设计师该怎样管理文件.docx
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设计师该怎样管理文件
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本文最后更新日期：
2009年08月04日
设计师该怎样管理文件
——根据AiTOP超级QQ群专业交流记录整理
整理：
高建国
2009.08.04
开篇序言：
本文根据AiTOP创作实践群组（群号：
48084499）探讨“文件夹的创建与命名”相关话题整理而成，旨在给广大设计朋友一些文件管理方面的建议，权且当作抛砖引玉，桥接搭渡之用。
文件管理是一门学问。
它决定你的工作是有条不紊地展开，还是虎头蛇尾，错误百出。
当甲方站在你旁边等着看图，你却翻来覆去找半天仍一无所获，你是什么感觉？
当甲方提出变更通知，你却发现没日没夜完成的原始图纸却了无踪影，你是什么感觉？
若然仅仅一个细节失误而把自己的前途、声誉葬送，岂不是比窦娥还冤？
有鉴于此，文件管理工作疏忽不得，应该严谨、认真的去对待，勿因事小而不为！
友情提示：
鉴于当前发言内容单薄，故在篇末援引AiTOP专业书系部分章节片段略作调剂，可自行参阅。
目前，本文的整理进度仍在持续进行中，将会随着交流的广泛深入而不断修改、补充、完善。
[兰]张智军2009-07-3118:
16:
14
在项目中，由于原始数据的不断调整，导致记忆混乱也是一个很让人苦恼的事情。
到最后都记不清那些数据调整了，影响了那部分结果，实在是很头疼。
[浙]徐伟立2009-07-3118:
33:
58
我觉得还是从文件名入手比较简单清晰明了。
搜狗拼音输入法里有一个快捷键“sj”，对应的是日期+时间，精确到秒。
所以，我认为命名可以是：
某小区_总图_2009年7月31日18:
33:
37_徐伟立。
大家看看这样如何？
[浙]徐伟立2009-07-3118:
48:
08
确实如此，天正7的设计团队看来还是面向目标在做事的。
其实面向设计师（中国设计师）这个目标连Autodesk公司也是近几年才搞清楚的，天正比他们早醒了几年，所以Autodesk的制图解决方案一直在中国不能成为第一名。
[京]赵琪 2009-07-3118:
51:
32
其实只要方便查找，名字怎么起都可以。
这个是个人习惯。
我们一个公司，大部分都是我说的那种命名方式，但是也有其他方式，比如日期放在后面，项目名称放在前面。
［豫］沈衍喆2009-08-0110:
47:
27
比较有名的设计公司早晨设计，他们公司的电脑，每个人的机器设置，文件命名都是统一的，结果就是无论谁因为什么原因没在，别人用他的电脑就像自己的电脑一样。
［豫］沈衍喆2009-08-0111:
04:
40
这个是属于最后整理有效文件的做法，我们公司项目完结之后也是采用这种做法，把有效的最终的图留下，一些设计所用的素材就不要了，节省空间资源，便于以后查找。
［豫］沈衍喆 2009-08-0111:
06:
42
我让我们组的人，做SU文件的时候都是前面是文件名，接着自己名字简写，然后时间，这样做使很多人的东西汇总之后不重复，还可以发现问题及时查找谁的原因。
[兰]张智军2009-08-0111:
22:
02
我还用过这样的方法，把不同过程的文件夹的图标更改成不一样的，以便识别，但有点遗憾的是windows提供的图标适合作文件夹的太少。
[浙]徐伟立2009-08-0810:
53:
31
一般我的习惯是：
修改日期＋项目名称＋作者的命名方法。
[闽]高建国2009-08-0810:
56:
46
以时间作为开头会不会不好辨认？
要是方案修改不止一遍？
[浙]徐伟立2009-08-0811:
07:
38
我把刚才说的话整理一下，重发一遍，便于大家阅读和QQ群聊天记录的收录。
关于文件名的命名法——徐伟立的一些想法：
一般我的习惯是：
修改日期＋项目名称＋作者的命名方法。
这种命名方法的好处是：
便于检索。
比如：
你和甲方或者在工地和项目经理正在沟通，忽然需要看一些电子文件了。
这时你希望单位的同事可以帮你打开dwg文件。
但是据我观察，一般这种获取需要内容的方法耗时极大：
往往测一个楼梯的净宽也要2分钟以上。
而此时，别人可是在边上干等啊！
为什么？
因为我们的命名有问题。
没有规范命名，别人是不会和你的思路一致的，因此他找文件的速度是极慢的。
因此，我认为采用“修改日期＋项目名称＋作者”的命名法是必要的。
这种命名方法的坏处是：
文件名稍显长了些，往往我们的屏幕会限制整个文件名的显示。
（特别是4:
3的显示器）
发言完毕，请大家讨论。
[沪]周鑫2009-08-08 11:
10:
59
有时候，修改的旧日期可能文件也要使用，但按日期可能记不住，怎么办？
[闽]高建国2009-08-0811:
11:
51
我说说我的管理方法，与大家交流交流：
方案不可能一次拍板，所以免不了更改。
因此我在建立文件夹的时候，会先建立一个项目名称的文件夹。
然后在里面分别建立方案1、方案2……，每个子文件夹里面又细分max、photoshop、map等文件夹。
这样修改提取两不误。
[川]谭小燕2009-08-0811:
12:
37
关对文件管理，不管个人的习惯是什么，我认为在建立新文件或文件夹,都不要偷懒，一定要写清楚文件名且是唯一的，以至于不会重复。
[浙]徐伟立2009-08-0811:
13:
01
对，说的很对！
！
[浙]徐伟立2009-08-0811:
13:
22
我出去一下，大家继续“火热”交流，呵呵。
[闽]高建国2009-08-0811:
13:
59
是的，而且没用的文件一定要及时删除，否则后期容易“滋事”，呵呵。
[豫]刘应岗2009-08-0811:
15:
23
我觉得两位的方法可以结合一下，高老师的是按大类分的，徐老师的是按照时间分的，结合一块儿可能会更好，但是这样文件可能会很大。
我的文件基本上就是按照这样的方法来整理的。
[湘]柳又华2009-08-0811:
21:
56
看大家讨论了这么久，也想着共享下我们公司的文件保存制度。
[湘]柳又华2009-08-0811:
22:
36
[闽]高建国2009-08-0811:
23:
13
一目了然！
[豫]刘应岗2009-08-0811:
23:
52
嗯，这个很清晰，也是那种按大类分的。
[湘]柳又华2009-08-0811:
23:
55
我们在保存文件的时候是：
文件名+日期+人名；这样的话按名字排序，每个文件各个日期的顺序就会一目了然。
[闽]高建国 2009-08-0811:
24:
59
那跟徐伟立设计师的方法有点类似。
不过，这种纲举目张的方式确实比文字说明效果要好得多。
[湘]柳又华2009-08-08 11:
24:
59
我对文件的命名方式是：
修改日期+修改序号+修改作者+项目名称。
例如：
09.08.08改1wuXX项目……
大家觉得这样？
[闽]高建国2009-08-0811:
26:
13
只要方便修改和提取，都是好方法。
[湘]柳又华2009-08-08 11:
27:
22
呵呵，是的，每个人的工作方式和习惯都不大同，只要方便、清晰就好。
[闽]高建国2009-08-08 11:
28:
28
你们公司里面有对这方面有做定性要求吗？
还是每个人都使用各自的方法？
[豫]刘应岗2009-08-08 11:
28:
59
嗯，是的，并且各个专业不同，保存的方式也会有些区别的。
不过总的来说应该都是总目录—分目录—各个单体文件按时间保存吧。
[湘]柳又华2009-08-08 11:
29:
12
刚才的提纲是公司的要求，后面的命名是大家自发的。
[沪]周鑫2009-08-08 11:
30:
14
目录按大类分，文件名一定要写详细，这样为以后的寻找带来方便。
[湘]柳又华2009-08-08 11:
31:
36
看大家对于工作方式的便捷性都很看重，再跟大家共享下我对于平日户型整理的一些工作经验。
（因为我们公司专精于做住宅小区项目，所以可能不是适用于所有的公司。
在我们平时工作闲暇时，会要求大家整理工作资料。
）
户型分类统一标志方法：
首先，文件夹分为商业，住宅，幼儿园，学校，会所等；然后，住宅文件夹下又分为；一梯几户，别墅，联排别墅，公寓等；其次，在一梯几户文件夹下再分为：
多层，〈9层，〈12层，〈50，〈80，（在完成一次分类后经过筛选和讨论将户型分为经典标准型和创意型）最后，在文件命名上，以建筑平面的原项目名称+面宽x进深+面积码，构成新文件的名称。
例如：
名家翡翠城24X15_2a（这就是一梯二全90下的户型）。
注：
1、面积码分为五类：
a=〈90平米；b=90~120平米；c=120~145平米；d=145~160平米；e〉160平米；另:
别墅的面积在命名中直接写上。
2、同一个平面的首层，复式层以及相关平面和立面剖面均收归一个文件中；
3、X=层数，07<=X<09 :
一部电梯和一个开敞双跑楼梯间；09〈X〈11+1层：
一部电梯和一个封闭双跑楼梯间；12〈X〈18层：
需要两部电梯且其中中需要一个消防电梯（既需要前室）和一个防烟双跑楼梯间（也需要前室，但可合用）；X〉18层：
因为消防疏散时需要两个安全出口，所以开始需要两个各带前室的楼梯间，住宅中通常做成剪刀梯；电梯要求同上；（以上关于电梯和楼梯的划分均以标准层平面面积小于650平米分类）。
别墅类户型的整理规则：
命名原则：
入口方位代码 +原案名+面宽*进深+（面积概数）
解析：
1、N：
代表北入口；S：
代表南入口；W：
代表西入口；E：
代表东入口。
（车库入口）
2、原案名可以包含以下几个信息：
原楼盘名，栋号或者户型类型编号，特殊户型独有命名。
3、面宽和进深码以0.5米为单位取约数，四舍五入，以阳台的轴线为边界。
4、面积概数以10为单位，四舍五入。
[闽]高建国2009-08-08 11:
32:
55
感谢你无私的分享！
[闽]高建国2009-08-08 11:
36:
11
这种管理方法很细致，相当精确！
[湘]柳又华2009-08-0811:
37:
02
能对大家有帮助就好，呵呵。
这些都是我自己编制的一些规定，对我们后来的工作起到了不错的效果，当规划做完，需要建筑产品跟入的时候，能有效的找到需要的户型。
这样就摆脱了以前完全靠人脑的记忆去寻找户型产品。
而且在整理的过程中，能起到熟悉业务，学习新设计的作用。
所以每年进的新人，都会要求他们花时间整理产品资料。
[豫]刘应岗2009-08-0811:
40:
09
磨刀不误砍柴工，这样的方法值得学习。
……
[豫]刘应岗2009-08-0811:
40:
09
磨刀不误砍柴工，这样的方法值得学习。
……
资料摘录：
关于建立文件夹、命名文件夹以及应注意的问题
——摘自《15天从入门到实战－电脑建筑效果图制作专业教程》 鲁英灿、康玉芬编著 清华大学出版社出版
第29页—第30页 １B.2.4保存命令
建立文件夹的的规则
建立文件夹不能漫无目的，最好根据工作类型分门别类。
例如，建立工程目录，此目录专门存储与实际工程有关的文件；建立练习目录，此目录专门存储练习、试验的文件等。
在工程目录里面，分别建立起以项目名称命名的子目录，在此子目录下分别建立DWG、MAP、MAX、TGA、PSD、JPG等孙目录，用来存储 AutoCAD文件、贴图文件、3dsmax文件、Photoshop文件等，这样在需要修改的时候，能很快地找到文件，提高工作效率。
起文件名的规则
因为做一项工作有工作周期，需要分步骤完成。
况且设计方案在一个设计周期内会不断变动，最好将各个阶段的情况都保存起来，用于比较分析，因此给文件起名也很重要。
第一阶段的文字命名：
***01、***02、***03、***04……
第二阶段的文件命名为：
***001、***002、***003、***004……
以此类推。
另外，给文件名前加前缀，以区分文件的用途，为今后整理硬盘文件预先做好准备。
比如：
无前缀的文件名，表示是正在进行的工程；
文件名前加“－”表示不用问即可删除的临时文件或练习文件；
文件名前加“――”表示必须问清楚，方可删除的的临时文件或练习文件；
文件名前加“！
”表示已全部完成，可以归档备份文件；
文件名前加“｀”表示本工程是多人合作项目中的一部分。
应注意的问题
１、给文件起名切忌起1、11、1111、22222、QQ、ZZ、AAAAAA、BBBBBB之类没有意义的名字，因为时间稍微一长，不容易回忆起来，会给修改和整理文件带来极大的困难，而计算机绘图的一大优势是便于修改，没有规则的文件名显然会造成混乱和不应出现的错误；
２、由于设计周期比较长，应将最终的文件归类整理，避免一个文件夹里有多个类似的文件名。
如HOGQI.DWG、HONGQI.DWG、!
HOGQI.DWG、!
!
HOGQI.DWG等，分不清哪个是最终的文件，给工作带来不便；
３、多人在联网的计算机局域网里工作，应在相同的项目目录里，分别建立各自的子目录，避免文件相互覆盖，造成不必要的损失；
４、重要的或者图纸量较大的工程，除科学地建立文件夹外，最好同时将同一文件备份在另外的一个文件夹甚至另外一台计算机里面，以避免误操作删除文件夹带来损失；
５、定期进行磁盘扫描或碎片整理，定期将文件归类整理、备份存档。
一般磁盘扫描每天一次，碎片整理每周一次。
整理：
高建国
2009.8.2
www.AiTOP.com
高建国：
2008年6月毕业于闽西职业技术学院环境艺术设计专业。
现就职于福建省龙海市鸿雅室内装饰服务部。
职位：
助理设计。
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