秘书基础与实务11.ppt

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办办公公室室事事务务值班、信访及活动安排值班、信访及活动安排办公室工作预安排办公室工作预安排现金管理现金管理处理突发事件处理突发事件第十一章第十一章办公室事务办公室事务秘书基础与实务1值班工作值班工作信访工作信访工作活动安排活动安排值值班班、信信访访及及活活动动安安排排秘书基础与实务2值值班班工工作作值班室值班室平日需要有人值班的办公室平日需要有人值班的办公室节假日值班办公室节假日值班办公室某项工作需要的值班办公室某项工作需要的值班办公室秘书基础与实务3办理领导交办的事项办理领导交办的事项上传下达，沟通内外上传下达，沟通内外处理来函、来电及人员来访处理来函、来电及人员来访负责值班工作及人员的安排负责值班工作及人员的安排值班室工作是值班室工作是秘书部门的日常工秘书部门的日常工作之一，但各单位作之一，但各单位和部门值班室的工和部门值班室的工作都非常庞杂，且作都非常庞杂，且各有不同的特点。

各有不同的特点。

一般来说，工作内一般来说，工作内容主要有以下：

容主要有以下：

随时掌握领导的外出活动随时掌握领导的外出活动协调处理安全保卫工作协调处理安全保卫工作秘书基础与实务4向有关单位及人员转告领导的指示等向有关单位及人员转告领导的指示等查问有关部门及人员对领导某一批查问有关部门及人员对领导某一批示、要求的贯彻落实情况，并将查问的示、要求的贯彻落实情况，并将查问的结果及时回复交办的领导结果及时回复交办的领导受委托做好接待工作受委托做好接待工作根据领导指示了解在本地区工作考根据领导指示了解在本地区工作考察的上级领导的活动及生活接待情况察的上级领导的活动及生活接待情况临时性的会议通知临时性的会议通知办办理理领领导导交交办办的的事事项项秘书基础与实务5对来自何单位、对来自何单位、部门的同志部门的同志对上级的各项指示、对上级的各项指示、通知和下级的请示通知和下级的请示对突发事件对突发事件上上传传下下达达，沟沟通通内内外外认真接待认真接待或请有关领导接洽或请有关领导接洽或介绍给有关部门或介绍给有关部门认真登记认真登记及时汇报给领导及时汇报给领导及时给有关部门处理及时给有关部门处理有责任将掌握的新情况报告有责任将掌握的新情况报告领导，并通知有关人员领导，并通知有关人员秘书基础与实务6对急电、急件及时通知具体承办对急电、急件及时通知具体承办单位、部门或报告分管领导单位、部门或报告分管领导对电话请示、文电内容，一般只对电话请示、文电内容，一般只传达不答复，以免造成被动传达不答复，以免造成被动有领导批示的，及时办理有领导批示的，及时办理处处理理来来函函、来来电电及及人人员员来来访访秘书基础与实务7值班电话记录值班电话记录值值班班人人员员需需做做好好的的三三项项记记录录值班接待记录值班接待记录值班日记值班日记来电时间来电时间来电单位及电话来电单位及电话来电人员姓名来电人员姓名来电内容来电内容来访人员姓名来访人员姓名单位单位来访事由来访事由联系方法联系方法电话电话身份身份证件证件秘书基础与实务8值班日记内容值班日记内容信函信函电报电报电话电话反映情况反映情况年月日星期值班人：

年月日星期值班人：

事项：

事项：

备注：

备注：

值班日志样例值班日志样例秘书基础与实务9值班表的编制：

值班表的编制：

值班表示将某一时间段中已经确定的上班人员姓名姓名清值班表示将某一时间段中已经确定的上班人员姓名姓名清晰地记载和标明的表格。

晰地记载和标明的表格。

编编制制值值班班表表通通常常包包括括以以下下项项目目列出值班时间期限和具体值班时间列出值班时间期限和具体值班时间按照要求填入值班人员姓名按照要求填入值班人员姓名表明值班地点表明值班地点表明负责人姓名或带班人姓名表明负责人姓名或带班人姓名有时须用简明的文字标明值班的工作内容有时须用简明的文字标明值班的工作内容表明人员缺勤的备用方案或替班人员姓名表明人员缺勤的备用方案或替班人员姓名秘书基础与实务10随时掌握领导的外出活动随时掌握领导的外出活动领导同志外出时应由秘书告知值班室，以便领导同志外出时应由秘书告知值班室，以便随时取得联系。

随时取得联系。

值班室要详细记录领导外出情况，了解领导外值班室要详细记录领导外出情况，了解领导外出所在地的住址和电话号码，遇到有急事能随时找出所在地的住址和电话号码，遇到有急事能随时找到领导，保证工作的正常开展。

到领导，保证工作的正常开展。

秘书基础与实务11协调处理安全保卫工作协调处理安全保卫工作值班人员在值班工作中，除做好上述工作值班人员在值班工作中，除做好上述工作以外，还要协助有关人员做好安全保卫工作，以外，还要协助有关人员做好安全保卫工作，防止丢失、被盗、破坏等事件的发生。

防止丢失、被盗、破坏等事件的发生。

秘书基础与实务12信信访访工工作作来信来信来访来访重要来信重要来信一般来信一般来信指的是反映的情况和指的是反映的情况和信息，关系到国家的安全信息，关系到国家的安全和利益，关系到全局性的和利益，关系到全局性的问题，或者性质严重、影问题，或者性质严重、影响很大。

响很大。

指的是反映的问题和指的是反映的问题和情况，以及传递的信息是情况，以及传递的信息是局部的、个人的，或性质局部的、个人的，或性质一般、影响有限。

一般、影响有限。

反映个人的看法和意愿反映个人的看法和意愿检举揭发检举揭发要求落实政策或要求落实政策或解决某些问题解决某些问题来信反映问题来信反映问题提不合理的要求提不合理的要求秘书基础与实务13转转办办函函转转直直送送批批转转摘摘报报自自处处不不处处由于单位的大小不同，分工不同，因此。

由于单位的大小不同，分工不同，因此。

在处理一般来信上，方法也有所不同在处理一般来信上，方法也有所不同秘书基础与实务14按分级归口的原则，转交下一按分级归口的原则，转交下一级责任单位处理级责任单位处理一封来信提出几个问题或问题一封来信提出几个问题或问题涉及几个单位，按主要问题的责任涉及几个单位，按主要问题的责任单位转办单位转办如几个问题都很重要，应将来如几个问题都很重要，应将来信复印后分别转办信复印后分别转办转转办办秘书基础与实务15对来信内容和反映问题比较重要的，对来信内容和反映问题比较重要的，将来信摘要，给主管领导审定后以函的将来信摘要，给主管领导审定后以函的形式附原信转下级责任单位或有关部门形式附原信转下级责任单位或有关部门处理，但不要求办理结果。

处理，但不要求办理结果。

函函转转秘书基础与实务16对领导私人交往信件对领导私人交往信件知名人士来信知名人士来信以及内容比较重要、文字简朴、以及内容比较重要、文字简朴、书写清楚的来信书写清楚的来信直直送送秘书基础与实务17对反映问题比较重要，且表述清楚对反映问题比较重要，且表述清楚或内容不易扩散的来信，经主管领导审或内容不易扩散的来信，经主管领导审核后批示，直接转送下一级责任单位或核后批示，直接转送下一级责任单位或有关部门的主要领导。

有关部门的主要领导。

批批转转秘书基础与实务18来信文字较长来信文字较长或表达条理不太清楚，或表达条理不太清楚，但内容重要的来信但内容重要的来信摘录整理来信要点，经主管领导审核后，呈摘录整理来信要点，经主管领导审核后，呈报主要领导报主要领导摘报摘报秘书基础与实务19对领导交办对领导交办或需要直接处理的来信或需要直接处理的来信办信人经主管领导同意后，直接协办信人经主管领导同意后，直接协调解决问题并答复来信人调解决问题并答复来信人自处自处秘书基础与实务20精神病患者的来信精神病患者的来信来信人和反映对象都没有姓名、单来信人和反映对象都没有姓名、单位和住址，且内容无从查处的来信位和住址，且内容无从查处的来信对于这些来信经主管领导审核后保存对于这些来信经主管领导审核后保存不处（没有不处（没有办理意义的来信）办理意义的来信）有关单位做过恰当处理并做出明确有关单位做过恰当处理并做出明确答复的来信答复的来信没有实质内容的来信没有实质内容的来信秘书基础与实务21接待接待一一般般来来访访的的接接待待工工作作包包括括登记登记处理处理接洽接洽立案立案回访回访秘书基础与实务22文明平静型文明平静型感情冲动型感情冲动型一一般般来来访访可可分分为为几几种种类类型型反复纠缠性反复纠缠性集体上访型集体上访型秘书基础与实务23除对来访者做好热情接待工作外除对来访者做好热情接待工作外接接待待还要做好问清来访者还要做好问清来访者单位单位姓名姓名事由事由秘书基础与实务24来访者个人的基本情况来访者个人的基本情况登登记记放映问题的主要内容放映问题的主要内容来访时间来访时间来访次数来访次数来访人数来访人数反映问题的性质反映问题的性质秘书基础与实务25集中精力倾听来访者的陈述集中精力倾听来访者的陈述接接洽洽尽可能详细地做好记录尽可能详细地做好记录明确告知来访者要对反映情况的明确告知来访者要对反映情况的真实性负责真实性负责向来访者索要书面材料向来访者索要书面材料向来访者确认所反映问题的主要向来访者确认所反映问题的主要内容，征求来访者对记录的意见内容，征求来访者对记录的意见为弄清问题进行必要的询问为弄清问题进行必要的询问这是接待来这是接待来访工作的主访工作的主要内容要内容告知来访者对其反映问题的告知来访者对其反映问题的处理程序处理程序秘书基础与实务26来访者提出的询问或其他比来访者提出的询问或其他比较简单的问题，自己能当即答复较简单的问题，自己能当即答复解决的，应予以答复解决解决的，应予以答复解决处处理理来访者反映的问题，应该由来访者反映的问题，应该由所在地领导和单位处理，可迅速所在地领导和单位处理，可迅速告之告之来访者要求合理、政策允许、来访者要求合理、政策允许、应解决而长期得不到解决的问题，应解决而长期得不到解决的问题，可交办或直接调查，查明情况后，可交办或直接调查，查明情况后，督促有关单位处理督促有关单位处理来访者留下的申诉材料，来访者留下的申诉材料，需要转办，应及时转办需要转办，应及时转办来访者反映问题比较重要，来访者反映问题比较重要，要摘录来访要点，呈送主要领导要摘录来访要点，呈送主要领导批办和阅知批办和阅知对来访对来访者反映问题者反映问题的处理要符的处理要符合政策、坚合政策、坚持原则、按持原则、按照程序、遵照程序、遵守制度守制度秘书基础与实务27对来访者反映的重要情况，对来访者反映的重要情况，应根据立案标准立案查处应根据立案标准立案查处立立案案秘书基础与实务28回访就是受理来访问题的部门去拜回访就是受理来访问题的部门去拜访来访者。

一般应放在问题已恰当处理，访来访者。

一般应放在问题已恰当处理，而本人思想不同的人身上，以便有针对而本人思想不同的人身上，以便有针对性地做疏导工作性地做疏导工作。

回回访访秘书基础与实务29外事活动，主要有外事外事活动，主要有外事部门负责具体安排、落实。

部门负责具体安排、落实。

办公室起配合、协调作用。

办公室起配合、协调作用。

内事活动，这类活动是内事活动，这类活动是大量的，需要办公室安排、大量的，需要办公室安排、落实。

落实。

一一般般活活动动安安排排是指领导是指领导的活动安排。

的活动安排。

合理安排领导的公务活动，大多表现为对领导合理安排领导的公务活动，大多表现为对领导活动布局的协调，是办公室的一项经常性工作。

活动布局的协调，是办公室的一项经常性工作。

秘书基础与实务30制定详细的活动计划制定详细的活动计划协调工作协调工作察看现场察看现场领领导导活活动动安安排排应应注注意意活动时间活动时间活动地点活动地点参加人的范围参加人的范围参加人数参加人数活动前的具体安排活动前的具体安排活动中的具体安排活动中的具体安排活动后的具体安排活动后的具体安排秘书基础与实务31领导参观学习的安排领导参观学习的安排领领导导活活动动安安排排的的具具体体方方法法领导检查工作、调查研究的安排领导检查工作、调查研究的安排宴请的安排宴请的安排集体视察的安排集体视察的安排参观游览的安排参观游览的安排慰问活动的安排慰问活动的安排仪式活动的安排仪式活动的安排节庆活动的安排节庆活动的安排纪念活动的安排纪念活动的安排庆功祝捷活动的安排庆功祝捷活动的安排悼念活动的安排悼念活动的安排秘书基础与实务32思想准备思想准备资料准