行政办公室工作流程.docx

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行政办公室工作流程

行政办公室工作流程

行政办公室任务流程

第一局部行政制度

一、总那么

二、办公场所管理制度

1、员工行为规范：

2、办公用品管理

3、固定资产管理

4、公用书报管理

三、印章运用和管理制度

四、上传下达制度

1、呈报

2、发文

3、收文

4、会议管理制度

五、档案管理制度

六、后勤保证管理制度

1、会议接待

2、车辆管理

第二局部流程

1、呈报流程

2、客户接待流程；

3、发文处置流程；

4、收文处置流程

5、办公用品推销流程

6、办公设备维修流程

7、固定资产请购流程

8、印章刻制流程

9、印章运用流程

10、印章报废流程

11、档案归档、借阅流程

12、档案销毁流程

13、档案归档流程

14、合同管理流程；

15、会议管理流程

16、车辆管理流程

第三局部表格

1、«办公用品请购单»

2、«固定资产请购单»

3、«办公设备报修央求单»

4、«印章运用央求表»

5、«印章刻制央求表»

6、«印章报废央求表»

7、«呈报单»

8、«收文处置单»

9、«会议方案审批表»

10、«会议预算金额表»

11、«会议签到表»

12、«档案归档注销表»

13、«档案归档注销表〔总表〕»

14、«档案借阅注销表»

15、«档案销毁注销表»

16、«用车央求单»

17、«派车单»

18、«车辆运用记载表»

19、«车辆使行驶记载表»

20、«车辆注销卡»

21、«车辆注销表〔总〕»

22、«燃油效率及油耗量结算表»

23、«行驶事故处置报告书»

第一局部行政制度

〔一〕总那么

一、为增强公司行政事务管理，理顺公司外部关系，使各项管理规范化、制度化，提高办事效率，特制定本规则。

〔二〕办公场所管理制度

一、员工行为规范：

①公司的员工都应具有开拓进取、爱岗敬业的肉体，做到勾搭协作、老实守信、遵纪违法。

②待人接物态度和蔼，言行举止文明礼貌，接听语调平和亲切。

③增强时间观念，提高任务效率和质量，下班时间不串岗、不遛岗、不闲谈、不办私事，任务时间不在网上玩游戏。

④下班时间做到肉体丰满，仪表穿戴端庄小气。

⑤办公场所要坚持整洁、卫生；坚持肃静，不得高声喊叫、吹口哨、哼小调；不准在非指定地点抽烟。

⑥严守纪律，听从大局，坚持任务请示报告制度，逐级担任，各司其责。

⑦严厉遵守保密纪律，根绝泄密事故发作。

二、办公用品管理：

1、办公用品推销流程

填写申购单→行政办公室确认物品后依照相关规则、权限操持审批→推销→验支出库领用→办公用品的推销

①请购人照实填写请«办公用品请购单»经部门担任人签字后及时上交行政办公室。

②一切办公用品的推销任务一致由行政办公室操持。

③坚持团体推销制度，急用现买零散物品实行特事特办原那么，批量、珍贵物品由推销人员及有关指导全程参与推销任务。

2、办公用品的保管

①办公用品由行政办公室专员担任保管；购入批量的办公用品应及时入库贮存，在办公用品入库注销本上照实填写品名、规格、价钱、数量等，并签字。

②阶段性运用或暂时闲置的物品〔电暖器、电扇等〕，要妥善保管，随时待用。

③每月月底停止办公用品库存清点，确保账物相符。

三．固定资产管理

固定资产管理总原那么：

谁用谁担任，维修归行政。

1、固定资产的划分规范和分类

企业的休息资料，按其运用年限和价值大小分为固定资产和低值易耗品，依据国度有关规则，列作固定资产普通应具有以下条件：

1、单位价值在人民币200O元及以上。

2、运用期限超越一年的房屋、修建物、机器、机械、运输工具，以及其他与消费运营有关的设备、工具、用具等。

不属于消费运营主要设备的物品，运用期限超越两年的列作固定资产。

不契合上述条件的休息资料，列作低值易耗品。

2、固定资产的购建、注销与计价

①请购：

由请购人填写«固定资产请购单»。

②审批：

依次由部门总监、分管指导、财务总监及总经理审批。

③置办：

由归口行政办公室一致置办。

④报帐：

置办人凭发票和«固定资产请购单»到财务部门报帐。

⑤登帐：

资产归口部门应开设〝固定资产及低值易耗品注销簿〞，对所购资产予以注销并担任到人。

⑥建卡：

行政办公室依据原始凭证及记帐凭证对契合固定资产规范的，树立固定资产卡片，一式三份，财务部留一份，行政办公室一份，另一份由资产运用部门保管（见请购流程图）。

流程图：

请购→审批→置办→报账→登帐→建卡

3、固定资产的修缮、转让、转移、清点和报废

①为坚持固定资产的正常消费才干，保证固定资产的正常运用年限，企业必需对固定资产停止活期或不活期的修缮。

②办公用品的维修一致归口有行政办公室担任，报修人必需先填写«办公设备报修央求单»，严厉执行行政顺序。

③固定资产转让，必需按规则操持转让手续。

转让方式原那么上应实行有偿转让。

固定资产的无偿转让，由总裁审批。

④固定资产在公司外部转移，必需操持固定资产外部转移手续，转移手续由转出部门操持，要及时变化固定资产卡片。

⑤在清查固定资产时，发现固定资产盘盈、盘亏，应查明缘由，及时操持有关手续。

⑥固定资产的报废由运用和保管部门提出央求，并按审批权限操持报废手续。

未经同意之前，不得随意撤除或变价出售其实物。

三、公用书报管理

1.行政办公室担任一致订阅报刊杂志，集中收发和管理。

2.公司员工岗位所需的业务书籍，团体报请部门担任人和行政办公室，总裁审核赞同方能购置。

3.一切购置来的图书，一概到行政办公室验收、注销、编号，并在发票上签字。

需求阅读者，操持借阅手续。

四、公司门禁管理规范

1.外来人员因公需进入公司，应先注销，经接洽部门或相关人员赞同后，再给来访者指出接洽部门位置。

如接洽部门或相关人员不在或有其他缘由不愿接见的，前台应委婉拒绝，请其外出。

2.提交的小件物品、信函、文件等应由前台代收发，前台应及时预备做好收、发任务，并例行注销。

3.以下外来人员严禁进入公司：

①携带易燃易爆及风险品的人员。

②不明身份、衣冠不整的人员。

③推销产品及收买废品的人员。

④非洽谈公务人员，或是洽谈公务但拒绝注销反省者。

⑤来访人员报不清受访部门及受访人者。

4.接待来访人员时，各部门接待人员应增强保密看法，如主人翻阅办公桌的资料时应予以制止。

5.下班时间，集团总部人员原那么上严禁接访主人，假定有特殊状况，需向直属下属说明，经赞同后在公司会议室会客，时间不能超越十五分钟。

〔三〕印章运用和管理制度

一、公司公章、合同公用章、总裁章、副总裁私章由行政办公室一致管理，专人担任。

二、凡以公司名义上报和下发行文的请示、报告、汇报、通知等需先填写«印章运用央求表»经部门总监及总裁签字前方可用印；

三、因业务任务需求，如招标、报价、做方案资料、更改银行帐户等需用行政印章时，先填写«印章运用央求表»经部门总监签字前方可用印。

四、用合同公用章，必需经分管指导确认、总裁审核并赞同方可用印。

五、严禁启用公司行政印章为非本公司员工开具证明或引见信。

六、印鉴管理人员必需保证印鉴的相对平安和正确运用，防止印鉴盗用或滥用，及时作好用印记载。

七、印章的刻制必需填写«印章刻制央求表»报废必需填写«印章报废央求表»。

〔四〕上传下达制度

一.呈报

1.发起人填写«呈报单»。

2.部门担任人签字及相关会签部门担任人签字。

3.总顾问签字。

4.副总裁签字。

5.总裁签字后前往发起人处，有发起人办结汇报详细任务进程并记载和完成归档任务。

总原那么为，逐级报、不要越级、经过行政办公室的呈报由行政办公室担任跟踪、回复、归档；没有经过行政办公室的呈报，由呈报人担任跟踪；暂由部门归档；在规则时间内〔每月底〕一致归交行政办公室存档；

二.发文

发文普通应该是对公司各方面事务具有一定指点性或约束力的事项的宣告，日常的顺序性、流程性文件发文应先用公司«呈报单»填写。

力避随意发文。

1.公司外部发文:

拟稿人→责任部门担任人初审〔及相关部门责任担任人会签〕→行政办公室核稿→行政总监审核→副总裁审核→总裁签发→行政办公室〔一致编号→打印→盖章→发文→备案〕

2.对外发文:

拟稿人→部门经理审核→主管副总经理→总经理核准→总经办一致编号→打印→盖章〔签字〕→发文→备案

3.密级分为〝绝密〞、〝秘密〞、〝秘密〞。

4.紧急水平分为〝特急〞、〝急〞、〝平〞。

5.文件内容要求理想清楚、观念鲜明、条理明晰、文字精炼、用语准确。

三、收文

1.流程

行政办公室收文→注销行政办公室拟办→相关指导阅示→副总裁指示→总裁指示→行政办公室分送→相关部门承办〔催办、办结〕

2.行政办公室收文后及时填写«收文处置单»。

3.协办部门必需积极配合主办部门完成文件处置。

4.文件的催办由相关办公室公室担任，防止漏办或延误。

5.严厉依照时限要求完成。

6.文件传递必需保证平安，完善签收手续，防止文件遗失。

7.文件操持终了后，一致交由行政办公室指定专人保管、立卷归档。

四、会议管理

会议是集团决议发生、任务明白、意见交流的正式方式与场所。

集团会议区分为活期例会与非活期会议，规则的人员必需准时参与，指定人员务必作好会议记载，与会人员遵守会议布置同时提高会议效率，会后请记载人员将会议纪要交予相关人员会签。

1、例会规范如下：

会议称号

时间布置

参与人员

会议内容

召集/掌管人员

记载人

总裁办公会议

由总裁办公室通知

依据会议主题通知相关人员

依据运营及管理需求拟定

总裁办公室

总裁办公室

总裁办公例会

每周一次，无特殊状况，每周一上午10点准时召开

副总监及以上

各板块的日常运营管理任务汇报

副总裁

行政办公室

运营剖析会

每月一次，时间待定

企管部及战略规划部相关人员、总裁办主任、财务总监、行政办公室相关人员、下属公司相关担任人

上月运营任务总结、剖析及下月的任务方案展望

副总裁

行政办公室

2、会议要求：

①集团内会议由行政办公室详细布置，请行政办公室做好会议纪要并做好会签任务；如遇特殊状况，由行政担任人另行通知

②与会人员不得无故列席，并照实填写«会议签到表»，如不能列席者须向下级指导说明缘由并请假。

③请与会人员将手机静音。

④与会人员需于会前预备好会上需讨论和汇报的相关资料；防止无必要的时间拖延，延缓任务效率。

〔五〕档案管理制度

一、目的

为规范公司的文件资料的归档任务，完整、系统保管企业档案，制定本制度。

二、适用范围

凡属本公司归档范围的各种文件资料，必需依照公司规则要求向行政办公室移交，并实行集中一致保管。

三、原那么

2、档案及有关资料的接纳、移交等，要严厉实行交接手续及审批制度。

3、档案人员适时对档案资料停止反省、清算、核对任务；如发现效果，应当立刻向指导报告，对破损或褪变档案及时抢救。

4、公司各部门档案人员应担任所构成的文件资料积聚、整理，并按要求向行政办公室

归档。

5、档案归档任务接受行政办公室的监视和指点。

6、档案管理任务实施责任清查制度，对不按规则归档而形成文件资料损失的，或对档案停止涂改、抽换、伪造、偷盗、躲藏和私自销毁而形成档案丧失或损失的直接责任者，依法停止处置。

四、归档范围

1、公司在准备、设立、运营及产权变化及其他进程中构成的直接记叙和反映公司活动的具有理想和久远考察价值的文件资料列入归档范围。

2、归档的文件资料来源：

①本公司外部构成的文件资料；

②本公司参与的协作项目，协作单位按要求应向本公司报的文件资料；

③针对本公司有保管价值的其它外来文件资料。

归档的文件资料载体方式包括：

纸质文件、存储电子文件的光盘、软盘，录音录像带、照片、底片，实物及其他方式。

五、归档分类

1、行政管理任务构成的文件资料

〔1〕公司准备期的可行性研讨、央求、同意，工商注销等证明资料，企业章程，董事会、股东会、监事会和部长层构成及变卦。

〔2〕股东会、董事会、监事会活动及构成的相关记载、纪要。

〔3〕综合性行政事务，文秘、机要、保密、信访任务。

〔4〕法律事务，政纪监察，公证任务。

〔5〕审计任务。

〔6〕员工教育与培训任务。

〔7〕后勤效劳。

〔8〕人事任务。

2、运营管理任务构成的文件资料

〔1〕公司革新、运营战略决策。

〔2〕公司开展规划、各项目开展方案，责任制管理，各种统计报表，公司综合性统计剖析。

〔3〕知识产权和商业秘密管理。

〔4〕公司信誉管理，笼统宣传。

〔5〕商务合同正本及与合同有关的补充资料，有关的协议、意向书，有关的资信调查等。

〔6〕营销管理，市场调查与剖析，客户信息管理，广告宣传，产品销售，售后效劳。

〔7〕财务管理，资金管理，资产管理，本钱价钱管理，银行存款，会计管理。

〔8〕招招标项目管理。

3、业务项目任务构成的文件资料

〔1〕业务项目的准备与构成。

〔2〕业务项目的运转。

〔3〕业务项目的保证与监视。

4、会计任务构成的文件资料

〔1〕会计凭证。

〔2〕会计账簿。

〔3〕财务报告及报表。

〔4〕其他资料。

〔5〕其它对国度、社会和公司有保管价值的文件资料。

5、以下文件资料应随时归档：

〔1〕公司发文；

〔2〕应归档的零散文件资料；

〔3〕变卦、修正、补充的文件资料；

〔4〕合同、协议等具有法律效能的文档；

〔5〕公司机构变化和职工调动、离岗等留在部门或团体手中的文件资料；

〔6〕其他暂时活动中构成的文件资料。

六、归档要求

1、公司各部门秘书担任文件的搜集、整理和归档，并活期交公司行政办公室集中管理。

任何人不得拒绝归档，档案保管人员及时注销«档案保管表»。

2、归档的文件资料应完整、准确、系统。

文件书写和载体资料应能耐久保管。

文件资料整理契合规范，不契合保管要求的文件资料应经修复后归档。

3、归档的文件资料应为原件或具有凭证作用的文件资料。

4、非纸质文件资料应有文字说明一并归档；外文资料应与中文翻译件一并归档。

5、具有临时保管价值的电子文件，必需同步制成纸质文件与原电子文件一同归档。

归档的电子文件的收发注销表、机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保管。

7、文件资料普通归档一份。

重要的、应用频繁的和专门需求的可适当添加份数。

8、多个单位协作完成的项目，由公司主办的保管一套完整的文件资料，如协办那么保管与承当义务相关的一套正本。

有合同、协议规则的，按其要求执行。

9、档案人员担任反省归档文件资料的完整与准确，并填写移交清册。

重要项目的文件资料归档时应编写归档说明，并经项目担任人审核签字，有密级和查阅范围要求的要特别注明。

10、行政办公室担任反省档案的整理质量，必要时可将不契合要求的文件资料退回，要求重新整理。

11、交接双方应严厉执行交接手续，仔细核对移交清册，双方经手人和部门担任人在移交清册上签字以备查找。

12.档案借阅室必需照实填写«档案借阅注销表»，档案销毁时，销毁人必需照实填写«档案销毁注销表»。

〔六〕后勤保证管理制度

一、会议接待

1.接待流程

收到访问央求→了解客户信息→了解客户来访需求→制造客户接待布置表→接待客户的前期预备任务→停止客户接机/车→客户进公司接待观赏布置→正式洽谈→就餐布置→其它布置→客户分开

2.用餐顺序

1、各部门、中心在集团布置用餐须报总裁同意，并提早将用餐通知书送交办公室，由办公室一致布置。

用餐通知书要列明来客单位、时间、规范、人数。

2、如遇特殊状况，可行动请示，赞同后先用餐，再补办手续。

3.用餐规范

餐费规范分为A、B、C三个层次〔酒水除外〕。

即普通主人用C档，较重要主人用B档，重要主人为A档。

4.用餐后的核算

1、一切招待用餐费用，接待部门须及时报批，操持结算。

2、对不契合手续、不按规则操持的，一切费用由接待人承当。

5.本卷须知

1、必需留意接待费用支进项目与接待用途及目的分歧。

2、接待费用开支，必需本着最小支出、最大效果的原那么，合理接待，有效运用经费开支。

二、车辆管理

1.车辆分配

①依据任务需求，行政必需对一切车辆停止一致管理，填写«车辆注销表»。

需求用策的部门和团体必需先填写«用车央求单»由行政办公室请示集团总裁同意，对车辆停止一致装备和调整，用车完成后照实填写«派车单»上交行政办公室归档。

②各单位担任人对本单位车辆的日常运用、驾驶人员的平安教育及执行规章制度状况有管理责任。

③集团外事用车、集团会议及较大活动用车，办公室有权暂时调度各单位车辆，各单位应听从协调调度。

④原那么上各单位不得相互借用车辆，特殊状况须经集团分管指导同意。

⑤24小时内长途用车〔单程150公里以上的〕，须经集团分管指导同意，24小时以上的，需报集团副总裁同意。

⑥任何车辆外借必需经集团副总裁同意。

2.平安管理

①驾驶人员必需严厉遵守交通法规，依据车队的布置参与交通平安学习，提高驾驶技术，保证车辆完整，根绝事故发作。

②对交通事故肇事者除经济处分外，还将视情节轻重开具«行驶事故处置报告书»，并区分给予书面反省、通报批判、中止驾驶、降薪等处置。

③驾驶人员在车辆运用时期发作违章行为均由团体承当。

3.维修保养

①车辆维修按规则填制央求单，部门担任人签字，走完审批流程后，到指定修缮厂或4S店维修；

②行政办公室人员担任对车辆停止不活期反省，内容包括：

本规则执行状况、车辆内外卫生、普通保养状况等，反省不合格者，对当事者酌情给予惩罚；

4.驾驶人员管理

集团指导及各分公司总经理装备任务专车，持有效驾照可由自己驾车；无驾照需配司机的，由集团行政办公室一致分配。

5.附那么

车辆的保险、养路、验车、牌照、停车场等手续，属于集团行政办公室一致操持，所需费用按财务预算辨他人帐；属于各分公司的，自行操持，费用自傲。

第二局部行政办公流程

一、客户接待流程

二、呈报流程

三、客户接待流程

四、发文处置流程

备注：

发文处置表格用公司«呈报单»

五、收文处置流程

六、办公用品推销流程

七、办公设备维修流程

八、固定资产请购流程

九、印章刻制流程

十、印章运用流程

十一、印章报废流程

十二、档案归档、借阅流程

十三、档案销毁流程

十四、档案归档流程

十五、合同管理流程

十六、会议管理流程

十七、车辆管理流程

第三局部行政办公表格

1.«办公用品请购单»

2.«固定资产请购单»

3.«办公设备报修央求单»

4.«印章运用央求表»

5.«印章刻制央求表»

6.«印章报废央求表»

7.«呈报单»

8.«收文处置单»

9.«会议方案审批表»

10.«会议预算金额表»

11.«会议签到表»

12.«档案归档注销表»

13.«档案归档注销表〔总表〕»

14.«档案借阅注销表»

15.«档案销毁注销表»

16.«用车央求单»

17.«派车单»

18.«车辆运用记载表»

19.«车辆使行驶记载表»

20.«车辆注销卡»

21.«车辆注销表〔总〕»

22.«燃油效率及油耗量结算表»

23.«行驶事故处置报告书»

附件1：

办公用品请购单

央求部门：

央求人：

日期：

序号

物品称号

单位

数量

需用日期

估价单位

总金额

用途

总金额

部门担任人意见

行政办公室意见

副总裁审批

总裁审批

附二：

固定资产请购单

请购部门

请购人

资产称号

数量

估量单价

规格

预购日期

请购事由

行政办公室询价后引荐厂牌

部门总监

财务总监

副总裁

总裁

附件3：

办公设备报修央求单

申报部门

日期

经办人

报修设备

运用年限

缺点缘由

副总裁审批

总裁意见

操持结果

维修进程记载：

维修单位：

维修人签字：

维修结果：

申报部门经办人签字：

附件4：

印章运用央求表

文件名陈

印章类别

事由

运用部门

经办人

部门总监

副总裁

总裁

主管部门

经办人

部门总监

附件5

印章刻制央求表

类型

全称

运用范围

事由

运用部门

经办人

部门总监

副总裁

总裁

主管部门

经办人

部门总监

附件6：

印章报废央求表

印章称号

报废缘由

运用部门

经办人

部门总监

副总裁

总裁

主管部门

经办人

部门总监

附件7：

湖南石磊文明传达集团

呈报单

单位〔部门〕：

呈报人：

呈报时间：

发

起

人

或

执

行

人

主题

事

由

部门意见

会签部门意见

审

批

人

财务总监

集团副总裁：

总顾问：

总裁意见：

备

注

附件8：

收文处置单　

年月日

收文字号

来文份数

附件状况

来文机关

来文字［］第号

标题

拟办

指导指示

受文单位

接纳日期

操持状况

承办人

退文时间

附件9：

会议方案审批表

央求人：

所属部门：

日期：

部门

会议称号

掌管人

时间

地点

参与人员

会议预备记载

填表说明:

1、会议表格中各项内容准确、完整，注明会议的称号、议题、时间、地点、参

加人员等；

2、与下级指导会议布置无抵触，如有抵触，必需听从下级布置；

附件10:

会议预算金额审批表

部门：

填表：

时间：

类别

预算内容

参与部门

预算金额

备注

会议场所租赁

会议设备租赁

会议所需物资明细

会议用