AT工程档案管理作业指引.doc
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业务流程管理手册
编号：
AT-ZY-XZ01
版本：
A/0
页码：
第14页共14页
工程档案管理作业指引
工程档案管理作业指引
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审核人
批准人
1目的
1.1为了进一步完善公司工程档案的管理制度，规范工程档案资料的收集、整理和保管工作，以保证建设工程管理的有序进行，确保公司在工程建设方面的历史资料完整、准确、科学保护、方便利用，根据《中华人民共和国档案法》、《基本建设档案资料管理的暂行规定》，结合公司工程档案管理的实际情况，特制定本细则。
2适用范围
2.1适用于公司及各地区公司工程档案资料的收集、整理和保管工作。
3术语和定义
3.1工程档案是指工程建设管理和工程建设项目活动过程中直接形成的，有保存价值的文字、图纸、图表及声像载体材料等。
4职责
4.1地区公司综合部/综合办
4.1.1负责地区公司项目工程档案的收集和汇总整理；
4.1.2负责组织向本地区城建档案馆备案；
4.1.3负责本地区档案的保管。
4.2各相关部门
4.2.1负责按要求准备档案资料并提交给地区公司综合部/综合办。
5工作程序
工程档案必须实行集中统一管理的原则。
此项工作要做到工程一开始就与建立档案工作同步进行；工程建设过程中，要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时，要与提交一整套合格的竣工资料、竣工图的验收同步进行。
5.1工程档案的归档范围、内容、要求
5.1.1工程档案归档范围详见附件：
《建设工程文件归档范围和保管期限》。
5.1.2工程档案归档的主要内容为六个方面，即：
工程基建文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件、综合管理文件。
5.1.3工程档案归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸（及与竣工图配套的CAD电子文件）。
5.1.4不归档的文件材料包括：
a）正式施工前的草图，未定型的图纸；
b）重份文件材料和重份图纸；
c）无查考价值的临时性的文件。
5.1.5工程过程中使用的工程文件材料不允许随便更改，如有更改，必须填写变更通知单，并履行批准手续。
5.1.6归档的工程文件材料要求格式统一，字迹工整，图表清晰；底图格式必须按国家制图标准绘制完成；蓝图规格必须符合国家标准，字、图清晰，用纸优良；所有竣工图均应加盖竣工章。
利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应重新绘制竣工图。
5.2工程档案的归档流程
5.2.1流程简要示意图
a）各部门在工作中形成的文件材料（主要为工程基建文件）；
勘察、设计、监理、施工单位在项目建设中形成的文件材料；
①各部门、各单位自行收集、积累。
②工程档案员每周进行收集、检查。
b）分类——按工程项目。
按问题。
c）整理组卷——①按归档范围、规范要求排列各种文件或专业性材料；
②修补、粘贴破损或过小的文件材料；
③将过大的文件材料、表格、图纸按规定折叠成形；
④打页号：
每卷单独编号，页号从1开始；
⑤填写卷内文件目录——包括序号（以一份文件为单位，从１开始）、责任者（填写文件的直接形成单位和个人）、文件编号（填写工程文件原有的文号或图号）、文件题名（填写文件标题的全称）、日期（填写形成的日期）、页次（填写文件在卷内所排的起始页号）、备注；
d）案卷装订——①拆除文件材料上的金属物；
②全卷文字材料集中装订（三孔一线）；
③即有文字材料，又有图纸的案卷装订（三孔一线）。
e）填写备考表——包括标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及对案卷情况的说明；立卷人；审核人；立卷时间。
f）填写案卷封面——包括档号（由分类号、项目号、案卷号组成）、档案馆代号（由档案馆填写）、案卷题名（包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容）、编制单位（填写案卷内文件的形成单位或主要责任者）、起止日期（填写案全部文件形成的起止日期）、密级（分为绝密、机密、秘密三种）、保管期限（分为永久、长期、短期三种）、共几卷、第几卷。
g）案卷进盒。
h）归档验收。
i）填写移交档案目录——包括顺序号；档案号；案卷题名；日期；页；
保管期限；移交单位；移交经手人；接收单位；
接收人；交接日期。
j）移交档案案卷。
5.2.2流程简要示意图的部分说明
a）地区公司综合部/综合办在接到工程项目后，布置形成积累工程文件材料的任务。
因地区公司各部门均为立卷单位，故由工程档案员负责每周定期向地区公司各部门收集已办理完毕的或已形成的文件材料（主要为工程基建文件），并根据工程文件形成的具体情况编制预立卷类目，将收集的资料按类目分别存放积累，具体参照《建设工程文件归档范围和保管期限》执行。
b）工程项目实行总承包给外单位的，由各分承包单位负责收集、整理分包范围内的工程文件，交总承包单位汇总、整理、立卷，竣工时由总承包单位向地区公司综合部/综合办提交完整、准确、系统的工程档案资料。
c）工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理、立卷其承包项目的工程文件，竣工时向地区公司综合部/综合办提交完整、准确、系统的工程档案资料，地区公司综合部/综合办再进行汇总、整理。
d）地区公司综合部/综合办收集和汇总勘察、设计、监理等单位立卷归档的工程档案资料。
e）工程开工时，地区公司综合部/综合办负责在城建档案馆备案，以确保城建档案馆随时了解项目的工程进度。
工程项目在竣工验收前，地区公司综合部/综合办通知城建档案馆对准备归档的工程文件材料进行检查、验收，由城建档案馆出证明，否则不能组织工程竣工验收。
5.3工程档案的移交办法和归档时间
5.3.1地区公司的前期人员必须将在建项目工程的前期报批、审批完的文件材料原件做好收集、整理工作，并及时把原件交给定时来收集资料的工程档案员，双方做好文件材料的移交工作，由工程档案员集中统一整理、归档、立卷后送交城建档案馆。
5.3.2勘察、设计单位应在任务完成时将形成的有关工程档案整理立卷，建设单位、监理单位根据城建档案馆的要求对档案文件完整准确、系统情况和案卷质量进行审查。
审查合格后向建设单位移交。
由工程档案员在档案预验收前完成归档工作。
5.3.3监理单位应在工程竣工前，将各自形成的工程档案整理立卷后向建设单位移交。
施工单位的工程档案在工程竣工前，由建设单位、监理单位应根据城建档案馆的要求对档案文件完整准确、系统情况和案卷质量进行审查。
审查合格后向建设单位移交。
由工程档案员于档案预验收前完成归档工作。
5.3.4地区公司综合部/综合办于工程竣工验收后三个月内，向市城建档案馆移交一套符合规定的工程档案（除竣工决算外）；如只有一套原件，必须复印一套在集团公司档案室存档，再将原件移交城建档案馆。
5.3.5地区公司综合部/综合办于四个月内向公司档案室移交一套工程档案（除竣工决算外）。
档案移交时，工程档案员填写工程档案移交目录，一式两份，连同档案经地区公司档案管理岗检查、清点无误后进行移交。
交接双方应在移交目录上签字，各执一份以备查。
地区公司综合部/综合办的综合管理文件由工程档案员每周定期将文件移交给地区公司档案室。
5.4工程档案的管理
5.4.1工程档案员根据工程档案的特点，遵循档案管理的原则和分类方法，以查找和利用方便为目的，采取必要的保护手段，对工程档案进行分类编号、编目、排架和保管工作。
5.5工程档案的借阅
5.5.1借阅的工程档案、资料需摘抄、拍照、复制时，须经工程档案员允许。
底图档案只供复制，不能借出。
如工作需要外借，须填写借阅档案审批单，经部门经理批准后方能借阅。
5.5.2借阅者对借阅的档案要妥善保管，要严守机密。
不得毁坏、涂改、外传或遗失。
阅后及时归还。
5.5.3外单位查阅本地区公司档案，须经地区公司分管领导批准，方可查阅。
5.6工程档案的鉴定、销毁
5.6.1工程档案的保管期限分为永久、长期（即等于该工程的使用寿命）、短期（即保存20年以下）。
对于超过保管期限的工程档案定期进行鉴定。
5.6.2对已失去保存价值的工程档案必须经过地区公司总经理审批，登记造册后进行销毁。
销毁时须与档案管理岗一起进行，双方并在销毁清册上签字，以备查。
5.7工程档案员的岗位责任制
5.7.1认真贯彻档案工作的法规文件，严格遵守档案管理的各项规章制度。
5.7.2集中统一管理工程项目建设的全部档案，做好档案的收集、整理、鉴定、保管和提供利用工作。
5.7.3做好档案的保密、保卫工作，防止档案泄密、损失等事件的发生。
5.7.4严格把好档案的鉴定关，档案销毁须经领导审批后才能进行。
5.8附则
5.8.1本细则由地区公司综合部/综合办管理、解释和修改。
5.8.2本细则之附件与细则本身具有同等约束力，未涉及之处，参见国家现行的有关法律、规范等。
5.8.3本细则自公布之日起执行，并请公司各部门按照工程档案管理的细则落到实处，并给予密切配合，做好协助工作。
6支持性文件
6.1《建设工程文件归档范围和保管期限》
7相关记录
7.1无
建设工程文件归档范围和保管期限
一、工程基建文件
序号
归 档 文 件
保管期限
文件
来源
提交文件时间
建设单位
城建档案馆
一
立项文件
1
项目建议书
长期
√
土地开发部
文件形成后一周内
2
项目建议书审批意见及前期工作通知书
长期
√
土地开发部
审批文件取得后一周内
3
可行性研究报告及附件
长期
√
土地开发部
报告完成后一周内
4
可行性研究报告审批意见
长期
√
土地开发部
文件取得后一周内
5
关于立项有关的会议纪要
长期
√
土地开发部
纪要形成后一周内
6
专家建议文件
长期
√
土地开发部
文件形成后一周内
7
调查资料及项目评估研究材料
长期
√
土地开发部
文件形成后一周内
二
建设用地、征地、拆迁文件
1
选址申请及选址规划意见通知书、选址红线图
永久
√
土地开发部/项目报建部
文件形成及通知书下发后二周内
2
用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书
永久
√
土地开发部/项目报建部
批准文件取得后二周内
3
拆迁安置意见、协议、方案等
长期
√
土地开发部/项目报建部
拆迁完毕后二个月内
4
建设用地规划许可证及其附件、附图
永久
√
项目报建部
取得证书后一周内
5
划拨建设用地文件（即国有土地使用出让合同等）
永久
√
项目报建部
文件取得后一周内
6
国有土地使用证
永久
√
项目报建部
取得证书后一周内
三
勘察、测绘、设计文件
1
工程地质勘察报告
永久
√
设计管理部/设计部
报告出来后一周内
2
水文地质勘察报告、自然条件、地震调查
永久
√
设计管理部/设计部
报告出来后一周内
3
建设用地钉桩通知单（书）
永久
√
项目报建部
文件取得后一周内
4
地形测量和拨地测量成果报告
永久
√
设计管理部/设计部
报告
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