重点建设项目档案信息化建设与安全备份(2).ppt

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浙江省档案局业务指导处重点建设项目档案管理与登记备份吴京华电话：

2398085档案登记备份工作介绍提纲提纲v重点建设项目档案信息化建设重点建设项目档案信息化建设v重点建设项目档案登记备份重点建设项目档案登记备份档案登记备份工作介绍重点建设项目档案信息化建设重点建设项目档案信息化建设档案登记备份工作介绍标准规范标准规范档案登记备份工作介绍纸质档案数字化纸质档案数字化v

（一）纸质档案数字化重要意义

（一）纸质档案数字化重要意义v

（二）纸质档案数字化基本内涵

（二）纸质档案数字化基本内涵v（三）纸质档案数字化基本原则（三）纸质档案数字化基本原则v（四）纸质档案数字化工作流程（四）纸质档案数字化工作流程v（五）档案整理（五）档案整理v（六）技术要求（六）技术要求v（七）数据成果管理（七）数据成果管理档案登记备份工作介绍

（一）纸质档案数字化重要意义

（一）纸质档案数字化重要意义1、档案信息化建设的基础、档案信息化建设的基础2、档案信息资源的共享利用、档案信息资源的共享利用3、保护档案原件、保护档案原件,保存历史记忆（文化遗产）保存历史记忆（文化遗产）*定位：

保存定位：

保存利用利用档案登记备份工作介绍

（二）纸质档案数字化基本内涵

（二）纸质档案数字化基本内涵v采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。

工作对象纸质档案（包括照片）工作方式-模拟信号转成数字信号所用工具-计算机扫描仪数码相机工作成果-数字图象（包括数字文本）存储载体-磁带磁盘光盘档案登记备份工作介绍（三）纸质档案数字化基本原则（三）纸质档案数字化基本原则“应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和方法进行确认，只有符合一定要求的纸质档案文献才能进行数字化。

”共享原则共享原则v“纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源准确方便快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求。

”公开（非密）原则公开（非密）原则v“纸质档案的数字化,必须符合国家档案开放规定以及有关规定。

”价值原则价值原则v“属于归档范围且应永久或长期保存的、社会利用价值高的档案可列入数字化加工的范围。

”安全原则安全原则v“应加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全”“应加强对纸质档案数字化成果的管理，确保其安全完整和长期可用”规范原则规范原则v“在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录”、数字化工作流程及工作要求、技术要求规范档案登记备份工作介绍档案整理档案整理目录建库目录建库档案扫描档案扫描图像处理图像处理图图像存储像存储数据质检数据质检数据挂接数据挂接数据验收数据验收数据备份数据备份成果管理成果管理（四）纸质档案数字化工作流程（四）纸质档案数字化工作流程档案登记备份工作介绍（五）档案整理（五）档案整理11、目录数据准备、目录数据准备22、拆除装订、拆除装订33、区分区分扫描件和非扫描件扫描件和非扫描件v“按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。

普发性文件区分的原则是：

无关和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不扫描原稿。

”44、页面修整、页面修整55、档案整理登记、档案整理登记66、装订、装订档案登记备份工作介绍档案登记备份的扫描件筛选档案登记备份的扫描件筛选v根据证据保全的要求，在数字化时采取整卷根据证据保全的要求，在数字化时采取整卷（件）扫描的方式（即不剔除案卷或归档文件（件）扫描的方式（即不剔除案卷或归档文件中的文件处理单、原稿等页面）。

中的文件处理单、原稿等页面）。

v永久或长期（永久或长期（30年及以上）保管期限的全部传年及以上）保管期限的全部传统档案，以及统档案，以及30年以下保管期限但具有较高现年以下保管期限但具有较高现行凭证价值的传统业务档案。

行凭证价值的传统业务档案。

档案登记备份工作介绍（六）技术要求（六）技术要求v1、扫描方式、扫描方式v2、扫描色彩模式、扫描色彩模式v3、扫描分辨率、扫描分辨率v4、图象数据格式、图象数据格式v5、图象文件的命名、图象文件的命名v6、图象处理的质量标准、图象处理的质量标准档案登记备份工作介绍v扫描方式选择：

扫描方式选择：

q根据档案幅面大小，选择相应规格扫描仪。

根据档案幅面大小，选择相应规格扫描仪。

大幅面扫描：

可采用大幅面数码平台扫描、缩微胶片数字大幅面扫描：

可采用大幅面数码平台扫描、缩微胶片数字化扫描、小幅面拼接扫描。

化扫描、小幅面拼接扫描。

q纸张状况差的，采用平板扫描方式。

纸张状况差的，采用平板扫描方式。

档案登记备份工作介绍v扫描色彩模式选择：

扫描色彩模式选择：

q黑白二值扫描：

清晰、无插图黑白页面的档案黑白二值扫描：

清晰、无插图黑白页面的档案q灰度扫描：

其他黑白页面（清晰度差或有插图），灰度扫描：

其他黑白页面（清晰度差或有插图），多色文字页面的档案多色文字页面的档案q彩色扫描：

带红头、印章、照片（黑白、彩色）彩色扫描：

带红头、印章、照片（黑白、彩色）或彩色插图的档案或彩色插图的档案*彩色扫描（永久或长期保存）彩色扫描（永久或长期保存）档案登记备份工作介绍v扫描分辨率选择扫描分辨率选择v扫扫描描分分辨辨率率参参数数大大小小的的选选择择，原原则则上上以以扫扫描描后后的的图图像像清清晰晰、完完整整、不影响图像的利用效果为准。

不影响图像的利用效果为准。

v采采用用黑黑白白二二值值、灰灰度度、彩彩色色几几种种模模式式对对档档案案进进行行扫扫描描时时，其其分分辨辨率率一一般般均均建建议议选选择择100dpi100dpi。

特特殊殊情情况况下下，如如文文字字偏偏小小、密密集集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。

清晰度较差等，可适当提高分辨率。

v需要进行需要进行OCROCR汉字识别的档案，扫描分辨率建议选择汉字识别的档案，扫描分辨率建议选择200dpi200dpi。

v*150dpi150dpiv*OCR*OCR识别或向省馆移交：

识别或向省馆移交：

300dpi300dpiv*图纸图纸200dpi200dpi档案登记备份工作介绍图象数据格式（存用分开）图象数据格式（存用分开）v存存储储格格式式：

采采用用黑黑白白二二值值模模式式扫扫描描的的图图像像文文件件，一一般般采采用用TIFF（G4）TIFF（G4）格格式式存存储储。

采采用用灰灰度度模模式式和和彩彩色色模模式式扫扫描描的的文文件件，一一般般采采用用JPEGJPEG格格式式存存储储。

存存储储时时的的压压缩缩率率的的选选择择，应应以以保保证证扫扫描描的的图图像像清清晰晰可可读读的的前前提提下下，尽尽量减小存储容量为准则。

量减小存储容量为准则。

v利利用用格格式式：

提提供供网网络络查查询询的的扫扫描描图图像像，也也可可存存储储为为CEBCEB、PDFPDF或其他格式。

或其他格式。

v*多多页页TIFFTIFF格格式式（LZWLZW压压缩缩）（代代替替原原件件保保存存、向向省省馆馆移交）移交）v*利用可存储利用可存储JPEGJPEG、CEBCEB、PDFPDF等等档案登记备份工作介绍图像文件命名图像文件命名v11、纸纸质质档档案案目目录录数数据据库库中中的的每每一一份份文文件件，都都有有一一个个与与之之相相对对应应的的唯唯一一档档号号，以以该该档档号号为为这这份文件扫描后的图像文件命名。

份文件扫描后的图像文件命名。

v22、多多页页文文件件可可采采用用该该档档号号建建立立相相应应文文件件夹夹，按页码顺序对图像文件命名按页码顺序对图像文件命名v*XXXX-XXX-XXXX-XXX-XXXXXXXXX-XXX.TIFXXX-XXX.TIFv*XXXX-XXXX-*XXXX-XXXX-XX-XXXX-XXXXX.TIF（-XXXXX.TIF（XX保保管管期期限限00、11、22、33，XXXX组织机构或问题两位字母标识、组织机构或问题两位字母标识、ZZZZ为无该项内容为无该项内容）档案登记备份工作介绍图象处理质量标准图象处理质量标准v、清晰度、清晰度v、清洁度、清洁度v、偏斜度、偏斜度v、完整度、完整度v、失真度、失真度v、平整度、平整度v、方向性、方向性档案登记备份工作介绍v数据挂接：

数据挂接：

q以目录数据库为依据，通过档号与图像文件名建立一一对应的关联关系，以目录数据库为依据，通过档号与图像文件名建立一一对应的关联关系，实现批量、快速挂接实现批量、快速挂接v数据抽检：

数据抽检：

q抽检内容：

目录数据库、图像、挂接数据。

抽检内容：

目录数据库、图像、挂接数据。

q抽检率：

抽检率：

=5%v数据验收：

数据验收：

q不合格指标：

目录出错、挂接错误、图像出错或不清晰、不完整。

不合格指标：

目录出错、挂接错误、图像出错或不清晰、不完整。

q验收合格指标：

合格率验收合格指标：

合格率=95%*合格率合格率=抽检合格文件数抽检合格文件数/抽检文件总数抽检文件总数x100%*图像文件名与目录档号一致率图像文件名与目录档号一致率100%*扫描图像完整性扫描图像完整性100%（七）数据成果管理档案登记备份工作介绍v数据备份：

数据备份：

q多套备份多套备份（在线、离线）（在线、离线）、异地保存、备份检查、异地保存、备份检查（数据（数据检测检测（目录应与相应的扫描档案保存在同一光盘）（目录应与相应的扫描档案保存在同一光盘）、介质检测）介质检测）v成果管理：

成果管理：

q保管保管（安全、完整、长期可用）（安全、完整、长期可用）q利用利用（电子标识、下载与否）（电子标识、下载与否）档案登记备份工作介绍需要做好的一些工作需要做好的一些工作v做好项目文件材料形成、积累和归档工作，确保项目做好项目文件材料形成、积累和归档工作，确保项目档案完整与规范。

档案完整与规范。

v对前面所列范围的项目档案进行数字化加工，形成目对前面所列范围的项目档案进行数字化加工，形成目录数据库和全文数据库。

录数据库和全文数据库。

q指项目建设过程中形成的纸张、胶片等各类传统载体档案经指项目建设过程中形成的纸张、胶片等各类传统载体档案经数字化转换后形成的数据成果，包括全文和机读目录。

数字化转换后形成的数据成果，包括全文和机读目录。

v对前面所列范围的项目相关电子文件进行整理归档，对前面所列范围的项目相关电子文件进行整理归档，并制作相应电子目录。

并制作相应电子目录。

q指在项目建设过程中通过计算机等电子设备形成的文字、表指在项目建设过程中通过计算机等电子设备形成的文字、表格、格、CAD图、声像等各种形式的历史记录。

图、声像等各种形式的历史记录。

档案登记备份工作介绍第一步：

资源及数据准备第一步：

资源及数据准备v1、做好各类项目文件材料的形成、积累和归、做好各类项目文件材料的形成、积累和归档工作档工作v2、对纳入登记备份范围的传统项目档案进行、对纳入登记备份范围的传统项目档案进行数字化数字化v3、对纳入登记备份范围的电子文件进行归档、对纳入登记备份范围的电子文件进行归档管理管理档案登记备份工作介绍数字化的要求数字化的要求v1、档案数字化成果包括全文和机读目录。

、档案数字化成果包括全文和机读目录。

v2、全文一般采用彩色模式进行扫描，以单页、全文一般采用彩色模式进行扫描，以单页TIFF文件文件格式存储，文字类档案扫描分辨率一般应格式存储，文字类档案扫描分辨率一般应150dpi，图，图纸类档案扫描分辨率一般应纸类档案扫描分辨率一般应200dpi。

v3、扫描文件命名统一为、扫描文件命名统一为“分类号分类号-室编案卷号室编案卷号-卷内序卷内序号号-文件页号文件页号”。

各个字段之间用。

各个字段之间用“-”连接符连接，连接符连接，文件页号为该页扫描文件在该件文件中的页号，比如文件页号为该页扫描文件在该件文件中的页号，比如一件扫描文件共有一件扫描文件共有100页，第一页扫描文件的页号就为页，第一页扫描文件的页号就为001，第一百页扫描文件的页号就为，第一百页扫描文件的页号就为100。

v4、机读目录采用、机读目录采用DBF文件格式保存，包括案卷级目录文件格式保存，包括案卷级目录和文件级目录和文件级目录档案登记备份工作介绍案卷级机