一般技术往来文件的分类及管理方法.doc

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一般技术往来文件的分类及管理方法

分类

管理方法

业主

按日期保存来自业主的函件，以及致业主函件的副本。

工程施工单位

按日期保存来自装饰工程施工单位的函件以及致装饰工程施工单位的函件副本。

监理单位

按时间保存监理单位和函件及致监理单位的函件、报告、请示、申请等的副本。

设计单位

按类保存，并按时间登记，作好分发记录。

分包商

分类，按时间登记存。

职员

关于职员的任命及其它职员事宜的函件，应分类保存，但应同时按

时间、笔画或汉语拼音编制人员一览表。

其它

包括专家顾问、外来检查官员、参观人士、工地服务机构、新闻媒

体等的评论、观感、报道及其它资料、按时间顺序登记、排列。

工程管理实施过程中应提交的书面通知和文件

通知内容

通知时间限制

书面确认业主的口头指示

应在7d内以书面形式向甲方确认，而业主在7d之内为以书面形式加以否认，则此项指示可视为甲方的指示。

若对业主的书面决定有疑问，可书面通知业主予以证明或修正

无时间限制，如果工程师在该问题上维持原决定且双方有争论，有时间限制。

向业主提交一份本工程进度计划

在合同专用条款规定的时间内

向业主提交一份本工程施工组织计划

在合同专用条款规定的时间内

如果业主要求时，应书面提供进一步详情和格式符合要求的工程进度计划图表

在业主提出要求后的合理时间内

按业主的要求，拟定一份修订的工程进度计划，表明其对工程进度计划所作的必要修改，以保证在竣工工期内或获准的延长竣工工期内完成本工程。

当工程的实际进度不符合已经同意的工程进度计划，当业主提出要求后，无论如何应尽快修订。

合同文件出现矛盾或含糊不清时，应书面通知业主予以解释和澄清。

无论何时出现此类问题，都可以并应及时发出通知。

通知业主提供两套施工图复制件（包括原因和时间）

需要使用图纸前三天内发出。

书面通知业主图纸迟发误期和误期将引起的结果。

在图纸误期三日内发出

书面通知业主允许分包部分工程

至少在分包前7d提出，让业主书面同意

通知内容

通知的时间限制

当遇到不可预见的不利实物障碍或自然条件影响工期和费用时，书面通知业主

尽可能早发通知

业主指令引起误期或误期的附加费用，发出书面通知给业主。

接到业主书面指令之后，尽早发出通知。

要求业主以书面给出原始基准点，基准线和参考标高，以及放线测量所须的附加数据。

放线之前。

若业主以书面形式提供的不正确数据导致工程任何部分的位置标高、尺寸或基准出现差错，应通知业主，并要求增加费用。

尽可能早通知

向业主提交一份按合同规定承包商将有权得到的、全部支付的、详细的、分季度现金流通量估量表。

按业主要求

向业主提交承包商的全权代表资料，使其全权代表对本工程进行监督管理，应接受业主的指示。

需请业主书面批准。

进场前，尽快地提交承包商全权代表姓名及档案资料。

当业主发出指令要求进行合同之外的施工时，应书面通知业主给予延期或费用补偿。

施工前

由于业主的风险所造成的损失或损坏，应书面通知业主。

在业主的风险造成危害后，尽可能早发通知

书面提交办理本工程保险的保险公司和保险条款以征得业主的同意。

在正式办理工程保险之前

通知内容

通知的时间限制

当发生任何人身和财产损害的时间时，要书面通知业主，并写明详细原因和经过。

当损害事件发生时，要尽快通知业主。

要书面提交办理第三方保险的保险公司和保险单及保险的支付票据。

正常情况下业主要求检查保险单和保险费支付票据。

由于业主、其代理人或其雇员的任何行为过失造成工人的事故或伤害等，应作出书面的详细通知。

当这类事件发生时，应尽快书面通知业主。

向业主书面提交按合同规定的已办保险并生效的保险单，及本期保险费的支付票据。

开工后的15d内。

书面通知业主，由于法令和规章的原因而支付的合同之外费用的详细单据，应包括在下期支付证书中

当这些合同外费用由施工单位支出后，尽快发出通知。

书面通知业主，已按要求为其它施工单位提供便利和服务，以及由此导致的额外费用和工程误期。

按业主要求，或每月提交一次。

当合同之外的试验与检验符合业主的要求时应书面通知业主给予试验与检验费用的补偿。

在试验和和检验之前提出。

书面通知业主对将要覆盖的工程进行检查

在工程覆盖前的合适时间内

书面通知业主，要将不符合合同规定的材料或设备从现场运走，并附代替材料或设备的清单

在将不合格的材料或设备从现场运走之前通知

因停工导致延期或附加费用，应尽早发出通知进行索赔，要业主给于书面确认

在停工事件开始发生的2d之内，书面通知业主

通知内容

通知的时间限制

如果工程或其任何部分的进展暂停了84d，非施工单位对此暂停负责，否则施工单位可书面通知业主，要求在28d内对暂停工程继续施工

停工在84d起，尽早通知

对暂停工程要求复工工程未得准许时，施工单位应书面通知业主，选择将暂停的工作视为删减或者如果全部工作都被暂停，则将此合同视为无效合同。

要求复工未得到准许第28d后，尽早通知

当可能引起要求延期的事件发生和能被看清事前还是事后并可能查明之时，，应书面通知业主。

要求延期的，要求有具体详细证据材料。

尽早通知

如果遇到紧急情况或有必须连续的工程施工之需要，必须在夜间或公休日进行施工时，要书面向业主提出通知，并经许可确认方能施工

加班施工之间或紧急情况处理之时发出通知

书面提出申请加快工程进度的详细步骤方法

当业主通知工程进度太慢，为保证按合同竣工之需要而加快进度时，发出通知

当整个工程已经实质上竣工，并合格的通过最后检查时，可书面通知业主，要求签发竣工交接证书，并附有在缺陷则任期内尽可能完成任何未完成工作的书面保证

当已经达到是指竣工的要求，可向业主提出并在业主检验满意之后21d内的到本工程竣工交接证书

书面通知业主，，工程变更后使原单价或费率已不合理，应予以调整

变更工程执行以前或执行以后，尽早发出通知

通知内容

通知的时间限制

书面提供给业主工程计量资料，并协助其工作

当业主提出要求时

当签发整个工程的竣工交接证书时，发现合同价格增加或减少总超过“有效合同价格的15%”，则发出书面通知，要求对合同金额予以调整或补偿一笔费用

在竣工交接证书签发前或签发后，应尽早发出通知给业主

书面通知业主，提出需使用计日工的原因，人员报表及计日工劳务费报价表供批准

在几日工使用前和每天计日工干完工作后

在每月结束时，应书面向业主提交一分计日工所用劳务、资料和施工单位提供的施工机具的有标价的结帐单

在计日工工作执行后每月未发出通知

书面通知业主，表明进行索赔的意向

在索赔事件发生后7d之内

书面提供和保持与索赔事件有关的当时纪录以合理的证实索赔的有效性

当业主要时及时提供

如果索赔事件连续发生，应不间断的或在合理期限给业主提供有关索赔的证据资料，数量计算的具体细节帐目，以及在索赔后事件终止后的最后帐目

索赔事件连续发生，以7d间隔报送索赔证据资料及帐目单，索赔事件终止后28d内报送最后账目

当装饰工程公司需将其施工机械、装饰材料等运出工地时应书面取得业主的同意

在要运出现场之前通知

向业主书面提交有关暂定金额指出的所有报价单、发票、凭证或收据

当业主需要时提交书面资料

书面提出对指定分包商的反对意见

在提出制定后及下正式指令前，尽快向业主提出

通知内容

通知的时间限制

书面提供分包人已完成的工程或以提供的货物、材料、设备或服务等费用清单

当业主需要时

书面通知业主，因指定分包商的错误，承包商有正当的理由扣留或拒绝分包商的款项，并同时书面通知该指定分包商

在考虑拒付指定分包商款额之前通知

在月末，应书面向业主提交本月已完成工程量等得月结账清单六份，并有承包商或其代表签字

每月末都按时书面通知

书面向业主提交一份竣工结帐单，并附有详细资料说明的证实文件

在业主签发了整个工程竣工交接证书后84d之内书面通知

书面向业主提交一份最后的结帐单，并附有详细地证明文件

在业主签发了缺陷责任终止证书后的56d之内

承包商应书面给业主一分清帐书，确认最后结帐单的总金额

在向业主提交最后结帐单的同时

当施工单位严重违约并被提前终止合同时，若业主又指令，装饰施工单位应将合同中已签有的供货及材料或服务的契约利益等转让给业主

在业主进驻工程现场与终止合同的14d之后

当特殊风险发生，应书面通知业主，并将费用开销列明

当特殊风险发生时和发生后都应及时迅速发出通知

书面通知业主，解决甲乙双方之间的争端

没有时间限制，只要发生争端即可发出通知

如果承包商不满意业主解决争端的决定，可以书面通知业主，要求对争端的决问题进行仲裁

在书面通知业主和工程师需要进行总裁争端时，向仲裁院发出请求仲裁的申请书

通知内容

通知的时间限制

当业主违约时，装饰工程公司应及时书面通知业主，且可在其后采取相应措施

一旦知道业主违约，要尽快发出通知

当劳务和材料或其他影响施工成本的价格涨落而引起款额增减时，应书面通知业主

一旦发生，应尽快通知