11.3思政制度

这里对思政队伍的一些制度的维护（即增加、编辑、删除、查找等操作），并提供文本编辑器编辑内容。

3.11.4思政考核

包括辅导员考核办法、考核参数设置、辅导员考核成绩查看、调查结果查看等

3.11.5院系学工负责人管理

可维护各个学院学工负责人的信息以及各自所管理的院系信息，包括职工号、姓名、院系等内容。

3.11.6思想教育活动管理

具有对思想教育活动的维护功能（即具有查询打印、增加、编辑的功能）,并提供文本编辑器对内容进行编辑。

3.12心理健康

3.12.1心理测评

主要是对学生的心理测试结果的记录与维护

3.12.2心理咨询

主要包括咨询师信息、学生申请预约，预约查询、预约资源管理、时间段地点维护等功能

3.12.3特殊学生维护

主要是对心理有特别问题的学生的记录与维护

3.13综合测评

3.13.1测评设置

设置评测项目等

3.13.2测评处理

由测评结果筛选出获得奖学金学生名单。

由测评结果筛选出优秀学生名单。

3.13.3测评结果

依据测评指标体系，综合考虑学习成绩、日常表现、任职情况与竞赛获奖等，通过相应计算办法，形成学生综合素质测评结果

3.14系统管理

3.14.1用户管理

实现对系统操作员的管理

3.14.2用户授权管理

实现对系统操作员的授权

3.14.3菜单管理

实现系统功能菜单的管理

3.14.4日志管理

系统自行记录每个用户的访问时间IP地址等信息，每个功能的访问时间IP地址等信息数据变化的情况。

4产品特点

4.1学工数据互通、共享，保持学生数据的一致性、及时性、有效性

Ø可以通过多种方式同其他部门（如教务等）进行数据对接，实现学生基本数据的互通和共享。

同时，定时的数据更新保证了数据的及时和有效，消除了“信息孤岛”。

4.2在统一的学工管理上平台实现数据互通和工作协同

Ø通过本系统，学生处内部，各科室之间，学生处与院系、辅导员、学生之间可以达到信息及时互通（如学生和老师都可以及时看到学生申请目前处在什么状态，奖惩和资助之间数据共享），通过申请和审核、流程的自动扭转做到协同工作。

同时，网络化的申请和审核可有效缓解由于多校区带来的空间上的限制

4.3系统功能菜单的任意组合

Ø系统菜单可以无限级扩展

Ø菜单可以随意拖动调整位置

4.4遵循教育部标准

Ø教职工的信息符合国家标准、教育部标准、高校行业标准。

4.5灵活的权限访问控制

Ø系统采用基于角色的权限访问控制。

Ø系统提供了基于模块级、功能级、字段级、记录集的权限控制。

4.6先进的体系结构

Ø采用B/S结构，使得用户通过浏览器就可以完成各种信息处理，简单易用，大大缩减了建设周期，提高了工作效率。

Ø基于J2EE开发规范，跨平台、跨数据库、支持多种应用服务器

Ø三层体系的结构设计，使得各部分的独立性和互联性能力更强，便于扩充和维护

Ø系统框架可以灵活拆分组合，基础框架、业务系统可以无缝对接。

新的系统只需要开发业务系统部分的功能，不需要开发基础框架部分，大大缩减开发周期

4.7完善的安全设计

Ø敏感信息的加密处理

Ø数据传输的加密，可以支持https协议的访问

Ø完善的数据备份机制和网络安全认证机制

5运行环境

5.1服务器配置

类别

最低配置

推荐配置

硬件

CPU

奔腾41.2G以上

奔腾PentiumⅣ2G以上

内存

1G

2G以上

硬盘

40G

80G及以上

其他

硬盘热插拔，网络带宽百兆及以上

软件

操作系统

Linux/Unix/Windowsserver2003及以上版本

Web服务器

Tomcat/JBOSS/WebSphere/WebLogic

数据库

推荐Oracle数据库

5.2客户端配置

硬件配置

CPU奔腾III800MHz，内存512G以上的PC电脑

软件环境

WindowsXP/2003/Vista/2008

浏览器

IE6.0及以上，Firefox

6典型客户

Ø广东白云学院