电算化课设某企业采购子系统设计.docx

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电算化课设某企业采购子系统设计

会计信息系统课程设计

——某企业采购子系统设计

学院：

班级：

姓名：

学号：

会计电算化课程设计任务书

2011-2012-2学期

院（系）：

教研室：

会计学教研室

姓名

班级

学号

题目

会计信息系统课程设计——某企业采购子系统设计

设计

要求

1.要求学生遵循会计电算化设计的基本原则，以会计准则为指导，以具体企业作为设计依据，具体问题具体分析，符合会计信息质量特征。

2.要求课程设计报告书按照科技论文格式撰写不少于5000字的设计说明书，并按时上交。

正文应包括以下几个方面：

设计目的、设计思想、设计方法、数据流程设计、详细模块图设计、相关说明、附录、体会、参考文献。

3.课程设计结果：

完成设计说明书。

内容包括封面、任务书、目录、设计正文、体会总结、参考文献。

4.书面设计报告1份（A4纸打印）

设计内容

利用所学会计学的基本知识、基本理论、核算方法体系以及会计电算化设计理论与上机实践知识，结合现代企业的经营管理的特点，要求学生独立进行某企业会计信息系统中某子系统基本目标、业务流程、数据流程、功能模块图等方面设计开发。

1.综合运用所学会计学及会计电算化理论与实践知识，以某企业为对象，进行某个子系统的完整设计。

2.运用文字说明、数据分析、对比分析、图表等方法完成，分析设计的合理性和科学性。

3.完成本课程设计报告。

设计步骤

本课程设计时间为一周，将其分为三个阶段：

1.仔细阅读研究课程设计任务书，复习相关知识，收集整理大量相关文献资料，构思系统数据流程图，设计系统模块图。

约占总时间的30%。

2.完成主要流程图的绘制及模块图的设计。

约占总时间的50%。

3.整理、汇总、撰写设计说明书。

约占总时间的20%。

教师评语

教师签名：

年月日

成绩

目录

1.设计目的3

2.设计思想3

3.设计方法4

4.详细设计4

4.1详细模块设计图4

4.1.1会计信息系统模块图。

4

4.1.2工业企业会计信息系统模块图。

5

4.1.3采购子系统的功能模块5

4.2采购部门的划分6

4.3采购方式6

4.4采购业务处理7

4.5采购合同管理流程8

4.6询价、比价、议价8

4.7采购报销流程图9

4.8采购部查询库存信息10

4.9盘点管理流程11

4.10付款与核算12

4.11报损流程13

4.12收货与退货14

4.13采购风险的防范14

4.13.1企业物资采购的风险分析14

4.13.2企业防范物资采购风险的主要对策15

7体会16

8总结16

9参考文献16

1.设计目的

贯彻国家的法律法规和财经政策；加强会计管理，及时准确地提供会计信息；提高宏观和微观经济管理水平；防范财务风险和其他经营风险，提高经济效益；加强会计监督。

2.设计思想

马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想是指导企业会计制度设计的重要思想武器；现代经营管理理论对企业会计制度设计工作具有重要指导作用；总结、借鉴与创新相结合，保证会计制度的科学性；已建立具有中国特色的会计体系为目标。

3.设计方法

设计方法为文字说明、数据分析、对比分析、图表等。

4.详细设计

4.1详细模块设计图

4.1.1会计信息系统模块图。

4.1.2工业企业会计信息系统模块图。

4.1.3采购子系统的功能模块

采购子系统的功能模块主要包括初始设计设置、采购业务处理及张表及分析，如下图。

4.2采购部门的划分

（一）生产原材料采购：

由采购部门负责办理。

（二）日常办公用品采购：

由行政管理部或其指定的部门或专人负责办理。

（三）对于重要材料的采购，必要时由总经理指派专人或指定部门办理采购作业。

4.3采购方式

一般情况，选择下列一种最有利的方式进行采购：

（一）集中计划采购：

凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利，采购前，先通知请购部门依计划提出请购，采购部门集中办理采购。

（二）长期报价采购：

凡经常性使用，且使用量较大的材料，采购部门应事先选定供应厂商，议定长期供应价格，批准后通知请购部门依需要提出请购。

（三）未经公司主管领导书面同意，不得私自变更、替换现有原辅材料供应商；如有更适合供应商而需要替换原供应商的，采购部必须提交书面变更供应商陈述材料，获得书面批准后方可变更。

（四）询价、议价结束后，需公司主管领导书面同意方可定价，否则公司不予认可价格（特殊情况下，需电话征得总经理同意）；由此引起后果由责任人负全责。

（五）采购合同签订由公司指定或授权委派专人负责，否则视为无效。

（六）工程等大额材料合同签订由分管采购副总经理以上级别人员办理。

4.4采购业务处理

采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需，分类制定材料采购作业处理期限，通知有关部门以便参考，如果有变更时，应立即修正。

公司需求部门查询物料采购信息，提出采购需求，首先由需求部门填写采购通知单，由需求部门总监核准后，送财务部总监批准，然后提交采购部。

采购部采购人员接到采购通知单后，按照采购通知单上的要求与供应商签定采购合同，监督供应商的合同执行情况。

供应商发货并填写发货单，需求部门负责货物的验收，向财务部提交货物验收单，并记录物料采购信息、修改物料库存台帐。

“采购”的业务流程图：

“采购”的数据流程图：

4.5采购合同管理流程

供应商发出货物，将发货单提交给供应科进行收货处理，供应科查询合同文件，将不合格的发货单退回给供应商，将合格的发货单提交给库管员。

库管员对货物进行质量检验处理，若货物检验不合格，则向供应商开具退货单，进行退货处理；如货物检查合格则填写入库单，提交给记账员进行产品入库处理；记账员登记库存台账，并向财务科发出付款通知单。

业务流程图。

数据流程图。

4.6询价、比价、议价

（一）经办人员应对厂商的报价资料进行整理并经过深入调查分析后，以电话或其他联络方式向供应厂商议价。

（二）凡是最低采购量超过请购量的，采购经办人员在议价后，应在请购单中注明，经主管签字确认后上报。

（三）采购经办人员接到“采购申请单”后应依采购材料使用时间的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，需精选三家以上的供应商进行产品的书面比价，经分析后进行议价，议价结果书面上报主管领导。

（四）采购部门接到请购部门（项目部、行政管理部）以电话联络的紧急采购情况，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。

业务流程图。

4.7采购报销流程图

4.8采购部查询库存信息

采购部查询库存信息及用户需求，若商品的库存量不能满足用户的需要，则编制相应的采购订货单，并交送给供应商提出订货请求。

供应商按订单要求发货给该公司采购部，并附上采购收货单。

公司检验人员在验货后，发现货物不合格，将货物退回供应商，如果合格则送交库房。

库房管理员再进一步审核货物是否合格，如果合格则登记流水帐和库存帐目，如果不合格则交由主管审核后退回供应商。

采购部库存信息查询流程图。

4.9盘点管理流程

在盘点管理流程中，库管员首先编制盘存报表并提交给仓库主管，仓库主管查询库存清单和盘点流水账，然后根据盘点规定进行审核，如果合格则提交合格盘存报表递交给库管员，由库管员更新库存清单和盘点流水账。

如果不合格则由仓库主观返回不合格盘存报表给库管员重新查询数据进行盘点。

4.10付款与核算

（一）预付款采购

1、按合同约定需要预付购货款的，由采购员提供采购申请单、合同复印件、付款通知书（注明付款事由、付款金额、对方单位名称、开户银行及账号），办理付款批准手续后（付款通知书须由总经理签字），交公司财务部门办理预付货款业务。

2、货物及发票已到，验收合格并与购货合同、发票及清单核对无误后，采购员粘贴好报销票据（采购申请单、入库单、购货发票、购货合同），财务部审核后，由总经理签字，财务做账。

（二）现款采购

采购员必须凭有总经理签字的借款单向财务部借款，采购回来后，采购员持购货发票到仓库办理入库手续，由质监部门、仓库保管员验收，并开出入库单（入库单必须注名：

供货方名称，货物的名称，数量、单价、金额、用途签字）。

入库单必须通过采购员、保管员签字。

（三）后付款采购

采购员粘贴好报销票据（采购申请单、入库单、购货发票、购货合同），财务部审核后由总经理签字。

供应商需要结款时，由财务将款项汇出。

（四）货物已到发票未到，验收合格并与购货合同核对无误后，如供货方要求并经总经理签字批准，可凭付款通知书支付不超过货物总价值80%的货款，待发票到后再付清余款；发票已到货物未到，不准支付购货款。

（五）物资采购必须取得发票方可报销，如无特殊情况，发票应是增值税专用发票。

4.11报损流程

若库房里的货品由于自然或其他原因而破损，且不可用的，需进行报损处理，即这些货品清除出库房。

具体报损流程如下：

由库房相关人员定期按库存计划编制需要对货物进行报损处理的报损清单，交给主管确认、审核。

主管审核后确定清单上的货品必须报损，则进行报损处理，并根据报损清单登记流水帐，同时修改库存台帐；若报损单上的货品不符合报损要求，则将报损单退回库房。

报损业务流程图：

数据流程图：

4.12收货与退货

采购员从库房收到缺货通知单以后，查阅订货合同单，若已订货，向供货单位发出催货请求，否则，填写订货单交供货单位。

供货单位发出货物后，立即向采购员发出取货通知单。

采购员取货后，发出入库单给库房。

库房进行验货入库处理，如发现有不合格货品，发出验收不合格通知单给采购员，采购员据此填写退货单给供货单位。

业务流程图：

4.13采购风险的防范

企业物资采购主要是指以生产为目的的主要材料、辅助材料、工具、备件和设备等物资的购买活动。

其基本使命就是以尽可能便宜的价格，得到完全符合企业生产所需的生产物资。

物质采购是企业经营的一个核心环节，是企业获取利润的重要来源。

因此，通过对物资采购全过程的监督，加强对物资采购环节的风险管理，为提高企业产品质量和经济效益提供有力保证。

4.13.1企业物资采购的风险分析

1、企业物资采购外因型风险。

（1）意外风险。

物资采购过程中由于自然、经济政策、价格变动等因素所造成的意外风险。

（2）价格风险。

一是由于供应商操纵投标环境，在投标前相互串通，有意抬高价格，使企业采购蒙受损失。

二是当企业采购认为价格合理情况下，批量采购，但该种物资可能出现跌价而引起采购风险。

（3）采购质量风险。

一方面由于供应商提供的物资质量不符合要求，而导致加工产品未达到质量标准，或给用户造成经济、技术、人身安全、企业声誉等方面造成损害。

另一方面因采购的原材料的质量有问题，直接影响到企业产品的整体质量、制造加工与交货期，降低企业信誉和产品竞争力。

（4）技术进步风险。

一是企业的制造产品由于社会技术进步引起贬值，无形损耗甚至被淘汰，原有已采购原材料的积压或者因质量不符合要求而造成损失；二是采购物资由于新项目开发周期缩短，如计算机新型机不断出现，更新周期愈来愈短，刚刚购进了大批计算机设备，但因信息技术发展，所采购的设备已经被淘汰或使用效率低下。

（5）合同欺诈风险。

1）以虚假的合同主体身份与他人订立合同，以伪造、假冒、作废的票据或其他虚假的产权证明作为合同担保；

2）接受对方当事人给付的货款、预付款，担保财产后逃之夭夭。

3）签订空头合同，而供货方本身是“皮包公司”，将骗来的合同转手倒卖，从中谋利，而所需的物资则无法保证。

4）供应商设置的合同陷阱，如供应商无故中止合同，违反合同规定等可能性及造成损失。

2、企业物资采购内因型风险

（1）计划风险。

因市场需求发生变动，影响到采购计划的准确性；采购计划管理技术不适当或不科学，与目标发生较大偏离，导致采购中计划风险。

（2）合同风险：

一是合同条款模糊不清，盲目签约；违约责任约束简化，口头协议，君子协定；鉴证、公证合同比例过低等等。

二是合同行为不正当。

卖方为了改变在市场竞争中的不利地位，往往采取一系列不正当手段，如对采购人员行贿，套取企业采购标底；给予虚假优惠，以某以些好处为诱饵公开兜售假冒伪劣产品。

而有些采购人员则贪求蝇头小利，牺牲企业利益，不能严格按规定签约。

三是合同日常管理混乱。

（3）验收风险。

在数量上缺斤少两；在质量上鱼目混珠，以次充好；在品种规格上货不对路，不合规定要求；在价格上发生变形等等。

（4）存量风险。

一是采购量不能及时供应生产之需要，生产中断造成缺货损失而引发的风险。

二是物资过多，造成积压，大量资金沉淀于库存中，失去了资金的机会利润，形成存储损耗风险。

三是物资采购时对市场行情估计不准，盲目进货，造成价格风险。

（5）责任风险。

许多风险归根至底是一种人为风险。

主要体现为责任风险。

例如，合同签约过程中，由于工作人员责任心不强未能把好合同关，造成合同纠纷。

或是采购人员假公济私、收受回扣、谋取私利。

4.13.2企业防范物资采购风险的主要对策

应建立与完善企业内控制度，加强教育，提高素质。

加强对物资采购招标与签约监督。

加强对物资采购全过程、全方位的监督。

加强对物料需求计划，物资采购计划的审计。

做好合同鉴证审计。

做好对合同台帐、合同汇总及信息反馈的审计。

加强对物资采购合同执行中的审计。

加强对物资采购绩效考核的审计。

7体会

企业物资采购主要是指以生产为目的的主要材料、辅助材料、工具、备件和设备等物资的购买活动。

其基本使命就是以尽可能便宜的价格，得到完全符合企业生产所需的生产物资。

物质采购是企业经营的一个核心环节，是企业获取利润的重要来源。

因此，通过对物资采购全过程的监督，加强对物资采购环节的风险管理，为提高企业产品质量和经济效益提供有力保证。

8总结

做好采购业务制度设计，对于加强对采购的内部控制，规范采购业务核算，防范采购业务过程中的差错和舞弊都具有重要意义。

设计的合理性：

显著降低采购成本；有效提高采购效率；获得采购主动权；优化采购管理；保证采购质量；增加交易的透明度；加强供求双方之间的业务联系；适应电子商务发展大潮。

9参考文献

[1]李清.会计信息系统原理与实验教程[F].清华大学出版社.2010.4

[2]刘德道.企业会计制度设计理论与方法[F].中国经济出版社.2011.7

[3]

两汉：

诸葛亮

　　先帝创业未半而中道崩殂，今天下三分，益州疲弊，此诚危急存亡之秋也。

然侍卫之臣不懈于内，忠志之士忘身于外者，盖追先帝之殊遇，欲报之于陛下也。

诚宜开张圣听，以光先帝遗德，恢弘志士之气，不宜妄自菲薄，引喻失义，以塞忠谏之路也。

　　宫中府中，俱为一体；陟罚臧否，不宜异同。

若有作奸犯科及为忠善者，宜付有司论其刑赏，以昭陛下平明之理；不宜偏私，使内外异法也。

　　侍中、侍郎郭攸之、费祎、董允等，此皆良实，志虑忠纯，是以先帝简拔以遗陛下：

愚以为宫中之事，事无大小，悉以咨之，然后施行，必能裨补阙漏，有所广益。

　　将军向宠，性行淑均，晓畅军事，试用于昔日，先帝称之曰“能”，是以众议举宠为督：

愚以为营中之事，悉以咨之，必能使行阵和睦，优劣得所。

　　亲贤臣，远小人，此先汉所以兴隆也；亲小人，远贤臣，此后汉所以倾颓也。

先帝在时，每与臣论此事，未尝不叹息痛恨于桓、灵也。

侍中、尚书、长史、参军，此悉贞良死节之臣，愿陛下亲之、信之，则汉室之隆，可计日而待也

。

　　臣本布衣，躬耕于南阳，苟全性命于乱世，不求闻达于诸侯。

先帝不以臣卑鄙，猥自枉屈，三顾臣于草庐之中，咨臣以当世之事，由是感激，遂许先帝以驱驰。

后值倾覆，受任于败军之际，奉命于危难之间，尔来二十有一年矣。

　　先帝知臣谨慎，故临崩寄臣以大事也。

受命以来，夙夜忧叹，恐托付不效，以伤先帝之明；故五月渡泸，深入不毛。

今南方已定，兵甲已足，当奖率三军，北定中原，庶竭驽钝，攘除奸凶，兴复汉室，还于旧都。

此臣所以报先帝而忠陛下之职分也。

至于斟酌损益，进尽忠言，则攸之、祎、允之任也。

　　愿陛下托臣以讨贼兴复之效，不效，则治臣之罪，以告先帝之灵。

若无兴德之言，则责攸之、祎、允等之慢，以彰其咎；陛下亦宜自谋，以咨诹善道，察纳雅言，深追先帝遗诏。

臣不胜受恩感激。

　　今当远离，临表涕零，不知所言。