002印章管理制度.docx

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002印章管理制度

题目

印章管理制度

共12页

编码：

SMP-ZB-XZ-020-01

制定

黄柏云

审核

王小红

批准

李国勇

制定日期

2013-08-01

审核日期

2013-07-30

批准日期

2013-08-01

颁发部门

总裁办

颁发数量

18份

生效日期

2013-08-01

分发单位

集团各部及各分公司负责人

江西省人之初集团科技有限公司GMP文件

一、目的

为了保证公司印章刻制、保管以及使用的合法性、严肃性和安全性，依据公司规范运营、防范风险的管理规定，有效地维护公司利益，特制定本管理办法。

二、适用范围

本管理办法所指印章包括公司印章、法定代表人印章、合同专用章、财务专用章等具有法律效力的印章。

本管理办法适用于公司公文、授权委托书、证书、财务报表、统计报表及对外签署的合同、协议及其他须用印章的文本等。

三、职责

印章刻制由总裁办办公室负责。

四、内容

1印章的刻制和启用

1.1印章的刻制必须符合国家法律法规有关印章刻制的规定。

1.2各部门根据实际工作需要，需增刻或重刻印章的，应逐级上报董事长批准后，由办公室到公安机关办理刻制手续，并到指定的单位刻制；印章的规格、样式由公司办公室按有关规定办理。

原有印章立即缴销。

1.3未经审批，任何部门或个人均不得擅自刻制印章；否则一经发现，则由公司按相关规章制度追究其责任，并承担由此造成的全部民事、行政和刑事责任，且公司有权要求其消除影响、赔偿全部损失。

1.4新印章启用时由公司办公室下发《关于公司启用有关____专用章的通知》（详见本管理办法附件一），注明启用日期、使用管理部门、使用范围、使用程序等，并留存印模备查。

2印章的管理

2.1公司印章由董事长授权以下部门分别管理和使用：

印章类别

管理和使用部门

公章、法人章、合同章

资产管理部

财务专用章、发票专用章

财务部负责人

部门章

部门负责人

2.2公司的所有印章，均由办公室负责登记、留样并确定印章保管及使用责任人（以下简称为印章专管员）。

2.3办公室向印章专管员移交印章时，应填写《公司印章留样备案表》（详见本管理办法附件二）。

2.4由于印章磨损而更换印章，须在办公室登记、留样，按印章刻制和启用流程报董事长同意后由办公室进行更换。

2.5公司部门撤销、合并或重整后不再存续的部门，应将所持有的全部印章交回办公室，由办公室负责销毁。

2.6所有印章的使用，除经特别批准的除外，均应由印章专管员进行；严禁印章专管员将印章转交他人。

2.7印章丢失时，印章专管员应当及时向公司办公室书面报告，办公室应及时采取相关补救措施。

2.8公司决定停用印章时，由董事长签字同意后由公司办公室下发《关于公司停用有关____专用章的通知》（详见本管理办法附件三），将停用原因、时间通知公司各有关部门，办公室收回停用的印章切角封存或销毁

3公司印章的使用

3.1凡有公司对应权限管理领导签署的文件或发文批准书、业务报表、邀请函等，可直接加盖相应的公司印章。

3.2除本条第一项规定的情况外，凡加盖公司印章的存根类介绍信（开具时必须按要求认真填写存根）、授权委托书、发文批准书、业务报表、邀请函、承诺、证明等文件，均须填写《公章使用明细表》，注明用印事项、使用人及用印要求等，经相应管理领导审批签字同意后，将须签章的文件交印章专管员审核后，由印章专管员加盖相关印章；对涉及公司财产处分、重大合同及权利义务承担等内容的文件，印章专管员应留存复印件备查。

3.3禁止在手写文件上加盖公司印章。

3.4印章专管员在加盖印章前，应对文件的完整性进行审查；禁止在内容填写不全的文件或空白的纸张、介绍信、证件、授权委托书、发文批准书、业务报表、邀请函、承诺、证明等文件上加盖公司印章

4合同专用章的使用

4.1对外签署的合同或协议，应按规定办理审批程序，并留存复印件备查。

4.2公司合同专用章、报价专用章由常务副总指派专人担任印章专管员负责保管与使用。

4.3禁止在手写合同或合同内容填写不全的合同上加盖公司合同专用章。

4.4对外签署的合同或协议等，须在合缝处加盖合同专用章。

5财务专用章由财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用，无须办理本管理办法第十条的审批程序。

公司对外报送的各类业务报表（财务报表、统计报表等）及其他需用公司财务印章的文本等，须按规定办理用印手续。

6公司其他各部门印章、业务专用章的使用，由相关部门或部门做出相关规定，并报办公室备案。

7公司各类印章实行用印登记制度，印章专管员应每年度12月31前应将该期间填写《公章使用明细表》（详见本管理办法附件九）及用印资料档案全部移交总经办存档。

8印章专管员的职责

8.1印章专管员每天下班前应检查印章是否齐全，并将印章锁进印章专用柜内，妥善保管；次日上班后，应首先检查所保管印章有无异样，若发现异样应立即向上级领导报告。

8.2印章专管员因事、病、休假等原因不在岗位时，办公室负责人或相关部门负责人应指定他人代管印章；印章专管员要向代管人员交接工作，交代用印时的注意事项。

专管人员正常上班后，代管人员应向专管人员交接工作，登记用印的起止日期，实行管印人员登记备案制，以明确责任落实到人。

交接工作时，应严格办理交接手续，填写本办法附件四-2的《印章交接单》，登记交接日期、管理印章类别，交接人员签字，办公室负责人或相关部门负责人签字认可后备存。

8.3印章专管员及相关授权代管人应严格保守用印文件的内容，未经公司书面许可，不得将文件内容泄露至任何第三方。

印章专管员要坚持原则，遵守保密规定，严格照章用印。

未按批准权限用印或用印审批手续不全的，印章专管员不予用印；经办人拒绝印章专管员审核文件内容或审批手续的，印章专管员可拒绝用印并报告上一级领导处理。

8.4印章专管员用印盖章位置要准确、恰当，印迹要端正清晰，印章的名称与用印件的落款要一致，不漏盖、不多盖。

介绍信、授权委托书要有存根，要在落款和骑缝处一并加盖印章。

8.5印章专管员不得擅自用印，一经发现，按公司相关规章制度严肃处理，对情节严重者者，移送司法机关追究其刑事责任；若因擅自用印导致公司遭受经济损失时，由其承担全部赔偿责任。

8.6印章专管员离职时，其管理的印章记录和档案应作为离职移交工作的一部分，办理分管印章的移交手续并填写《印章专管人离职交接单》（详见本办法附件四-1）；印章专管员未办理完毕印章交接手续的，不得擅自离职。

因印章专管员未交接完毕印章手续造成公司的全部损失，由印章专管员承担全部民事、行政及刑事责任。

8.7禁止任何人未经批准携带公章外出。

印章专管员如确须带出使用的，须填写《公章使用明细表》（详见本管理办法附件九）必须总监级领导批准方可携带公章外出。

9法律责任

9.1任何人员必须严格依照本制度规定程序使用印章；不符合本制度规定的，不得使用。

9.2违反本制度的规定使用印章，造成丢失、盗用、仿制等，依情节轻重，对责任者分别进行批评教育、经济处罚直至追究刑事法律责任。

9.3本规定所称“全部损失”的赔偿范围，包括但不限于直接经济损失、间接经济损失、期待可得利益损失、诉讼费用、律师费用等。

10附则

10.1公司各分支机构、子公司参照本办法制定印章管理办法的，应报备公司办公室。

10.2本办法由公司办公室制定，并负有最终解释权。

10.3本办法自下发之日起执行。

五、附件

1、表格：

2、工作流程`

附件一：

表格

关于公司启用有关____专用章的通知

__________公司各部门及子公司：

根据_____公司《印章管理办法》第____条的规定，由于___________________，现公司已启用“___________专用章”，该印章由公司____部门管理，专管人员为_____。

为实现公司各部门业务对接、规范我公司的对内对外管理，自_____年___月___日起，启用本通知附件的印章，原“_________专用章”印章同时废止。

特此函告。

附件：

新旧印章样式

_____年___月___日

旧印章样式新印章样式

附件二：

公司印章留样备案表

NO:

____________

印章名称：

___________________________章

审批人：

_______________________________

刻制人：

_______________________________

启用时间：

_____________________________

配置及保管部门：

_______________________

印章用途：

_____________________________

印章专管员：

_________________

印章留样

本留样印章自_________年____月_____日启用。

附件三：

关于公司停用有关____专用章的通知

__________公司各部门及分子公司：

根据_____公司《印章管理办法》第____条的规定，由于___________________，现公司决定作废停用原由公司____部门专管人员_____管理的“___________专用章”。

____年___月___日前加盖该印章的全部公司文件仍然有效。

特此函告。

附件：

停用印章样式

_____年___月___日

停用印章样式

附件四-1：

印章专管人离职交接单

NO:

__________

部门名称：

___________________________________

离职交接印章名称：

_______________________________

交接日期：

年_____月____日

1、离职人员应当将本印章交付继任印章专管员，交接人双方的行为均应遵守_____公司《印章管理办法》之规定。

2、离职人员应当将其管理本印章期间的全部用印备案资料一并移交给继任印章专管员，并书面确认除前述印章资料外，再无其他用印情况；若有遗漏用印情况且导致公司遭受的经济损失，无论公司何时发现，印章专管人均对该损失承担全额赔偿责任。

3、其他说明：

_________________________________________

4、印章留样：

留样

4、本印章自____年___月___日____时起，经印章授权人签字确认后，其保管责任和用印责任均由印章接收人________负责。

印章授权人：

______________

__________年___月___日

移交人：

______________接收人：

_______________

__________年___月___日__________年___月___日

附件四-2：

印章交接单

NO:

___________

部门名称：

___________________________________

交接印章名称：

_______________________________

交接日期：

年_____月____日

用印注意事项说明：

1、交接人双方的行为均应遵守_____公司《印章管理办法》之规定。

2、其他说明事项：

_______________________________________

______________________________________________________________________________________________________________________

3、印章留样：

留样

4、本印章自____年___月___日____时起，经印章授权人签字确认后，其保管责任和用印责任均由印章接收人________负责。

印章授权人：

______________

__________年___月___日

移交人：

______________接收人：

_______________

__________年___月___日__________年___月___日

附件五：

________公司合同专用章用印审批单

NO:

____________

用印申请部门

合同份数

经办人签字

联系电话

签约方

甲方：

乙方：

其他方（包括担保方或丙方）：

涉及金额

签约负责人

联系电话

部门经理签字

分管领导审批

常务副总审批

附件六：

公章使用明细表

年月第页共页

借

用

出/借章时间

董事长

批示

总／副

总经理

审批

复审人

签字

借用章

经手人

借用章名称

事由

盖章张数

备注

还印章时间

月

日

时

一、公章启用流程

-304

-

二、公章停用流程

-305-