采购过程管理.docx
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采购过程管理
采购过程管理规范
编制:
审核:
批准:
2018–09-27发布2018–10-01实施
文件修订记录表
文件编号、名称:
QP/BD-11采购过程管理规范
编制、修订原因说明:
新制定
修订次数
修订前内容及条款
修订后内容及条款
1
修 订:
审核:
批准:
采购过程管理规范
一、采购管理流程
流程名称:
采购管理流程
责任人
流程图
工作输出
活动描述
1.各组长根据生产计划,提前准备所需物资开展各项工作。
需要时,提出物资需求,确认需求物资名称/规格型号、数量、使用时间等信息,报生管确认及统筹安排;
2.生管根据各组提出的物资需求及物资储备需要,核对物资库存情况。
针对物资欠缺部分,由生管填写《物资需求单》报生产总监审核;
3.生产总监确认所申购物资规格型号及数量是否正确、合理。
确认后交总经理审批;
4.物资申购单若在审核、审批过程中发现问题,生管需及时调查申购物资的使用及库存情况,并反馈,必要时,进行调整;
5.《物资需求单》经批准后,交综合部经理安排物资采购;
6.采购人员根据申购需求制定《采购计划》,并实施采购,并跟进采购进度,确保满足生产需要;
7.物资到货时,采购人员核对到货物资、《送货单》,确保与采购需求一致。
确认后交品质按相关验收标准进行来料检验;
8.检验合格后,在《送货单》上签字确认,交由采购人员办理入库;
9.生管根据采购提交的《送货单》,核对到货物资,无误后,录入仓库台账,并对物资进行管理和发放使用;
10.检验不合格的物料,由采购人员联系厂家作退货/换货处理,并跟进处理结果。
二、职责和权限
2.1总经理
a.负责物资申购、物资采购的审批;
b.负责新进供货单位及《合格供方名录》的审批;
c.负责重大采购异常的组织处理。
2.2综合部经理
a.负责根据申购需求合理安排物资采购;
b.负责审核物资采购申请及采购合同;
c.负责跟进物资采购进度及采购异常处理结果;
d.负责物资采购事宜的内部沟通;
e.负责新进供货单位及《合格供方名录》的审核;
f.其他上级安排的工作任务。
2.3采购
a.负责按要求开展物料采购工作,对采购风险进行识别和控制;
b.负责选择、评价供方,制定《合格供方名录》,定期开展供方评价,确保提供物料合格;
c.负责按生产要求制定采购计划,与供方沟通,开展物料采购工作,并跟进采购进度;
d.负责物资来料的接收处理及不合格物料的处理;
e.负责产品出货物流的沟通安排,与物流外包方核对单据,出现不合格,及时沟通处理;
f.负责采购相关资料的保存;
g.其他上级安排的工作任务。
2.4生管
a.负责库存物资的核对;
b.负责填写《物资需求单》,并跟进物资采购进度;
c.负责物资入库管理及物资台账的更新;
d.其他上级安排的工作任务。
2.5品质
a.负责根据送货单开展来料品质,并记录;
b.负责来料不合格的判定、标识;
c.负责参与新进供应商的评审;
d.其他上级安排的工作任务。
2.6技术
a.负责参与新进供应商的评审;
b.负责新物料、新厂商提供样品的试验和结果判定;
c.其他上级安排的工作。
2.7使用单位
a.负责物资需求的提出;
b.其他上级安排的工作任务。
三、管理规定
3.1物资分类
类别代号
类别说明
物料名称或项目
所属类别
备注
A类
对产品质量影响重大的采购物料、苗株或外包项目
水草、农药、肥料、组培激素、卡拉胶、琼脂等胶体
生产物资类
外购苗
苗株类
操作机台、打药机、加热炉等设备
生产物资类
设备工具类
物流外包
B类
对产品质量影响较小,采购金额或数量较大的物资
营养杯、火山石、松树皮、棷壳
生产物资类
采购金额大于5000元,或采购数量大于10000个
切花包装袋、纸箱、组培瓶/盖、脱脂绵
生产物资类
镊子、剪刀、温/湿度计等工具
生产物资类
设备工具类
C类
零星采购或对产品质量无重大影响的采购物料
棷子、香蕉、土豆、活性碳
生产物资类
水管、阀门、喷头、设备配件等
维修类
3.2供应商选择
3.2.1采购根据生产需要,填写《供应商新增申请》,经综合部经理审核、总经理批准后,选择合适的供应商。
选择内部管理良好、产品质量可靠、资源充足的供货商作为合格供方,确保采购的物料符合生产要求。
3.2.2AB类物资的采购,根据以往供方的供货情况、行业的信息及其它渠道,优先选择生产厂商,其次为代理商,或在零售商处采购业内知名品牌的产品。
确保产品质量可靠,有足够的质量保证能力。
选择的厂商为生产厂商或代理商时,还需确保有合法的经营资格、供货及时、质量可靠,且售后服务有保障;
3.2.3对于C类物资的采购,本着质优、价廉、就近、供货及时的原则,在市场上(包括物资生产厂、物资供销部等)对拟购实物或对其产品说明进行现场评价,选择合适的供货单位后直接采购;
3.2.4各类物料的合格供方原则上至少选择2家,以确保物资及时采购到位。
3.3供应商评价
3.3.1新增供应商时,由采购按4.2条款规定,结合生产需求,选择合适的厂商。
A、B类物资厂商需提供:
a.厂商营业执照(含统一社会信用代码),代理商需提供厂商授权的代理证书;
b.生产厂商需提供质量管理体系认证证书;
c.需要时,提供产品第三方检测报告;
d.需要时,提供物料样品及样品检检报告。
3.3.2采购人员根据厂商物料对苗株质量的影响程度,明确不同物料供方的评价方式:
a.会签方式:
采购人员填写《供应商评价表》,并附厂商提供的资料,报部门负责人审核后,组织生产管理部技术、品质人员进行审核会签,确认后交总经理审批。
对于已提供样品的厂商,技术、品质人员需结合样品试用及分析结果,会签审批意见;
b.考察方式:
采购人员填写《供应商评价表》,报部门负责人审核同意后,组织技术、品质等相关人员到厂商现场进行实地考察,并将考察结果形成书面报告,报总经理审批;
3.3.3评价合格的供方,由采购人员拟订《采购合同》,明确采购物资的规格型号、质量要求、供货周期、交付方式、付款方式、违约责任及其他合同中应明确的事项,报综合部负责人审核,总经理批准后与供方签订合同,经双方签字、盖单后,归档保存。
3.3.4经评价符合要求,并签订《采购合同》后,采购人员将该供应商纳入《合格供方名录》,报综合部负责人审核,总经理批准。
3.4供应商再评价
3.4.1采购人员每年12月底对合格供方的供货业绩进行评价,包括每批来货的交货质量、价格、交付及时性、售后服务情况,评价结果记录于《合格供方评审表》,报综合部经理审批后归档保存;
3.4.2采购人员根据年度评价结果,调整后续物资采购安排:
a.综合评价结果为“其他”,或连续两次评价结果为“C级”时,取消合格供方资格。
采购人员按4.2、4.3条规定,重新选择、评价合格供方;
b.综合评价结果为“B级”时,保留合格供方资格,持续合作;
c.综合评价结果为“A级”时,纳入优质供方范围,后续物资采购时,可优先考虑此类供应商。
3.5物资采购管理
3.5.1生产管理部生管人员填写《物资需求单》,报生产总监审核,总经理批准后,交综合部经理组织实施(具体操作结合公司物资申购OA流程)。
物资需求包括:
a.正常生产过程物资需求,由各生产单位组长提报,生管人员对需求物资规格/型号及数量进行确认后于每月月底前提出;
b.经确定的物资储备需求,由生管人员提出;
c.新产品试验需求,由技术或品质人员提出;
d.临时发生的紧急生产或设备设施维修情况,由需求单位报生产总监确认后安排生管提出。
3.5.2采购人员根据《物资需求单》,于每月2号下班前,制定本月度《采购计划》,报综合部经理审核后,按计划实施物资采购(具体操作结合公司物资采购OA流程);
3.5.3物资采购所选供货厂商,应为经评审确定的合格供方。
因特殊原因造成原有《合格供方名录》内供方不能正常供货,且公司或顾客急需时,由采购人员提出,经综合部经理同意,总经理批准后方可实施;
3.5.4采购人员需对物资采购进度进行跟进,确保物资及时到位。
供应商不能按规定的期限到货时,需确认原因,并确定具体到货时间,及时与生产沟通,以免影响生产;
3.5.5采购物资到货时,采购人员需对来货规格/型号、数量进行核对,确保到货物资、《送货单》与采购要求一致。
发现异常,及时拍照留证,并与厂商沟通处理;
3.5.6采购人员将《送货单》交品质人员按《品质管理规范》进行来料检验,确认合格后,交仓管人员按《仓库管理规范》办理入库。
4、检查与考核
4.1本管理规范由综合部归口管理,负责解释、修订。
4.2本管理规范由综合部负责监督、检查。
4.3各部门严格按规范执行,对于拒不执行者给予100/次处罚;未按要求执行或执行不到位者给予50元/次处罚。
重复出现,加倍处罚。
5、引用文件
5.1QP/BD-12《品质管理规范》
5.2QP/BD-14《仓库管理规范》
6、记录表单
6.1QF/BD-11-01《供应商新增申请》
6.2QF/BD-11-02《供应商评价表》
6.3QF/BD-11-03《采购合同》
6.4QF/BD-11-04《合格供方名录》
6.5QF/BD-11-05《合格供方评审表》
6.6QF/BD-11-06《物资需求单》
6.7QF/BD-11-07《采购计划》
6.8《送货单》(依厂商格式)
供应商新增申请
□新增□替换
物资名称/型号
原厂商
名称
厂商类型
□生产厂商
□代理商
□零售商
地址
新增厂商
名称
厂商类型
□生产厂商
□代理商
□零售商
地址
联系人
联系电话
原因说明
计划完成时间:
__________________申请人:
审核意见
部门负责人:
审批意见
总经理/日期:
备注
供应商评价表
编号:
供应商名称
供应商类型
□生产厂商
□代理商
□零售商
物资
名称/型号
参加评价人员
评价时间
年月日
评价内容
评价项目
评价情况
1.供应商的资质
采购:
2.ISO9001管理体系
3.财务支持能力和资信度
4.产品在权威机构的检测
5.相关经验和顾客满意度
6.生产现场的评定
7.产品的现场检验
8.产品技术文件的评定
9.试用确认
会签意见
品质:
技术:
评价意见
综合部负责人:
审批意见
总经理/日期:
附件
采购合同
合同编号:
甲方:
______________________________
乙方:
______________________________
依据《中华人民共和国合同法》的有关规定,经甲乙双方平等友好协商,达成如下协议,以供双方共同遵守。
一、 产品规格型号及价格
二、 产品要求
三、交货期限
四、交货及付款方式
五、质量要求
六、违约责任
七、其他事项
甲方:
乙方:
委托代理人签字:
委托代理人签字:
日期:
年 月 日 日期:
年 月 日
合格供方名录
序号
供方名称
供应产品名称
地址
联系人
联系电话
备注
编制:
审核:
批准:
合格供方评审表
供应商名称
供应商地址
采购产品名称及规格型号
用于产品的名称或代号
上年度供货记录
供货时间
订货数量
到货数量
检验结果
记录人
上年度业绩评估
质量
A()B()C()其他()
评估人:
价格
A()B()C()其他()
交期
A()B()C()其他()
服务
A()B()C()其他()
结论
A()B()C()其他()
重大质量异常及处理
部门意见
部门负责人:
年月日
备注
评估分级:
A级为最好B级为较好C级为一般其他为不符合要求
物资需求单
需求部门
申购时间
序号
名称
规格/型号
数量
单位
申购原因/用途
期望到货
时间
申请人
审核
批准
采购计划
日期:
序号
采购物资名称
型号/规格
供应商
计划数量
实购数量
计划到货日期
实际到货日期
备注
编制:
审核:
批准: