数字档案馆的顶层设计探究.docx

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数字档案馆的顶层设计探究

数字档案馆的顶层设计探究

薛四新

2012-12-2321:

29:

01　　来源：

《档案学研究》（京）2008年5期

　　【英文标题】ResearchonTop-levelDesignofDigitalArchives

　　【作者简介】薛四新，清华大学档案馆

　　【内容提要】顶层设计的系统性、全局性与发展性对档案信息化的有效建设与持续拓展具有重要的保障作用。

本文分析了顶层设计重要性及应用状况，以档案信息化建设过程中IT资源共建共享和档案信息化系统持续发展与长效运营为重点，探讨数字档案馆的顶层设计方案。

　　【关键词】数字档案馆/顶层设计/系统集成/IT资源管理

　　顶层设计（Top-Down）是一种充分体现全局性、前瞻性、发展性、持续性、长效性的自上而下的系统规划思路，是信息化工程项目中普遍采用的重要思想和有效方法。

顶层设计的全局性要求从系统规划的全局视角跳出局部业务环境的束缚，站在国家、行业和机构的全局角度去研究、分析和思考信息化整体解决方案，设定目标，规划方案，明确任务，提出系统化地开展工作的策略、思路、方法和步骤；顶层设计的发展性要求保障系统建设与运行的持续可发展，技术可衔接，业务可扩展、流程可优化，机构可重组；顶层设计的长效性是确保长期见效，而不是短暂的眼前可用，保障目标系统的长期、稳定与持续扩展，从长远角度降低档案信息化建设与发展的总体成本。

　　一、顶层设计应用现状分析

　　顶层设计在国内外信息化项目实施过程中得到了广泛应用，在电子政务、企业信息化等方面都取得良好应用效果，在档案信息化方面的也有不同程度的应用。

　　美国是比较早在档案馆实现电子化的国家。

美国联邦政府在开展政府信息化建设过程中，采用顶层设计方法提出了联邦政府的信息化整体架构模型。

在这一解决方案中，电子文件的管理成为电子政务的重要组成部分，美国ERA项目（ElectronicRecordsArchives，电子记录档案馆）就是基于顶层设计战略思想提出并开展的。

ERA项目作为整个政府信息化的一个重要组成部分，遵循电子政务的总体架构，跟踪电子文件生命周期全过程管理，开展ERA顶层设计和总体规划（包括组织的变革，文件管理流程的重组，系统的整体设计，数据长期保存规划等），使得ERA成为一个能够延续多年、可持续改进和滚动发展的信息化工程，为美国政府开展电子记录的长期保存提供了一个持续有效的IT基础架构和档案资源长期保存的管理环境。

　　澳大利亚维多利亚省电子记录策略VERS（VictorianElectronicRecordStrategy）是当地的公共文件办公室PROV（PublicRecordOfficeVictoria）基于档案馆的长期保存电子记录的顶层管理宗旨而设计的策略和方案，用于定义归档电子文件的长期保存计划和格式规范，解决电子文件的采集、管理和长期保存等问题。

目前，VERS已经被很多档案机构、国家政府以及许多系统集成商和产品供应商所接受，为档案管理机构开展电子文件的长期保存提供了可借鉴的思路和方法。

　　在我国，随着全国档案信息化工作的广泛开展与深入应用，顶层设计方法也逐渐渗透到档案信息化的建设过程。

天津开发区数字档案馆工程是一个利用顶层设计方法开展档案信息化建设的典型案例。

该项目的开展立足于天津市开发区信息化战略全局，面向电子文件全过程管理研制用于实现电子记录的采集、管理、保存和提供利用等IT基础架构和应用系统，取得了良好的效果。

国家档案局立项的科研项目中，也有采用顶层设计方法开展档案信息化系统规划与建设方案的研究，其中，《综合档案馆档案管理信息的功能模型和实施指南》项目就提出利用顶层设计方法开展通用档案管理信息系统的设计、开发与实现，对档案信息化建设具有一定的指导作用[1]。

　　二、数字档案馆IT资源集成管理与共享应用的顶层设计需求

　　网络环境、硬件设备、软件系统都有一定的时间与阶段局限性。

其原因是多方面的，有项目资金的限制，有用户需求的变化，有信息技术的迅速发展，有开发人员的程序漏洞等。

因而，不断跟踪信息技术的发展，跟踪软硬件基础设施的更新换代，跟踪软件系统的改进升级，跟踪现代档案管理业务的滚动发展，是数字档案馆持续可用的基本保障，也是数字档案馆建设与发展过程中必须考虑的重要内容。

　　图1给出一个基于动态可扩展、灵活可配置的IT资源共建共享型数字档案馆的运行结构。

这一设计方案的立足点是，支撑数字档案馆运行的软硬件IT资源能够实现集成与共享，系统搭建及系统功能结构能够得到灵活配置和整体部署、系统功能模块动态可扩展、系统持续运行安全有保障。

这一方案的应用软件系统的设计特点是，系统能够支持基于工作流程来部署系统的总体架构和功能结构，基于不断更新和滚动扩展的功能组件来灵活装配系统的功能模型，基于通用功能模型来架构分子系统的整体结构，基于用户权限模型和个性化应用特点来配置用户的操作界面，并随着系统的建设与实施，不断积累、丰富和完善系统的参考模型，为更广范围的应用提供参考原型。

　　从数字档案馆信息技术基础结构的设计角度而言，系统设计要求具有可扩展性；从软件、硬件、服务器、存储器到档案管理信息系统、数据交换平台等构成数字档案馆的IT资源的建设角度而言，要求实现系统集成与信息共享；从节约型社会建设与发展的总体原则看，要求支撑数字档案馆运行的软硬件IT资源，能够实现一次建设投入，多次共享使用，既能够避免重复建设，又能够促进档案信息化水平的平衡发展，同时也为国家、区域和机构的数字化档案资源的开发、整合与共享提供基础保障。

　　三、数字档案馆运营服务的顶层规划方案

　　数字档案馆的建设、应用与维护等工作与信息技术的发展及信息化专业人才有着密切的关系，这就决定了数字档案馆的运营模式将有别于传统实体档案馆，经营管理数字档案馆的工作团队也需要拥有档案业务和信息技术双重背景知识。

以国家档案资源战略发展角度来看，迫切需要研究一套适合于数字档案馆运营发展的新模式，特别是应遵循我国节约、和谐、共建、共享及以人为本的科学发展观，打破以往的围绕单个实体档案馆而开展的孤岛式建设方法。

参考文献[2][3]两篇学术论文中探讨了服务型数字档案馆的建设方案和运行机制，试图研究一种IT资源集中控制、IT服务统筹管理的数字档案馆运作模式，通过建立国家级、省市级、梯队式数字档案馆的IT管理服务中心，为全国的档案工作提供开展现代档案管理工作的网络化服务平台，为国家档案资源的统筹管理和长期保存提供信息技术的专业化服务，图2则进一步探讨了服务型数字档案馆的运营模式。

　　从图2中可以看出，服务型数字档案馆将数字档案馆建设、使用和发展过程中与信息技术相关的软硬件基础设施的架构、应用软件的研发、信息系统的实施、数字档案馆的运行维护、战略规划、滚动发展以及数字化档案资源管理等技术性较强的服务性工作从传统档案馆中剥离出来，将数字化档案信息的安全保障、永久保存、集成共享、传递处理、网络访问、完整有效等众多技术性工作实行集中控制和统筹管理，建立以精通信息技术、跟踪档案业务及信息技术发展的，并能够将档案工作与信息技术融会贯通使用的档案工作者团队，面向现代档案管理业务提供专业化的IT集成服务。

图2服务型数字档案馆的运营模式

（1）规划服务：

从国家信息化、各行各业信息化和档案信息化发展全局高度，对数字档案馆的建设实行总体规划，基于顶层设计方法从档案业务和信息技术综合应用方面策划数字档案馆的建设、运行与发展战略，全面指导数字档案馆服务平台系统的建设与实现。

（2）业务服务：

从档案信息资源的收集、管理、开发、利用等基本业务需求出发，研究现代档案工作的业务模型，梳理现代档案管理的业务流程，为各档案馆采用信息化手段开展档案业务工作提供业务咨询和流程梳理服务，这是各传统档案馆利用服务型数字档案馆平台建立数字档案馆系统的前提性和基础性工作之一。

　　（3）研发服务：

从数字档案馆的软硬件基础支撑平台、档案信息化应用系统的设计、开发等角度开展信息化应用系统的研究、开发与实现，将各种与档案信息化相关的科研成果进行产品化，提供档案应用系统的产业化服务。

　　（4）实施服务：

从各档案馆的个性化业务需求出发，分析其信息化建设的总体需求，针对其业务工作的当前与未来发展状况，制定实施计划，为各个档案馆开展数字化建设和信息化应用提供实施服务。

　　（5）资源服务：

从数字档案信息的收集、整理、整合、共享、开发和信息发布等角度，按照数字档案馆确定的信息资源存储与管理的标准规范，开展数字化档案资源的迁移、转换、组织、存储、访问等各项服务。

　　（6）系统服务：

从数字档案馆的软硬件基础平台系统、档案软件系统的运行维护角度，提供信息系统的各种安装、调试、升级、维护、管理等服务，确保数字档案馆技术平台的稳定运行和持续发展。

　　（7）网络服务：

从网络基础设备的部署到网络设备、网络安全等方面提供各种保障服务，确保数字档案馆网络环境的稳定，网络访问的畅通与安全。

　　（8）运营服务：

从数字档案馆的经营、发展角度，研究数字档案馆持续发展的运行机制和服务模式，为数字档案馆的稳定运行和业务拓展提供全方位的经营服务。

　　从国家档案资源长期建设与保存的角度来看，为了更有效地保障数字化档案资源的长期有效和数字档案馆的持续稳定发展，应考虑将数字档案馆作为全国档案事业系统中提供档案信息化专业服务的独立机构而设立，在国家档案行政管理机构中设立数字档案馆行政管理相关部门，负责规划和设立数字档案馆的分支机构，制定数字档案馆建设、运行及发展的标准、规范和制度，确定数字档案馆系统中应保存的数字化档案资源的范围和内容，指导和监督数字档案馆各项工作的开展，将数字档案馆作为数字化档案资源的终极保管基地、作为开展现代档案管理工作的网络平台来统筹规划、共建、共享和共用，保障数字档案馆的持久性和发展性；在数字档案馆的运行维护与技术服务方面，可考虑以应用服务提供商（ASP）的方式的来经营和运作数字档案馆，传统档案馆以较低的费用租赁并共享数字档案馆的IT资源，包括网络设施、服务器、存储空间、应用软件等支撑数字档案馆集成运行的各类IT资源，通过数字档案馆的网络化综合服务平台完成对各类档案资源的收、管、用、数、研、展等业务服务工作，将需要永久保存的数字化档案资源统一保存于数字档案馆系统中，而将纸质档案仍然保存于传统档案馆，延续传统档案馆的业务工作体系。

　　四、结论

　　数字档案馆的顶层设计就是要站在国家档案信息化工作的“顶”层角度来开展，从国家档案信息资源管理全局的角度对数字档案馆的管理体制、功能模型、数据结构、组织变革、标准规范和运行模式等进行统筹规划，确立数字档案馆建设的国家战略和顶层框架，以指导各省市数字档案馆的规划与实施，打破当前自下而上的基层推动模式，树立整体观念和全局意识，开辟自上而下的战略驱动模式。

本文的探讨正是希望广大档案工作者对影响档案信息化基础架构和保障数字档案馆持续发展的系统设计工作能引起足够的重视，在需求规划和系统分析阶段就应树立整体观念和全局意识，坚持节约型社会建设与发展的基本原则，以低成本、高效率、共建共享的组合模式保障数字化档案信息的安全与信息系统的高可用性，实现信息技术与档案业务的紧密结合与互动发展，确保数字资源存储系统的部署更能够符合档案信息长期保存和广泛利用的需要，保障信息技术更有效地为档案工作服务，从而避免数字档案馆建设过程中造成人力、物力和财力的浪费，毕竟在我国档案信息化建设方面，“孤岛系统”、“低水平重复”、“政绩工程”，“各人自扫门前雪”等现象还不容忽视。

　　【参考文献】

　　[1]马素萍，薛四新：

《综合档案馆档案管理信息系统的功能模型和实施指南研究，项目研究报告》，2006年第12期。

　　[2]薛四新：

《IT集约化服务型数字档案馆运行模式研究》，《档案学通讯》，2007年第5期。

　　[3]薛四新：

《面向服务架构的数字档案馆建设方案研究》，《档案学研究》，2007年第4期。