OA自动化模块操作的使用说明.docx
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OA自动化模块操作的使用说明
OA使用说明书
一、什么是OA
OA系统是指办公自动化（Office Automation）系统，用于企业网上办公。
它是指基于公司现实，通过网络技术，用以提高单位内部信息交流、共享、流转处理的和实现办公自动化和提高工作效率的信息化设备和应用软件；它不是孤立存在的，而是与其它各类管理系统（如人事管理系统，公司资产管理系统、财务系统等等）紧密联系，有机整合而形成的。
在OA系统中，我们可以通过收发邮件来传递信息，通过信息中心查收公司的各种信息、制度，通过流程管理明确规范公司各种事务，通过内部办公系统管理公司诸如会议、人事、资产等方面。
总之，熟练的操作OA系统可以让我们的工作变得快捷规范。
二、如何使用OA系统
1、使用前的准备
我公司的ＯＡ系统通过ＩＥ浏览器直接登陆，不用安装其他的软件。
启动公司OA系统的方法为：
在计算机桌面上打开IE浏览器，在地址栏输入：
http:
//服务器IP地址，然后敲回车键，如果正常的话，系统会自动显示以下画面：
如图２-1
图2-1登陆界面
图2-2登陆前设置
2、人员登陆
输入“用户名”（系统管理员为每个人员分配了一个账号即用户名，为了方便起见，一般情况下为姓名的汉语拼音）和“密码”（即：
初始密码为“1”，该密码用户可以修改），点击“登录”（或敲“回车”），如果用户名和口令正确，则系统进入以下主界面：
如图2-3。
（注：
为了方便用户的使用，此时，用户可以选择“记住名字”，这样以后只要输入“密码”就可以进入系统）
图2-3登录后界面
3、办公主界面介绍
进入系统后，当前的办公主界面（个人平台界面）有三个部分组成，左侧为子模块功能区；中间为信息提示区，右侧为导航栏。
右上方（图中紫色区域）为功能界面选择区，由于切换各种办公主界面。
点击功能界面选择区的“工作流程”，进入到工作流程办公界面（办公流程的定义及使用方法，请见4.工作流程），如图2-4。
图2-4工作流程界面
相应的，点击功能界面选择区的“信息中心”，进入到公司信息中心界面；点击“内部办公”则进入内部办公界面。
4、系统功能详解
1.进入个人平台办公界面，此界面的主要功能是个人日常办公信息处理和各种功能导航。
其中左侧子模块功能区包括邮件系统、日程安排、通讯录、万年历、个性管理等模块，以下做详细说明。
（1）电子邮件系统：
通过电子邮件系统可以向公司人员发送相关文件及附件。
发邮件：
当您需要给别人发送邮件时，您可以单击左导航中的“邮件系统---写邮件（左边粉红色区域）”，如图2-5所示，
图2-5写信息界面
如普通的电子邮箱一样，此邮箱可以上传附件（图2-5中下部黑色区域），一次最多可以上传10M左右的附件。
此外，本邮箱还可以直接通过各种OFFICE文档的形式进行编辑，如需使用EXCEL文档时，点击“EXCEL文档”（图2-5上部绿色区域），如图2-6
图2-6邮件的文件类型
如要发送邮件，点击右下角的“立即发送”，即可弹出目标人员选择框，如图2-7
图2-7邮件发送
选择人员时，可选中某一人员，双击，此时人名从“未选择用户”移到“已选择用户”，表示选中；如果选择人员较多时，可按住CTRL键，选择相关人员，再按“>>>”键，则所有选中的人员均被选中。
此时，点击“立即发送”即可发送成功。
查看邮件，未查看过的邮件可以从邮件系统的“新邮件”中查阅，查阅过的邮件可在“收件箱”中找到，这很类似普通的电子邮箱，这里不做复述。
在发件箱中，有一个选项“查看”，点击查看可以看到自己发送的邮件的阅读情况，如图2-8
图2-8邮件发送情况
（2）日程安排
有没有这样的时候，早早安排好的事情，到了眼前却忘了做，或者做着做着却走了样；有时，突然的一阵灵感驾临眼前，却随着时间流逝而消逝了。
这样的时候，你需要一个定时提醒的日程表来提醒、规范自己的工作。
“日程安排”这个模块，就给大家提供了这样的功能。
它的使用十分简单，如图2-9，点击“日程安排”按钮，进入日程安排定制界面
图2-9日程安排
点击日历的“+”进入编辑界面，在此界面中设定提醒事项及提醒时间，点击确定保存。
当日期为设定日期后，该系统将会提醒，如图2-10。
点击后，将弹出本日具体的提醒事项。
图2-10日程安排定时提醒
（3）通讯录
在ＯＡ系统中，有两处地方可以查到公司员工的通讯录：
第一处，在 个人平台－通讯录 目录下，在 公共通讯录 中，可以按照部门查阅员工联系方式，在 个人通讯录 中，员工可以把自己所需的一些联系电话，保存在这个栏目中。
第二处，在 信息中心－知识管理－公司通知 中 最新公司通讯录 将随时更新，员工可以到此处下载通讯录的电子版，如图2-11。
如图2-11公司通讯录
（4）个性管理
个人平台中的个性管理栏目主要用于OA个人设置，包括OA帐户密码设置（修改密码），个人档案设置（用于设置个人基本信息等）。
使用起来比较简单，这里就不多做介绍了。
由于OA中可能包含许多公司和个人信息，公司要求，员工本人的密码要超过6位，请新员工尽快修改密码。
（5）导航栏
导航栏在个人平台界面的右上方，包括公文流转、会议通知、今日日程、任务管理有邮件系统五个栏目，如果该栏目后缀为红色数字如：
邮件系统（5），意为有5封新邮件还没有阅读，当点击此数字时，将进入新邮件栏目。
以此类推，诸如新的流程，新的日程等等。
（看参加图2-10）
2.信息中心，在页面右上角点击“信息中心”进入信息中心，信息中心主要用于发布公司通知、公司制度以及部门信息等，此外，公司还会根据实际需要，在此界面上，设置新的栏目，如：
薪酬体系实施等等。
员工可以通过在个人平台的订阅栏目（个性管理-信息订阅）来及时阅读最新的通知、制度等（参加图2-3）。
一般可设定为公司通知，公司制度以及本部门的发布信息，如图2-12。
图2-12信息栏目订阅
在部门发布这个栏目里，各部门包括两个部分内部外部，“内部”是指仅本部门员工可以查看的信息组，“外部”是所有部门人员均可以查阅的信息组。
如图2-13
图2-13部门发布
在信息中心栏目中，还有内部论坛、内部下载等分栏目。
3.内部办公
点击右上角的“内部办公”，进入内部办公界面。
内部办公界面现在尚处于开发阶段，在这个界面里，根据各部门员工可工作的性质、要求，会提供相应的办公模块，比如现在已经初步开发的“资产管理模块”，主要针对行政部办公资产的整理；“人事模块”用于人事部管理员工档案、奖惩、调动等等。
简单点说，内部办公这个平台可以较好的把OA办公系统与企业资源管理（ERP）结合在一起。
4.工作流程
工作流程这个模块，是由大舜自己通过定制工具开发出的，是公司办公的一大特色。
（1）什么是流程。
在一些例行工作中，员工的操作都是有制度、程序可循的。
比如说请假，公司有《考勤休假制度》，上面明确规定了请假的程序和审批的权限：
请假有请假人申请，经审批同意后，方可实施请假，请假后销假，人事备案；审批的权限为，请假1天以内由部门经理批准；1---3天（含）由部门经理审核，人力资源部经理审批；3天以上由部门经理、人力资源部经理审核，报总经理审批。
如果按照过去使用请假单的旧模式，一个人请假审批要经过两三个部门经理的签批，回来后要销假，请假单备案，但有事因为事情急或者对程序不了解，造成这样或那样的疏漏，为企业正常的个＼帮工带来了一定的影响。
现在如果使用流程，流程会自动指定办理的环节，明确所需的要素，设定好办理时间，即使刚来公司不久的新人也能按部就班的掌握和执行公司的各项制度和程序。
所以我们可以把ＯＡ流程这样定义：
通过OA系统，用以规范员工工作、办公程序、标准的协作、审批系统。
（2）流程使用介绍
1流程界面介绍。
点击右上角的“工作流程”，进入工作流程办公界面，见图2-14
图2-14工作流程界面
在图2-14中，页面左侧为功能栏目区，上部几个下拉框为管理导航区，下部为具体流程处理区域。
功能栏目区中，有几个概念需要解释清楚，分别是“待办工作、已办工作、完成工作”，
待办工作：
在某一流程中，当前的环节需要本人处理，则此时该流程对于自己来说就是待办工作。
已办工作：
当你将这个环节处理完毕，把流程发送到下一个处理人后，那么这个流程对于你来说已经处理完毕了，这就是已办工作。
完成工作：
当一个流程发到最后一个处理人处，这个流程就结束了，这个流程不会再是任何一个人的待办工作或已办工作。
过去所有处理的流程均会在完成工作中结束。
工作中，我们要经常注意有无待办工作，如果有应尽快处理完毕。
通过管理导航可以根据流程种类、办理日期以及发起部门较快速的查询具体流程，这在有大量流程的情况下，比较有用。
2新建流程
要使用一个流程，首先就要新建流程，新建流程需按一下步骤创立：
工作流程---流程管理---（流程类别）---具体流程，
以建立“一天内的请假、换休流程”为例，其创建步骤为：
工作流程---流程管理---申请流程---人事---一天内的请假、换休流程，如图2-15，
图2-15新建流程一
点击对应图标，进入流程新建界面。
如图2-16，
图2-16新建流程二
在图2-16中，所见到的几个流程，是指该类型流程中，尚在流转中的流程，可点击查阅，但不能做任何操作（流程的发送框呈灰色，无法操作）。
点击“新建”则会新建流程，开始某一个流程的使用。
当你发送了一个流程，但发现流程发错了，这个时候你可以使用“回收”功能，对原流程实施回收，取消上一次流程发送。
操作的办法是，选中某一流程最左边的小框，点击“回收”即可。
但“回收”功能有一定的限制，当下一个处理人员处理了流程之后，回收功能将失去作用。
3流程处理
ⅰ处理单
新建流程后，进入流程，以“工作联系”这个流程为例，如图2-17
图2-17流程进入界面（处理单）
进入界面后，看到是“处理单”界面，黑色横线以上是表头，标明流程的基本信息，有流程发起者填写。
其中标题一栏尤为重要，一般需包括工作内容、时间、主要人员等内容，每一个流程的标题，都有一个范例，可以根据范例填写。
如果操作框上有一个这样的标记
，代表此环节（操作框）需要你进行处理。
点击“批示”，弹出批示框，进行审批，审批完成后，点击批示框的“√”，即可保存，并自动关闭。
ⅱ正文
点击“正文”栏，进入正文界面，如图2-18
图2-19流程正文界面
这是一个纯正的WORD界面，可以使用所有的ＷＯＲＤ功能，在一些流程中（如：
工作日志、绩效考核流程），正文包含一些表格，流程处理人员能在正文中处理各种公文，并且此页面有笔记留痕的功能，可以通过字体颜色，区分是由谁操作的。
在正文页面中，也可以通过导入其他WORD文档，来覆盖当前页面，操作方法是：
点击左上角的“导入文档”，浏览选择目标文档，点击“打开”，即可覆盖。
ⅲ附件
在流程中经常要有一些诸如EXCEL表、图片的资料，作为审批的参考依据，可通过“附件”，上传资料。
点击流程页面左上方的“附件”按钮，进入附件页面。
其上传方法与传统的Email邮箱类似，这你就不再复述了，如图2-20
图2-20上传附件
ⅳ流程描述
点击“流程描述”进入相应界面，如果想了解流程的步骤环节设置，请点击“流程描述”，将会有流程图描述整个流程的流转步骤，如图2-21.
图2-21流程描述
ⅴ流转查阅
在流转查阅页面，处理过这个流程的人员均可以查阅流程的流转情况（见图2-22），蓝色为发起人，白色为正常处理环节，绿色为退件（意为此环节退回至上环节），红色为现需要处理公文人员。
图2-22流转查阅
ⅵ流程属性设置
想发送流程还差一个设置才能发送，时间设置。
点击“流程属性设置”，进入相应界面。
在这个界面中选择这个流程的开始时间和预计结束时间，而这个时间也将会被系统认为相应的处理时间，在设定时间内，系统视为“正常”，一旦超出这个时间，则被视为逾期。
请见图2-23，
ⅶ关联流程
各流程之间也可以通过关联流程的方式互相联系。
比如说，策划部经理处理了一个流程，认为该流程应向上级反应，但该流程上级无法处理，策划部经理可以通过新建相关流程“工作联系”，发送给相应的上级审批。
方法为：
点击流程界面中上部的“新建相关流程”，打开新建界面，选择相应的相关流程，点击确定，即可进入新建流程了，如图2-23，
图2-23建立相关流程
新建的相关流程使用方法与一般流程使用方法一致。
通过这种方式可以在新建的相关流程中查阅连接的流程，查阅的方法为，点击新建流程的“关联流程”按钮，进入关联流程界面，选择原流程标题名称，双击，即可进入原流程，如图2-24
图2-24查阅关联流程
3.部分流程介绍
现在公司已经编制了各种流程50多个，如员工内部沟通、公文审批、考勤休假等基本流程已经比较完善。
各部门的专业性流程，如财务各种报表定期发送，人事部招聘流程、销售部交房等流程均已开始使用及编制中。
所有的流程将根据公司情况和公司要求不断完善，在未来不远，我们的流程会比较丰富，并愈发规范、专业。
由于公司新人可能对一些基本流程的使用范围不是很明确，这里将主要介绍基本流程的使用范围，请参见表2-25
表2-25部分基本流程的适用范围
部分基本流程
流程名称
分类
用途
工作联系
工作协同
用于不同部门之间人员沟通使用
员工工作请示
工作协同
用于部门内部，上下级间的请示、指导
公文签发
公文签批
用于公司制度、通知的审批发放
工程施工合同
合同签批
用于工程施工合同的申请、签批
工程采购合同
合同签批
用于工程采购合同的申请、签批
其他合同
合同签批
用于除工程类合同的签批
请假换休申请
申请流程
用于员工连续请假、换休两天以上的审批
一天之内请假、换休
申请流程
用于换休、请假在两天以上的申请、审批
调班申请
申请流程
用于会所、销售部人员调班的审批
加班申请
申请流程
用于员工加班的申请和审批
培训申请
申请流程
用于员工对培训设想的审批
费用申请流程
申请流程
用于部门计划外的费用、物品申请
办公物品申报
例行工作
用于每月普通办公用品的申报
个人工作日志
定期流程
员工每日下班前，需概述本日工作情况，上报备档
部门工作周报
定期流程
各部门应在周末下班前，整理本部门本周工作
情况，并交上级审批
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