第三篇企业主要会计制度设计：8会计档案管理设计.ppt

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第三篇企业主要会计制度设计课件第八部分第八部分会计档案管理设计会计档案管理设计内容一、会计档案管理设计的原则一、会计档案管理设计的原则二、会计档案整理的设计二、会计档案整理的设计三、会计档案分类的设计三、会计档案分类的设计四、会计档案编号的设计四、会计档案编号的设计六、会计档案利用和销毁的设计六、会计档案利用和销毁的设计会计档案是机关、团体和企事业单位在会计活动中会计档案是机关、团体和企事业单位在会计活动中形成的，并按照一定规定保存备查的会计凭证、会形成的，并按照一定规定保存备查的会计凭证、会计账簿和财务会计报告等核算专业材料，是记录和计账簿和财务会计报告等核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据，是国家档案反映单位经济业务的重要史料和证据，是国家档案的重要组成部分。

的重要组成部分。

中华人民共和国会计法中华人民共和国会计法规定各单位对会计凭证、规定各单位对会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料应当建立会计账簿、财务会计报告和其他会计资料应当建立档案，妥善保管。

国家财政部和国家档案局联合发档案，妥善保管。

国家财政部和国家档案局联合发布的布的会计档案管理办法规定各单位必须加强对规定各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立类型、会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立类型、归档、保管、查阅、严防毁损、散失和泄密。

归档、保管、查阅、严防毁损、散失和泄密。

企业应根据企业应根据中华人民共和国会计法中华人民共和国会计法和和会会计档案管理办法计档案管理办法的有关规定，明确规定本单的有关规定，明确规定本单位会计档案管理的要求及整理、保管、利用、位会计档案管理的要求及整理、保管、利用、销毁办法。

销毁办法。

会计档案管理属于会计工作管理的一个方面，会计档案管理属于会计工作管理的一个方面，也是会计制度的重要组成部分。

也是会计制度的重要组成部分。

有的企业在设计会计制度时，单独将其作为一有的企业在设计会计制度时，单独将其作为一个管理办法来对待。

个管理办法来对待。

有的企业在会计制度总则中做简单说明，而将有的企业在会计制度总则中做简单说明，而将具体办法作为附录放在制度的最后。

具体办法作为附录放在制度的最后。

一、会计档案管理设计的原则

（一）统一管理、分工负责的原则

（一）统一管理、分工负责的原则统一管理是指会计档案由档案、财政部门统一管理。

统一管理是指会计档案由档案、财政部门统一管理。

分工负责是指各单位每年形成的会计档案，应由本分工负责是指各单位每年形成的会计档案，应由本单位财务会计部门负责整理、立卷、装订成册，按单位财务会计部门负责整理、立卷、装订成册，按期移交档案部门，由档案部门管理。

期移交档案部门，由档案部门管理。

财会部门与档案部门分工合作，共同做好档案管理财会部门与档案部门分工合作，共同做好档案管理工作。

工作。

（二）齐全完整的原则

（二）齐全完整的原则（三）简便易行的原则（三）简便易行的原则（四）依法管理的原则（四）依法管理的原则二、会计档案整理的设计会计档案整理是指将会计档案分门别类、按序存放的工作。

会计档案整理是指将会计档案分门别类、按序存放的工作。

整理工作是会计档案管理的重要内容，是保存、利用会计档整理工作是会计档案管理的重要内容，是保存、利用会计档案的前提。

会计档案整理包括会计凭证的整理、会计账簿的案的前提。

会计档案整理包括会计凭证的整理、会计账簿的整理、财务会计报告的整理和其他会计资料的整理。

整理、财务会计报告的整理和其他会计资料的整理。

各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。

当年形负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。

当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。

出纳入员不得兼管会计档案。

移交本单位部指定专人保管。

出纳入员不得兼管会计档案。

移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。

档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。

个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。

办人员共同拆封整理，以分清责任。

（一）会计凭证的整理在每一会计期间将所以的经济业务登记入账之在每一会计期间将所以的经济业务登记入账之后，按记账编号顺序订成册，装订要整齐结实、后，按记账编号顺序订成册，装订要整齐结实、美观。

按项目逐一填写凭证封面和案卷目录，美观。

按项目逐一填写凭证封面和案卷目录，分别装成两本档案目录，填写要清楚，端正。

分别装成两本档案目录，填写要清楚，端正。

案卷目录一式二份，一本交档案室，一本财务案卷目录一式二份，一本交档案室，一本财务人员自存。

案卷编号按年编一个流水号，每个人员自存。

案卷编号按年编一个流水号，每个案卷装满后方能断号，启用第二本档案时再从案卷装满后方能断号，启用第二本档案时再从1号开始编案卷号。

案卷套盒存放后，要填盖号开始编案卷号。

案卷套盒存放后，要填盖好案卷盒封面，案卷排列从左至右，从上至下好案卷盒封面，案卷排列从左至右，从上至下装箱。

装箱。

（二）账簿整理立卷每年结束使用之后，按账簿名称分类，一种账每年结束使用之后，按账簿名称分类，一种账簿立一卷，在账簿右上角贴上账簿标签卡。

第簿立一卷，在账簿右上角贴上账簿标签卡。

第1个案卷内的纸张要用号码机编盖页号（空白个案卷内的纸张要用号码机编盖页号（空白页不能编号），填盖案卷目录一式二份。

如果页不能编号），填盖案卷目录一式二份。

如果账簿是活页的，应将原封面去掉，再以三孔装账簿是活页的，应将原封面去掉，再以三孔装订，然后用白纸（或牛皮纸）作封面。

账簿案订，然后用白纸（或牛皮纸）作封面。

账簿案卷编号，应按出纳账、总账、明细账、辅助账卷编号，应按出纳账、总账、明细账、辅助账各编流水号。

当年号要接上上年流水号，然后各编流水号。

当年号要接上上年流水号，然后填盖卷盒和账簿卡，装箱时按从左至右顺序排填盖卷盒和账簿卡，装箱时按从左至右顺序排列。

列。

（三）会计报表整理会计报表的整理按报表名称如年报、季报（含月报、会计报表的整理按报表名称如年报、季报（含月报、旬报）和基层报表分别整理立卷，然后按保管期限旬报）和基层报表分别整理立卷，然后按保管期限各编案卷流水号。

每一案卷各编案卷流水号。

每一案卷30至至60页，按时间先后页，按时间先后顺序排列，用号码机编页码，填盖卷内目录和案卷顺序排列，用号码机编页码，填盖卷内目录和案卷目录，卷内目录一式三份，一份装案卷首页，另两目录，卷内目录一式三份，一份装案卷首页，另两份同案卷目录装订成两本档案目录册，作查找索引。

份同案卷目录装订成两本档案目录册，作查找索引。

案卷以三孔装订，装订整齐、结实、美观。

装订后案卷以三孔装订，装订整齐、结实、美观。

装订后填盖案卷封面，编盖案卷流水号（即当年的案卷号填盖案卷封面，编盖案卷流水号（即当年的案卷号和上一年案卷号衔接上，一直编至档案目录册满后和上一年案卷号衔接上，一直编至档案目录册满后方断号。

然后按永久、短期两种不同案卷，分别套方断号。

然后按永久、短期两种不同案卷，分别套装入盒，（每盒装三卷左右），装档案硬盒与装箱装入盒，（每盒装三卷左右），装档案硬盒与装箱排列方法同前。

排列方法同前。

（四）工资表立卷（四）工资表立卷工资表的立卷方法和编号、装盒、排列与报表工资表的立卷方法和编号、装盒、排列与报表的方法一样。

的方法一样。

（五）其他理材料整理（五）其他理材料整理其他各种文字材料应按保管期限分开立卷，但其他各种文字材料应按保管期限分开立卷，但装盒时可与报表的相应保管期限的案卷同盒装装盒时可与报表的相应保管期限的案卷同盒装放。

装订方法与报表一样。

放。

装订方法与报表一样。

三、会计档案分类的设计会计档案的分类，要遵循会计档案的形成规律和本会计档案的分类，要遵循会计档案的形成规律和本身固有的特点，从本单位会计档案的实际出发，可身固有的特点，从本单位会计档案的实际出发，可选择以下分类方法：

选择以下分类方法：

（一）年度

（一）年度形成分类法形成分类法年度年度形成分类法是把一个年度形成的会计档案形成分类法是把一个年度形成的会计档案分为凭证、账簿和财务会计报告三大类，然后分别分为凭证、账簿和财务会计报告三大类，然后分别组成若干保管单元（卷）。

这一方法适用于一般的组成若干保管单元（卷）。

这一方法适用于一般的企业事业单位。

企业事业单位。

（二）年度

（二）年度机构分类法机构分类法年度年度机构分类法是指先把一个年度内形成的会机构分类法是指先把一个年度内形成的会计档案按机构分开，然后在机构内再按凭证、账簿、计档案按机构分开，然后在机构内再按凭证、账簿、财务会计报告分别组成保管单元。

这种方法，一般财务会计报告分别组成保管单元。

这种方法，一般适用于各级财政、税务、建设银行等部门和所属单适用于各级财政、税务、建设银行等部门和所属单位多的大型企业。

位多的大型企业。

四、会计档案编号的设计编号（又称为档号）的设计内容一般包括设计会计档案的全编号（又称为档号）的设计内容一般包括设计会计档案的全宗号、分类号、目录号、案卷号、页号等。

宗号、分类号、目录号、案卷号、页号等。

（一）全宗号

（一）全宗号全宗号是指立档单位的代号。

全宗号的设立与变更，应按全宗号是指立档单位的代号。

全宗号的设立与变更，应按机关档案工作条例机关档案工作条例的有关规定执行。

此号单位会计部门的有关规定执行。

此号单位会计部门和档案部门都不必填写。

和档案部门都不必填写。

（二）分类号

（二）分类号分类号是指单位档案分类序列中的类别顺序号。

单位档案按分类号是指单位档案分类序列中的类别顺序号。

单位档案按照组织机构分类的，会计档案的分类号即是其产生机构的代照组织机构分类的，会计档案的分类号即是其产生机构的代号；按照号；按照“文书档案文书档案”、“科技档案科技档案”等几大门类分类的，等几大门类分类的，会计档案分类号即为所在门类的门类号；企业档案按照国家会计档案分类号即为所在门类的门类号；企业档案按照国家档案局颁布的档案局颁布的企业档案分类试行规则企业档案分类试行规则进行分类的，会计进行分类的，会计档案的分类号即为其所在类的代号。

档案的分类号即为其所在类的代号。

此号会计部门立卷时可不必填写，归档后由单位档案部门整此号会计部门立卷时可不必填写，归档后由单位档案部门整理时填写。

理时填写。

（三）目录号（三）目录号目录号是指案卷目录的代号。

会计档案按保管期限目录号是指案卷目录的代号。

会计档案按保管期限结合形式（名称）设置案卷目录。

便于查找和管理，结合形式（名称）设置案卷目录。

便于查找和管理，案卷目录应按保管期限结合时间顺序排列，并编写案卷目录应按保管期限结合时间顺序排列，并编写目录号。

同一保管期限的目录号不能重复。

目录号。

同一保管期限的目录号不能重复。

（四）案卷号（四）案卷号案卷号是指案卷在其所在目录中的顺序号。

报表、案卷号是指案卷在其所在目录中的顺序号。

报表、账簿、凭证应以本、册为单位，一本或一册编一个账簿、凭证应以本、册为单位，一本或一册编一个案卷号。

案卷号按照登入案卷目录的先后排定，与案卷号。

案卷号按照登入案卷目录的先后排定，与目录内的顺序号一致，每个目录内的案卷号不能重目录内的顺序号一致，每个目录内的案卷号不能重复。

复。

（五）页号（五）页号页号是每本（册）会计档案内每一页核算材料页号是每本（册）会计档案内每一页核算材料的编码，一般在立卷时已经编定。

每本会计档的编码，一般在立卷时已经编定。

每本会计档案内的页号不能重复。

案内的页号不能重复。

会计凭证一般按记账顺序装订。

一个月内会计会计凭证一般按记账顺序装订。

一个月内会计凭证装订数册时，每册都要加编册号，注明本凭证装订数册时，每册都要加编册