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公文培训讲义
公文培训讲义
非常高兴有这么一个机会在这里和各位同事、各单位信息部代表在这里做一个业务交流，交通信息化人才二期培训已开始近三周，相信大家对现在的业务也有一定的了解。
在机关单位，公文写作和会议组织表示处室以及个人的能力水平。
组织这次培训，目的就是让大家有机会系统学习一下机关公文写作，同时有个沟通和交流的机会，希望大家在接下来的学习中有所受益。
机关工作最常见的业务就是写作，和各式各样的文章打交道，各类文章是我们日常工作表情达意、交流思想的重要工具，也是各种管理信息的主要载体。
一个现代人，不读文章，不写文章的情况是难以想象的。
问题是，对于绝大多数人来说，常读、常写、常用的，因而也是最需要学习与掌握的，是哪种类型的文章。
文章的种类繁多，体式各异，但根据其性质和用途，我们大体上可以将文章划分为两大类：
一类是供欣赏的，一类是供使用的。
前者主要有诗歌、散文、小说、戏剧等，它以形象思维为主要手段，使人们在潜移默化的审美过程中受到感染、获得教益。
后者诸如公文、诉状、广告、合同、书信、日记、消息、传记等，它以逻辑思维为主要手段，使人们在明白无误的解读过程中交换意见、解决问题、处理事务。
著名文学家、教育家叶圣陶先生说：
“大学毕业生不一定要能写小说、诗歌，但是一定要写工作和生活中实用的文章，而且非写得写得既通顺又扎实不可。
”
实用文体乃众人常用之文。
在现代社会里，它的使用频率越来越高，几乎人人都用得着。
中国实用文体的共同特点和撰写要求，可以概括为五点：
1、目的——务实
实用文章都是切合实用的，是有用才写，写了要用的。
2、内容——写实
实用文章是用来办实事的，因此内容必须真实可靠、准确无误。
不仅时间地点要真实，各种数据都必须准确。
3、结构——平实
它应该使特定的阅读者读得清楚明白，为了提高办事的效率，最好是开门见山，有话直说，使阅读者一目了然。
4、语言——朴实
写实用文章目的是为了办事，而不是供人欣赏，因此，语言应朴素无华，简洁明快，选词用字，应“取最普通常用者”，不追求词藻华丽，不滥用典故，不用或少用比喻、排比、对偶、双关、反语等修辞方法。
5、体式——规范
各种实用文体在长期的流通过程中，逐渐形成了一些相对固定的体式甚至格式。
这些体式和格式是约定俗成的，因而也是大家通用的。
一、公文的定义：
公务文书的简称，它是党政机关、企事业单位、法定团体等组织在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的书面材料。
二、公文的特点：
1、权威性
首先，由法定的作者制成和发布；其次，无论是事实、数字还是各种意见，结论，一旦进入正式公文，就不能任意更改、解释、否定；第三，公文是机关、团体、组织开展工作的依据。
2、规范性
公文的撰写和处理，从起草到成文，到收发、传递、分办、立卷、归档、销毁等等，都有一套规范化的制度。
另外，公文具有特定的体式。
其文体、结构、用纸的尺寸、文件标记都有统一的规定。
3、工具性
公文是各机关、团体、组织在公务管理过程中最经常、最大量使用的一种工具。
公务管理的方法很多，而最科学最正规的方法是利用公文。
三、公文的种类
公文的格式多由国家机关统一规定，要求撰文者严格遵守。
如国务院办公厅1993年曾颁发了《国家行政机关公文处理办法》。
该文件不仅明确规定了国家行政机关使用的十三种公文及其性质、用途、撰写要求，而且明确规定了各种公文的体式甚至编印格式及纸张尺码。
这种规定不仅便于收转、阅读，而且便于归类、存档。
一、通知
通知是上级机关向下级机关传达指示，布置工作或告知有关事项的一种公文，是实际工作中使用最多的一个文种。
它适用于批转下级机关的公文，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，发布规章，传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项、任免和聘用干部等。
按内容划分，通知可分为批示性通知、发布性通知、指示性通知、知照性通知、会议通知、任免通知等六种。
l、批示性通知
领导机关在批转下级机关的公文时，或者在转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文时，可用这种通知。
这时，批转、转发的通知，与被批转或转发的公文一起构成一一份新的公文。
这类通知要写明对所批转或转发的公文的意见或评价，并分别情况表明批转、转发的目的，如要求下级机关“参考”、“参阅”、“参照执行”、“遵照办理”、“研究执行”、“认真贯彻执行”等等。
2、发布性通知
上级机关发布某些规章时，用这种通知。
如《国务院办公厅关于发布（国家行政机关公文处理办法）的通知》。
此类通知比较简短，一般公文一段式，开门见山。
3、指示性通知
上级机关对下级机关某项工作有所指示和安排，而根据公文内容又不必用命令或指示时，用这种通知。
4、知照性通知
上级机关的有关事宜需要下级机关知道或办理时，用这种通知。
如庆祝某个节日，成立、调整、合并、撤销某个机构，启用印章，请下级机关报送有关材料等都可用这种通知。
5、会议通知
上级机关召开比较重要的会议时，一般都要提前通知与会单位和人员，这就是会议通知。
会议通知要求写得明确具体，交代清楚会议名称，主持单位、会议内容、起止时间、参加人员、会议地点、报到时间、携带材料等有关事宜。
重要的、大型的会议，还要求提前报送参加人员的名单（包括姓名、性别、职务），以便及早编组和安排住宿。
所有这些事项，都要在通知中交代清楚。
如果丢三落四，就可能影响会议的按时召开和顺利进行。
保密程度很高的会议，会议的内容不必写明。
6、任免通知
上级机关按照干部管理权限任免下级机关的领导人或上级机关的有关任免事项需要下级机关知道时，要发任免通知。
任免通知的写法比较简单，一般只要写清楚决定任免的时间、机关、会议或依据文件，以及任免人员的姓名和具体职务即可。
以上讲了六种通知，不论哪种类型的通知，还应注意以下几点：
（1）通知～般都要有一个符合标题“三要素”（发文机关、事由、文种）的标题，使人一看就知道是什么机关、通知什么或要求做什么事情。
批示性通知的标题，目前通知的写法是，发文机关名称加“批转”或“转发’’字样，再加被批转或转发公文的标题，后面加“通知’’二字。
有些机关文件的标题简单地标为“通知”，这是不确切的，应尽量避免，更不宜提倡。
（2）通知的标题下面，正文前，要写明被通知的单位。
（3）如果所通知的事项比较紧急，需要被通知的单位尽快知道，可在“通知”之前加“紧急’’二字。
这就是我们常见的“紧急通知”。
如果是对已发通知的内容做补充的，亦可在“通知”之前加“补充”二字。
二、报告
报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议，或答复上级机关的询问时使用的文种。
报告按内容划分，可分为综合性报告，专题报告两大类。
综合性报告是反映本部门、本单位全面工作情况的报告。
最常见就是公司的年度总结。
如公司向交委写的年度工作情况报告，就包括公司整体经营状况、为了实现这些经营成果多制定的相关保障工作的情况，并简要地提出下一年度的工作意见。
专题报告主要用于反映本部门、本单位的某项工作、某个问题、某一方面的情况，或对某项工作提出意见和建议，或对上级机关询问的某个问题作出答复等。
专题报告是一事一报，在日常工作中使用较多。
报告正文的结构包括开头、主体、结尾三部分。
（1）报告的开头部门，往往要摆述行文的依据，它可以是全文的提要，也可以是主要背景、根据或缘由。
综合性报告一般要在开头把总的工作情况和对整个工作的结论作一摆述。
然后，常用“现将有关情况报告如下”或“特提出如下意见”等过渡语转入报告主体部分。
（2）报告的主体部分是报告的重点。
如果是汇报工作，要着重写该工作进展情况、主要做法、收到效果、取得的经验、存在的问题；
如果是反映问题，要着重写该问题发生的原因、产生的后果和解决问题的办法；如果是答复上级机关的询问，要着重写该调查处理的情况，表明自己的态度和意见。
报告的主体部分内容较多时，多采用分条式写法，逐条写清楚。
这部分是全文的主要内容，行文要明确，具体，以便上级机关批转后由有关单位贯彻执行。
（3）报告的结尾
报告的结尾，常用下述习惯语：
呈报性报告多用“特此报告”、“专此报告”、“以上报告有不妥．请指示”等；呈转性报告多用“以上报告如无不妥，请批转各地、各部门贯彻执行”等；按上级要求报送的报告，多用“请审阅”、“请查收”等语。
撰写报告，应注意把握以下几点：
1、要有正确的指导思想和实事求是精神
要实事求是地总结工作，必须有科学的态度和正确的思维方式，坚持用唯物辨证的观点观察分析问题，既要分清主流，又要分清支流；既要分清工作的成绩，又要分清缺点和不足，不要采取肯定一切或否定一切的简单态度。
2、要占有丰富的材料，掌握全面情况和整个工作进程。
既要有面上的材料，又要有点上的材料。
面上的材料有概括性，可以反映事物的全貌；点上的材料具体、生动，能够通过个性更深刻地反映事物的共性。
只有占有丰富的材料，做到点面结合，写起报告来才避免以偏概全、挂一漏万。
3、要围绕中心，突出重点。
报告的中心是根据行文目的来确定的。
向上级报告的主要内容就是全篇的中心。
有人写报告，只是把所搜集的情况和材料一一堆积上去，或者只是原原本本地把工作的全过程写出来，面面俱到，庞杂累赘，抓不住要领，形成一本“流水帐”，使人读后不知要读明什么问题，更不能从中得到有益的启示。
这样的报告用处不大。
一份好的报告，应当围绕中心，突出重点，分清主次，该详就详，该略就略，重点说明几个问题。
非重点的问题可以少用些笔墨，至于细微末节和无关问题都一律不写，切忌漫无边际，使阅文者不得要领。
4、要做到观点和材料相统一
反映情况、汇报工作，不能简单地罗列现象。
介绍情况，要把该情况与作分析相结合，做到观点和材料统一。
观点来自材料，没有材料便形不成观点。
但观点一旦形成之后，又必须以观点统率材料，以材料说明观点。
怎样才能做到观点和材料的统一呢？
常见的方式有：
（1）选择典型的材料来反映观点。
有的用一个典型材料说明一个观点，有的用几个典型材料说明一个观点。
（2）运用不同材料，从对比中阐明观点。
如用好的典型同差的典型对比，新经验同旧做法对比，点上情况同面上概况对比，等等。
（3）运用数字性材料来说明观点。
报告中运用的数字，一般有绝对数、平均数、百分数、对比数等。
这些数字有很强的表现力和概括力。
有的问题和观点，用很多论证也难以说清，而用几个数字就可以使人一目了然。
当然，数字的运用也要恰到好处，要通过数字分析问题、提出问题、说明观点，不能无目的的堆砌数字。
（4）用群众中有说服力的生动说法印证观点，以增加读者的感受。
如，反映农村推行联产承包责任制前后的变化，就引用一些群众熟悉的语言：
“过去是平时想工分，平时干活混工分，评工会上争工分，不管产量增不增；现在是联产联住心，谁联谁操心，联产联出劲，干活豁出命”。
这些来自群众的语言表现力很强，三言两语胜过一大串空泛的议论。
三、请示
请示是下级机关向上级机关请求指示和批准时使用的文种。
撰写请示要把握两个要点：
1、请求的事项要准确、具体。
这是请示的主体内容，必须叙述清楚。
不仅要在标题上写清，还要在正文里写清请示什么问题，为什么要请示，使上级机关一看便感到所请示的事项确有批准的必要。
例如：
（例：
《关于1993年国债发行工作的请示》，财政部国家计委向国务院的请示）
2、要明确提出本单位对解决这一问题的意见，供上级参考。
如果有两种以上不同方案或意见，则应表明自己的倾向性意见，切不可只提出问题而无明确的意见。
目前，在使用请示这个文种中存在一些不规范的现象，应予以纠正。
为此，在撰写请示时还应注意以下几点：
（1）请示和报告不能混用，必须严格区分开来。
有些单位往往把二者混为一谈，写的是报告，却在文中请示问题，或在情况报告中夹带请示事项；写的是请示，却在文中报告工作情况。
这种做法应当纠正。
要严格按照公文处理办法，正确使用文种。
（2）在公文标题上，请示就写“请示”，不能写成“请示报告’’。
请示和报告是两个单独使用的文种，写成“请示报告”，容易将两者混淆起来。
（3）请示是上行文，一般是报送一个上级机关，不能多头主送，以免收文单位互相推诿，责任不明，延误问题的及时处理。
（4）请示要报送上级领导机关，一般不应直接报送领导同志个人。
（5）请示要严格执行一文一事的制度。
（6）为维护正常的领导关系和行文关系，请示一般不要越级。
特殊情况确需越级请示时，应当同时抄送越过的机关。
向上级机关的请示，不要同时抄送同级和下级机关。
四、总结
（一）总结的作用
总结是对本人、本单位或本地区某一时期的工作实践经验进行分析、整理、概况，从中找出规律，用以推动工作的一种应用文。
总结要解决和回答的，是在某一时期的工作中已经做了什么，如何做的，做到了什么程度，有什么经验教训的问题。
它要求把零星的、浮浅的、感性的认识，上升到全面的、系统的、本质的、理性的认识。
（二）总结的分类
从内容上划分，有工作总结、学习总结、思想总结等；从范围上划分，有地区总结、部门总结、单位总结等；从时间上划分，有月份总结、季度总结、阶段性总结、年度总结、多年总结等。
从性质上划分，可分为两大类：
l、综合性总结——就是在工作进展到某一个阶段之后，对工作的各个方面，全面系统地予以总结。
如《广州市一汽巴士有限公司2009年工作总结及2010年工作计划》。
2、专题性总结——一般是围绕工作中某一方面的先进经验或某一个问题进行专门总结。
这个总结在实际工作中使用得最多。
专题性总结要求内容非常集中，写专题总结，要在对某一个问题有深刻认识的基础上，进行严密的分析、论证，做出结论，通常是按照提出问题、分析问题、解决问题这样一条线索来进行构思的。
（三）总结的内容
由于工作的情况不完全相同，总结的内容不可能千篇一律，但一般来说，一篇总结大体要涉及到以下几个方面：
1、基本情况
它包括工作所辖的范围、工作的时间、背景、工作是在什么样的基础上进行的，工作的进程和取得的成效等。
这一部分，可通过适当的归纳和概况来叙述，并可用一些基本统计数字来说明。
在结构上，可以把它写成一段前言，也可单独作为一个部分。
2、主要的工作做法和经验
这是总结最重要的部分，要求写得详细、具体。
做请示可以单独写，也可以和经验结合起来写；经验可以分条开列，自成一个部分，也可以结合工作进程来写。
写经验时，不但要指出具体经验是哪些，还要用典型材料对经验加以充分的阐述，指示经验的意义和效果。
在形式上，有的列小标题，有的不列；有的用序数逐条标出，有的则根据内在逻辑关系分别表述。
3、存在问题
事物总是一分为二的。
在总结经验的同时，要讲清工作中存在的问题，包括工作中遇到的没有条件解决的问题和尚未完全解决的问题，以及主要的工作教训等。
重点总结某一专题经验时，这一部分就可少写或不写。
4、今后工作的打算
针对存在的问题，提出下一步改进工作的设想、安排、意见等。
这一段在行文时，可以单列一段，也可以作为结束语。
（四）总结的写法
常见的结构形式有以下几种：
1、先写主要工作情况，即做了哪些工作，取得了什么成绩，然后写主要做法、经验或教训。
这种写法多用于专题性总结。
2、分成几个具体问题，从几个角度进行总结，摆问题、说情况、说经验教训。
如毛主席1946年10月1日《三个月总结》全文分19各问题写，每个问题中既有情况，又写经验体会。
3、按时间顺序和工作发展的几个阶段、叙述多个阶段的情况，主要经验和产生的问题。
这种写法多见于内容比较复杂的综合性总结，其优点是可以看出整个工作的发展进程和各个阶段的特点和经验。
不论哪一种结构形式，一般都应有不同分量的基本情况，主要工作做法和经验、存在问题等方面的内容。
为了使结构严谨、层次分明，一般应在占有材料后先拟写比较详细的写作提纲，包括要写什么问题、哪些是主要问题、啷些是次要问题，每一个问题的中心内容是什么、每一个大问题中还有哪些小问题等。
（五）写总结应注意的问题：
1、要占有丰富的材料，掌握全面情况和整个工作进程材料是写好总结的基础。
写总结的材料大致包括：
、情况、方法、结果；开展工作的背景，如历史状况、原有条件等，有代表性的典型事例、精确的统计数字等。
既要有面上的材料，又要有点上的材料。
具体说来：
（1）了解并熟悉本单位、本部门一定时期内的中心工作和重大任务的主要动态。
还要了解总结这个阶段之前的工作情况，了解与本单位、本部门有关的单位、部门的情况。
（2）掌握一定时期的有关文字材料，如上级的有关文件、本单位、本部门的小结、简报、工作计划、会议纪要、重要发言、报告等。
更重要的是要靠平时收集积累。
（3）召开必要的座谈会，听取群众对一定时期内工作的评论和意见。
（4）及时取得本单位、本部门领导的帮助和指导。
2、要抓住重点问题，总结出规律性的东西，不要平铺直叙、面面俱到。
在掌握了材料之后，还要运用辨证唯物主义观点，认真做好分析、研究、综合、归纳的工作，通过“去粗取精，去伪存真、由此及彼、由表及里”的方法，认识事物的本质，找出事物之间的必然联系，从工作发展过程中，总结出规律性的东西。
寻找和把握工作中带有规律性的东西，是写总结的硬功夫。
写总结的重点和难点，也就在这里。
写总结应当抓住重点，分清主次。
一份总结只能概括地反映总的情况，重点说明几个问题。
问题太多，就会冲淡主题。
一项工作或一个时期的工作，总有它的主要矛盾。
写总结时，要把它作为重点。
这些问题写清楚了，工作的基本面貌、主要经验教训也就会比较突出地反映出来。
3、要做到观点和材料相统一
我们所说的观点，是指从大量的、丰富的材料中，经过分析综合，加工制作，上升到理性的东西。
观点来自材料，没有材料便形不成观点。
但观点一旦形成之后，又必须以观点统率材料，以材料说明观点。
这就是观点和材料的辩证的统一。
怎样才能做到观点和材料的统一呢？
常见的方式有：
（1）选择典型材料来反映观点。
有的用一个典型材料说明一个观点，有的用几个典型材料说明一个观点。
（2）运用不同的材料，从对比中阐明观点。
如用好的典型同差的典型对比，正的材料同反的材料对比，历史材料同现实材料对比，新经验同旧做法对比，点上情况同面上情况对比，等等。
“有比较才有鉴别”。
运用对比的方法，可以使总结的观点更鲜明，更具有说服力，给人以更深刻的印蒙。
（3）运用数字性材料来说明观点。
有的问题和观点，用很多议论也难以说清，而用几个数字，就可以使人一目了然。
当然，数字的运用要恰到好处，可用的数字，要反复校对，做到准确可靠。
（4）用群众中有说服力的语言印证观点。
来自群众的语言表现力很强，三言五语抵得上作者的一大串一议论。
（5）总结的语言要简明、生动，力戒含糊其词。
用语要确切，句与句、段与段之间要有一定的逻辑关系。
“大体’’、“一般”、“基本’’等不太确定的词语要尽量少用。
最好用能够准确反映情况的事例或数据来代替。
最后，再把总结主体部分的写作要求强调几点：
1、观点与材料统一。
即既要有材料，观点统率材料，材料说明观点口使人看了有所得。
说明观点的材料是举出具体做法、具体事例、数字等。
2、全文阐述要扣紧总观点（基本经验或教训）。
读具体做法、举具体事例，不可脱离总观点，更不可与总观点相抵触。
3、在阐述某条具体经验时，要注意举出的做法、事例能够恰到好处地说明这一经验，不能与之抵触。
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