电脑办公基本技能培训资料.docx
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电脑办公基本技能培训资料
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一、认识与使用电脑
1.1 认识电脑
电脑的组成可分为硬件和软件。
1.1.1认识电脑的硬件
一般而言，一台电脑由主机、键盘、鼠标、显示器等几个部分组成，有的电脑还配备了
音箱、麦克风和打印机等。
1. 主机
主机是电脑的主体部分，是电脑的主要设备，电脑所有的文件资料和信息都由它来掌握，
而且电脑所需完成的工作完全由主机负责。
另外，电脑的外部设备，比如打印机等都必须与
主机相连，才能完成工作。
2. 键盘
键盘是向电脑输入数据或字符，以及向电脑发布指令的设备之一，它负责向主机传达电
脑操作人员的具体工作要求，然后指挥电脑主机完成工作。
3. 鼠标
鼠标又称鼠标器，通过鼠标可以在电脑显示器屏幕上的对象进行操作，它与键盘一样，
都是向主机发送指令的设备，只要通过鼠标的左键和右键就能告诉主机要什么。
4. 显示器
显示器的作用是显示字符和图像信息，它的外形有点像电视机，早些年用的主要是
CRT 显示器，现在市面上的显示器主要是液晶显示器（LCD 显示器）。
1.1.2认识电脑的软件
有了电脑的硬件，电脑还是不能工作的。
如果要指挥这些硬件工作起来，还需要由电脑
人员编写电脑的运行规则，这些能够指挥电脑的运行规则，一般被称为电脑软件。
对于普通
的用户而言，不必自己去编写电脑软件，只要学会使用软件就可以了。
电脑软件一般可分为“系统软件”“和应用软件”两种。
1. 系统软件
系统软件是指管理、监控和维护计算机资源（包括计算机硬件和软件）的软件。
系统软
件主要包括操作系统、各种程序设计语言及解释和编译系统、数据库管理系统等。
比如，
Windows xp 操作系统就是一种系统软件。
2. 应用软件
软件公司或者用户利用各种系统软件、程序设计语言编制的，用来解决各种实际问题的
程序。
比如 Word、Excel、网页浏览器 IE 等都属于电脑的应用软件。
1.2 电脑的基本操作
使用电脑必须首先打开计算机的电源开关，在不准备使用电脑的时候，要注意及时关机，
并切断电源。
1.2.1开机
正确的开机顺序：
先开显示，再开主机。
1.2.2认识 Windows 桌面
启动电脑进入 Windows 以后，首先打开的画面被称为系统“桌面”，当打开桌面以后，
电脑就进入等待用户为其下达工作指令状态，在桌面上有很多图标和按钮，通过这些图标和
按钮就可以实现对电脑的控制。
1. 桌面
桌面相当于一个工作平台，就好像日常人们使用的办公桌，所有的工作都能在桌面上完
成。
在桌面上放置了各种文件、应用程序和图标等。
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2. 图标
图标是一个下面带有文件的小图片，一个图标代表一个文件或者是一个应用程序，学习
Windows 系统操作，既要会认字还要会辨认图标，看颜色和看形状，不同程序、文件的图标
样式是不同的。
、
在桌面上，一般会有“我的电脑”“我的文档”、“网上邻居”和“回收站”等图标，这
些都是 Windows 操作系统提供的图标，如图 1.6 所示。
图 1.6电脑图标
3. 任务栏
桌面最下的一个长条叫任务栏，当前运行的程序都会在任务栏上显示一个长条矩形方格
，在任务栏上面有图标和名称，表示正在运行，在任务栏左侧是快速启动按钮
，最左侧是“开始”按钮，在其右侧“系统托盘”区域可以显示当前
系统的工作状态按钮和时间指示信息。
4. 开始按钮
开始按钮是一个凸起来的立体图标，用鼠标左键单击一下就会弹出一个菜单，这个菜单
通常被称为“开始菜单”。
5. 系统托盘
在系统托盘中将显示正在运行的程序的图标，一般会有音量控制，输入法和时间显示等，
它们大多数是随电脑启动而自动运行的程序。
6. 快速启动栏
在开始按钮旁边往往也有一些图标，这里就是快速启动栏，一般程序运行要双击，这里
只要单击就可以，一般常用到的程序都会被放到这里。
1.2.3使用鼠标控制电脑
鼠标是目前操作电脑的最基本工具之一，如果要想灵活操作电脑必须会操作鼠标。
鼠标
的操作方式主要有单击、双击、右击、拖动或移动等。
鼠标在屏幕上以鼠标指针的形式出现，
移动鼠标的同时，鼠标指针将随之移动。
1. 单击
将鼠标指针移动到一个图标上，用鼠标轻巧地按下鼠标的左键，然后松开，按键同时会
自己弹起来并发出清脆的咔嗒声，这样的操作简称为“单击”。
单击一个图标后，那么这个
图标的颜色就会发生变化，表示已被选定。
当图标被选定以后，就可以对图标进行复制、移
动或者删除等操作，如图 1.9 所示为单击“我的电脑”图标前后的显示效果。
图 1.9单击图标前后的显示效果
2. 双击
双击鼠标是对电脑发出操作命令，表示运行、执行或者打开，操作的方法是食指快速的
按两下左键，速度要快，声音要脆要领是第一次按键点到为止，轻一些，第二次才是目的地，
所以在第一次按完还没抬起的时候就要接着按第二下，如果按错了没有关系，可以在桌面的
空白处点一下即可取消操作。
然后再重新进行操作。
4. 拖动
拖动是将一个图标拖到另一个地方，方法是食指按住左键后不要松开，然后向左或向右
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移动鼠标。
比如鼠标指针指向一个图标，按住鼠标左键不要松开，然后移动鼠标，这时图标的位置
随着鼠标的移动发生变化，当到达指定的位置后，松开鼠标左键，这时整个图标将被移动到
了一个新的位置，这样的操作过程就是拖动操作，如图 1.11 所示。
图 1.11拖动一个图标
5. 右击
将鼠标指针移动到一个图标对象上，比如我的电脑图标，然后按一下鼠标右键，并立即
松开，这个过程就是鼠标的右击操作。
右击之后通常会出现一个快捷菜单，只要单击快捷菜
单中的相应命令，即可执行相应的功能，如图 1.12 所示。
图 1.12右击鼠标打开快捷菜单
1.2.4运行电脑软件
在 Windows 操作中，每一个程序都会打开一个相应的窗口，各项工作将会在这个窗口
中进行。
运行一个电脑软件有两种方法，一是在桌面上查找相应图标并启动运行，二是开始菜单
查找软件名启动运行。
1.2.5 关闭电脑软件
打开应用程序并完成相应的工作后，就可以关闭应用程序了。
关闭应用程序可以将鼠标
指向程序窗口右上角“关闭”按钮，然后单击即可关闭电脑软件程序。
1.2.6关闭电脑
正确的关机顺序：
先关主机，再关显示器。
步骤 1 用鼠标单击桌面中的“开始”按钮，再单击“关闭系统”选项。
步骤 2 打开关闭对话框，单击“关闭计算机”选项，在此选项前面将出现一个小圆点，
单击“是”按钮。
步骤 3系统将关闭正在运行的所有应用程序，并清除所建立的临时文件，接着，系统
将显示正在关闭，请用户稍后的信息，直到系统显示现在可以“安全关闭计算机”时即可关
闭计算机电源。
1.3认识与使用 Windows 窗口
在 Windows 操作系统中，大部分程序都是以窗口方式出现的，因此学习 Windows 必须
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学会使用窗口。
1.3.1认识窗口
每个应用程序都是以窗口的形式打开的。
比如双击 Windows 桌面“我的电脑”图标，
即可打开“我的电脑”窗口，如图 1.16 所示。
图 1.16 “我的电脑”窗口
下面来介绍一下 Windows 的基本结构。
1.标题栏
创口最上面蓝色的条叫标题栏，它的主要作用是告诉人们这个是什么窗口。
比如在“我
的电脑”窗口中，他它的标题栏显示“我的电脑”，这就告诉人们这是一个“我的电脑”窗
口，如图 1.17 所示。
图 1.17标题栏
在标题栏的最右边有三个按钮，这三个按钮都是对窗口进行控制的。
他它们从左到右分
别叫做“最小化”按钮、“最大化”按钮和“关闭”按钮。
2.菜单条和下拉菜单
在标题栏的下面是菜单条，单击其中任何一项，都会在其下方打开一个下拉菜单，比如
用鼠标单击“文件”菜单，就会在文件下方打开一个“文件”下拉菜单，如图 1.18 所示。
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图 1.18文件下拉菜单
在下拉菜单中会有很多菜单项，这些菜单项表示不同的操作命令，单击不同的菜单项就
会完成不的操作。
比如在“编辑”下拉菜单中有“剪切”、“复制”、“粘贴”等菜单项如图
1.19 所示。
图 1.19菜单项中有很多操作命令
3.工具栏
在菜单栏下面是工具栏，单击工具栏的不同按钮可以完成不同的操作命令，比如在工具
栏中一般会有“复制”、“粘贴”、“剪切”等常见的操作命令，只要单击“工具栏”相应按钮，
即可快速进行相应的操作，而无需打开运行菜单命令，如图 1.20 所示。
图 1.20工具栏
4.状态栏
在窗口的最下方是一行状态栏，比如用鼠标指针指向一个下拉菜单的菜单项时，会在状
态栏显示这个菜单项功能简介，如图 1.21 所示。
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图 1.21状态栏
5.显示工作区
在窗口中间的大部分空间是显示工作区，显示一些与程序运行有关的信息和输入字符等，
比如在“我的电脑”窗口中显示的是管理电脑文件资料的磁盘和应用软件名称等信息。
6.滚动条
如果显示工作区高度比较小，或者宽度不足的时候将不显示窗口的全部内容，此时将在
窗口的右侧和下面显示滚动条。
其中，横的叫水平滚动条，竖的叫垂直滚动条。
单击垂直滚动条上面的按钮，那么窗口内容将向上移动一格，单击垂直滚动条下面的按
钮，窗口内容将向下移动一格。
同样道理，单击水平滚动条左侧和右侧的按钮，那么窗口内容将会分别向左和向右移动
一格。
1.3.2控制窗口
启动一个程序以后，可以对这个程序窗口进行相应的操作，比如改变窗口大小、移动窗
口等。
1.改变窗口大小
将鼠标指针移动到窗口边缘，此时鼠标的指针将发生变化，变成一个双向箭头的形状，
按住鼠标的左键不放并移动鼠标，边线的影子将随着移动，达到预定的大小后，松开鼠标左
键，即可改变窗口的大小。
2.最大化和还原窗口
将鼠标指针指向窗口标题栏右侧的“最大化”按钮上，然后按下鼠标左键，此时窗
口将充满整个屏幕，这个操作过程就是最大化窗口的操作，此时最大化按钮将变成“还原”
按钮，形状，再次单击此“还原”按钮窗口将恢复原来的大小。
3.最小化与还原窗口
将鼠标指针指向标题栏右侧的“最小化”按钮上，然后按下鼠标左键，此时窗口将
从屏幕上消失，只是在系统状态栏中有个程序组按钮，这时整个窗口被最小化。
如果要还原这个窗口，可以在系统状态栏单击程序组按钮即可还原窗口。
1.4管理电脑文件
在电脑中有很多文件，包括系统文件、各种程序文件、文本文件等，它们根据自己的分
类储存在磁盘上的不同的文件夹中，因此如何对这些类型繁多数量巨大的各种文件进行有效
的管理是非常重要的。
1.4.1文件管理的基础知识
1.文件
在计算机上，数据和各种信息是保存在文件中的，一个文件是具有某种相关信息的集合，
文件可以是一个应用程序，比如文字处理程序、打印程序或者是一段文字如信函或备忘录那
样的文本，或者由计算机数据等组成。
每个文件都会有一个文件名称，文件的名称可以由汉字、英文字母、数字组成，每个文
件除可名称之外，还有一个扩展名，扩展名用与表示文件的类型，比如可执行文件的扩展名
是.exe,图片文件扩展名是.bmp,Word 文件扩展名是.doc 等。
在扩展名和文件名之间用英文字
符的小数点分割，比如“打字.doc”、“照片.bmp”等。
2.文件夹
正如我们日常工作中需要将不同的资料不同的文件夹中一样，电脑中不同的文件可以放
在不同的文件夹中，这样更加便于管理。
每个文件夹都有不同的名称，文件夹的名称可以根据自己的需要命名。
在文件夹中可以
存放很多文件，还可以包括不同名称的文件夹，在一个文件夹下属包含的文件夹又被称为子
文件夹。
使用文件夹就可以把电脑中的文件进行分门别类的保存，这种管理方式类似树状结构，
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这种文件夹管理模式是目前电脑操作系统普遍使用的文件管理模式。
3.盘符
在电脑中为了方便区分软盘和硬盘，系统给它们自动分配了可以便于识别的英文字母，
这些英文字母就是盘符。
一般情况下，软盘驱动器叫做 A 盘或者 B 盘，硬盘的盘符按照英文字母的顺序依次被
称为 C 盘、D 盘、E 盘……其中最后一个字符代表光盘。
4.文件保存的位置
当使用不同的工具编写文件并保存后，需要指定文件保存的位置，实际上，文件保存的
位置就是将文件保存在指定的文件夹。
一般情况下，文件尽量不要保存在桌面和 C 盘。
1.4.2浏览文件和文件夹
在 Windows 中可以使用“我的电脑”和“资源管理器”来浏览电脑中的文件和文件夹，两者
的使用方法基本相同。
在“我的电脑窗”口中，双击盘符的图标就可以打开相应磁盘，并可以逐层双击打开目标
文件夹。
1.4.3管理文件和文件夹
1.创建文件夹
创建文件夹是为了便于文件分类存放，简化管理，比如当多个人使用同一台电脑时每个
人都可以建立一个属于自己的文件夹来存放自己的文件。
步骤 1在“我的电脑”窗口的空白区域单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击“新
建”子菜单下的“文件夹”选项。
步骤 2 在窗口中将出现一个名为“新建文件夹”的文件夹，其文件夹名以高亮度显示，文
件夹的名称处于可编辑状态。
步骤 3这时可以输入新文件夹的名称，比如家人来信，完成后按一下回车（Enter）键
或单击窗口空白处即可完成创建文件夹的操作。
2.选择文件或文件夹
在对文件或文件夹操作之前，必须首先选择文件或文件夹，这样才能进行复制、删除重
命名文件或文件夹等相关操作。
选择文件或文件夹的方法一般有以下三种：
第 1 种方法 最常用的方法是用鼠标左键单击要选定的文件或文件夹。
第 2 种方法 如果要加选或减选，可以按住键盘上的“Ctrl”键同时，用鼠标单击多个文
件或文件夹。
第 3 种方法选择文件或文件夹，还可以单击打开“编辑”菜单，然后选择其中的“全
部选定”或“反向选择”命令来选择文件和文件夹。
如果要取消选中的对象，只需用鼠标左键在窗口的空白区域单击一下就可以了。
3.更改文件、文件夹的名称
步骤 1 在“我的电脑”中，选中需要更改的文件或文件夹，比如“家人来信”文件夹。
步骤 2 单击文件菜单，在打开的下拉菜单中单击“重命名”选项。
步骤 3此时，文件或文件夹的名称将被激活，可以输入新的名称，输入完成后按下回
车键或在窗口中的空白区域单击左键确认，如图 1.39 所示。
图 1.39所示修改文件夹名称
如果输入的新名称与现有的文件夹重名，系统将提示“无法重命名”的信息，建议用户重
新输入一个名称，此时，单击“确定”按钮关闭对话框，重新输入一个新名称，如图 1.40 所示。
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图 1.40无法重命名提示信息
4.复制文件或文件夹
复制文件或文件夹，就是将原始文件夹一模一样的在目标位置在保存一份，而在原始位
置仍然还保留有原始文件或文件夹。
复制文件或文件夹可以执行如下操作步骤。
步骤 1 在“我的电脑”，选中要复制的文件或文件夹，比如“亲友通信”文件夹，然后单击
工具栏“复制”按钮，如图 1.41 所示。
图 1.41选择复制文件或文件夹
步骤 2 在“我的电脑”中，打开要复制到的目标文件夹，比如“我的文档”，然后单击工具
栏“粘贴“按钮即可将复制的内容粘贴到指定“我的文档”文件夹中，如图 1.42 所示。
图 1.42在目标位置粘贴
5.移动文件或文件夹
移动文件或文件夹，就是将原始文件一模一样地移动到目标位置，而在原始位置不在保
留原始文件或文件夹。
移动文件或文件夹可执行如下操作步骤。
步骤 1 在“我的电脑”，选中要移动文件或文件夹,比如“亲友通信”文件夹，然后单击
工具栏“剪切”按钮，这样，被剪切的内容将被放入 Windows 操作系统的剪贴板中，如图
1.43 所示。
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图 1.43选择复制文件或文件夹
步骤 2 在“我的电脑”中，打开要移动到的目标文件夹，比如“我的文档”，然后单击
工具栏“粘贴”按钮即可将复制的内容粘贴到指定的“我的文档”文件夹中，从而完成文件
夹的移动过程，如图 1.44 所示。
图 1.44在目标位置粘贴
在任何时候，若按住 Ctrl 键，同时按住鼠标左键拖动，即为复制操作，如图 1.45 所示。
若按住 Shift 键，同时按住鼠标左键拖动，即为移动操作。
6.删除文件和文件夹
删除硬盘中没用的文件或文件夹，能使硬盘空间得到充分的利用，也有利于程序的运行。
删除文件或文件夹可以执行如下车步骤：
在“我的电脑”中选中要删除的文件和文件夹，比“如亲友通信”文件夹，然后单击工具栏
“删除”按钮，或按下键盘上的“Delete”键，系统将提示是否确认删除，单击“是”按钮，即将
当前选定的对象放入回收站中，如图 1.46 所示。
图 1.46确认删除文件
如果发现误删了文件，还可以及时恢复，在窗口单击“编辑”菜单，单击其中“撤消删除”
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菜单命令即可恢复，如图 1.47 所示。
图 1.47撤消删除操作
WindowsXP 中的回收站对防止误删除文件起保护作用，尽管是前几天删入回收站的文
件也能被恢复。
操作方法是，首先单击“回收站”图标，打开“回收站”窗口。
在要恢复的文件或文件夹上，
单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击“还原”命令，即可将文件恢复到删除前的位置，如
图 1.48 所示。
图 1.48 从回收站恢复被删除对文件和文件夹
二、Word 的应用
1.1Word 的启动及窗口
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1、启动：
“开始”→“程序”→“Microsoft Office ” →“Microsoft Word ”或者双击
桌面上的图标
2、退出：
单击标题栏上的“×”关闭按钮，或“文件”→“退出”
3、窗口：
标题栏、菜单栏、工具栏（隐藏和显示工具栏：
“视图”→“工具栏”）、格
式栏、状态栏、标尺栏（隐藏和显示标尺：
“视图”→“标尺”）、文本编辑区。
1.2建立 Word 文档
1、创建新文档
（1）启动 Word 时程序自动新建一个空白文档且暂时命名为“文档 1”；
（2）用“新建”按钮建立新文档。
2、输入文档内容
（1）输入字符
（2）插入符号和特殊字符：
用鼠标将插入点定位到要插入符号的位置→“插入”
→“符号”或“特殊字符”→“选中符号”→单击“插入”按钮。
3、保存新文档:
“文件”→“保存”或“另存为”→⑴ 输入文件名 ⑵ 确定文档保存
类型 ⑶ 确定文档保存位置→单击“保存”按 钮。
4、打开文档：
（1）“文件”→“打开”→⑴ 文件位置 ⑵ 文件类型 ⑶ 文件名→单击“打开”
（2）在 Windows 资源管理器中找到相应的文件双击之。
1.3 文档的修改编辑
1、文本的选定：
在对文本操作之前必须先选定要操作的文本
（1）文本选定的方式：
A、以“行”方式选定；B、以“列”方式选定文本：
选定之前
按住[Alt]键
（2）文本选定的方法：
A、双击：
选定一句；B、三击：
选定一段；C、页面外单击：
选定所对应的一行；D、全选：
“编辑”→“全选”；E、用键盘选定文本：
Shift + ← → ↑
↓
2、删除文本：
（1）[DeLete]键删除插入点后一个字符；
（2）[Backspace]键删除插入点
前一个字符；（3）选定要删除的文本按[Delete]或[Backspace]键
3、恢复操作：
“撤消”操作按钮
4、文本的移动与复制
（1）用鼠标：
选定文本→用鼠标拖到目标位置；在拖动的同时按住[Ctrl]键就是复制。
（2）用菜单命令：
复制：
选定文本→单击右键→“复制”→插入点放到目标位置→单击右键→“粘贴”
移动：
选定文本→单击右键→“剪切”→插入点放到目标位置→单击右键→“粘贴”
6、替换文本：
“编辑”→“替换”
1.4 文档的编排
1、格式化字符
（1）使用“格式”工具栏
（2）使用“字体”格式命令：
“格式”→“字体”→“字体”/“字符间距”/“文字效
果”
2、中文字符格式编排：
（1）首字下沉：
将插入点置于段落内→“格式”→单击“首字下沉”
（2）特殊格式：
“格式”→“中文版式”→“双行合一”/合并字符/“拼音指南”
/“带圈字符”
（3）文字方向：
选定文字→“格式”→“文字方向”
3、段落格式编排
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（1）水平对齐方式：
两端对齐、居中、 右对齐、分散对齐
（2）段落缩进方式：
将插入点置于段落内→“格式”→“段落”→“缩进和间距”：
左缩进、右缩进、首行缩进、悬挂缩进
（3）调整段落间距：
将插入点置于段落内→“格式”→“段落”→“缩进和间距”：
“段前”、“段后”、“行距”
（4）分栏：
选中段落→“格式”→“分栏”
4、边框和底纹
（1）为文本加边框：
选定文本→“格式”→“边框和底纹”→“边框”→选择边框样
式、选择边框线形、颜色、宽度→确定边框应用范围，选择“文字“
（2）为段落添加边框：
类似为文本加框，但最后应用范围选“段落”
（3）为页面添加边框：
“格式”→“边框和底纹”→“页面边框”
（4）给文本和段落添加底纹：
选定文本或段落→“格式”→“边框和底纹”→“底纹”
1.5 文档的排版打印
1、纸张规格：
A4：
210mm×2987mm；16k：
195mm×270mm
2、页面设置：
“文件”→“页面设置”
3、插入页码
（1）插入页码：
“插入”→“页码”
（2）页码数字格式：
“插入”→“页码”→“格式…”
（3）删除页码：
双击页码→[Delete]
4、页眉与页脚
（1）创建页眉与页脚：
“视图”→“页眉和页脚”
（2）修改页眉与页脚：
双击页眉页脚→修改
（3）删除页眉与页脚：
双击页眉页脚→删除
5、打印预览与打印：
“文件”→“打印预浏览”/“打印”
1.6 Word 制表
、
1.6.1 Word 表格的组成：
“行”“列”、“单元格”、“表格移动控制点”、“表格尺寸控制
点”
1.6.2 创建表格
1、自动制表：
“表格”→“插入表格”
2、手绘表格：
“表格”→“绘制表格”
（1）选择“线条类型”、“线条粗细”、“线条颜色”→单击“铅笔”进行绘制
（2）单击“铅笔”按钮清除线段
1.6.3 输入单元格内容-
1、在单元格中输入文本：
移动插入点至指定的单元格中输入
2、在表格中使用公式
3、将文本转换成表格：
“整理对象文本”→“选定要转换的文本”→“表格”
→“将文字转换成表格”
1.6.4 单元格内容的修改编辑
1、选定表格：
单元格、整行、整列
2、删除表格和表格内容：
（1）删除表格中内容：
选定内容→按[Delete]键
（2）删除单元格：
光标置于要删除的单元格中→单击右键→“删除单元格”
（3）删除行或列：
选定行或列→单击右键→“删除行”/“删除列”
3、移动或复制单元格、行、列数据：
方法同文本的移动和复制。
4、表格内容的排序：
“表格”→“排序”
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1.6.5 表格的调整
1、在表格中插入行或列：
选定“行”或“列”→“表格”→“插入行”或“插入
列”
2、合并单元格
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